PROJEKTPLAN - STRUKTUR, ROLLER OCH UPPFÖLJNING

Transkript

1 PROJEKTPLAN - STRUKTUR, ROLLER OCH UPPFÖLJNING Mats Johansson Maraton Konsult AB

2 08:30 Inledning och syfte: Projektmål och indikatorer samt exempel Övergripande struktur för projektplan Uppföljning och rapportering 9:00-9:45 WP3-5 presentationer: Redovisning resp WP från igår Aktiviteter Samordning Tidsplan Förväntade resultat 9:45 10 min Bensträckare (MJ sammanställer under tiden) 9:55 Diskussion Hur kan vi samordna mellan WP? Vilka resultat är beroende/stöds av varandra i olika WPs? Hur synkas tidplanerna för att få ut mesta möjliga? Vems ansvar och hur sker dialogen kring detta+ Gränsöverskridande mervärden hur maximera dessa? Summering

3 Projektets syfte och mål Skapa en övergripande vision och målbild för biogasens utveckling i Skandinavien. Stimulera och genomföra gränsöverskridande samarbeten, piloter och tester. Genom transnationella samarbeten och forskningsprojekt utveckla ny teknik, nya styrinstrument och metoder som ökar produktion och användning av biogas. Utbyta erfarenheter, affärsmodeller och metoder för djupare kompetens och spridning av kunskap. Målet är att komplettera många regionala, lokala nätverk och utveckla en plattform som under projektperioden ska gå från etableringsfas till en fastare organisation och drift. Plattformen ska fortsätta att fungera även efter projektets slut och vara en starkt bidragande faktor för biogasens utveckling på lång sikt för hela ÖKS-regionen.

4 Projektmål ift Interreg Mål (investeringsprioritering och programspecifikt mål) Främja produktion och distribution av energi som hämtas från förnybara källor Ökat antal samarbeten för utveckling av ny teknik, nya styrinstrument och metoder för att främja ökad produktion av förnybar energi. Aktivitetsindikator 12 forskningsinstitut som deltar i gränsöverskridande, transnationella eller interregionala forskningsprojekt 150 samarbeten, verktyg, piloter och tester Gränsöverskridande mervärden!

5 Resultatindikatorer 50 Gränsregionala samarbeten 25 Antal nya verktyg 50 Antal samarbeten 40 Antal tester 15 Antal piloter 1000 Ökad produktion (GWh) 2500 Antal intressenter involverade 100 Antal möten/seminarier/workshops/konferenser 25 Antal lokala/kommunala/regionala biogasstrategier 10 Nya rön och resultat 300 Antal politiker involverade

6 Stödfunktion Stödfunktion Aktiviteter Aktiviteter 4.1 Substrat 4.2 Hushållsavfall 4.3 Biogasprocess 4.4 Rötrester Förädling och uppgradering Power to Gas 5.1 Transporter Biogas 2020 Projektstruktur WP4: Produktion och processer WP5: Infrastruktur 3.1: Erfarenhetsutbyte, nätverk 3.2: Affärsutveckling 3.3: Omvärldsbevakning 3.4: Konceptutveckling 3.5: Process och teknikstöd WP3: Plattform Biogas 2020 WP2: Kommunikation WP1: Projektkoordinering, administration mm

7 Slutsats Stora och många mål Många indikatorer och förväntade resultat Många aktiviteter Många (30) partners och andra intressenter Olika typer av partners (offentlig, FoU, näringslivsorganisationer mm) Kräver bra uppföljning och kontroll för att bästa resultat och effektivt genomförande

8 Struktur för Projektplan En detaljerad projektplan ska beskriva: Vad ska göras? När ska detta vara klart? Vilka medverkar? Ansvar och roller Rapportering av resultat och indikatorer Varje WP ledare och aktivitetsledare ska kunna ha en överblick över sin aktivitet Varje partner ska kunna se vad de ska göra och är involverade i. Lead part ska kunna få överblick över hela projektet

9 Exempel WP2 - aktiviteter Projektplan Aktiviteter och förväntade resultat Aktivitet Delaktivitet Start Slut Beskrivning a b c d e WP2 Kommunikation Koordinator: Innovatum Första konferens (okt/nov 2016) SE 2.1 Konferenser 3 årliga konferenser, > deltagare Projektbrosch yr, PDF, ( Broschyrer och 2 broschyrer (initial, sidor 500 ex 2.2 nyhetsbrev slut), 6 nyhetsbrev tryckta 2.3 Webbplats webbplats, internt externt LinkedIn (extern, intern), Twitter, 2.4 Sociala medier FaceBook Webbplats LinkedIn - intern 2a konferens (mars/april 2017) DK 6 nyhetsbrev (2 ggr/år) Intranät funktion LinkedInextern Slutkonferens (april/maj 2018) NO Publik slutrapport (broschyr/tidnin g eller liknande) Sökbar databas för publikationer, nyhetsbrev, artiklar, organisationer Kontinuerlig uppdatering FaceBook grupp Twitter konto nyheter, events, kalndarium, rapporter...

10 Gränsregionala samarbeten Antal nya verktyg Antal samarbeten Antal tester Antal piloter Ökad produktion (GWh) Antal intressenter involverade Antal forskningsinstitut involverade Antal möten/seminarier/works hops/konferenser Antal lokala/kommunala/regio nala biogasstrategier Nya rön och resultat Antal politiker involverade Exempel WP 2 - indikatorer Projektplan Indikatorer Aktivitet Delaktivitet WP2 Kommunikation Konferenser Broschyrer och nyhetsbrev Webbplats 2.4 Sociala medier

11 1 Östfold Fylkeskommune 2 Innovatum 3 Kommunförbundet Skåne 4 Koncernkontoret Region Skåne 5 Högskolan Halmstad 6 Energiforsk AB 7 SLU 8 Högskolan Borås 9 Högskolan Väst 10 JTI- Institut för Jordbruks- och Miljöteknik 11 Region Västra Götaland 12 Fyrbodals Kommunalförbund 13 Kungliga Tekniska Högskolan 14 Hushållningssällskapet Skåne 15 Skive Kommune/Energibyen Skive 16 Aarhus Universitet AU Herning 17 Agro Business Park A/S 18 Gas2move 19 HMN Naturgas I/S 20 Foreningen af Danske Transport- og Logistikcentre 21 Samsö kommune 22 Fredrikssund Kommune 23 Nomi 24 Høyskolen i Telemark 25 OREEC 26 Lister Nyskaping 27 SeaWeedProduction 28 Ocean Forest 29 Bioforsk 30 Oslo kommune og VEAS Exempel WP 2 partners Projektplan Partners Aktivite t Delaktivitet WP2 Kommunikation X X X X X X X X X X 2.1 Konferenser X X X X X X X X X X Broschyrer och 2.2 nyhetsbrev X X X X X X X 2.3 Webbplats X X X 2.4 Sociala medier X

12 Projektplan Denna struktur ska ligga till grund för en detaljerad projektplan som beskriver: Vad ska göras? När ska detta vara klart? Vilka medverkar? Ansvar och roller Rapportering av resultat och indikatorer Varje WP ledare ska kunna ha en överblick över sin aktivitet Varje partner ska kunna se vad de ska göra och är involverade i. Lead part ska kunna få överblick över hela projektet KLAR SENAST 31 DECEMBER 15

13 Uppföljning och rapportering Varje halvår (6 månader) ska WP ledare sammanställa resultat i förhållande till indikatorer samt beskriva vad som gjorts Detta underlag ska skickas in till Lead Part för sammanställning och rapport till Interreg. Projektstrukturen är uppbyggd så att periodens resultat läggs till föregående vid varje rapporteringsperiod. Allt sker i excel. Varje WP har ett blad som länkas till en sammanställning.

14 WP3-5 presentationer: Redovisning från igår (ca 15 min vardera) Aktiviteter Samordning Tidsplan Förväntade resultat

15 Slutsatser/frågor från WP presentationer Kartläggning/ nuläge Flera aktiviteter och delaktiviteter kommer genomföra kartläggningar och nulägesbeskrivningar inom liknande områden. Hur kan vi samordna detta på bästa sätt? Affärsmodeller Vad menar vi med affärsmodeller? Flera delaktiviteter kommer analysera affärs/verksamhetsmodeller, hur samordnar vi detta? Teknikutveckling Inom WP4 och 5 kommer olika insatser för teknikutveckling ske. Hur kan utbytet ske mellan dessa och hur sprids erfarenheter och resultat till/genom WP2 och 3? Värdekedjan Flera aktiviteter nämner värdekedjeperspektivet och analys och arbete genom denna, Hur samordnar vi och förenklar detta?

16 Slutsatser/frågor från WP presentationer Terminologi Det finns ett uppenbart behov att klargöra vad vi menar med vissa saker för att undvika missförstånd. Exempel är affärsmodell, inventering, omvärldsbevakning/analys Politisk agenda Flera aktiviteter vill adressera den politiska agendan och politiker. Huvudfokus ligger inom WP3.1. Hur samordna vi detta för att ge en samlad bild och budskap och kanaler? Utbyta/studieturer/möten Flera aktiviteter vill genomföra studieturer. Här behövs samordning för mesta nytta och minskade resekostnader och tid. (gemensam kalender sharepoint) Omvärldsbevakning, stödmöjligheter, ny kunskap, lagar Flera nämner koll på olika stödmöjligheter, direktiv, kunskap etc. Huvudfokus för detta är inom wp3.3. Här behövs samordning för att få ökad nytta och effektivitet.

17 Diskussion Hur kan vi samordna mellan WP? Vilka resultat är beroende/stöds av varandra i olika WPs? Hur synkas tidplanerna för att få ut mesta möjliga? Vems ansvar och hur sker dialogen kring detta? Gränsöverskridande mervärden hur maximera dessa? Hur och när kommuniceras resultat och erfarenheter mm?

18 Summering & saker att beakta i projektplan och struktur WP5.1 delas i flera delar med var sin delaktivitetsledare. Ny mer detaljerad plan under framtagande. Svenska och norska partners involveras mer i WP5 arbetet Aktivitetsledarena tar fram vilka andra aktiviteter de ser ett närmare samarbete med och vad/hur. WP ledarna diskuterar detta och kommer med förslag på hur samordning ska ske. Säkerställ att norska partners finns med i samtliga WPs Kontaktlista med roller och ansvar tas fram Exempel på indikatorer och vad vi menar med olika saker tas fram Rollbeskrivningar tas fram Eventuell ny delaktivitet 3..: nyetablering av biogasnätverk Oslofjorden SharePoint: Intern kalender läggs till för att kunna se vad som sker i andras aktiviteter som exempelvis studieturer, workshops/seminarier etc

19 TACK Mats Johansson Maraton Konsult AB Tel: Mail: