ÄLMHULTS KOMMUN ARBETSORDNING 1 (5)

Transkript

1 ÄLMHULTS KOMMUN ARBETSORDNING 1 (5) ARBETSORDNING FÖR STYRELSER OCH NÄMNDER I ÄLMHULTS KOMMUN Antagen av kommunfullmäktige , 9. Utöver det som föreskrivs om nämnder och styrelser i kommunallagen gäller bestämmelserna i denna arbetsordning. Vad som sägs om nämnder gäller också för kommunstyrelsen. 1 Sammansättning Nämndernas sammansättning framgår av respektive reglemente. 2 Ersättarnas tjänstgöring Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Om inte ersättarna väljs proportionellt ska ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige mellan dem bestämda ordningen. En ersättare som har börjat tjänstgöra har alltid företräde oberoende av turordningen. 3 En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring under ett sammanträde får åter tjänstgöra efter avbrottet. 4 Inkallande av ersättare En ledamot som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till nämndens sekreterare eller någon annan anställd vid nämndens förvaltning, som kallar ersättare. Den ersättare kallas som står i tur att tjänstgöra och som inte redan kallats in. 5 Om varken ordföranden eller 1:e eller 2:e vice ordföranden kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde utser nämnden en annan ledamot att vara ordförande tillfälligt. Den som varit ledamot i nämnden längst tid tjänstgör som ordförande tills den tillfällige ordföranden har utsetts.

2 ÄLMHULTS KOMMUN ARBETSORDNING 2 (5) Om ordföranden på grund av sjukdom eller annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid ska fullmäktige utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. 6 Sammanträdena Tidpunkt Nämnderna sammanträder på dag och tid som de själva bestämmer. 7 Kallelse Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelse ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelse ska på ett lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare senast fyra dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. När varken ordföranden eller 1:e eller 2:e vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta. 8 Ordförande Det åligger nämndens ordförande att - under nämnden ha uppsikt över nämndens verksamhetsområde - verka för en hög effektivitet i verksamheten - främja samverkan med övriga nämnder - representera nämnden vid kontakter med myndigheter, konferenser och sammanträden om inte nämnden bestämt annat. Vid förfall för ordföranden ligger motsvarande uppgifter i första hand på 1:e och i andra hand på 2:e vice ordföranden. För kommunstyrelsens ordförande finns särskild bestämmelse i 12 reglemente för kommunstyrelsen. 9

3 ÄLMHULTS KOMMUN ARBETSORDNING 3 (5) Justering av protokoll Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. När protokollet är justerat är det en allmän handling. Nämnden kan besluta att paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den. 10 Reservation Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. 11 Delgivning Delgivning till nämnden får mottas av ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden bestämmer. 12 Undertecknande av handlingar Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne i första hand av 1:e och i andra hand av 2:e vice ordföranden och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar. 13 Presidier och utskott I de fall särskilt utskott inrättats framgår detta av respektive nämnds reglemente. För utskott gäller 13-18, såvida inte annat framgår av nämndens reglemente. För de nämnder som fullmäktige valt presidier utan att utse utskott gäller 13-18, såvida inte annat framgår av nämndens reglemente. 14 Utskottet/Presidiet har till uppgift att bereda nämndens ärenden, företräda nämnden samt fatta beslut på nämndens vägnar enligt upprättad delegationsordning. 15 Avgår ordföranden eller någon av viceordförandena ska fyllnadsval snarast förrättas till nämnds-, utskotts- och presidieuppdrag.

4 ÄLMHULTS KOMMUN ARBETSORDNING 4 (5) 16 Utskottet/Presidiet sammanträder på dag och tid som ordföranden bestämmer. Sammanträden ska också hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst två ledamöter i utskottet/en ledamot i presidiet begär det. 17 Utskottet får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. Presidiet handlägger ärenden med närvaro av samtliga två/tre ledamöter. När situationen så kräver och/eller i brådskande ärenden, kan beslut fattas när minst två ledamöter är närvarande. Över utskottets/presidiets beslut ska föras protokoll och beslutförda ärenden ska diarieföras eller samlas i serier, så återsökning kan ske på ett betryggande sätt. 18 I fråga om jäv, förfarandet vid fattande av beslut, protokollsskrivning, protokollets innehåll och justering samt reservation äger vad i kommunallagen är föreskrivet om nämnder och styrelser motsvarande tillämpning. 19 De ärenden som ska avgöras av nämnden i dess helhet ska beredas av utskottet/presidiet om beredning behövs. Ordföranden avgör vilka ärenden som ska beredas av utskottet/ presidiet. 20 Närvarorätt Vid respektive nämnds, utskotts och presidiers sammanträden får i den mån inte nämnden, utskottet eller presidiet för särskilt fall beslutat annorlunda, nämndens chefstjänstmän vara närvarande med rätt att delta i överläggningarna. Beträffande anställdas skyldighet att närvara vid sammanträde och att föredra ärenden gäller vad som är föreskrivet i lag eller på annat sätt. Icke tjänstgörande ersättare har rätt att delta i överläggningen. Förtroendevald som inte är ledamot eller ersättare i en viss nämnd får närvara och yttra sig vid nämndens sammanträde. Närvarorätten gäller inte ärenden som rör myndighetsutövning mot enskild eller vid behandling av sekretessbelagda ärenden i övrigt när nämnden finner skäl att begränsa närvaron.

5 ÄLMHULTS KOMMUN ARBETSORDNING 5 (5) Personalföreträdarna har rätt att närvara och yttra sig vid nämndens sammanträde i enlighet med vad som är föreskrivet i kommunallagen. 21 Öppettider Samtliga förvaltningsenheter ska hållas öppna för allmänheten på dagar och tider som kommunstyrelsen bestämmer. Denna arbetsordning träder ikraft den 15 februari 2011.