Processpecifikation för Hantera projekt

Transkript

1 Processpecifikation Processpecifikation för Hantera projekt Version 1.0 Fastställd den 1 december 2016 av processägare Ronny Kihlander 1 (7)

2 Innehåll 1 Syfte med denna dokumentation Omfattning och antaganden Sammanfattning Processnamn Syfte med processen Kund och kundbehov Målgrupp Mål med processen Resultat Omfattning (och avgränsning) Ansvarig Definition När startar processen Processteg Beroenden och information som använts System som används Undantag... Fel! Bokmärket är inte definierat. 3.6 Resultat övrigt... Fel! Bokmärket är inte definierat. 3.7 Tidsåtgång och timing Problem, risker och möjligheter Problem Risker (observera att vi inte gör någon riskvärdering) Möjligheter Utvärdering (7)

3 1 Syfte med denna dokumentation 1.1 Omfattning och antaganden Processen Hantera projekt är en stödprocess inom processområde Verksamhetsutveckling. Processen är en myndighetsgemensam process. Processen är indelad i två delprocesser där den första beskriver arbetsgången från att en idé skickas in, beredningsförfarandet och ett beslut med direktiv för hur idén ska genomföras och finansieras. Den andra delprocessen beskriver bemanning av projektet och ställningstagande till projektplan, med tillhörande bilagor, genomförande och slutrapportering i aktuell ledningsgrupp. Processen slutar i och med att en plan för hantering av projektets resultat är fastställd. Processen ska vara ett stöd för att strukturera utvecklingsarbete i projektform. Den första används vid beslut och finansiering av myndighetsgemensamma specialpedagogiska utvecklingsprojekt som berör flera avdelningar eller verksamheter. Den andra delprocessen gäller utvecklingsprojekt hur och var de än beslutas och finansieras i myndigheten. Är det ett stödmaterial, följs processen för Utveckla stödmaterial istället för Hantera projekts delprocess Genomföra projekt. Processen ger stöd för återkoppling till idégivaren, beredning med flera berörda perspektiv, förankring av beslut, bemanning från flera enheter, mallar för genomförande och hantering av projektets resultat. Alla inkomna idéer dokumenteras och diarieförs tillsammans med rekommendation till beslut. Detta möjliggör en god insyn och överblick över inkomna idéer. 2 Sammanfattning 2.1 Processnamn Hantera projekt. 2.2 Syfte med processen Syftet med processen är att tydliggöra en arbetsgång för att ledningen ska kunna ta tillvara, värdera och styra myndighetsgemensamt utvecklingsarbete, i projekt Kund och kundbehov Processens kund är myndighetens nationella ledningsgrupp. 3 (7)

4 Behovet är att tillvarata, värdera och styra myndighetsgemensamma utvecklingsidéer Målgrupp Chefer, som underlag för beslut, projektledare, som stöd för genomförande och ytterst medarbetare, som idégivare. Projektsekretariatet, för rutiner för beredning och stöd. 2.3 Mål med processen Saklig och likvärdig beredning. Att verksamhetsutvecklingsprojekt når sina mål inom avsatt tid och med avsatta resurser. Målet med processen är ett kvalitetssäkrat specialpedagogiskt utvecklingsarbete, vars resultat är känt och används. 2.4 Resultat Objekt ut: Plan för hantering av projektets resultat, fastställd. Effekt: Det långsiktiga resultatet av processen är utveckling av verksamhetens kvalitet och specialpedagogik. 2.5 Omfattning (och avgränsning) Processen omfattar myndighetsgemensamma specialpedagogiska utvecklingsprojekt och innehåller delprocesserna bereda projektidé och genomföra projekt. Delprocessen bereda projektidé gäller enbart dessa projekt. Delprocessen genomföra projekt gäller samtliga utvecklingsprojekt, undantaget är om idén beskriver ett stödmaterial, då genomförs projektet enligt processen Utveckla stödmaterial. Processen omfattar inte myndighetsgemensamma behov av intern kompetensutveckling. 2.6 Ansvarig Ansvarig för processen är processägare Ronny Kihlander. Delprocessägare Annika Ågebrant. Processledningskansliet äger och förvaltar själva processdokumentationen. I processdokumentationen ingår processkarta, processpecifikation, idébeskrivning (mall), checklista för beredning av idébeskrivning och ställningstagande (mall). Processledningskansliet ser till att dokument som finns i processkartan fungerar men verksamheten är innehållsansvariga för dessa. 4 (7)

5 3 Definition Process för att Hantera projekt används vid genomförande av myndighetsgemensamma utvecklingsprojekt, inklusive utveckling av stödmaterial. Myndighetsgemensamma specialpedagogiska utvecklingsprojekt syftar till att utveckla en likvärdig och tillgänglig skola för barn, unga och vuxna. De ska involvera flera avdelningar eller processområden samt syfta till specialpedagogisk utveckling eller utveckling av kärnverksamhet. De har en tydlig uppdragsgivare som fungerar som beställare och mottagare av projektet. De har också ett tydligt och avgränsat mål/syfte, genomförs inom en bestämd tidsram och kostnadsram. Stödmaterial syftar till att ge myndighetens målgrupper fördjupat stöd i yrkesutövningen. Materialet ger kunskap om pedagogiska konsekvenser av funktionsnedsättning och strategier för att möta dem. Innehållet baseras på vetenskaplig grund och, eller beprövad erfarenhet. Stödmaterialen riktar sig till personal hos skolhuvudmän i samtliga skolformer, till exempel förskollärare, lärare, speciallärare, specialpedagoger, skolledare och förvaltningschefer. Stödmaterial bereds enligt delprocess bereda projektidé och utvecklas enligt process Utveckla stödmaterial. 3.1 När startar processen Processen startar med en idé-pm som kan skickas in till projektsekretariatet vid två tillfällen om året. Mall för idé-pm finns och idén kan skickas in av avdelningschef eller processägare. 3.2 Processteg Processteg redovisas i processkartan. 3.3 Beroenden och information som använts Styrande dokument i processen är: SPSM:s instruktion (2011:130) Verksamhetsplan Arbetsordning Forskning och egen praktik, policy och föreskrift Barnkonventionen Konventionen om rättigheter för personer med funktionsnedsättning 5 (7)

6 3.4 System som används W3D3 används som systemstöd i processen. Intranätets projektytor för information, planering och genomförande. Agresso för redovisning och uppföljning. 3.5 Undantag Processen omfattar myndighetsgemensamma specialpedagogiska utvecklingsprojekt och innehåller delprocesserna bereda projektidé och genomföra projekt. Delprocessen bereda projektidé gäller myndighetsgemensamma specialpedagogiska utvecklingsprojekt inklusive stödmaterial. Delprocessen genomföra projekt gäller samtliga utvecklingsprojekt, exklusive stödmaterial som följer delprocessen Utveckla stödmaterial. 3.6 Resultat övrigt 3.7 Tidsåtgång och timing När projektdirektivet är fastställt, beslutet kommunicerat och frågan är det ett stödmaterial? besvaras med Ja, triggar det processen Utveckla stödmaterial. 3.8 Problem, risker och möjligheter Problem Vi ser problem med att processen i sin nuvarande form enbart hanterar specialpedagogiska utvecklingsprojekt. Enligt uppföljning av KPMG och övriga synpunkter som framkommit under kartläggningen, vore det önskvärt om processen i sin helhet gällde för samtliga myndighetsgemensamma utvecklingsprojekt Risker Risker kopplade till att processen i sin helhet inte gäller alla myndighetens utvecklingsprojekt. Vi ser risker för: likvärdighet alla myndighetsgemensamma projekt bereds och bemannas inte myndighetsgemensamt enligt processen Hantera projekt. överblickbarhet när beslutsfattare samråder med nationell ledningsgrupp om myndighetsgemensamma projekt har man inte en bild av helheten, vilka projekt som kräver personalresurser under året eftersom uppdrag och projekt bereds och beslutas i fler forum och vid flera tillfällen. 6 (7)

7 genomförbarhet i och med bristande överblick och resursplanering riskerar genomförande att försenas och fördyras. effektivitet likartade frågor hanteras i olika forum i myndigheten istället för samlat och gemensamt Möjligheter Om alla myndighetens utvecklingsprojekt följer processen Hantera projekt ser vi följande möjligheter och positiva effekter Enskilda medarbetares idéer kan bli myndighetsgemensamma utvecklingsprojekt. Myndigheten har en kvalitetssäkrad process för verksamhetsutveckling (som komplement till den som sker i processerna). Myndigheten bedriver kvalitetssäkrat specialpedagogiskt utvecklingsarbete, enligt instruktion (2011:130) som kan följas upp och redovisas. Sårbarheten i enskilda projekt minskar med tydlig process och tydligt stöd. Skulle flera typer av myndighetsgemensamma projekt hanteras enligt processen hanteras flera av de risker som identifierats. 4 Utvärdering Utvärdering av processen ska göras i november Ansvarig för utvärderingen är processägare för processområde Verksamhetsutveckling. 7 (7)