Hur gör vi en bra organisation bättre? Utveckling av KSL inför mandatperioden

Transkript

1 Madeleine Sjöstrand Dnr: KSL/13/0111 Ärendegång: KSLs styrelse Hur gör vi en bra organisation bättre? Utveckling av KSL inför mandatperioden Förslag till beslut 1. Styrelsen beslutar att genomföra en utvecklingsprocess enligt förslag. 2. Följande nio personer utses att medverka i arbetsgruppen efter valberedningens förslag: XXX, tillika ordförande i arbetsgruppen samt XXX, XXX, XXX, XXX, XXX, XXX, XXX och XXX. Ärendebeskrivning Varför ska man göra det här just nu? Det är rätt tidpunkt att starta Inför en ny mandatperiod är det naturligt att KSL ser över sitt arbete och diskuterar inriktning och prioriteringar till kommande verksamhetsprogram Lika viktigt är att fundera över om vi kan vässa organisation och arbetsprocesser. I samverkan är sättet att arbeta avgörande för framgång. Nu är det rätt tidpunkt att starta arbetet för att eventuella förslag till förändringar ska kunna planeras, beslutas och genomföras Behovet av samordning ökar Under senare år har det blivit uppenbart att behovet av att samverka och samordna sig inom regionen ökar. De beror inte minst på att de stora investeringarna i infrastruktur är komplexa och kräver en effektiv samordning. Bostadsplanering, och hela samhällsbyggnaden, kan inte enbart ses som en summering av varje kommuns insatser, man behöver se helheten. Statliga initiativ och styrning siktar allt oftare på den regionala nivån. Allt från den pågående utredningen om regionalt ansvar för bostadsförsörjning till krav på regional medfinansiering inom allt fler områden. Förhållandena är dessutom speciella i huvudstadsregionen, hela Sverige är beroende av Stockholmsområdets utveckling. Kommunerna och övriga samhällsaktörer blir mer och mer beroende av varandra.

2 Rollen för kommunerna förändras över tid till att tydligare bli finansiär, strateg och garant för kvalitet i den offentliga servicen. Kommunen är inte längre enbart en producent av välfärdstjänsterna. Detta skapar behov av erfarenhetsutbyte och nya former för samverkan. Även när det gäller kommunernas direkta service till invånarna är det ineffektivt att varje kommun ska uppfinna det egna hjulet. Kommunens egna förutsättningar ska styra hur man gör, men i många frågor kan samverkan skapa en ökad effektivitet. Gemensam gymnasieantagning är ett exempel och det finns med stor sannolikhet många andra områden där samverkan kan ske utan intrång i det lokala självstyret. Arbetsformerna är både styrkan och svagheten Alla länets kommuner måste vara delaktiga i framtagande av förslag men också i att ta ansvar för helheten. Den nuvarande strukturen och arbetssättet har ibland inte varit optimalt i detta avseende. Frågor drivs på olika nivåer, bland chefstjänstemän och bland förtroendevalda, vilket kan leda till att en kommun talar med olika röster. Olika grupper kan också ha helt skilda perspektiv på skalan lokalt regionalt eller organisation medborgare. Att förankra väl är den enskilt viktigaste faktorn för framgång i samverkan men bidrar också till mycket långa processer. Samtidigt som sakfrågorna, både inom verksamhetsutveckling och inom intressebevakning, utvecklas och förändras allt snabbare. Den statliga lagstiftningen avseende utbildningsverksamheten är ett aktuellt exempel. Andra regioner ser om sitt hus Andra regioner, landsting och kommuner försöker också utveckla sina former för samverkan, bland annat i formen av så kallade regionkommuner. Det innebär inte något hot mot Stockholmsregionen men innebär att KSL också behöver vässa sig för att ligga i framkant. Våra samarbetspartners är viktiga kuggar KSL samverkar idag på den regionala arenan med många aktörer men i första hand med Stockholms läns landsting, Länsstyrelsen och SKL. Med dessa tre aktörer sker samarbetet både på ledningsnivå och med flera olika delar inom respektive organisation. Hur dessa organisationer driver och utvecklar sina ansvarsområden spelar stor roll för KSL och kräver att även KSL utvecklar organisation och arbetssätt. Hur de ser på samarbetet med KSL är också av stor betydelse. Utgångspunkten är KSLs uppgifter I stadgarnas ändamålsparagraf står följande Kommunförbundet Stockholms län (KSL) är en sammanslutning av länets kommuner. Förbundets uppgifter är att inom länet stödja och utveckla den kommunala självstyrelsen att tillvarata kommunernas intressen att främja samverkan mellan kommunerna att bistå kommunerna i deras verksamhet 2 (5)

3 Förbundet ska samverka med Sveriges Kommuner och Landsting i frågor av gemensamt intresse samt med övriga kommuners regionala förbund. I verksamhetsprogrammet för mandatperioden anges inriktning under mandatperioden En stark regional aktör KSL ska tillsammans med kommunerna vara en start regional aktör i relation till landstinget och andra huvudmän. Hög kvalitet och resursoptimering KSL ska tillsammans med kommunerna bidra till höjd kvalitet och ett effektivare resursutnyttjande. En attraktiv arena Kommunerna ska uppleva att KSL erbjuder en attraktiv mötesplats som identifierar viktiga regionala frågor. I verksamhetsplanen beskrivs arbetsprocessen; KSLs uppdragsgivare är politisk ledning och tjänstemannaledning i kommunerna. Beslut om uppdrag fattas av KSLs politiska organisation och i viss mån av kommundirektörsgruppen och förvaltningsledningsgrupperingar. När KSL fått ett uppdrag leder kansliet processen och arbetar aktivt tillsammans med kommunerna. Dialog och förankring är en avgörande faktor för resultatet i ett uppdrag. I arbetsprocessen ingår att styrelsen inbjuder kommunernas samtliga kommunstyrelseordförande för gemensamma diskussioner kring regionala utmaningar. Fyra politiska beredningar finns tillsatta och ingår i arbetsprocessen för att hantera frågor gemensamma frågor inom respektive område; Utbildning Arbetsmarknad Social välfärd Miljö- och samhällsutveckling Som en del i arbetsprocessen används förvaltningschefsnätverk. Förslag till utvecklingsprocess Syfte och mål för processen Syftet är att ytterligare stärka KSL som en regional aktör på kommunernas uppdrag, genom att lägga en grund för förbundets inriktning, prioriteringar, organisation och arbetssätt nästa mandatperiod. Målet är att till förbundsmötet våren 2015 lägga fram ett väl förankrat förslag till verksamhetsprogram som stärker länets regionala utveckling och därigenom kommunernas möjligheter att nå sina mål. 3 (5)

4 Arbetsform Styrelsen utser en mindre arbetsgrupp som får uppdraget att utarbeta ett förslag till prioriterade frågor, organisation och arbetsprocesser som kan träda i kraft år Deltagare i arbetsgruppen bör ha bred erfarenhet av regional utveckling och samverkan. Huvudfokus ska vara den politiska organisationen och dess arbetsprocesser men även beskriva hur tjänstemannaledningarna i kommunerna ska medverka. För den sistnämnda arbetsuppgiften utses en mindre referensgrupp bland kommundirektörerna till stöd för förbundsdirektören under arbetet. Förankring och dialog i processen sker med hela styrelsen, KSO- respektive, KD-nätverken och beredningarna. Arbetet bedrivs med stöd av förbundsdirektören och en utomstående processledare. I första steget görs en bedömning av nuläget, vilka frågor arbetar KSL med idag, hur arbetar KSL, hur ser organisationen ut och vad åstadkommer KSL för resultat? Detta relateras också till vad som pågår i omvärlden och på nationell nivå. I andra steget görs en bedömning av om det är rätt frågor KSL arbetar med. Vilka frågor ska KSL prioritera inför kommande mandatperiod och vilka resultat ska uppnås? I det tredje steget diskuteras om det finns det anledning att justera styrningen och organisationen för att kunna arbeta med frågorna och uppnå målen? Finns det anledning att justera arbetsprocesserna av samma skäl? Slutligen samlar man sig till ett förslag som kan föreläggas styrelsen. Arbetsgruppen startar sitt arbete med ett seminarium en eftermiddag och kväll. Därefter möts man för diskussion relativt tätt och vid korta möten 2-3 timmar 5-6 gånger. Ett seminarietillfälle på en halvdag läggs in i mitten av processen med KSOgruppen och styrelsens arbetsutskott. Antingen deltar kommundirektörerna vid detta möte alternativt genomförs ett eget seminarium för den gruppen. Även beredningarnas presidier bör bjudas in till seminariet alternativt genomförs ett eget seminarium för den gruppen. En möjlighet är att det läggs upp ett gemensamt forum på KSLs webb där tankarna från arbetsgruppen kan testas successivt och ge möjligheter för en bred dialog. Förbundsdirektören tar tillsammans med processledaren fram underlagsmaterial för diskussionerna och skriver också fram slutligt förslag. NKI nöjd kundindex NKI undersökningar har genomförts 2010 och I det nuvarande verksamhetsprogrammet står det att en sådan mätning kommer att genomföras årligen och kompletteras med fokusgruppsintervjuer för att ge oss 4 (5)

5 kunskap om hur kommunerna ser på KSLs arbete, vad som fungerar bra och vad som behöver utvecklas. I samband med den nu föreslagna utvecklingsprocessen kan en NKI undersökning genomföras parallellt. Undersökningen kan kompletteras med några frågor av särskilt intresse för arbetet och resultatet bidra till nulägesanalys och möjligen vilka förväntningar kommunerna har inför kommande mandatperiod. Förslagsvis överlåter styrelsen åt arbetsgruppen att fatta beslut om en NKI-undersökning ska genomföras och hur den i så fall ska utformas. Tidplanen December 2013 Januari 2014 Februari 2014 Mars 2014 April 2014 Maj 2014 Juni 2014 Oktober 2014 November 2014 Januari 2015 Mars/april 2015 Styrelsen beslutar att påbörja processen och utser arbetsgrupp. Rekrytering av processledare och planering av arbetet. Arbetsgruppen har sitt första arbetsseminarium. Nuläge, omvärldsspaning, trender och tendenser. Beslut om NKI. Arbetsgruppsmöten. NKI genomförs eventuellt. Avrapportering till styrelsen och till KSO- och KDgrupperna. Seminarium med AU, KSO, KD samt beredningarnas presidier. Arbetsgruppsmöten och slutseminarium med arbetsgruppen för att besluta hur förslaget ska utformas. Avrapportering till styrelsen och till KSOoch KD-grupperna. Förslag presenteras för styrelsen. Remiss till kommunerna. Diskussion kring förslaget och inkomna remissvar i styrelsen och i KSO-gruppen. Styrelsen fattar ett inriktningsbeslut om prioriterade områden, organisation och arbetsformer för KSL för Styrelsen beslutar om förslag till ett komplett verksamhetsprogram som utgår från inriktningsbeslutet. Förbundsmötet beslutar om verksamhetsprogram för mandatperioden (5)