Översättning av övergripande budskap

Transkript

1 Översättning av övergripande budskap Detta är ett verktyg för dig som: Vill bli bättre på att översätta övergripande budskap så att de blir relevanta och begripliga för dina medarbetare Vill ha stöd i att formulera budskap till dina medarbetare Behöver en enkel modell som steg-för-steg hjälper dig planera kommunikationen av övergripande budskap till de egna medarbetarna, så att budskapen skapar mening, förståelse och engagemang I de flesta organisationer finns medarbetare som har svårt att förstå och ta till sig centrala och övergripande budskap, exempelvis om organisationens vision, värden, nya strategi eller målsättning. Orsaken kan vara att budskapen till både språk och innehåll ligger för långt från medarbetarnas egen verklighet. Budskapen behöver översättas så att de blir relevanta och begripliga för medarbetarna. Detta verktyg innehåller: Huvuddokument Beskrivning av vad det innebär att översätta övergripande budskap Modell för hur översättning i organisationen bör gå till Instruktioner för hur du i fyra faser bearbetar, formulerar och kommunicerar övergripande budskap Checklista för budskapsförmedling Tips på hur du håller budskapen levande Arbetsdokument Planeringsmall för att översätta, formulera och planera kommunikationen av övergripande budskap i fyra faser Mall: Budskapsmodell med exempel 1/10

2 Att översätta övergripande budskap Som chef har du ett stort ansvar när du ska kommunicera nya initiativ och beslut från ledningen. Du har en unik utgångspunkt som kommunikatör, eftersom du är den i organisationen som bäst känner dina medarbetare och deras vardag. Medarbetare säger ibland vi får aldrig veta någonting. Bakgrunden till denna sorts uttalanden är sällan brist på information, problemet är istället att kommunikationen inte varit tillräckligt tydlig och anpassad till medarbetarnas villkor. Som chef har du som uppgift att prioritera och översätta budskap. Det innebär att: Prioritera det som är särskilt viktigt för din verksamhet och för dina medarbetare för att skapa relevans Översätta språkligt så att det blir begripligt och meningsfullt Tydliggör den röda tråden mellan de övergripande budskapen och kopplingen till medarbetarnas vardag och arbetsuppgifter Syftet med att översätta övergripande budskap är att öka relevansen för dina medarbetare och skapa en känsla av sammanhang. Prioritera Som ledare är det viktigt att du hjälper dina medarbetare att prioritera i informations(över)flödet. Du måste filtrera informationsflödet och ta fasta på det som är särskilt viktigt för din verksamhet och för dina medarbetare. Detta innebär också att du behöver prioritera bort sådant som inte är nödvändigt för dina medarbetare att känna till. Om du är osäker på vad som är relevant för dina medarbetare, så får du helt enkelt fråga dem. Översätta Budskap från den centrala ledningen skapas ofta med ett annat perspektiv och ett annat språk än det som talas i verksamheten. Det kan dessutom finnas stora skillnader mellan olika delar av verksamheten tänk till exempel på skillnaden mellan hur medarbetare på HR-avdelningen pratar och hur medarbetare i fabrikshallen pratar. I rollen som översättare handlar det både om att översätta själva språket (Vad betyder t.ex. begreppet lean?) och att tydliggöra sambanden mellan budskapet och medarbetarnas vardag. (Vad innebär det t.ex. för oss i produktionen att ledningen efterfrågar mer kundfokus? Vad kan vi bidra med i sammanhanget?) Den röda tråden När du prioriterar och översätter är det viktigt att du skapar en röd tråd mellan de övergripande budskapen och den egna verksamheten. Det betyder att det viktigaste i det övergripande budskapet bör finnas med i översättningen till medarbetargrupper på varje nivå i organisationen. Att skapa den röda tråden är att tydliggöra hur det hänger ihop, för att skapa mening och sammanhang i det du kommunicerar. 2/10

3 I modellen illustreras hur översättningen, eller kaskaderingen genom organisationen bör gå till för att minimera risken att huvudbudskapen, dvs. essensen i det övergripande budskapet, tappas bort på vägen. Det centrala, övergripande budskapet formuleras i generella termer, tillsammans med en beskrivning av vad det innebär för nästa nivå, t.ex. avdelning, affärsområde, bolag. Det övergripande budskapet blir sedan underlag till översättning på nästa nivå t.ex. avdelning, affärsområde, bolag. I avdelningen, affärsområdet eller bolagets budskap, till sina verksamhetsområden, bör det viktigaste i det övergripande budskapet omfatta cirka 20 procent av budskapet, cirka 50 procent bör innehålla vad det innebär för den egna verksamheten och cirka 30 procent bör omfatta vad det innebär för nästa nivå i organisationen, t.ex. enhet. Principen för översättning är att varje nivås budskap innehåller en prioritering av det övergripande budskapet, tillsammans med: vad det innebär för den del av verksamheten där du ingår, t.ex. avdelning vad det innebär för den egna verksamheten, t.ex. enheten vad det innebär för grupper och medarbetare inom din egen verksamhet Genom att använda översättningsmodellen och riktlinjerna för vad budskapet ska innehålla i modellen ovan, kvalitetssäkrar organisationen att huvudbudskapet i de övergripande budskapen finns med på alla nivåer, ända ut till arbetsgrupper och den enskilde medarbetaren. 3/10

4 Att översätta, formulera och kommunicera övergripande budskap Så här gör du När du som chef har fått ett material från högsta ledningen är det ditt uppdrag att översätta och formulera budskapet. Du bör också planera för hur du ska kommunicera budskapet, så att det upplevs som relevant och begripligt för dina medarbetare. I formulering av budskapet handlar det om att skapa mening och sammanhang i det du kommunicerar och tydliggöra den röda tråden. Detta avsnitt går igenom fyra faser för översättning, formulering och kommunikation av övergripande budskap. Under resans gång ställs några centrala frågor som du ska besvara. När du har arbetat dig igenom dessa faser kommer du att känna dig säkrare på att dina budskap når fram till dina medarbetare, så att de förstår innehållet och handlar enlighet dem. Fas 1: Förberedelse För att du ska kunna vidareförmedla övergripande budskap i organisationen är det viktigt att du själv verkligen har förstått vad de handlar om. Du behöver också vara helt säker på vad som är ditt ansvar och uppdrag när det gäller att kommunicera budskapen. Vad handlar budskapet om? Kanske har du, i likhet med många andra chefer, varit med om att du efter en presentation har fått frågor från dina medarbetare som du inte riktigt har kunnat svara på. För att vara trovärdig behöver du förbereda dig väl. Exempel på frågor du ska kunna svara på: Vad vill ledningen förmedla? Vad har hänt och vad ska hända? Vilka goda argument finns det? Hur länge har man arbetat med detta? Vem har arbetat med det? Vilka konsekvenser får detta för din verksamhet positiva som negativa? Vilka konsekvenser får detta för dina medarbetare positiva som negativa? Hur ser tidsperspektivet ut? Är det något av detta som dina medarbetare kan påverka? På vilket sätt? 4/10

5 En god idé är att skriva ned alla frågor du kan komma på redan innan du håller presentationen. Kontrollera sedan om du kan besvara dem, eller om du måste skaffa mer information först. Vänd dig i så fall till din chef eller till någon annan som kan tänkas veta mer. Formulera de frågor och svar som du vill förbereda i Planeringsmall, fält 1.1 i Vad tycker jag om det budskapet handlar om? En förutsättning för att du ska lyckas i din kommunikation är att du vet vad du själv tycker. Om du ställer dig positiv till det budskap du ska föra vidare, kommer detta att märkas på dig. Är du däremot negativt inställd kommer det på motsvarande sätt att skina igenom när du förmedlar budskapet till dina medarbetare. Om du är negativt inställd eller känner tveksamhet till budskapet kan det vara bra att du resonerar med dig själv om detta. Försök se om du kan finna argument som du själv kan acceptera, t.ex. kring varför strategin har formulerats. Kan det finnas positiva konsekvenser som du inte har tänkt på? Prata med din egen chef han eller hon kanske kan förse dig med fler goda argument. Skriv dina argument i Planeringsmall, fält 1.2 i Klargör din roll, ditt ansvar och vilka resurser du har till förfogande Vad har dina närmaste chefer för förväntningar på din kommunikation och vad den ska leda till? Prata med dina chefer och fråga: Vilken är min roll? Vad ansvarar jag för i kommunikationen? Hur mycket tid kan ägnas åt att kommunicera budskapet? Finns det stöd som kan användas, exempelvis i form av ett informationsmaterial? Kan jag få hjälp att kommunicera om jag behöver det? Skriv ner din roll/ditt ansvar och dina resurser i Planeringsmall, fält 1.3 i Fas 2: Planera kommunikationen För att öka sannolikheten att budskapet ska få önskvärd effekt kan det vara en god idé att utarbeta en plan för hur budskapet ska kommuniceras. Formulera en plan genom att följa nedanstående frågor. 5/10

6 Steg 1: Vad handlar budskapet om? Vad är syftet med kommunikationen? I förberedelsefasen har du funderat över vad det övergripande budskapet handlar om och ambitionen med kommunikationen. Om syftet är att öka kännedomen om en fråga är det viktigt att budskapet är tydligt, relevant och begripligt. Kommunikationsinsatsen bli t.ex. ett e-postmeddelande eller en punkt på dagordningen vid nästa möte. Om syftet är att förändra attityder och beteenden ställs betydligt högre krav på budskapet och kommunikationsinsatsen bör i huvudsak baseras på dialog med målgruppen. Formulera syftet i Planeringsmall, fält 2.1 i Steg 2: Hur ser min målgrupp ut? Vilken kunskap har medarbetarna om ämnet, liten eller stor? Hur intresserade tror du att dina medarbetare är av budskapen? Hur förväntar du dig att dina medarbetare kommer att reagera på det du kommer att säga? Kommer några reagera negativt? Vad gör du då? Kommer några reagera positivt? Vad gör du då? Är det någon/några du bör informera personligen innan du informerar dina andra medarbetare? Om din målgrupp har ett svagt intresse eller visar en negativ attityd, ställer det större krav på dina insatser för att påverka deras motivation. Skriv ner dina svar i Planeringsmall, fält 2.2 i Steg 3: Vad är mitt budskap? Budskap ska bidra till att: Fokusera på det viktigaste Skapa energi och rätt känsla eller entusiasmera Visa tydlighet gentemot omvärlden 6/10

7 Signalera att olika parter står enade Ett budskap innehåller ett antal viktiga beståndsdelar. Använd Budskapsmodellen som stöd och hjälp när du formulerar budskap. Genom att använda modellen får du en egen förståelse för hur olika delar av budskapet hänger samman. Du säkerställer också att du får med viktig information om exempelvis orsakerna och konsekvenserna av en viss strategi eller förändring. Vilket är huvudbudskapet? Vad handlar detta om? Vad är det viktigaste? Tänk på att det inte är en slogan du ska ta fram. Huvudbudskapet är essensen av ditt budskap, det som är allra viktigast för dina medarbetare att ta till sig. Vad är bakgrunden? Orsaker? Varför? Vad är orsaken och bakgrunden till huvudbudskapet? Vad är exempelvis orsaken till organisationsförändringen eller det nya arbetssättet? Vad ska göras möjligt? Vilka problem ska lösas? Vad innebär detta? Hur påverkas verksamheten och medarbetarna? Vad kommer de konkreta konsekvenserna av bakgrunden och huvudbudskapet att bli? Hur kommer medarbetarna att beröras? Är det något som gruppen ska göra? Vilka delbudskap och argument kan förstärka huvudbudskapet? Finns det några viktiga delbudskap eller argument som är viktiga att få med? Delbudskap kompletterar, fördjupar eller nyanserar det viktigaste i huvudbudskapet. Argument kan vara svar på troliga följdfrågor och invändningar från medarbetarna, eller exempel som förstärker ditt huvudbudskap. Vad innebär det för mig? Det är viktigt att medarbetarna förstår budskapets bakgrund och syfte. Om de förstår orsaken och sammanhanget i budskapet har de lättare att acceptera det. Samtidigt är det viktigt att budskapet engagerar, det ska tala till både hjärtat och hjärnan. Försök alltid att formulera ditt budskap utifrån medarbetarna och deras situation. Vid en förändring bör du exempelvis tänka igenom vilka effekter förändringen får för gruppen och för de specifika medarbetarna. Ha detta som 7/10

8 utgångspunkt när du formulerar budskapet, då försäkrar du dig om att medarbetarna upplever ditt budskap som relevant och angeläget. Formulera budskapet i Planeringsmall, fält 2.3. Använd även Mall: Budskapsmodell som stöd i Steg 4: Vilka frågor ska du kunna besvara? Du bör alltid förbereda dig på frågor och invändningar som kan komma från dina medarbetare. Ett bra tips är att ställaa samman ett dokument med Frågor och svar (FAQ). Formulera de frågor som du föreställer dig att medarbetarna kommer att ställa. Bestäm vilka svar du vill ge. Fundera över om du vill besvara några av dessa frågor i ditt budskap. På så sätt förekommer du många av dina medarbetares frågor och visar samtidigt att du tänkt igenom saken utifrån deras perspektiv och behov. Formulera tänkbara frågor och dina svar i Planeringsmall, i tabellen under fält 2.4 i Tänk på! Prioritera och sålla i mängden information du vill förmedla. Budskapet ska vara begripligt, relevant och meningsfullt. Den röda tråden, intentionen med det övergripande budskapet, ska inte förvrängas. Syftet med att översätta övergripande budskap är att öka relevansen för dina medarbetare och skapa en känsla av sammanhang. Steg 5: Vilket slags material vill du använda? Vilken sorts aktivitet passar bäst? Planens nästa steg handlar om vilket material du vill använda. Det kan till exempel vara ett skriftligt material som du delar ut vid ett möte eller som du distribuerar i förväg. Nu får du möjlighet att testa ditt budskap. Går det att visualiseras eller har du ett bra exempel som förtydligar eller förstärker huvudbudskapet? Fundera hur du ska kommunicera budskapet. Välj kommunikationssätt beroende på vad du vill uppnå. Om du vill nå en större effekt än kännedom behöver du formulera och kommunicera budskapet både skriftligen och muntligen. Vill du skapa delaktighet och motivera medarbetarna att engagera sig i ämnet, så blir mötet extra viktigt. Om du väljer ett möte behöver du t.ex. fundera på hur mycket tid det tar att presentera och samtala kring budskapen. Du ska ha tid till din presentation, frågor och eventuell dialog. Tänk på: Det är svårt att åstadkomma några djupgående effekter, exempelvis ändrade beteenden och att skapa ett ägarskap, utan att en hålla en muntlig presentation som kombineras med dialog med medarbetarna. Skriv ner vilket material du behöver, hur du ska kommunicera och vilket typ av kommunikationsaktivitet som passar bäst i Planeringsmall, fält 2.5 i 8/10

9 Steg 6: När ska du kommunicera budskapet? När du väljer tidpunkt för kommunikationen av budskapet bör du ta med nyhetsvärdet i beräkningen, dvs. förmedla budskapet medan det fortfarande är relativt nytt. Samtidigt bör du väga in vilka möjligheter du har att med kort varsel avsätta tillräckligt med tid, både för kommunikationsinsatsen och en eventuell dialog kring budskapet. Du behöver också ta hänsyn till om det övergripande budskapet kommuniceras i andra kanaler och välja din tidpunkt utifrån det. Du måste kanske kommunicera med dina medarbetare innan budskapet blir känt i hela organisationen. Det kan också finnas andra budskap och händelser som planeras i verksamheten, som du antingen bör knyta an till eller ta hänsyn till. Har du olika medarbetargrupper och ska du kommunicera vid olika tillfällen? I så fall, i vilken ordning ska du kommunicera? Fundera över om några medarbetare bör få budskapet före andra. I så fall, hur kan du undvika att de sprider budskapet till andra, innan du själv har kommunicerat budskapet med dem? Skriv ner tidpunkten i Planeringsmall, fält 2.6 i Steg 7: Vad kan du få för stöd och hjälp? Fundera över om du har behov av stöd i någon form, exempelvis att någon är med under din presentation och hjälper till att besvara frågor, eller förstärker budskapet. Ibland kan det vara bra att bjuda in en annan chef eller en projektledare som kan berätta om det övergripande budskapet mer ingående. Ett alternativ är att låta en informatör hjälpa dig med att formulera ditt budskap. Eventuellt kan du också låta någon annan agera ordförande under det möte då du presenterar dina budskap. Testa gärna budskapet på representanter ur målgruppen eller en kollega innan du kommunicerar det med alla. Skriv ner vad du kan få för stöd och hjälp i Planeringsmall, fält 2.7 i Fas 3: Genomförande av kommunikationsinsatsen Om du väljer att kommunicera ditt budskap på ett möte behöver du säkerställa att din kommunikation blir så bra som möjligt. Använd checklistan nedan som stöd för planering, genomförande och efterarbete. Checklista: Ordna en lämplig lokal för mötet. Skicka en inbjudan med eventuell bakgrundsinformation. Klargör i inbjudan vad du förväntar dig av deltagarna. Utforma presentationsmaterial och förbered din muntliga presentation. Inled och avsluta på utsatt tid. Utse personer som kan hjälpa dig att hålla tiden och skriva 9/10

10 protokoll/minnesanteckningar. Visa att du är engagerad bjud på dig själv. Ge utrymme för frågor. Stäm av att deltagarna förstår ditt budskap och låt dem eventuellt diskutera två och två för att se om det är något som behöver klargöras ytterligare. Ge utrymme för dialog kring hur -frågorna, vad ni kan göra, vad som blir nästa steg och hur ni ska följa upp. Avsluta med att summera vad ni har kommit fram till. Distribuera snabbt protokollet/minnesanteckningarna till mötesdeltagarna, helst redan nästa dag, men senast inom tre dagar. Gör din egen checklista i Planeringsmall, fält 3.1 i 4. Håll budskapet levande Ibland behöver du planera för hur du ska hålla budskapet levande. Arbetet med den nya strategin ska kanske pågå i flera månader? Det är också viktigt att följa upp hur budskapet tagits emot av dina medarbetare. Kanske behöver du förtydliga eller upprepa budskapet vid flera tillfällen? Tips på hur du kan hålla budskapet levande: Följ upp löpande på möten, t.ex. genom fast punkt på dagordningen Låt budskapet bli en del av verksamhetsplanen eller andra styrdokument Visa upp budskapet på arbetsplatsen t.ex. genom artiklar i personaltidningen, på intranätet eller i andra kanaler Använd mätningar för att stämma av, t.ex. den årliga medarbetarundersökningen Presentera och uppmärksamma goda exempel och förebilder i olika sammanhang Bjud in någon ur högsta ledningen som berättar om budskapet Bjud in någon från en annan del av organisationen som kommit längre än er Fördelar: Budskapet och kopplade aktiviteter blir synliga Visar att budskapet och uppföljning av frågan prioriteras Medarbetarna påminns kontinuerligt om budskapet Visar att din organisation tar uppföljningen på allvar Levandegör och konkretiserar budskapet Visar att högsta ledningen står bakom budskapet och prioriterar frågan Ger trovärdighet till budskapet Notera hur du kan hålla budskapet levande i Planeringsmall, fält 4.1 i 10/10