UPPHANDLANDE MYNDIGHET Upphandlande myndighet är Första AP-fonden (AP1 eller Beställaren).

Transkript

1 Anbudsunderlag Receptionstjänster D.nr.VS 2016/5 OM FÖRSTA AP-FONDEN Första AP-fonden presenteras på där även årsredovisning och halvårsrapport kan laddas ner. UPPHANDLANDE MYNDIGHET Upphandlande myndighet är Första AP-fonden (AP1 eller Beställaren). UPPHANDLINGEN Upphandlingen genomförs i enlighet med lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) med tillämpning av reglerna för förenklat förfarande i 15 kap LOU. Deltagande Leverantörer ska lämna skriftliga anbud. Anbudsgivaren ombeds vara uppmärksam på att möjligheterna att komplettera eller förtydliga uppgifter i anbuden är begränsade. Upphandlingen syftar till att ramavtal träffas. Avtalstiden är tre år med möjlighet för Beställaren att förlänga ytterligare totalt 1 år. Avtalstiden kan dock sägas upp i förtid enligt vad som sägs här nedan. UPPDRAGSBESKRIVNING Beställaren har en anställd receptionist som ansvarar för reception och växel. Arbetstider måndag-fredag kl till Receptionen är stängd för lunch mellan kl och Beställaren efterfrågar en extra resurs som backup till ordinarie receptionisten. Fasta pass är under sommarsemestern och fredagar mellan och Övriga pass behövs för enstaka lediga dagar och annan tillfällig frånvaro. Beställaren skall alltid kunna nå leverantören från kl.7.00 på vardagar för att påkalla behovet av en vikarie och leverantören är skyldig att alltid tillgodose detta behov inom en timme. Leverantören skall kunna visa att man har tillgång till en tillräcklig vikariepool och att leverantören har en vana av detta arbetssätt. Leverantören förutsätts att i anbudet beskriva denna rutin.

2 Det är viktigt att anbudsgivare utgår från detta krav som ett generellt krav samt i anbudet tydligt redogör för sin förmåga att tillgodose kravet. Särskild utfästelse härom skall medtas till uppdragsavtalet. Uppdragsavtalet skall innehålla en bestämmelse om en omedelbar uppsägningsrätt för beställaren om leverantören inte, under uppdraget, uppfyller detta krav. Vidare skall anbudsgivare ha erfarenhet av tillhandahållandet av tjänster till kunder inom finansbranschen och inom offentlig verksamhet. Första AP fonden är verksam inom båda dessa områden vilket innebär att all verksamhet måste vara anpassad till dessa förutsättningar. ALLMÄNT OM ANBUDET Anbudet måste uppfylla de krav och anvisningar som ställs i detta förfrågningsunderlag. För att Beställaren ska ha möjlighet att utvärdera anbudet är det av stor vikt att det innehåller samtliga begärda uppgifter. SISTA ANBUDSDAG Skriftligt anbud skall vara Beställaren tillhanda senast den 29 mars 2016 INLÄMNANDE AV ANBUD Anbuden skall vara skriftliga och på svenska. anbud skickas elektroniskt till procurement.vs20165@ap1.se FORMELLA KRAV Juridisk, ekonomisk, finansiell och teknisk information enligt Avsnitt III i annonsen skall tillhandahållas av anbudsgivaren. UPPLYSNINGAR Frågor avseende upphandlingen kan senast ställas senast 21 mars 2016 och skall skickas till procurement.vs20165@ap1.se ANBUDETS GILTIGHETSTID Anbudet skall vara bindande till och med en månad efter den tid då eventuell överprövning resulterar i att de slutligen vinner laga kraft. SEKRETESS Upphandlingssekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt Offentlighets och sekretesslagen (2009:400) till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller

3 upphandlingen på annat sätt avslutats. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Efter upphandlingens offentliggörande är i normalfallet samtliga handlingar i upphandlingen offentliga handlingar. Kommersiell sekretess Uppgifter kan omfattas av sekretess även efter ovan nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en leverantörens uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. För det fall leverantören anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan leverantören skriftligen inkomma med begäran om sådan. Sådan begäran ska innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som leverantören riskerar att lida om uppgifterna röjs. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingen endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl. Om uppgift begärs ut gör Beställaren en sekretessprövning. Beställaren är i den prövningen inte bunden av leverantörens begäran om sekretess. LEVERANTÖRENS TEKNISKA FÖRMÅGA OCH KAPACITET Anbud förutses innehålla en beskrivning av företaget, dess verksamhet, resurser och kapacitet för uppdraget, historik, ägarförhållanden, ledningsorganisation och inriktning. Beskrivning avseende leverantören enligt ovan får max motsvara en A4-sida. REFERENSER Leverantören skall i anbudet lämna referenser. Beställaren förbehåller sig rätten att själv söka referenser, samt beakta interna referenser. Anbudet ska för varje referensuppdrag innehålla uppgift om, namn och kontaktuppgifter till referensperson hos referensen. Referenserna avser att utvisa Leverantörens förmåga och kapacitet som leverantör av den avsedda tjänsten. Följande information kommer att efterfrågas från referenserna. Leverantörens leveransförmåga (rätt leverans i rätt tid). Leverantörens förmåga att sätta ihop ändamålsenliga team (rätt kompetens och rätt storlek på teamet). Leverantörens fakturering (rätt specifikation och faktureringsnivå). Leverantörens tillgänglighet KONTAKTPERSONER

4 I anbud anges två personer som är tilltänkta att bli Beställarens huvudkontaktpersoner. ANSVARSFÖRSÄKRING Leverantören skall inneha ansvarsförsäkring för sin verksamhet under hela avtalstiden. KVALITETSSYSTEM/KVALITETSPLAN I anbudet beskrivs leverantörens kvalitetssäkringssystem. Redovisning av den egna kvalitetssäkringen av verksamheten skall innehålla följande information. - Ansvarig person. - En beskrivning av metoder som används för att fortlöpande verifiera och validera organisationens processers/tjänsters prestanda så att de motsvarar kundernas behov och krav. Leverantörens beskrivning av kvalitetssäkringssystem eller liknande, i förekommande fall med hänvisning till bilagor: Kvalitetssäkring av underleverantörer (i det fall underleverantörer används). I anbudet beskrivs hur leverantören kontrollerar att underleverantörer utför tjänster i enlig Antagna Leverantörer skall kunna uppvisa dokumentation som styrker att Leverantören innehar en giltig ansvarsförsäkring och som styrker storleken på densamma med uppgift om försäkringsbolag och försäkringsnummer. MILJÖ OCH ETIK Fonden arbetar med att bidra till en hållbar miljö- och etikutveckling. I samma anda ställer Fonden likartat krav på sina leverantörer. Leverantören redogör i anbudet för hur Leverantören på ett systematiskt sätt arbetar med miljö- och etikfrågor. För de fall en miljöpolicy saknas hos anbudsgivaren vill Fonden få en redogörelse för hur Anbudsgivaren agerar i dessa frågor. AP- FONDS ERFARENHET AP-Fonderna är offentliga myndigheter men fondernas verksamhetsområde avviker i många avseenden från andra myndigheters eftersom det har en speciell utformning. Beställaren anser därför att det är särskilt värdefullt om en leverantör har erfarenhet från denna verksamhet. Kravet är utformat som ett bör krav. KVALIFIKATIONER Anbudsgivare kommer att utvärderas enligt nedan;

5 Anbudsgivare skall kunna tillhandahålla personal som uppfyller följande: Personal som uppträder på ett trevligt och hjälpsamt sätt samt med egenskapen att på ett proaktivt sätt eftersöka vad som bör göras och inom vilken tidsram. Personal som talar flytande svenska och god engelska eftersom de flesta telefonsamtal är på engelska, så även ca.hälften av alla besökare är engelsktalande. Personal som har lätt att snabbt sätta sig in i nya arbetsuppgifter. Personal som är noggrann och har förmåga att läsa till sig information och följa instruktioner. Personal med erfarenhet från receptionsarbete eller ett annat serviceyrke med höga krav på stresstålighet och bemötande. Anbudgivare/Leverantör skall vidare uppfylla följande krav: Tillgänglighetskravet beskrivet ovan i avsnittet Uppdragsbeskrivning skall uppfyllas. Leverantör skall ansvara för kostnadsfri upplärning av sin personal som är bekanta med beställarens arbetsplats samt att antalet är tillräckligt för att kunna fullgöra uppdraget. PRIS Pris skall anges i kronor per timme exklusive moms. UTVÄRDERINGSMODELL Anbudsgivare kommer att utvärderas med tillämpning av följande modell; Tillgänglighet och leveransförmåga 50% Samarbetsförmåga med kund 20 % AP-fonds erfarenhet, 10% Pris, 20%