Den svenska e-arkivlösningen för offentlig sektor.

Transkript

1 Den svenska e-arkivlösningen för offentlig sektor.

2 Nu förenklar vi den svenska offentliga sektorns informationshantering. Vi har arbetat hårt för att finna en lösning på de tuffa krav som ställs. Baserat på e-delegationens utredningar, riksarkivets föreskrifter och verksamheternas krav presenterar vi här vår arkivlösning EASY. EASY är enkel att implementera och erbjuder en rimlig kostnadsbild. Ni kan vara igång på ett par veckor! Läs vidare så berättar vi hur. Varmt välkommen!

3 EASY - Sveriges mest kostnadseffektiva e-arkivlösning. En komplett e-arkivering på några veckor var målet när vi inledde vårt utvecklingsarbete med EASY. Nu erbjuder vi en färdig lösning för att digitalisera och automatisera arkivprocesser från överföring till lagring med ett 1000-årigt perspektiv. Med teknik från FormPipe Software och Lemontree täcks behoven inom modern e-arkivering. EASY ger ökad tillgänglighet och service, högre informationssäkerhet och effektivitet samt betydande kostnadsbesparingar. Tid sparas och istället kan fokus riktas på verksamhetsfrågor. Med EASY ökar effektiviseringen och det blir pengar över. Många av Sveriges myndigheter och kommuner har idag problem med sin informationshantering: man finner det svårt att skaffa sig kontroll över var den pappersbaserade informationen finns och vem som har tillgång till den. Med kraven på att effektivisera verksamheten är dagens manuella pappershantering ett av de viktigaste områdena för effektivisering. Pappershanteringens stora mängder kräver mycket tid till utskrift, sortering, etikettering och gallring eller leveranser till arkivet. Det innebär höga kostnader. Dessutom är återsökning av information personberoende, geografiskt kopplad och tidskrävande. Ibland tyngs även verksamhetssystemen av gammal information och möjligheterna att avställa informationen till en arkivlösning saknas. Det blir ineffektivt och kostsamt. EASY är en lösning på de här problemen. Genom att digitalisera informationshanteringen kan offentliga verksamheter spara mycket tid och pengar. EASY är en färdig e-arkivlösning som täcker behovet. Enkelheten är viktig. EASY är enkel att förstå, införa och använda samt enkel att vidareutveckla och underhålla. Dessutom är det enkelt att räkna på vad den kostar och vad den ger tillbaka. Med EASY erbjuds en unik lösning som står upp till kraven på enkelhet. Offentliga verksamheter kan vara igång på några få veckor! Användarna arbetar kvar i samma gränssnitt som man är van vid. Det underlättar. Digitaliserar hela processer. EASY eliminera tidskrävande manuella proces steg och behovet av papper. Ni effektiviserar er verksamhet och får full kontroll och åtkomst till information på ett säkert sätt över tid, oavsett ursprung. En automatiserad, komplett e-arkivlösning.

4 Riksarkivets och och e-delegationens 1000-års krav. krav. Riksarkivet och e-delegationen kräver 1000-års lagring över tid. Detta ställer noggranna krav på hur informationen bör integreras och digitaliseras över tid. EASY skapar Riksarkivets bra och överblick e-delegationens över förvaltningsövergripande års krav. processer och ger Riksarkivet en juridiskt och korrekt e-delegationen informationshantering 1000 års över lagring tiden. över tid. Detta ställer kräver noggranna krav på hur informationen bör integreras Logiskt avskild och digitaliseras information över - tid. Med ego e-arkivet skapas ska en bra vara överblick gemensamt och förvaltningsövergripande alla delar av myndigheter processer och över tid. Det verktyg kommuner, som ger men en respektive effektiv e-förvaltning förvaltning som eller upprättas, avdelning drivs ska framåt kunna och ha varsitt följs upp för arkiv, att slutligen logiskt avskilt lagras. från Förvaltningen de andra. kan även Stödja omfatta olika data leveransscenarion från produktionssys- tem lösningen som samtidigt ska kunna som ta att emot lagras, görs åtkomlig leveranser för rätt av information handläggande när personer. Om verksamheten detta inte omhändertas behöver leverera. i produktionen riskerar produktionssystemen bli Förvaltningen långsammare och kan svårare även omfatta söka data i ju från mer produktionssystem data som omfattas. som Nya program- samtidigt som versioner den lagras, av dataprogam görs åtkomlig är något för rätt som vi handläggande alla stött på. Hur personer. fungerar Om det detta att läsa inte en omhändertas Word 97 fil i Word i produktionen, 2010? Med ego riskerar blir det produktionssystemen problemet ett minne blott. bli långsammare och svårare att söka i ju mer data som omfattas. Även att läsa ett gammalt filformat i moderna verktyg, som till exempel ipad eller en Smartphone, fungerar utmärkt med EASY! Effektivisering genom säker säker informationshantering över över tiden. tiden. Lätt att räkna hem. EASY gör er till en effektiv organisation då Kräver ledningen en investeringskalkyl er information hanteras över tiden som stöd för framtida investeringar? Har genom att synliggöras och göras ni svårt att överblicka vilka besparingsef- tillgänglig för fler, oberoende av teknik. fekter den aktuella investeringen i ert nya EASY säkerställer kvalitet med effektiv system ska ge? Det krävs ofta en ROI som återsökning och lagring med Riksarkivets stöd för framtida investeringar. Ett system 1000-åriga perspektiv. Även e-delegationen anger i sina rapporter hur täcker ofta enbart en del av informationsflödet. Genom att hela informationskedjan informationen bör integreras och inkluderas och inte begränsar er till endast digitaliseras över tiden. Dessa krav klaras en enskild funktion blir det lättare att med EASY. räkna med ego. Det kan krävas att hela Idag används inom den egna processen digitaliseras och delvis automa- förvaltningen ofta bara enskilda system tiseras för full besparingseffekt. som omöjliggör en bra överblick. Ibland lagras ego eller information drifta själv? direkt i produktionssystemen där det saknas möjlighet till ego som tjänst ger er en komplett e-för- långtidslagring. Åtkomst och överblick valtningslöning på en vecka. Väljer ni att blir begränsad, systemen blir knyta ihop det som erbjuds inom ramen långsammare och personalen frustrerad. för tjänsten själva tar implementeringen Vi föreslår istället en modern e-förvaltning med effektiv informationshantering ofta flera år. Med ego behöver ni varken servrar över tid EASY.

5 EASY - Ger Sveriges snabbaste e-arkivprojekt. Säker informationshantering Hållbart över tid: informationen ska finnas kvar och vara läsbar över tid, trots mjuk- och hårdvaruup pdateringar. Autentiskt: informationen ska vara oförvanskad och endast behöriga personer ska komma åt rätt information. Effektiv informationshantering Enkelt det ska vara enkelt att söka och hitta informationen i systemet. Samlade ärenden lösningen ska möjliggöra att all ärendeinformation lagras och hämtas på ett ställe. En samlad arkivredovisning lösningen ska kunna redovisa både digital och analog information. Enkelt att ansluta låga hinder för att ansluta till e-arkivet. Flera anslutningssätt. Behovet från verksamheten och möjligheten att möta behovet ska styra. Lätt att räkna hem. Kräver ledningen en investeringskalkyl som stöd för framtida investeringar? Har ni svårt att överblicka besparingseffekterna? Krävs en ROI som stöd för framtida investeringar? Ett enskilt system täcker ofta enbart en del av informationsflödet. Genom att hela informationskedjan inkluderas och inte begränsar er till endast en enskild funktion blir det lättare att räkna med EASY. Det kan krävas att hela processen digitaliseras och delvis automatiseras för full effektivisering. Studier visar effektiviseringsvinster på upp till 70 miljoner per år för en mellanstor svensk kommun om en automatiserad och väl fungerande e-arkivlösning införs. Minska kostnader för att skapa e-arkivlösningar i efterhand. Öka tillgänglighet till informationen i e-arkivet. Samla informationshanteringsprocessen. Minska kostnader för lokal och kontorsmaterial. EASY - som tjänst eller drifta själv? EASY ger er en komplett e-arkivlösning på några veckor. En flexibel, trygg och högteknologisk drift av era IT-lösningar. Väljer ni att själva knyta ihop det som erbjuds inom ramen för EASY tar implementeringen ofta flera år. Med EASY behöver ni varken servrar eller plattforms- och systemlicenser för drift och användande. Systemet är helt webbaserat och inga klientprogramvaror (program på varje enskild dator) behöver installeras eller underhållas. Er egen IT-avdelning avlastas. Vi tillhandahåller standardiserade funktioner och ni behöver inte sätta er in i de tekniska detaljerna. Dessutom slipper ni dyra utredningsarbeten, ta fram upphandlingsunderlag och kravspecifikationer eftersom tjänsten är utformad som en standardtjänst. Tjänsten ger er en kort startsträcka och pålitlig tillgänglighet till marknadens mest beprövade produkter. För er som vill drifta lösningen lokalt erbjuder vi även möjligheten till en lokal installation på klassiskt vis. Effektiviseringen uppnås genom att bland annat: Digitalisera informationen. Skrota gamla system.

6 Prismodell EASY som tjänst Vår prismodell bygger på en fast abonnemangsavgift. I den ingår hela tjänsten bestående av licenser, support, underhåll, uppgraderingar samt komplett drift med underliggande hård- och mjukvara. Ett baspaket som sedan kan utökas för kunden med val i extrautrustningslistan. Det blir lätt att räkna ut en månadskostnad. EASY för egen drift Alternativet är att köpa enligt traditionella licensavtal där myndigheten själv ansvarar för alla driftsrelaterade funktioner och kostnader. Ingående funktioner och delar i EASY Exempel på ingående delar i Sveriges enda färdiga e-arkivlösning: Automatiserar hela arkivprocessen, från uttag till återsökning i långtidslagringen. Åstadkommer en central hantering av processer, arkivredovisning, strategi för bevarande samt dokumentation av e-handlingar. Uppfyller kostnadseffektivt Riksarkivets föreskrifter RAFS 2008:4, RAFS 2009:1 och RAFS 2009:2. Ger tillgång till färdiga arkivscheman och uttagsscheman som delas av flera. Möjliggör snabba och effektiva återsökningar i långtidslagret från utvalda verksamhetssystem och portaler. Kortar implementeringstider för automatisk e-arkivering i realtid. Undvik de klassiska problemen inom IT med kostsamma och tidskrävande projekt för att implementera standardfunktionalitet! Hör av er så berättar vi mer.

7 EASY - Bygger på följande produkter. Lemontree Navigator Lemontree Navigator är marknadens enda verksamhetsbaserade informationsredovisningssystem som är både redovisande och styrande enligt Riksarkivets föreskrifter. Navigator kan köpas som en tjänst eller som en produkt för drift i egen regi integrerad med era befintliga system. Förutom Riksarkivets föreskrifter bygger Navigator på Lemontrees gedigna kunskap om informationsredovisning och om myndigheters regelverk och krav. Navigator inkluderar också många myndigheters önskemål om dynamiska informationsstrukturer för att enkelt kunna hantera olika typer av verksamhets-förändringar utan att behöva kalla på externt konsultstöd. Navigator kan även levereras med färdiga metoder för en snabb övergång till verksamhetsbaserad informationsredovisning med omedelbara effektiviseringar av verksamheten som följd. Lemontree Archiver Lemontree Archiver är ett verktyg som kan konfigureras för olika verksamhetssystem, oberoende av teknisk plattform. Lösningen innehåller stöd för uttag, intag, transformering, konvertering, leverans/paketering, leveranshantering, orkestrering och gallring. Med Lemontree Archiver kan ni även automatisera er arkivering, utan behov av manuell handpåläggning, vilket är effektivt när stora informationsmängder dagligen fastställs med hög frekvens. Kostnaderna för att arbeta med manuella uttag och arkivering är inte längre försvarbara. Lemontree har gjort beräkningar som visar på stora besparingar med en automatiserad lösning som fungerar med olika verksamhetssystem istället för att manuellt arbeta med arkivrelaterade uppgifter. FormPipe Long-Term Archive FormPipe Long-Term Archive är ett system för bevarande av digital information över längre tid. Systemet är framtaget i nära dialog med Riksarkivet och är baserat på OAIS-modellen (ISO 14721:2003). FormPipe Long-Term Archive kan hantera information från olika system och säkerställer att informationen lever upp till krav på bevarande-format, tillgänglighet och spårbarhet och inte minst att informationen är åtkomlig och begriplig för framtida bruk. FormPipe Long-Term Archive i korthet: Systemet kan hantera handlingar och metadata i olika format oavsett verksamhetssystem. Sammanställningar från verksamhetssystem kan återskapas, det vill säga metadata sparas i sin ursprungsstruktur och handlingar kan återsökas utifrån sitt ursprungliga sammanhang. Den öppna datalagringen kan även anpassas till valfri struktur eller etablerade standarder som Moreq2 och Dublin Core. Systemet tillåter migrering och export oberoende av leverantör. Systemet gör kontinuerliga kontroller av de elektroniska handlingarna för att säkerställa att de inte skadats. Ändringar bevaras tillsammans med de ursprungliga uppgifterna. Kontrollerar att handlingar är i valda bevarandeformat. Nöjda kunder Med hundratals lyckade projekt och nöjda kunder inom offentlig verksamhet har vi tillsammans den mångåriga erfarenhet och kompetens som försäkrar er framtida framgång inom informationshantering över tiden. Varmt välkommen till EASY och framtiden för e-arkivering inom offentlig sektor.

8 Även en del av ego. EASY i korthet Förenklad e-arkivering Enkel att implementera Rättsäkert över tiden 1000-års lagringsperspektiv Sparar tid och frigör resurser Enklare för allmänhet, media och forskare att ta del av allmänna handlingar Minskade kostnader Lätt att räkna hem Igång på kort tid! Installation lokalt eller som tjänst. Varmt välkommen till EASY! Vi efterfrågade en lösning som passade vår verksamhet, en lösning som är kompatibelt med redan befintliga system och har en låg inlärningströskel för användarna. EASY ger oss möjlighet att arbeta i samma gränssnitt som vi gör idag och vi kommer även ha möjlighet att söka efter arkiverad information i befintligt system vilket underlättar, säger Richard Ericsson, Enhetschef IT & Service på Swedac. Lemontree Enterprise Solutions AB info@lemontree.se FormPipe Software AB info@formpipe.com