Inledning PROJEKTHANDBOK 1(8) 2C1224 PROJEKTSTYRNING Version 1. Inlämningsuppgift 1:1, Grupp 36 Magnus Jansson, Svante Rohlin

Transkript

1 PROJEKTHANDBOK 1(8) Inledning Detta är en kortfattad projekthandbok som är en del av examinationen i kursen Projektstyrning. Syftet med handboken är att sammanfatta de kunskaper som inhämtats under kursens gång. När man ska skriva en projekthandbok som denna är det många frågor man ställer sig. Vad innebär projektstyrning?, Varför behövs det?. Svaret på dessa frågor är inte självklara. Ett tydligt exempel är det samarbete som resulterat i de examinerande inlämningsuppgifter som ingår i kursen. Detta samarbete har fungerat mycket bra utan någon tydlig projektledare men helt klart är att den planering som framtvingades i och med inlämningsuppgift 1 har gjort att resultat har nåtts i tid och till rimlig kostnad (i form av nedlagt arbete). Så slutsatsen är att projektstyrning genom noggrann planering och uppföljning leder till projekt som uppfyller målen med en lägre kostnad och kortare tid. Eftersom allt arbete är ett resultat av kreativt tänkande och alltför mycket styrning lätt hämmar kreativiteten kan projektstyrning också vara en nackdel. De formalia man inför i projektet måste vara så pass enkel att den inte inkräktar på det som faktiskt ska göras. Vad ett projekt är, är inte heller något som är helt självklart. Man brukar säga att ett projekt är något som har en tydlig början, mitt och slut, det finns ett bestämt färdigdatum och en kostnad. Vad som göras bestäms i början av projektet och beror på om det är ett leverans-, utvecklings- eller upphandlingsprojekt. Ett leveransprojekt är när leverantören levererar en vara eller tjänst till en beställare. Ett upphandlingsprojekt är när en beställare köper en vara eller tjänst från en leverantör med ett anbudsförfarande. Ett utvecklingsprojekt skiljer sig från de två tidigare genom att det syftar till att utveckla en produkt eller tjänst och har oftast en intern beställare som kund. Vi har valt att beskriva våran projektmodell i så allmänna ordalag att den ska gå att applicera på både upphandlings- och leveransprojekt.

2 PROJEKTHANDBOK 2(8) Innehållsförteckning Inledning 1 Innehållsförteckning 2 Grundläggande begrepp och dokumentation 3 Letter of Intent 3 FAT 3 SAT 3 The triple constraint 3 Projektplan 3 Progressrapport 3 Slutrapport 3 Projektmodell 3 Början 4 Planering 4 Riskanalys 4 Detaljutredning 4 Genomförande 5 Slutet 5 Leverans 5 Avslut 5 Projektavslutning 5 Gallring av dokument 5 Informationsöverföring 5 Insamling 6 Sammanställning 6 Spridning 6 Appendix I: Utvärderingsformulär 7 Appendix II: Checklistor 8 Projektstart 8 Riskanalys 8 Projektavslut 8

3 PROJEKTHANDBOK 3(8) Grundläggande begrepp och dokumentation Letter of Intent När en beställare i ett större upphandlingsprojekt har fått in offerter från några olika leverantörer är det brukligt att man skriver ett avtal, ett sk. Letter of Intent, med den leverantör som ligger bäst till för att till slut få leverera. Man brukar då också göra en delbetalning till leverantören så att denna skall kunna göra en mer omfattande förstudie. FAT Factory Acceptance Test. Detta betyder att man testar den produkt som ska levereras på fabriken d.v.s. den plats där den tillverkats på. Normalfallet är att en viss del av betalningen är kopplad till godkänd FAT. SAT Site Acceptance Test. Med detta menas det test som utförs på installationsplatsen efter installationen. Normalfallet är att en viss del av betalningen är kopplad till godkänd SAT. The triple constraint The triple constraint syftar på de tre delar som begränsar ett projekt. 1. Kvalitet 2. Kostnad 3. Tid Vill man ha en högre kvalitet så får man räkna med att det kommer att bli dyrare och förmodligen ta längre tid. Vill man ha lägre kostnad så får man nog räkna med lite mindre kvalitet. (Vad som menas med kvalitet kommer inte att behandlas i denna projekthandbok.) Projektplan Det dokument som visar vad, hur, på vilken tid och till vilken kostnad det ska göras. Progressrapport Progressrapporten är ett återkommande dokument i vilken projektet följs upp. Framförallt tidplanen och resursplanen följs upp. Slutrapport Slutrapporten innehåller en uppföljning av vad som hänt i projektet avseende tid och resurser i förhållande till vad som bestämts i projektets startrapport. Även resultatet av projektet dokumenteras här. Projektmodell Vår projektmodell domineras av tre faser som vi har valt att kalla Början, Genomförande och Slutet. I verkligheten föregås ett projekt oftast av en förstudie

4 PROJEKTHANDBOK 4(8) och att någon faktiskt initierar projektet. Det bör poängteras att den som initierat projektet verkligen lämnar över till den projektledare som ska driva projektet. Etapp Milstolpe Grindhål Början Planering Startrapport Tidplan Resursplan Projektplan Riskanalys Riskanalysprotokoll Detaljutredning Kravspecifikation Godkänd kravspecifikation Genomförande FAT-protokoll Godkänt FAT-protokoll Slutet Leverans SAT-protokoll Godkänt SAT-protokoll Avslut Slutrapport Början Planering Under planeringen ska projektledaren fastställa vilka resurser som står till förfogande och planera in dessa i en tid- och resursplan. Redan i detta läge är det bra om projektledaren försöker hitta stöd för sitt fortsatta arbete bland annat genom att utse/bilda en stödgrupp om det inte redan finns någon sådan. Planeringen utmynnar i ett startdokument, Projektplan som innehåller Startrapport, Tidplan och Resursplan. Riskanalys Att tidigt i projektet göra en riskanalys både underlättar planeringen och ökar chanserna för att projektet ska hålla sig inom sina tid- och kostnadsramar. Riskanalysen kan med fördel utföras enligt miniriskmetoden, som är både enkel, effektiv och ger många människors synpunkter. Men man kan i mindre projekt även tänka sig andra typer av enkel riskanalys. Riskanalysen sammanfattas i ett riskanalysprotokoll. I riskanalysprotokollet beskrivs riskerna och vilka åtgärder som ska vidtas och vem som är ansvarig för att dessa utförs. Detaljutredning Detaljutredningen utreder vilka specifika krav beställaren kan ställa på leverantören. Denna fas dokumenteras i en kravspecifikation. Detta gäller oavsett om det handlar om ett upphandlings- eller leveransprojekt.

5 PROJEKTHANDBOK 5(8) Genomförande Denna del är den som skiljer sig betydligt åt beroende på vilken typ av projekt det handlar om. Det viktiga under denna fas av projektet är att man genomför regelbundna möten och sedan följer upp det i regelbundna progressrapporter. I dessa rapporter ska det läggas speciell vikt vid att följa upp tidplanen och resursplanen. Genomförandet avslutas alltid med någon form utav FAT. FAT-protokollet ska godkännas innan leverans. Slutet Leverans När leveransen är genomförd genomförs ett SAT och när den är godkänd upprättas ett SAT-protokoll. Avslut När projektet avslutats skall det alltid skrivas en slutrapport där tid- och resursplanen följs upp. Resultatet av projektet ska också utvärderas i rapporten. Om det är ett upphandlingsprojekt är det av största vikt att projektets faktiska kostnad följs upp gentemot den ursprungliga resursplanen. Det är minst lika viktigt att motivera varför ett projekt blivit billigare än planerat som att försöka förklara varför det blev dyrare. Detta därför att man låser pengar till projekten och det betyder att andra projekt då får vänta som man istället då hade kunnat påbörja. Projektavslutning Gallring av dokument Under projektets gång kommer en mänga dokument att genereras. Vissa av dessa dokument kommer inte att behövas efter projektavslut. Dock ska alla dokument som ingår som milstolpe eller grindhål sparas. När ett dokument har blivit godkänt ska det inte ändras och alla andra arbetsversioner av detta dokument gallras ut av den som lade sista handen på dokumentet. Brevväxling vare sig det gäller e-post eller snigelpost är viktig att dokumentera under projektets gång men när projektet avslutas måste dessa gallras ut och det är upp till projektmedlemmarna att efterhand som innehållet blir inaktuellt markera dessa för destruktion. När projektet avslutas destrueras alla de dokument som är markerade. De dokument som inte gallrats ut spara minst tills garantitiden löpt ut och eventuell lagstadgad arkiveringstid är uppfylld. Informationsöverföring Informationsöverföring är ett ofta förbisett område som skulle kunna leda till att framtida projekt blir mer lyckade. Det är naturligtvis en självklarhet att projektledare använder sig av sitt kontaktnät och ringer runt till andra som har gjort liknande projekt eller haft samma problem. Men att ha ett systematiskt system för insamlade av nyttiga erfarenheter gör att man i mindre grad förlitar sig till slumpen. Som en vis man en gång sa: Man gör inte om samma misstag två gånger oftast tre eller fyra.

6 PROJEKTHANDBOK 6(8) Insamling För att säkerställa att erfarenheter kring projektet blir insamlade bör man upprätta ett frågeformulär som samtliga inblandade i projektet får svara på. Frågor som kan tänkas ingå kan vara: 1. Hur väl tycker du att du förstått projektets mål? (skala 1-5) 2. Hur väl tycker du att projektmålet har infriats? (skala 1-5) 3. Vad tycker du har påverkat mest för att projektet har lyckats/misslyckats? 4. Vad hade kunnat göras bättre? 5. Vad har du personligen lärt dig under projektet som du inte visste förut och skulle vilja dela med dig till andra? Ett exempel på hur ett sådant utvärderingsformulär skulle kunna se ut finns i Appendix I. Det är dock viktigt att frågorna är enkla och att alla verkligen ger sig tid att svara på dom. Styrgruppen är de som ska lämna ut och samla in dessa enkäter för att inte svaren ska färgas av projektmedlemmarnas känslor för projektledaren. Det är även viktigt att projektledaren får lite återkoppling från sina medarbetare så att han kan göra ett ännu bättre jobb nästa gång. Sammanställning Besvarade enkäterna är det upp till styrgruppen tillsammans med projektledaren att gå igenom. Dessa enkäter sammanställs till en sammanfattande rapport med fokus på vad som gör att projekt lyckats och på vad som skulle kunna göras bättre. Anledningen till att styrgruppen ska vara med är att det är troligt att dessa personer även i framtiden kommer att ha inflytande över hur olika projekt genomförs. Spridning Förutom att erfarenheterna sprids genom att styrgrupperna arbetar med enkäterna och samlar dessa i en databas så borde en eller ett par gånger om året en föreläsning hållas angående olika projekt inom företaget och vad som fick dom att lyckas (med obligatorisk närvaro för projektledare).

7 PROJEKTHANDBOK 7(8) Appendix I: Utvärderingsformulär Projektutvärdering: 1. Hur väl tycker du att du förstått projektets mål? Utmärkt Mål? Vadå mål? 2. Hur väl tycker du att projektmålet har infriats? Utmärkt Totalhaveri 3. Vad tycker du har påverkat mest för att projektet har lyckats/misslyckats? 4. Vad hade kunnat göras bättre? 5. Vad har du personligen lärt dig under projektet som du inte visste förut och skulle vilja dela med dig till andra?

8 PROJEKTHANDBOK 8(8) Appendix II: Checklistor I nedanstående checklistor är de dokument som ska göras markerade med kursiv stil. Projektstart Startrapport. Gör en tidplan. Fastställ vilka resurser som finns till förfogande. Gör en resursplan. Utför en riskanalys (se separat checklista om riskanalys). Startmöte. Budgetera startmötet. Boka möteslokal. Bjud in alla deltagare. Gör en dagordning för startmötet Presentera projektmålen (tid, kostnad och kvalitet) Diskutera rimligheten i projektmålen och nå koncensus. Diskutera och fördela ansvar. Håll startmötet. Skriv en projektplan. Riskanalys Hitta deltagare till riskanalysen. Boka mötesplats. Bjud in riskanalysmötets deltagare. Skapa dagordning. Fixa gula lappar med klister. Håll mötet. Sammanställ riskerna. Tilldela riskerna en ansvarig. Skriv riskanalysmötesprotokoll. Projektavslut Slutrapport. Följ upp ekonomin och motivera projektets ekonomiska läge Följ upp tidplanen och motivera projektets sluttid. Städning av projektdokument. Släng ut det som inte behövs, bl.a. korrespondens som markerats för destruktion. Dubbelkolla att all dokumentation, som behövs om någon annan behöver följa upp projektet om några år, verkligen finns. Stäng projektkonton. Informationsöverförning. Enkäter utskickade. Enkäter insamlade. Sammanställning av enkätsvaren till en rapport. Utvärdering av erfarenheterna.