Dnr 006/2016. Förfrågningsunderlag. Skrivare

Transkript

1 Dnr 006/2016 Förfrågningsunderlag Skrivare

2 Innehåll 1 ALLMÄNT OM UPPHANDLINGEN Inledning Upphandlingens omfattning och innehåll Upphandlingsform Annonsering Anbudets innehåll Förfrågningsunderlagets innehåll och disposition Avtalsperiod Upphandlande enhet Kontaktperson under anbudstiden Planerad tidplan för upphandlingen 4 2 REGLER FÖR UPPHANDLING OCH ANBUD Anbudslämnande Anbudens giltighetstid Prisuppgifter Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud) Anbudsgivarens kontaktuppgifter Frågor och svar under anbudstiden Ersättning för anbud Tilldelningsbesked (delgivning av beslut) Avslutad upphandling och tecknande av avtal Hänvisningar till standarder 8 3 BEDÖMNING AV ANBUD 8 4 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN (KVALIFIKATIONSKRAV) Språk Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer Uteslutningsgrunder Ekonomisk och finansiell situation Miljöarbete Kvalitetsarbete 11 1(11)

3 1 Allmänt om upphandlingen 1.1 Inledning Bakgrund Åda Ab ägs av det offentliga Åland och är ägarnas gemensamma it-bolag. Åda Ab upphandlar IT-system och lösningar för ägarnas räkning, sköter drift och inköp av mjuk- och hårdvara, licensavtal etc. Läs mer på bolagets hemsida Åda Ab är en upphandlande enhet enligt 6 lag om offentlig upphandling (2007/348), UppHandL. Åda Ab:s FO-nummer är Syfte Syftet med Åda Ab är att erbjuda IT-relaterade tjänster till sina ägare inom offentlig sektor på Åland. Bolaget bidrar på så sätt till att aktieägarna kan erbjuda så god service som möjligt till boende och verksamma på Åland. Åda Ab erbjuder snabb och rättssäker IT-service med hög effektivitet och god kvalitet. Bolagets tjänster riktar sig enbart till aktieägarna. 1.2 Upphandlingens omfattning och innehåll Åda Ab har för avsikt att upphandla skrivare för att tillmötesgå aktieägarnas behov. Avtalstiden kommer att tecknas för 2 år gällande från och med datum för avtalstecknande med option på ytterligare 1+1 år. Uppskattningsvis omfattar avtalet under en 2 års period cirka 500 skrivare med tillbehör och service enligt bilaga 1 Kravspecifikation, skall-krav. 1.3 Upphandlingsform Upphandlingen genomförs i form av ett öppet förfarande. Upphandlingsformen medger inte förhandling. Anbud kommer således att antas utan föregående förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt denna anbudsförfrågan följs och att bästa villkor/pris lämnas i anbudet. 1.4 Annonsering Annonsunderlaget för denna upphandling har publicerats på HILMA och på Ådas hemsida. 2(11)

4 1.5 Anbudets innehåll Leverantören skall i anbudet visa att de i förfrågningsunderlaget uppställda förutsättningarna och kraven är uppfyllda. Leverantören skall i anbudet förklara sig beredd att teckna avtal i enlighet med bilagt avtalsutkast. Åda Ab har endast möjlighet att anta anbud som innehåller efterfrågad och fullständig information. Ett anbud som är ofullständigt eller som inte accepterar uppställda förutsättningar och krav kommer inte att antas. Leverantören skall ställa upp anbudet enligt följande anvisningar för att säkerställa att anbudet blir komplett. Leverantören ska begränsa anbudet till att endast omfatta efterfrågad information. Information som lämnas utöver efterfrågad information kommer inte att beaktas. 1.6 Förfrågningsunderlagets innehåll och disposition Detta dokument är indelat i fyra avsnitt: 1. Allmänt om upphandlingen 2. Regler för upphandling och anbud 3. Bedömning av anbud 4. Krav på anbudsgivaren (kvalifikationskrav) Förfrågningsunderlaget består förutom detta dokument även av följande bilagor: Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Bilaga 5 Bilaga 6 Bilaga 7 Kravspecifikation, skall-krav (formulär som ska fyllas i av anbudsgivaren) Kravspecifikation, bör-krav (formulär som ska fyllas i av anbudsgivaren) Prisbilaga Avtalsutkast Allmänna leveransvillkor för varor JYSE 2014 Varor Allmänna leveransvillkor för tjänster JYSE 2014 Tjänster Besvärsanvisning Anbudsgivaren ansvarar för att denne erhåller ett fullständigt förfrågningsunderlag. 1.7 Avtalsperiod Avtalsperioden är 2 år, från och med att avtalet tecknas, med option till eventuell förlängning på 1+1 år. 3(11)

5 1.8 Upphandlande enhet Upphandlande myndighet är Åda Ab, FO nr Kontaktperson under anbudstiden Namn: Maria Sten Lindqvist E-post: 1.10 Planerad tidplan för upphandlingen 2016 Aktivitet Annonsering av upphandlingen Sista dag att ställa frågor, tidsfrist 12 dagar innan anbudstiden går ut Sista dag för svar, tidsfrist 10 dagar innan anbudstiden går ut Sista dag att lämna anbud Utvärdering Tilldelningsbesked Delgivning av val av leverantör, väntetid på 21 dagar + 7 om delgivning sker per post Avtalstecknande Start av kontrakt 4(11)

6 2 Regler för upphandling och anbud 2.1 Anbudslämnande Anbud ska sändas i slutet kuvert till: Åda Ab Elverksgatan 10, PB MARIEHAMN, Åland, Finland Ytteremballaget och kuvertet bör märkas med texten Anbud Skrivare. Anbud lämnade per e-post eller fax godtas inte. Sista inlämningsdag är den 06 Juni Anbud som lämnas försent beaktas inte, oavsett orsak. Anbud skall lämnas skriftligt på svenska i två kompletta exemplar ett original och en kopia. Samtliga eventuella bilagor skall vara förtecknade i anbudet. Som komplement till det skriftliga anbudet skall Leverantören lämna en anbudskopia med eventuella bilagor i digital form på USB-minne. Om Anbud lämnas personligen gäller ovan angivna adress och Anbudet ska lämnas i den brevlåda som finns utanför Åda Ab:s entré. 2.2 Anbudens giltighetstid Anbudet ska vara giltigt i 4 månader från och med sista anbudsdag. 2.3 Prisuppgifter Prisuppgifter ska anges enligt prisbilaga. Ifyllningsinstruktioner för prisbilaga Punkt 1 I punkt 1 fylls priset för follow-printlösningen i för EN skrivare. Priset ska innehålla en 5(11)

7 komplett lösning där både hårdvara och mjukvara räknas in i priset (ex. kortläsare, mjukvara osv). Antalet skrivare ges av upphandlande enhet. Formel: (antal skrivare) x (priset) Punkt 2 I punkt 2 skrivs förväntad åtgång av förbrukningsvaror under avtalstiden för EN skrivare av varje typ. Formel: (total summa förbrukningsvaror/skrivare) x (antal skrivare i anbud) Punkt 3 I punkt 3 anges priset per skrivartyp. Priset är för EN skrivare. Antalet skrivare uppges av upphandlande enhet. Formel: (antal skrivare) x (pris) Punkt 4 I punkt 4 anges service under 1 år per produkt. Ange ett pris. Totalkostnad Totalkostnaden är summan av punkt 1-4. Samtliga prisuppgifter ska anges i EUR exklusive mervärdesskatt. Den upphandlande enheten betalar inga övriga extra kostnader eller avgifter. 2.4 Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud) Anbudsgivare ska basera sitt anbud på de förutsättningar som anges i denna anbudsbegäran. Inga reservationer eller alternativa anbud (sidoanbud) accepteras. 2.5 Anbudsgivarens kontaktuppgifter Anbudsgivarens kontaktuppgifter ska anges i anbudet. 2.6 Frågor och svar under anbudstiden Alla förfrågningar som rör anbudshandlingarna ska skickas per e-post till kontaktpersonen för 6(11)

8 upphandlingen. Namn: Maria Sten Lindqvist E-post: För att säkerställa att samtliga anbudsgivare får samma information, publicerar den upphandlande enheten alla frågor och svar gällande anbudshandlingarna på Anbudsgivarna ansvarar för att hålla sig uppdaterade med de eventuella frågor och svar som publiceras angående upphandlingen. Om anbudsgivaren upplever krav i förfrågningsunderlaget som otydligt, orimligt, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att kontakta den upphandlande enheten på ovan nämnda e-postadress på ett så tidigt stadium som möjligt, så att missförstånd kan undvikas. Eventuella frågor med anledning av förfrågningsunderlaget ska ställas skriftligen senast Svar och andra kompletterande upplysningar lämnas kontinuerligt, dock senast Innan anbud lämnas uppmanas anbudsgivaren att kontrollera huruvida nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av den upphandlande enheten under anbudstiden är bindande för både den upphandlande enheten och anbudsgivare. 2.7 Ersättning för anbud Ersättning för att upprätta anbud och delta i anbudsprocessen utgår inte. 2.8 Tilldelningsbesked (delgivning av beslut) Samtliga anbudsgivare kommer att erhålla meddelande om beslut. Meddelandet skickas via e-post i enlighet med leverantörens uppgifter, se avsnitt 2.5. I förekommande fall kommer besvärsanvisning att bifogas delgivningen. 7(11)

9 2.9 Avslutad upphandling och tecknande av avtal I upphandling över de tröskelvärden som anges i 16 UppHandL tillämpas väntetid med 21 dagar, 77 nämnda lag e contrario. Ett bindande avtal förutsätter att ett skriftligt avtal har upprättats vilket är undertecknat av behöriga företrädare för den upphandlande enheten. Den upphandlande enheten förbehåller sig rätten att anta anbudet i sin helhet eller delar av det Hänvisningar till standarder Om det i denna anbudsförfrågan förekommer någon hänvisning till standarder, varumärken, patent, produkttyp, ursprung, specifik metod eller produktion, avses härmed att den hänvisningen följs av orden "eller likvärdig. 3 Bedömning av anbud Anbudet kommer att prövas och utvärderas i två steg. 1. Prövning av anbudet, där kontroll av att alla "skall-krav" uppfyllts görs. 2. Utvärdering (tilldelning av kontrakt), där anbudens bör-krav utvärderas. Detta förfrågningsunderlag med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav, s.k. skall-krav. Endast de anbud som uppfyller samtliga skall-krav kommer att utvärderas. För uppfyllnad av skall-krav måste bilaga 1 vara fullständigt ifyllt. Ändringar i filen är inte tillåtna. Anbudsgivare som uppfyller skall-kraven samt kvalifikationskraven i punkt 4 går vidare till utvärdering. Utvärdering kommer att ske med hänsyn till utvärderingskriterierna pris viktat mot kvalitet. Den anbudsgivare som efter det justerade priset har det lägsta justerade anbudspriset kommer att antas. För uppfyllnad av bör-krav måste bilaga 2 vara fullständigt ifylld. Ändringar i filen är inte tillåtna. Utvärderingen av anbud sker på följande sätt: Formel: I prisbilaga: (Punkt 1) + (Punkt 2) + (Punkt 3) + (Punkt 4) = Totalpris 8(11)

10 Från det uträknande totalpriset kommer sedan ett prisavdrag göras beroende på hur väl kvalitetskraven (bör- krav) är uppfyllda för att komma fram till det justerade anbudspriset. Formel: Totalpris i euro (enligt formel ovan) uppfyllda bör-krav (se bilaga 2) = Justerat anbudspris Observera att prisavdraget endast görs för att utvärdera anbuden och påverkar inte Leverantörens framtida ersättning. 4 Krav på anbudsgivaren (kvalifikationskrav) 4.1 Språk Åland är ett svenskspråkigt landskap i Finland. Anbudet och samtliga avtal och bilagor ska upprättas på svenska. 4.2 Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer Anbud kan lämnas av en leverantör. En leverantör har rätt att anlita underleverantörer för att fullgöra sina åtaganden. Användandet av underleverantör begränsar inte anbudsgivarens ansvar som huvudman för fullgörande av kontraktet. Om leverantören anlitar underleverantör ska anbudet innehålla uppgifter om respektive underleverantörs firma, FO-/organisationsnummer samt vilken del av åtagandet som ska fullgöras av respektive underleverantör. 4.3 Uteslutningsgrunder Anbudsgivare utesluts från upphandlingen om någon av uteslutningsgrunderna i 53 lagen (2007/348) om offentlig upphandling föreligger. Detta innebär bland annat att anbudsgivare utesluts från deltagande i upphandlingen om denne, eller dess underleverantör, begått något av de i nämnda paragraf angivna brott, till exempel bestickning, bedrägeri eller penningtvätt. Anbudsgivare kan även uteslutas från upphandlingen om någon av uteslutningsgrunderna i 54 lagen (2007/348) om offentlig upphandling föreligger. Detta gäller även underleverantörer. 9(11)

11 Detta innebär att anbudsgivare kan uteslutas från upphandlingen om den eller dess underleverantörer: är försatt i konkurs eller blir upplöst eller har avbrutit sin affärsverksamhet eller har skulder som har reglerats genom ett fastställt ackord, ett saneringsprogram eller genom något annat motsvarande program som grundar sig på lagstiftningen, är föremål för försättande i konkurs eller upplösning eller för något annat förfarande som avses i 1 punkten, genom en lagakraftvunnen dom har dömts för en lagstridig handling i anslutning till sin yrkesutövning, i sin yrkesverksamhet har gjort sig skyldig till en allvarlig förseelse, som kan styrkas av den upphandlande enheten, har åsidosatt sin skyldighet att betala skatter eller socialförsäkringsavgifter i Finland eller i etableringslandet, eller har lämnat väsentligt oriktiga uppgifter då den lämnat den upphandlande enheten uppgifter som gäller tillämpningen av kapitel 8 eller försummat att lämna de uppgifter som krävs. Anbudsgivaren ska intyga att anbudsgivaren inklusive eventuella underleverantörer inte är föremål för någon omständighet enligt lagen (2007/348) om offentlig upphandling. För att styrka att samtliga skatter och sociala avgifter är betalda ska anbudsgivaren och eventuella underleverantörer, bifoga intyg från skattemyndighet eller från behörig myndighet i det land den är verksam. Anbudsgivare och eventuella underleverantörer ska vara registrerade i yrkes- eller handelsregister och bifoga utdrag för att styrka registreringen. 4.4 Ekonomisk och finansiell situation Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk och finansiell situation att denne klarar av att fullgöra uppdraget och etablera ett långvarigt leverantörsförhållande med den upphandlande enheten. Anbudsgivaren skall på begäran av Åda Ab kunna lämna sådana uppgifter och utdrag som möjliggör en bedömning av leverantörens ekonomiska och finansiella situation. 10(11)

12 4.5 Miljöarbete Anbudsgivaren bör ha ett aktivt miljöarbete som innehåller miljöpolicy och miljömål. Redogör för anbudsgivarens miljöarbete. 4.6 Kvalitetsarbete Anbudsgivaren ska vid avtalstecknande ha en dokumenterad rutin för kvalitetssäkring ISO 9001 eller likvärdigt. Redovisas på begäran. 11(11)