METODBOK INNOVATIONSUPPHANDLING

Transkript

1 Start

2 Syfte

3 METODBOK INNOVATIONSUPPHANDLING Behov uppstår Behovs- och marknadsanalys Innovationsvänlig Val av förfarande Genomförande av Upphandling Förstudie

4 Om oss

5 Forum

6 Kontakt

7 Behov Marknadsanalys Innovationsvänlig Val av förfarande Genomförande av Behovsanalys Ett första steg i att arbeta med innovationsar är att upptäcka behovet. Detta görs genom en behovsidentifiering. Behovsidentifiering Checklista! Säkerställ att behovet är reellt (Ställ frågan Varför 5 gånger till problemställningen (Lean)). Kan metoden eller processen ändras för att lösa behovet/problemet. Lärdomar från andra organisationer Ha inte en förutfattad mening om hur lösningen kommer att se ut (tex att lösningen kommer vara en fysisk produkt) Såhär arbetar vi med behovsidentifiering Rikspolisstyrelsen: Passmaskin SLL Innovation: Bokningssystem på Akuten

8 Behov Marknadsanalys Val av förfarande Genomförande av Behovsanalys RPS (Rikspolisstyrelsen) Innovationsvänlig 1. Behov och marknadsanalys Bakgrund: Hösten 2005 införde Europeiska Unionen nya krav på den information som skulle ingå i giltiga pass. De nya kraven innebar bland annat att passen måste innehålla biometrisk information Steg 1: Förstudie inklusive marknadsanalys RPS gör en förstudie i ämnet ansiktsbiometri. Man sitter ned i projektgruppen och diskuterar alternativa lösningar för att kunna tillgodose behovet. En tanke som kommer fram är att ta bilderna digitalt. Som en del i förstudien gör man en grundlig marknadsanalys. Projektgruppen besöker mässor där man pratar med leverantörer, samt besöker organisationer som använder sig av biometri i andra delar av Sverige, samt i andra länder, för att se vad marknaden har att erbjuda och vilka lösningar som redan finns. Projektgruppen inser att den framställningsteknik som krävs för att kunna framställa resehandlingar i linje med ICAOs krav ännu inte finns på marknaden, och man påbörjar därför under våren 2004 en innovationssprocess för att ta fram en produkt/tjänst som kan tillgodose behovet. Projektgruppen är försiktig med att internt låsa sig vid tanken att det är en produkt som kommer lösa behovet en produkt som tar biometriska bilder. RPS försökte snarare tänka att det är en tjänst som man är intresserad av att upphandla en tjänst som förser RPS med foton som följer ICAOs standard gällande biometrisk information. Detta gör att RPS kan fokusera mer på tjänstens funktionalitet, och mindre på dess tekniska utformning. Eftersom RPS vet vilken funktion de vill upphandla men inte hur produkten/tjänsten ska se ut väljer de att göra en så kallad funktions. I en funktions upphandlar den upphandlande myndigheten funktioner med fastställda egenskaper, istället för specificerat innehåll och utförande. Upphandlaren specificerar således vad som ska uppnås snarare än hur det ska uppnås. Grundläggande i en funktionsar är att den upphandlande myndigheten efterfrågar funktionalitet snarare än produkten i sig. [2] För att RPS skulle kunna ta en ny framställningsteknik för passen, som lever upp till ICAOs standard, till hösten 2005 väljer RPS att som ett första steg i processen ta fram prototyper för så kallade enrollment-stationer. Enrollment-stationerna är stationer där den biometriska informationen ska inhämtas och framställas. Tanken är att dessa prototyper ska komma att testas under en period för att kunna se över hur de färdiga enrollment-stationerna bör utformas.

9 Behov Marknadsanalys Innovationsvänlig Val av förfarande Genomförande av Framtagande av prototyp RPS (Rikspolisstyrelsen) 1. Behov och marknadsanalys Bakgrund: Steg 3: Framtagande av prototyper Under mötet med leverantörerna förklarar RPS viljan som projektgruppen har gällande att ta fram prototyper av enrollment-stationerna. RPS förtydligar att det inte är stationens fysiska design och utformning som är viktig i prototyp-stadium, utan snarare dess funktionalitet att den kan framställa ansiktsbiometri. Man frågar om leverantörerna är intresserade att producera prototyper. Med de leverantörerna som uttrycker ett intresse för att ta fram prototyper förs ytterligare diskussioner. Fyra av dessa får i uppdrag att ta fram prototyper. I framtagningen av prototyperna skrivs ett Samarbetsavtal mellan respektive leverantör och RPS. Samarbetsavtalet säger att Leverantören förbinder sig att leverera en prototyp i linje med de diskussioner som förts mellan leverantören och RPS angående prototypens funktioner och lösningar som RPS kommer att testa under en månads tid. Nedan följer en kortare redogörelse för delar av samarbetsavtalets innehåll. et i sin helhet kan läsas i Bilaga 1. - Förvaring av prototyperna: Bara personer inom RPS och fristående konsulter har tillgång till prototypen av enrollment-stationen under test-perioden. - Utvärdering av prototyperna: Efter att test-perioden är över kommer RPS att utvärdera prototyperna för att fastställa att de krav som kommer att ställas på enrollment-stationerna som slutligen kommer att köpas in. Dessa krav kommer att göras publika och leverantörer kommer att bjudas in till att lämna anbud för att ta fram stationerna. - Ersättning: Leverantören erhåller en fast ersättning (mellan SEK) för att producera och leverera prototypen. Den maximala ersättningen som erbjöds var SEK per leverantör enligt den budget som projektet satt upp. Gick kostnaden för att ta fram prototyperna över denna summa stod leverantörerna själva för dessa kostnader. - Särskilt om kommande sförfarande enligt LOU: RPS kommer att ta fram förfrågningsunderlaget och skallkrav till den kommande en så att Leverantörer som tagit fram prototypen inte kommer att gynnas på ett otillbörligt sätt. Steg 4: Test av prototyperna RPS testar fyra prototyper från fyra olika leverantörer under en månads tid för att se över vilka delar som bör finnas med i den kravspecifikation man ämnar ta fram efter att testtiden är över.

10 Behov Marknadsanalys Innovationsvänlig Val av förfarande Genomförande av Samarbetsavtal RPS (Rikspolisstyrelsen) 1. Behov och marknadsanalys Bakgrund:

11 Behov Marknadsanalys Innovationsvänlig Val av förfarande Genomförande av Samarbetsavtal RPS (Rikspolisstyrelsen) 1. Behov och marknadsanalys Bakgrund:

12 Behov Marknadsanalys Innovationsvänlig Val av förfarande Genomförande av sbank Tänk på att dessa avtal endast är exempel Rikspolisstyrelsen: Passmaskin Post o Telestyrelsen: Tjänst till dövblinda SAMSA Innovation: Öka återbruk och återvinning Stockholm stad: Koldioxidbubbla SLL Innovation: Bokningssystem på Akuten ITS Innovation Stockholm Kista Checklista! Vid behov ta fram helt nya avtal Skriv om avtalen för att passa ert projekt Stäm av avtalen med intern/extern jurist

13 Behov Marknadsanalys Innovationsvänlig Val av förfarande Genomförande av sbank RPS (Rikspolisstyrelsen) Rikspolisstyrelsens avtal Anbudsansökan Anbudsförfrågan Samarbetsavtal Kravspecifikation Ramavtal Hyresavtal

14 Så här går en innovationsvänlig till Upphandlare (Offentlig organisation) LOU LOU FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Vi vill köpa den billigaste metoden för att upptäcka allergi mot Pollen Hund Katt. Leverantör 1 Svar: Om 6 mån kan vi leverera upptäckt av allergi via pricktest för 600 kr/patient Leverantör 2 Svar: Om 6 mån kan vi leverera upptäckt av allergi via blodprov för 600 kr/patient LOU LOU En leverantör väljs inom LOU Leverantör 3 Svar: Om 6 mån kan vi leverera upptäckt av allergi via laser för 600 kr/patient