Dokumentationsuppdraget en sammanfattning

Transkript

1 SAMÖ (5) Delprojekt Utvärdering Sofie Ivarsson och Camilla Trané Kontakt: Sofie Ivarsson sofie.ivarsson@msb.se Dokumentationsuppdraget en sammanfattning Dokumentation av övande aktörers förbättrings- och utvecklingsarbete som påbörjats med anledning av deras deltagande i planeringen inför SAMÖ 2016 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Postadress: Karlstad, telefon: , e-post: samo2016@msb.se Länsstyrelsen Västra Götalands län Postadress: Göteborg, telefon: , e-post: samo2016@msb.se

2 SAMÖ (5) Vad händer i organisationer som deltar i planeringsprocesser inför övningar? Sker det något utvecklings- och förbättringsarbete redan före en övning? Projektet SAMÖ 2016 gjorde en första ansats att närma sig dessa frågor i det så kallade dokumentationsuppdraget. Som en del i att undersöka hur deltagande i planeringsprocessen påverkar aktörerna skulle projektet SAMÖ 2016 På ett ändamålsenligt sätt dokumentera övande aktörers förbättrings- och utvecklingsarbete som påbörjas m.a.a. deras deltagande i övningen (tiden mellan startmötet och fram till övningens genomförande) 1 Delprojekt Utvärdering i projekt SAMÖ 2016 fick uppdraget, vilket även inkluderade att ta fram uppdragets metod. Förutsättningarna för dokumentationsuppdraget förändrades eftersom planeringsprocessen, som var tänkt att pågå i ca 19 månader (april 2015 november 2016) 2, ställdes in drygt 7 månader efter startmötet 3. Uppdraget innebar därefter att sammanställa resultatet för tiden från startmötet till den avslutande erfarenhetskonferensen i januari Metoden baserades på dokumentation från två tillfällen. I september 2015 genomförde Delprojekt Utvärdering tre identiskt utformade workshoptillfällen i Göteborg, Skövde respektive Karlstad. Workshopparnas övergripande inriktning rörde målarbetet och totalt deltog 83 av ca 100 övande aktörer, fördelade på 141 deltagare, både lokala övningsledare och lokala utvärderare. Under workshopparna gjordes en gruppaktivitet som en första ansats för att påbörja dokumentationen av förbättrings- och utvecklingsarbeten. Deltagarna fick berätta för varandra vilka utvecklings- och förbättringsaktiviteter de hade gjort, var mitt i eller kommer att göra i sina organisationer och tillsammans med andra som ett resultat av medverkan i projekt SAMÖ Projektdirektivet SAMÖ 2016 s. 4 2 Startmötet genomfördes i april 2015 och övningen var planerad att genomföras i november Beslut om att ställa in SAMÖ 2016 fattades den 1 december 2015

3 SAMÖ (5) Gruppaktivitet kring förbättrings- och utvecklingsarbeten på workshopparna i september Aktörerna berättar för varandra och dokumenterar svaren. (Foton: Delprojekt Utvärdering) Därefter flyttar vi oss knappt ett halvår framåt i tiden, till resultaten från erfarenhetskonferensen den 28 januari På det datumet skulle egentligen planeringskonferens 3 ha genomförts, men eftersom övningen ställdes in beslutades att genomföra en gemensam konferens ändå, men med inriktningen att omhänderta erfarenheterna av arbetet. På erfarenhetskonferensen deltog ett 40-tal aktörer fördelade på ett 50-tal deltagare, framförallt lokala övningsledare, men även några lokala utvärderare. Under konferensen genomförde Delprojekt Utvärdering en liknande gruppaktivitet som under workshopparna. Deltagarna fick berätta för varandra vad de hade gjort eller kommer att göra för förmågeutvecklande arbete som grundar sig på att de var med i planeringsprocessen inför SAMÖ Gruppaktivitet kring förmågeutvecklande arbeten på erfarenhetskonferensen i januari Aktörerna berättar för varandra och dokumenterar svaren. (Foto: Delprojekt Utvärdering)

4 SAMÖ (5) Vad visar resultaten från dokumentationsuppdraget? Trots att dokumentationsuppdraget bara hann omfatta halva den tänkta planeringstiden ger resultatet en bild av vad som händer i organisationer när de deltar i planeringsprocessen inför en övning. Analysen av dokumentationen ger en övergripande bild av vad representanterna för de övande ser som utvecklingsoch förbättringsarbete under planeringsprocessens olika skeden. Detta skulle i sin tur kunna vara ett underlag för att bland annat se tendenser kring hur stöd från övningsledningen kan riktas. Dokumentation av förbättrings- och utvecklingsarbeten som de övande aktörerna har gjort som ett resultat av att det var med i planeringsprocessen inför SAMÖ (Foton: Maria Göranson, Länsstyrelsen i Västra Götalands län och Delprojekt Utvärdering) På workshopparna i september 2015 dokumenterade representanterna för de övande aktörerna tillsammans 210 utvecklings- och förbättringsaktiviteter och i januari 2016 dokumenterades totalt 75 aktiviteter som ansågs förmågeutvecklande. I september kan det konstateras att en stor andel av det arbete som aktörerna har gjort eller gör är relaterat till det arbete som projektet SAMÖ 2016 genererar (41% av svaren). Vad planeringen inför SAMÖ 2016 också verkar ha initierat fram till och med september 2015 är samverkansmöten mellan aktörer samt utbildningar. Dessutom pekar resultaten från september på att kommuner och landsting i väsentligt mycket högre grad har genomfört samverkansmöten mellan aktörerna, medan gruppen myndigheter på nationell och regional nivå samt privata aktörer arbetat mer med ingångsvärden, som ambitionsdokument, mål och scenario. I januari 2016 kan det konstateras att aktörernas planer på att genomföra övningar är klart dominerande bland det utvecklingsarbete som lyfts fram, vilket sannolikt är en direkt effekt av att övningen SAMÖ 2016 ställdes in. Vid erfarenhetskonferensen i januari 2016 lyfts också att planeringsprocessen för SAMÖ 2016 gett ringar på vattnet i form av att använda SAMÖ-tänk eller använda erfarenheter när aktörerna.utvecklar framtida övningsverksamhet.

5 SAMÖ (5) Det sammanställda resultatet från dokumentationen på workshopparna i september återkopplades till aktörerna på planeringskonferens 2 i oktober 2015 i form av tryckta affischer med ett urval av aktiviteterna, se nedan. Affischerna finns i en bilaga (separat fil) till denna rapport. Återkoppling av resultatet från workshopparna i september i form av tryckta affischer på planeringskonferens 2. Vid en jämförelse av dokumentationen från september och januari visar materialet från september att ungefär hälften av aktörerna lyfter fram genomförda utbildningar relaterade till den egna rollen i övningen, t.ex. utbildningen för lokala övningsledare. De utbildningar som lyfts fram i januari tycks vara mer förmågenära och handlar t.ex. om utbildning i WIS/Rakel, gemensamma grunder i samverkan och ledning vid samhällsstörningar samt stabsmetodik. I september 2015 var några av de övningar som lyftes interna, då främst inriktade mot WIS/Rakel. Flera aktörer skriver också att de deltagit i samverkansövningar som Övning Gripen eller Telö 15 för att förbereda sig inför SAMÖ I januari 2016, mot bakgrund av att SAMÖ 2016 ställdes in, ges framåtblickande bilder kopplade till övningar, och dessa är i huvudsak av samverkanskaraktär. Vilken effekt dessa övningar sedan får, övningar som kommer att förhålla sig till det arbete med aktörsgemensamma mål och scenario som gjordes under planeringsprocessen för SAMÖ 2016, kommer framtiden att utvisa. Detta dokument är en sammanfattning av resultatet från dokumentationsuppdraget. Rapporten i sin helhet 4 fås av Sofie Ivarsson, MSB (kontaktuppgifter finns på försättsbladet). 4 MSB (2016) Dokumentationsuppdraget, Dokumentation av övande aktörers förbättringsoch utvecklingsarbete som påbörjats med anledning av deras deltagande i planeringen inför SAMÖ 2016, Dnr