Från rutinpärm till digitala processer

Transkript

1 Från rutinpärm till digitala processer MVTe-mässan

2 Agenda Bakgrund: varför, vad hade vi, vad har vi idag Visning av Fyren Hur gjorde vi?

3 Norrtälje kommun Norrtälje kommun ligger i Stockholms län och här bor cirka personer, kommunen sträcker sig över en tredjedel av Stockholms län. Norrtälje kommun har ca anställda. Socialförvaltningen har 120 anställda.

4 Bakgrund SOSFS 2011:9 krav från lagstiftaren på kartläggning av verksamhetens processer? Vad som ska göras När det ska göras Hur det ska göras Vem som ska göra det

5 Rutinhandböcker Inte uppbyggda utifrån processer Omständliga att uppdatera Tog tid att hitta det man letade efter

6 Blanketter och mallar Otydligt ansvar för uppdatering Fanns flera versioner

7 Skrivborden Sekretessmaterial och egna mallar kunde förekomma

8 Verksamhetssystem Mallar finns även här Missnöje med utseendet Skapar egna

9 Humankapitalet Rutinhandboken var inte komplett Olika uppfattning hos olika medarbetare Nya medarbetare introducerades på olika sätt Kunskap försvann när medarbetare slutade

10 Syfte och omfattning Föreskrifter Alla medarbetare Arbetsledare och chefer Förbättringsarbete Inte endast uppfylla SOSFS Stödja alla medarbetares processer Stödja arbetsledare och chefer Stödja kontinuerligt förbättringsarbete

11 Projektmål Identifierade processer är beskrivna och överlämnade Processorganisation etablerad och redo att ta emot resultatet Plan för vem som äger/förvaltar dokument

12 Fyren Visualiserade processer Tydlig ansvarsfördelning Allt samlat på ett ställe Lättillgängligt digitalt på intranätet

13 Visning av Fyren Omedelbart omhändertagande LVU

14 Processorganisation Fyren Förvalta Utbilda i processer Utbilda i verktyget Utbilda i processorganisation Förbättra Idéförslag/avvikelse Granska och godkänna Implementera

15 Processägare Förvaltningsdirektör äger processer som berör flera avdelningar, andra förvaltningar samt ledningsprocesser Avdelningschef äger sin avdelnings processer

16 Processledare Processledare leder det dagliga arbetet med processerna inom egen enhet

17 Processutförare Processutförare arbetar i enlighet med processer och deltar aktivt i förändringsarbetet

18 Processutvecklare Processutvecklaren ansvarar för metodstöd och samordning

19 Processassistent Processassistenten uppdaterar processbeskrivningarna i verktyget

20 Hur gjorde vi? 01 FÖRSTUDIE: PROJEKT: FÖRSTUDIE: PROJEKT: 2015/ Målbild 2. Planering 3. Genomförandemodell 4. Processmodell 5. Verktyg 1. Pilot inom barn och unga 2. Huvudprocesskarta 3. Processorganisation 1. Mål 2. Planering 3. Processinventering 4. Tester 1. Bredd 160 processer leveranser

21 Teknisk plattform Modellering Publicering Backup Gemensam lagring Statistik

22 Genomförandemodell Initiera Kartlägga Förankra och fastställa Leverera Planera med projektresurser Uppstartsmöte med projektresurser Förankra med hela verksamheten

23 Genomförandemodell Initiera Kartlägga Förankra och fastställa Leverera Workshops med projektresurser Skapa användarmanualer till verksamhetssystem Skapa/revidera mallar Skapa relaterade dokument

24 Genomförandemodell Initiera Kartlägga Förankra och fastställa Leverera Logisk vandring med verksamheten Validering av processer Utbildning i verktyget Revidering efter validering

25 Genomförandemodell Initiera Kartlägga Förankra och fastställa Leverera Publicering Överlämning Utbildning i processorganisation

26 Framgångsfaktorer Satsa på förstudien Bestäm syfte och omfattning redan i förstudien Gör det i projektform Beskriv nuläget först Förankra, förankra, förankra

27 Framgångsfaktorer Dela upp i hanterbara leveranser Gör en pilot Utvärdera kontinuerligt Etablera processorganisation tidigt Säkra resurser och finansiering

28 Effektmål och nyttor Genom att Fyren används så utvecklas och säkras kvaliteten i socialnämndens verksamhet systematiskt och fortlöpande Socialkontorets medarbetare känner sig trygga i sina yrkesroller Socialnämndens chefer och arbetsledare upplever att de har stöd i att: leda, följa upp och anpassa verksamheten

29 Vad hade vi gjort annorlunda Kommungemensam satsning Rusta processorganisationen för hela projektet Revidera inventeringen inför varje ny leverans

30 Framtiden Lean-satsning i Norrtälje Digitalisering av processer med processmotor Modeller och verktyg införs nu i övriga förvaltningar

31 Samverkan Therese Mattsson , Maja Lindgren Helin , Niclas Hanell ,

32 Tack för att ni lyssnade!