Projektplan delprojekt e-rekrytering

Transkript

1 Niklas Kronvall & Anne-Li Nagy Sida: 1 (6) Projektplan delprojekt e-rekrytering

2 Niklas Kronvall & Anne-Li Nagy Sida: 2 (6) Innehåll 1 Basfakta Projektidé och mål Bakgrund och projektidé Effektmål Projektmål Målprioritering Avgränsningar Leverans och överlämning Leveransobjekt och godkännande Organisation och bemanning Tidsplan Arbetsformer Risker... 6

3 Niklas Kronvall & Anne-Li Nagy Sida: 3 (6) 1 Basfakta Godkännande Projektplanen godkänd av: Beställare: Projektledare DoÄr: Stina Nyström Petter Nerelius 2 Projektidé och mål 2.1 Bakgrund och projektidé Universitetet genomför ca 550 nyrekryteringar per år. Den genomsnittliga tiden för att genomföra en rekrytering är ca 100 dagar för TA-personal och mångdubbelt mer för lärarpersonal. Det har under de senaste åren kommit interna rapporter som pekar på att rekryteringen av personal måste effektiviseras och rationaliseras. Både i 2008 och 2009 års sammanställning av ISK-arbetet framgår vikten av att effektivisera rekryteringsarbetet. Där står Att rekryteringsprocessen fungerar snabbt och korrekt är därför en viktig framgångsfaktor för universitetet. Det har redan tidigare konstaterats att rekryteringsprocessen idag tar alltför lång tid, vilket gör att den sökande kan hinna acceptera andra erbjudanden. 1 I internrevisionens rapport från 2009 om oförbrukade bidrag gör man analysen att oförbrukade bidrag kan indikera bristande effektivitet. 2 Vidare skriver man att Personalavdelningen bör i samråd med institutioner, fakulteter och vetenskapsområden arbeta med strategiska kompetensförsörjningsfrågor så att nyrekryteringar underlättas. 2 Med bakgrund av detta har Uppsala universitet ett behov av att förbättra och effektivisera arbetet kring rekrytering. Delprojektet e-rekrytering bidrar till en effektivare och kvalitetsförbättrad rekryteringsprocess genom att implementera ett system som stödjer den befintliga rekryteringsprocessen och är så flexibelt att systemet även stödjer en framtida rekryteringsprocess. 1 Intern styrning och kontroll, rapport av 2008 års arbete, Uppsala universitet, (UFV 2008/579) s Oförbrukade bidrag, rapport från Internrevisionen, Uppsala universitet, (UFV 2009/1901)

4 Niklas Kronvall & Anne-Li Nagy Sida: 4 (6) 2.2 Effektmål Öka kvaliteten och effektiviteten på det administrativa stödet i rekryteringsprocessen. Öka kunskap och dra lärdomar om verktyg och administrativ process för e-rekrytering. 2.3 Projektmål Befintliga system fungerar och är överlämnade till förvaltning dvs Elektronisk ansökningsformulär och expertsida (webbsida för att läsa ansökningar) för lärarbefattningar tills vidare finns möjligt att använda för samtliga områdeskanslier. Alla TA-befattningar kan ansökas via webbformulär och expertsida finns att använda för dessa rekryteringar. Utvärdering av befintliga e-rekyteringsinitiatativ är utförd och resultatet är överlämnat till förvaltaren. Ett system (e-rekryteringsverktyg) är implementerat för pilotverksamhet. Detta system stödjer den befintliga rekryteringsprocessen avseende kungöra ledig anställning, ta emot ansökan samt bedöma/rangordna sökande. Förbättringar av delprocesserna kungöra ledig anställning, ta emot ansökan samt bedöma bedöma/rangordna sökande är förankrade och implementerade. Ett upphandlat system (e-rekryteringsverktyg) finns för implementation baserat på slutsatserna från pilotverksamheten rörande kungöra ledig anställning, ta emot ansökan samt bedöma/rangordna sökande. Systemet ska även vara så flexibelt att det stödjer en framtida rekryteringsprocess. Utvärderingsrapport baserat på minst 10 rekryteringar av 5 unika användare. Tidsstudie. Identifiera rekryteringssteg och tidsåtgång för dessa. Före och efter e- rekryteringsverktyget. 2.4 Målprioritering Tidpunkt: 0,2 Resultat: 0,5 Kostnad: 0,3 2.5 Avgränsningar Avgränsningar: Projektet syftar till att öka kvaliteten och effektiviteten på det administrativa stödet i rekryteringsprocessen. Vi arbetar därmed inte direkt med en förändring av huvudprocesserna lärarrekrytering och TA-rekrytering. Däremot med ett administrativt stöd och förbättring av delprocesserna kungöra ledig anställning, ta emot ansökan samt bedöma bedöma/rangordna sökande. Projektet svarar för att ett system finns och det går att använda men inte för utrullning och utbildning av användare av systemet.

5 Niklas Kronvall & Anne-Li Nagy Sida: 5 (6) 3 Leverans och överlämning 3.1 Leveransobjekt och godkännande Fungerande paket av de lösningar som finns idag TA-anställningsformulär och expertsida finns tillgängligt för hela universitetet i befintlig miljö Formulär för läraranställningar tills vidare och expertsida finns tillgänglig för samtliga områdeskanslier senast Kravspec/upphandlingsunderlag (avklarat) Upphandlingsunderlag för e-rekryteringsverktyg levereras senast Utvärdering, dokumentation och instruktion för formulär och expertsida (avklarat) Dokumentation Dokumentation om de olika utvecklingsversionerna skrivet av Erik Cederheim Lemontree Utvärdering telefonenkät genomförd för de institutioner som använt ansökningsformulär Instruktion mallar och lathundar för de olika delfunktionerna Levererat befintlig lösning till förvaltning Processkartläggning av rekryteringsprocessen för TA (tekniskt administrativ personal) utförd. (avklarat) Ett direktupphandlat e-rekryteringsverktyg Genomfört pilotverksamhet (test av systemet) vid universitetsförvaltningen Ett upphandlat och implementerat system. Dvs ett system finns och det går att använda men projektet svarar inte för utrullning och utbildning av användare av systemet Utvärderingsrapport för e-rekryteringsverktyg innehållande förslag på organisation, förvaltare, roller etc.

6 Niklas Kronvall & Anne-Li Nagy Sida: 6 (6) 4 Organisation och bemanning Styrgrupp Ann Fust Jan Ivar Mattsson Kerstin Jacobsson Per Abrahamsson Stina Nyström Doris Solander Universitetsdirektör Bitr. Universitetsdirektör Planeringsdirektör Akademiombudsman Personaldirektör Kanslichef Medicin och Farmaci Projektledare för huvudprojektet - DoÄr Petter Nerelius Planeringsavdelningen Delprojektledare för detta delprojekt e-rekrytering Niklas Kronvall Personalavdelningen Projektmedarbetare Anne-Li Nagy Personalavdelningen, 5 Tidsplan Se bilaga E-rekrytering - tidplan 6 Arbetsformer Se bilaga Doär arbetsformer 7 Risker Se bilaga E-rekrytering-riskanalys