Tillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204) socialtjänstens behandling av personuppgifter om etniskt ursprung

Transkript

1 Datum Diarienr Angereds stadsdelsnämnd Box Angered Tillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204) socialtjänstens behandling av personuppgifter om etniskt ursprung Datainspektionens beslut Datainspektionen konstaterar att det vid inspektionen inte framkommit något som visar att Angereds stadsdelsnämnd behandlar personuppgifter som avslöjar etniskt ursprung i strid med lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten och dess förordning eller personuppgiftslagen. Datainspektionen avslutar ärendet. Redogörelse för tillsynsärendet Bakgrund Regeringen har uppdragit åt Datainspektionen att genomföra tillsyn över hur personuppgiftslagen och aktuella registerförfattningar följs inom socialtjänsten och på bostadsmarknaden, med avseende på behandling av känsliga personuppgifter som avslöjar etniskt ursprung, i första hand med inriktning på uppgifter om romer och i andra hand med inriktning på uppgifter om annat etniskt ursprung. Datainspektionens uppdrag kompletterar det uppdrag som regeringen gett till kommissionen om åtgärder mot antiziganism. Syftet med kommissionen är att åstadkomma en kraftsamling i arbetet mot antiziganism och att Postadress: Box 8114, Stockholm E-post: datainspektionen@datainspektionen.se Besöksadress: Drottninggatan 29, plan 5 Telefon: Webbplats: Telefax:

2 överbrygga den förtroendeklyfta som finns mellan den romska gruppen och samhället i övrigt. Datainspektionen har inom ramen för regeringens uppdrag genomfört en inspektion hos Angereds stadsdelsnämnd (nämnden) den 26 maj Syftet med tillsynen var att granska hur personuppgiftslagen respektive lag och förordning om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten följs med avseende på känsliga personuppgifter som avslöjar etniskt ursprung. Tillsynen har i första hand inriktat sig på uppgifter om romer inom individ- och familjeomsorgen. Protokoll har upprättats och översänts till nämnden för synpunkter. Nämnden har vid inspektionen och den efterföljande skriftväxlingen uppgett bland annat följande. Individ- och familjeomsorgen använder ärendehanteringssystemet Treserva. Förutom Treserva använder man databaser i Lotus Notes, exempelvis Skolfam för stöd till familjehemsplacerade barn i skolan och en sammanställning av familjehem. Förutom personakter på papper, som är sorterade på personnummer, finns inga manuella sammanställningar av personuppgifter, exempelvis i pärmar. Behandlingen av personuppgifter skiljer sig inte åt när det gäller romer, jämfört med personer med annat etniskt ursprung. Nämnden för inte några särskilda register eller sammanställningar över romer, eller personer med annat etniskt ursprung. Socialtjänsten har inte organiserat sitt arbete utifrån de registrerades etniska ursprung. Det finns inte särskilda handläggare för ärenden som rör romer. Nämnden har inte heller haft särskilda insatser eller uppsökande verksamhet gentemot romer. Göteborgs stad ingår i ett pilotprojekt för romsk inkludering. Nämnden behandlar inte några personuppgifter om romer med anledning av pilotprojektet. Uppgifter om släktförhållanden registreras inte. Uppgift om sociala nätverk registreras bara när det är relevant för ärendet, exempelvis i ärenden som rör barn. En uppgift som direkt avslöjar etniskt ursprung, exempelvis uppgift om att någon har romsk bakgrund, kan finnas i löpande text i Treserva, exempelvis i ett utredningsdokument. En sådan uppgift registreras om den lämnas av den registrerade själv och socialtjänsten anser att det finns skäl att registrera uppgiften. Socialtjänsten efterfrågar normalt sett inte uppgift om etniskt ursprung. Uppgift om språk kan registreras exempelvis när den registrerade har behov av tolk eller hemspråksundervisning. Sida 2 av 5

3 I Treserva kan handläggarna endast använda uppgifter om namn, personnummer eller ärendenummer som sökbegrepp vid sökning i Treserva. Det är således inte möjligt att i Treserva söka fram och sammanställa uppgifter om romer eller personer med annat etniskt ursprung. I Lotus Notes finns inte uppgifter om etniskt ursprung. Däremot kan det finnas uppgifter om språk eller modersmål. Dessa uppgifter går inte att söka på. Känsliga personuppgifter som avslöjar etniskt ursprung lämnas endast ut om det är till fördel för klienten och med samtycke. Detta kan göras i samband med att personer flyttar till en annan stadsdel. De uppgifter som då kan lämnas ut är uppgift om medborgarskap och eventuellt tolkbehov. Uppgifter i utredningar lämnas inte ut. Uppgift om medborgarskap kan lämnas till Arbetsförmedlingen med samtycke, men vanligtvis lämnar man inte ut uppgiften på papper, utan man träffas tillsammans med klienten. Man är försiktiga på grund av sekretessen. Nämnden har rutiner för gallring genom en dokumenthanteringsplan och Nämnden följer Göteborg stads riktlinjer. Individ- och familjeomsorgen har inga särskilda riktlinjer eller instruktioner som rör behandlingen av personuppgifter. Nyanställda får en introduktion till Treserva och därefter löpande utbildningar om exempelvis personuppgiftslagen och ärendehandläggning inom socialtjänsten. Datainspektionens kontroller Datainspektionen har utfört kontroller i syfte att granska förekomsten av personuppgifter som avslöjar etniskt ursprung. Datainspektionen har genomfört sökningar i Treserva på ett tiotal namn som är vanligt förekommande bland personer med romskt ursprung samt därefter. granskat ett antal elektroniska personakter, bland annat ett LVU-ärende och ett ärende om ekonomiskt bistånd. Ett ärende granskades som nämnden uppgav gällde en person med romsk bakgrund. Datainspektionen har även granskat sammanställningen över familjehem och ett antal familjehemsansökningar i Lotus Notes. Vid kontrollerna i Treserva och Lotus Notes har Datainspektionen inte påträffat några känsliga personuppgifter som avslöjar etniskt ursprung. Sida 3 av 5

4 Skäl för beslutet Tillämplig lag I lag (2001:454) respektive förordning (2001:637) om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten finns bestämmelser som ska tillämpas när personuppgifter behandlas inom socialtjänsten. Bestämmelserna gäller, enligt 1 lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten, även för så kallade manuella register som är sökbara på endast ett kriterium. I den mån som behandlingen av personuppgifter inte särskilt regleras av lagen eller förordningen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten gäller personuppgiftslagen. Känsliga personuppgifter som avslöjar etniskt ursprung får enligt 7 lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten endast behandlas om uppgifterna har lämnats i ett ärende eller om de är nödvändiga för verksamheten. Enligt 15 förordningen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten får en kommunal myndighet vid handläggning av ärenden bara använda uppgifter om namn eller uppgifter om person-, samordnings-, eller ärendenummer som sökbegrepp vid sökning efter uppgifter eller i samband med sammanställningar. Det är således inte tillåtet att vid ärendehandläggningen använda till exempel uppgift om födelseland eller medborgarskap som sökbegrepp vid sökning efter uppgifter i verksamhetssystemet. Datainspektionens bedömning Även om en uppgift om etniskt ursprung inte är sökbar i ärendehanteringssystemet, måste det finnas ett rättsligt stöd för att socialtjänsten ska få behandla uppgiften. Enligt 7 lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten finns det ett krav på nödvändighet när socialtjänsten dokumenterar sådana uppgifter i ärendena. Detta innebär att en uppgift om att någon exempelvis har romsk bakgrund, måste vara av betydelse för det enskilda ärendet. Uppgiften i fråga får inte dokumenteras slentrianmässigt, utan endast efter att socialtjänsten har gjort en prövning av behovet i varje enskilt ärende. Uppgifter som avslöjar etniskt ursprung som den registrerade i ett ärende själv har lämnat i samtal med socialtjänsten, får således antecknas om det har betydelse för ärendet. Datainspektionen har uppfattat att socialtjänsten, enligt beskrivningen ovan, gör en prövning av att uppgifter som anger etniskt ursprung endast dokumenteras om de behövs i det enskilda ärendet. Datainspektionen har vid Sida 4 av 5

5 de kontroller som har gjorts inte påträffat några känsliga personuppgifter som avslöjar etniskt ursprung. Datainspektionen konstaterar att det vid inspektionen inte framkommit något som visar att nämnden behandlar personuppgifter som avslöjar etniskt ursprung i strid med lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten och dess förordning eller personuppgiftslagen. Ärendet kan därmed avslutas. Övrigt Efter det att Datainspektionen har beslutat i samtliga tillsynsärenden som ingår i projektet kommer uppdraget att redovisas till Regeringskansliet. Datainspektionen kommer i samband därmed att i en skriftlig rapport redovisa sina iakttagelser och även lämna eventuella synpunkter och råd mot bakgrund av det som framkommit vid tillsynen. Nämnden kommer att få del av rapporten i fråga. Katarina Högquist Sida 5 av 5