Försäkringskassans inköpsvolym

Transkript

1 Försäkringskassans inköpsvolym Under 2012 köpte Försäkringskassan varor och tjänster för ca 2,2 miljarder kronor. Ca 75% av det som köps är tjänster. Inköpsenheten Mars 2013 Sida 1

2 Inköpsprocesser Regler, policy och rutiner Behov uppstår Upphandling Avrop med förnyad konkurrensutsättning Direktupphandling Beställning (avrop) Leverans Fakturahantering Arkivering Behovet tillgodosett IT-stöd för inköpsprocesserna Inköpsenheten Mars 2013 Sida 2

3 Beloppsgränser vem gör vad? Behov uppstår av vara eller tjänst Finns avtal? Försäkringskassan eller Statlig inköpssamordning Avtal m. en eller flera leverantörer? Ja Nej Belopp över kr En leverantör Flera leverantörer Ja Nej Belopp? Hur ska avrop göras enligt avtalet? Belopp? Belopp upp till kr? Rangordning/ Fast avropsordning Nej Förnyad konkurrensutsättning Belopp > kr och max kr Belopp upp till kr Enheten driver Se direktupphandlingsprocessen Ja Enheten driver Se Avropsprocessen Inköp driver Enheten lämnar uppdrag till Inköp. Se Avropsprocessen Inköp driver Enheten lämnar uppdrag till Inköp. Se Upphandlingsprocessen Inköp bereder och beslutar om vem som gör anskaffningen. Se Direktupphandlingsprocessen Inköpsenheten Mars 2013 Sida 3

4 Upphandlingsprocessen Uppdrag till inköp. Värdet överstiger kr. Statligt ramavtal saknas. Uppstart Resurser från linjen & inköp utgör projekt/arbetsgrupp Analysera Dokumentera Upphandla Kontraktera Nulägesanalys av verksamhetens behov Skapa förfrågningsunderlag förankrat enligt LOU SUA-avtal* 1 Projektoch upphandlingsfas Säkerhetsskydds-lag 8 (SÄK)* MBL 38* Ekonomisk analys Omvärlds- och marknadsanalys Upphandlingsplan, förankrat enligt LOU, tas fram av inköp och godkänns av styrgrupp/ uppdragsgivare Anbudsfas Utvärdering Säkerhetsprövning Säkerhetsskydds- Instruktion* Avtal tecknas VBU, anslag för genomförande* Ev. samverkan med annan myndighet Tilldelning Avtal överlämnas till linjen *Stäm av behov *Aktuellt vid SUAupphandling 2 Förvaltningsfas Avtalsförvaltning och uppföljning i samverkan med linjen - avtalstrohet - LOU - ekonomi - kvalitet (vem äger frågan?) Uppföljning av leverantör och förlängningar av avtal Avrop från inköp eller avropsstöd till linjen Utvärdering inför ny upphandling påbörjas 6-12 månader innan avtalets slut Samarbete med verksamhetens användare av avtalet, eventuell medverkan i styrgrupp Inköpsenheten Mars 2013 Sida 4

5 Avropsprocessen Behov uppstår Se processen för Upphandling och Direktupphandling Finns giltigt avtal inom Försäkringskassan eller Statlig inköpssamordning? Nej Ja Kategorisera Skapa (1-5 dagar) Avropa (10-15 dagar) Utvärdera/välja (10-15 dagar) Avtal/beställning Avtal: Förnyad konkurrensutsättning Skapa avropsförfrågan Administrera och besvara frågor från leverantörer Utvärdera svar, leverantör & tilldela Avtal/ beställning skrivs, skickas & mottas 1 Avrop Avtal: Rangordning Skapa avropsförfrågan & godkänna anbud Avtal/ beställning skickas & mottas Avtal: En leverantör Skapa avtal/ beställning Avtal/ beställning skickas & mottas För flöden gällande leverans och betalning, se beställningsprocessen. Inköpsenheten Mars 2013 Sida 5

6 Beställningsprocessen Behov uppstår Se processen för Avrop, Upphandling och Direktupphandling Val av produkt och leverantör är fastställt i ett tidigare skede (genom upphandlings-, avrops- eller direktupphandlingsprocessen?. Nej Ja 1 Beställning Söka produkt och avtal Skapa beställning Godkänna beställning Skicka beställning till leverantör Ta emot orderbekräftelse Hantera ev. orderavvikelser Ta emot leverans Registrera inleverans Godkänna leverans 2 Leverans Kontrollera leverans Hantera avvikelser Ta emot faktura Registrera i system Matcha faktura Betala faktura 3 Betalning Hantera avvikelser Godkänna faktura vid högre belopp Inköpsenheten Mars 2013 Sida 6

7 Direktupphandlingsprocessen Behov uppstår Se avropsprocessen. Finns giltigt avtal inom Försäkringskassan eller Statlig inköpssamordning? Ja Nej Finns det möjlighet att samma eller liknande behov återkommer Inom ett år? Nej Ja Ramavtal upphandlas för framtida behov. Beslut Skapa Utvärdera Tilldela Avtal/beställning Diskussion om anledningen till DU Skapa förfrågningsunderlag Utvärdering av inkomna anbud Val av leverantör Avtal/ beställning skrivs Skickas & mottas 1 Direktupphandling Beslut om DU fattas och dok enligt mall MBL 38, när så erfordras Säkerhetsprövning Ev SUA-avtal För flöden gällande leverans och betalning, se beställningsprocessen. Inköpsenheten Mars 2013 Sida 7

8 Så blir du leverantör Ett första steg att bli leverantör till Försäkringskassan är att vara uppdaterad om vilka upphandlingar som pågår. Försäkringskassans upphandlingar publiceras elektroniskt på Visma Opic via följande länk: webus.opic.com Annonserade upphandlingar finns också på Försäkringskassans hemsida Inköpsenheten Mars 2013 Sida 8

9 Vilka krav ställs på blivande leverantör? Betalda skatter och socialförsäkringsavgifter Rent mjöl i påsen att leverantören, eller dess företrädare, inte enligt lagakraftvunnen dom är dömd för brott enligt 10 kap LOU 2007:1091 Ekonomisk stabilitet lägst riskklass 3 enligt UC eller motsvarande från annat kreditinstitut. Att leverantören klarar att teckna Säkerhetsskyddsavtal samt registerkontroll Inköpsenheten Mars 2013 Sida 9

10 Varför säkerhetsskyddsavtal och registerkontroll? Försäkringskassan bedriver en verksamhet som till vissa delar är samhällskritisk. Hanterar personuppgifter som är SID skyddad identitet. Hanterar stora summor pengar. Betalar ut drygt 1 miljard kronor per dag. Säkerhetsklassade roller som t ex. arkitekter eller systemutvecklare med åtkomst till utbetalningssystem. Inköpsenheten Mars 2013 Sida 10

11 Förfrågningsunderlagets olika delar Administrativa krav Uteslutningsgrunder Krav på leverantören/ kvalificeringskrav Krav på föremålet för upphandlingen Utvärderingskriterier Kommersiella villkor Inköpsenheten Mars 2013 Sida 11

12 Att genomföra en upphandling Förstudie Utformande av förfrågningsunderlag Annonsering Frågor och svar Anbud kommer in Utvärdering Tilldelningsbeslut/val av leverantör Avtalsspärr Ev. överprövning Avtalstecknande Inköpsenheten Mars 2013 Sida 12

13 Att tänka på när du lämnar anbud till Försäkringskassan Läs förfrågningsunderlaget noggrant i god tid. Läs också omgående eventuella kompletteringar, frågor och svar som kommer under anbudstiden Påtala eventuella brister i underlaget så tidigt som möjligt under anbudstiden. Ställ frågor så tidigt som möjligt om något är oklart. Kontrollera alla viktiga datum. Inköpsenheten Mars 2013 Sida 13

14 Att tänka på fortsättning Behöver ni förlängd anbudstid, ansök om detta i tid. Tänk dock på att det inte är säkert att det blir godkänt. Utforma ert anbud enligt anvisningarna i förfrågningsunderlaget. Bifoga de dokument, intyg och bilagor som efterfrågas till anbudet. Notera de krav som vi ställer i underlaget och se till att ni uppfyller dem även om kraven inte känns relevanta för er. Inköpsenheten Mars 2013 Sida 14

15 Att tänka på..fortsättning Försäkringskassan använder TendSign för elektronisk anbudsgivning. Se till att avlämna anbudet i rätt tid. Vi får inte anta ett anbud som kommer in för sent utan måste förkasta det. Inköpsenheten Mars 2013 Sida 15

16 Utveckling inköpsvolym Inköpsenheten Mars 2013 Sida 16

17 Analys FK:s leverantörer 2012 A-leverantörer 102 leverantörer står för 2,2% av totalt antal leverantörer och 80% av den totala omsättningen. B-leverantörer 230 leverantörer står för 5,0% av totalt antal leverantörer och 15% av den totala omsättningen. C-leverantörer leverantörer står för 92,8% av totalt antal leverantörer och 5% av den totala omsättningen. Under 2012 hade vi aktiva leverantörer. En ökning med 6% jämfört med Inköpsenheten Mars 2013 Sida 17

18 Analys av FK:s leverantörer forts Av C-leverantörer är 75 % köp under kronor, vilket är beloppsgränsen där verksamheten själva får upphandla. Detta gör att det blir svårt för Inköpsenheten att kontrollera dessa leverantörer. Antalet C-leverantörer bör minskas för att bl.a. få en minskad administration. Inköpsenheten Mars 2013 Sida 18

19 Utveckling antalet leverantörer Inköpsenheten Mars 2013 Sida 19

20 FK:s 25 största leverantörer 2012 (exkl hyror) Leverantör American Express Services Europe Posten Meddelande AB TeliaSonera Finans AB Logica Sverige AB Accenture AB Sogeti Sverige AB Recall Sweden AB Dustin/Nordea AB IBM Svenska AB Atea Sverige AB Capgemini Sverige AB SAP Fujitsu Siemens Computers AB Arbetsförmedlingen EWork Scandinavia AB Know it Candeo AB Hitachi Data Systems AB Hewlett-Packard Sverige AB Carat Sverige AB Statens Servicecenter TeliaSonera Sverige AB Acando Consulting AB Statens Fastighetsverk Förenade Service AB Nordea Bank AB Inköpsenheten Mars 2013 Sida 20