SKNV Vårt arbete med e-arkiv så

Transkript

1 SKNV Vårt arbete med e-arkiv så långt 1

2 Förstudie mars november 2012 Fördjupad förstudie mars 2014 mars

3 Lite bakgrund. Varför samarbete kring e- arkiv? Stort komplext område Kostnadskrävande (inleveransprocessen) Svårt kompetensläge Samordningsvinster 3

4 Samarbetet i SKNV 11 kommuner Avtal mellan kommunerna Medlemsavgift utifrån invånarantal Alla samarbeten bygger på frivillighet Stort antal nätverk utan ekonomiska resurser men ofta utgångspunkt för samarbeten Målet är alltid att så många kommuner som möjligt ska delta Ibland måste ett fåtal kommuner ta spets Samarbetena ska alltid vara utformade så att fler parter på sikt kan ansluta 4

5 Hur börjar man samarbeta om e- arkiv? Väck frågan om e- arkiv Förankra frågan organisatoriskt Välj projektmodell Genomför förstudie 5

6 Förstudie 2012 Uppdragsgivare: Kommundirektörsgruppen SKNV Mål: Utarbeta ett projektförslag till ett gemensamt e- arkiv Genomförande: Förstudie med målet att undersöka möjligheterna till samarbete kring e- arkiv samt att utarbeta ett projektförslag. Deltagare: Arkivarier och representanter från arkivariefunktionerna i nio av de elva kommunerna Nulägesanalys Intressentanalys Övergripande nyttoanalys Möjliga vägval Projektförslag 6

7 Resultat och lärdomar: Målet med e- arkivet måste vara fastställt Informationsbehoven måste vara undersökta för att fastställa målet E- arkiv är en del av arbetet med e- förvaltning E- arkiv bidrar med en lång rad nyttor till verksamheten Ett e- arkivprojekt påverkar hela den kommunala organisationen och ett projekt kräver därför deltagande av flera olika kompetenser Ökad kunskap om e- arkiv hos nyckelpersoner och beslutsfattare krävs 7

8 Fördjupad förstudie Uppdragsgivare: Kommundirektörsgruppen SKNV Inriktning: Att genomföra ett antal förberedande insatser. Resultatet av insatserna skulle avgöra hur ett framtida samarbete skulle bedrivas Mål: Att identifiera de IT- system vilka hanterar allmänna handlingar Att undersöka förutsättningarna för informationsexport ur systemen Att sammanställa arkivkrav för systemupphandling Att utarbeta ett modernt normreglemente anpassat för digital informationshantering och möjligt att implementera i samarbetskommunerna Att förankra frågan i regionen genom föreläsningar och utbildningar Att genom en projektplan skapa förutsättningar för ett fördjupat samarbete Deltagare: Flera olika kompetenser fördelade på fyra projektgrupper 8

9 Resultat och lärdomar: Avsaknaden av övergripande mål hämmande Intressant resultat av systeminventeringen Förankring på ledningsnivå saknas Bristande kompetensförsörjning Stora resursskillnader E- arkivfrågan underskattas Bristande projektstöd Samarbetsformerna i SKNV ej lämpliga för e- arkivprojekt Tre vägval: Sydarkivera, regional lösning, kommunspecifik lösning 9

10 Att tänka på: Seminarium kring strategisk informationsförsörjning Tydlig målbild Politiskt förankrat Välj namn med omsorg! Kompetensförsörjning!? Det handlar om en helt ny arkivfunktion Ingen färdig systemprodukt utan ett system där arkivorganisation och teknik interagerar med användarna Arbetet måste utgå ifrån behoven hos: Producenten, Arkivet och Konsumenten Stegvist införande SKL s ramavtal är en grund att bygga vidare på! Noggrannhet i kravställningen Undvik genvägar! 10

11 Tack!