Handläggare/Kommun Thore Andersson, Britt-Inger Berntsson, Uddevalla kommun

Transkript

1 Projektbeställning Projektnamn Projektnummer/Diarienummer Projektansvarig Finansiär E-arkiv, IT-chef Britt-Inger Berntsson, IT-strateg Thore Andersson Samfinansierat av deltagande kommuner Innehåll Innehåll Sammanfattning Översikt Bakgrund Syfte Mål Avgränsningar Resurser Organisation Resurser Kopplingar till andra projekt, planer och verksamheter Budget Budget och finansiering Tidplan Rapporter och mottagare Återrapportering Mottagare och överlämning Övriga avtal och krav... 6

2 Sida 1 av 7

3 1 Sammanfattning Uppdraget är att upprätta ett ramverk och en projektorganisation vars syfte är att i samverkansform ta fram underlag och genomföra en upphandling och ett införande av en gemensam lösning för de samverkande kommunerna. Lösningen skall hållas öppen så till vida att övriga kommuner inom Fyrbodal över tid kan ges möjlighet att ansluta sig till funktionen. Projektet omfattar processkartläggning, informationsklassning, riskanalys och andra samverkansmöjligheter. Projektet leds av Uddevalla men alla samverkande kommuner behöver bidra. Uppdragsgivaren menar att samverkande kommuner har lättare att leverera ett resultat än varje kommun var för sig. Uppdraget ska hanteras som en utvidgning av Uddevallas påbörjade projekt. 2 Översikt 2.1 Bakgrund Trollhättan, Uddevalla och Vänersborgs kommun har inget. Under de senaste femton åren har utvecklingen gradvis gått mot att handlingar, produceras, brukas och förvaras digitalt. För att kunna bevara och vårda de allmänna handlingarna har kommunernas verksamheter tvingats skriva ut digital information på papper eller förvara informationen i respektive verksamhetssystem tillsvidare. Ett förfarande som är tidskrävande och innebär risker för informationsförlust. Kommuncheferna i Trestadskommunerna avser etablera ett samarbete med konkreta leveranser inom området e- arkiv. 2.2 Syfte Effektivisera arbetet kring införande av hos de deltagande kommunerna. Samverkan ska leda till ett kostnadseffektivare och snabbare införande. 2.3 Mål Skapa en kommungemensam lösning kring för de samverkande kommunerna. Lösningen skall hållas öppen så till vida att övriga kommuner inom Fyrbodal över tid kan ges möjlighet att ansluta sig till funktionen. Skapa projektorganisation och framtida driftsfunktion samt genomföra upphandling, installation och leverans av driftklar -lösning, samt identifiera och leverera minst en kommungemensam integration. 2.4 Avgränsningar Hänsyn tas endast till verksamhetskrav från de kommuner som initialt anmält sitt deltagande vid projektstart. Projektresultatet skall kunna ligga till grund för en utredning för ev. gemensam driftarkivorganisation. 3 Resurser 3.1 Organisation Krav på projektets organisation Projektledare/projektägare Projektgrupp Referensgrupp Kommunchefer från samverkande kommunerna Britt-Inger Berntsson Arkivarier samverkande kommuner, IT-infrastrukturtekniker, verksamhetsrepresentanter, jurist, informationssäkerhetsansvarig, systemansvarig DÄHS Verksamhetsrepresentanter Sida 2 av 7

4 Sakkunniga Projektadministratör Projektekonom Utöver projektgrupp efter behov 3.2 Resurser Kompetenser/funktioner Arkivarier, motsv 0,5 tjänst under 1,75 år, 1575 tim Nämndssekreterare, motsv 0,2 tjänst under 0,5 år, 180 tim IT-infrastrukturtekniker, motsv 0,1 tjänst under 0,5 år, 90 tim Jurist, motsv 0,1 tjänst under 0,5 år, 90 tim Informationssäkerhetsansvarig, motsv 0,1 tjänst under 0,5 år, 90 tim Systemansvarig DÄHS, motsv 0,2 tjänst under 0,5 år, 180 tim Upphandling, motsv 0,5 tjänst under 0,5 år, 450 tim Projektledning, motsv 0,2 tjänst under 1,75 år, 630 tim Representerade verksamheter Utsedd verksamhet, ex HR-avd, motsv 0,2 tjänst under 0,5 år, 180 tim Krav på referensgrupp Krav på sakkunniga Utöver ovan kompetenser efter behov, motsv 0,05 tjänst under 0,5 år, 45 tim Sammanlagda arbetstimmar under projekttiden 1,75 år, 3510 timmar 4 Kopplingar till andra projekt, planer och verksamheter För att kunna starta detta projekt måste ett grundavtal mellan de samverkande kommunerna tas fram så att resurser kan allokeras. Berörda projekt Berörda verksamheter Berörda utredningar/planer Krav på samverkan Uddevalla förstudie kring och övriga projekt inom esamverkan Arkivmyndighet, utvalda verksamheter, IT-avdelningen Förstudie Uddevalla, framtagning av kravspec med Fyrbodal/Västkom Ja Sida 3 av 7

5 5 Budget 5.1 Budget och finansiering Utgifter Personella resurser Investeringar Projektledarresurs, 350 tkr Deltagare från verksamheterna Hårdvara och mjukvara uppskattas till 2,5 miljoner Verksamhetssystemsanpassningar finansieras av respektive kommun Intäkter Hur finansieras det? Vilka medel finns att tillgå? Kostnader för projektledarresurs finanseras via Fyrbodals kommunalförbund. De samverkande kommunerna avsätter motsvarade 20 % av en heltidstjänst för att möjliggöra samverkan. 6 Tidplan Tänkt starttid Januari 2016 Tänkt sluttid Q Fas 1: Förstudie klar Q Fas 2: Projektplanering klar 15 april 2016 Fas 3: Genomförandet klart Q Fas 4: Avslut klart Q Fas 5: Utvärdering klar Q Rapporter och mottagare 7.1 Återrapportering Rapportmottagare Rapportform Intervall för statusrapport till styrgrupp Statusrapportform Skriftlig rapportering och muntlig presentation En månad eller vid behov Skriftligt och muntligt 7.2 Mottagare och överlämning Mottagare av projektplan Mottagare av statusrapport Mottagare av slutrapport Sida 4 av 7

6 Hur och när sker överlämningen? Sida 5 av 7

7 8 Övriga avtal och krav Sida 6 av 7