Styrning av e-förvaltning. Uppsala Universitet

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Styrning av e-förvaltning. Uppsala Universitet"

Emma Nyström
för 5 år sedan
Visningar:

1 Styrning av e-förvaltning Uppsala Universitet

2 Innehåll 1 Inledning Struktur Ansvarsnivåer Styrning och uppföljning Styrning inom e-förvaltningsportfölj Styrning inom e-portfölj Styrning inom e-område (7)

1 Inledning Detta dokument är en beskrivning över strukturer och ansvarsfördelning för samverkan och styrning av e-förvaltning inom Uppsala universitet.

3 1 Inledning Detta dokument är en beskrivning över strukturer och ansvarsfördelning för samverkan och styrning av e-förvaltning inom Uppsala universitet. I den första implementationen är en avgränsning gjord till Universitetsförvaltningen och dess arbetsordning och delegationsprinciper kopplat till beslut och budget. Dock styrs verksamhetsinnehållet med representation från övriga delar av universitetet där behov föreligger. 2 Struktur Nedanstående bild utgör strukturen för hur samverkan kring universitetets digitaliserade verksamhetsstöd sker. Syftet är att täcka in alla verksamheter i en struktur som möjliggör samverkan, prioritering, styrning och effektivt resursutnyttjande utifrån en helhetssyn. En väl strukturerarad förvaltningsverksamhet ger förutsättningar för ett ändamålsenligt stöd till universitetets olika verksamheter. e-förvaltningsportföljen är Universitetsförvaltningens samlade mängd uppdrag för e-förvaltning. e-portföljen är en gruppering av e-områden som stödjer liknande verksamhet. Dessa samordnas för att möjliggöra gemensamma prioriteringar och ett effektivt resursutnyttjande. e-området är en gruppering av IT-stöd och kunskapsstöd 1 som tillsammans utgör stödet till en avgränsad verksamhet. Uppdragen är årsbaserade och innehåller kontinuerlig vidareutveckling och underhåll som löpande behöver prioriteras för att uppnå verksamhetsnytta. 1 tex support, lathundar och utbildning 3 (7)

3 Ansvarsnivåer E-förvaltningsverksamheten är indelad i olika nivåer för att åstadkomma en struktur som gynnar samverkan mellan verksamhet och teknik.

4 3 Ansvarsnivåer E-förvaltningsverksamheten är indelad i olika nivåer för att åstadkomma en struktur som gynnar samverkan mellan verksamhet och teknik. Strukturen är anpassad efter universitetets rådande arbetsordning och delegationsprinciper. Styrgrupp e-förvaltningsportfölj: Styrgupp e-portföljnivå: Styrgrupp e-områdesnivå: Utgörs av Universitetsdirektör (ordförande) samt UFVs avdelningschefer Styrgruppen ger inriktning till e-portföljerna utifrån universitetets mål och inriktning och verkar för ett ändamålsenligt digitaliserat verksamhetsstöd. Utgörs av avdelningschefer med verksamhetsansvar samt avdelningschef för IT-avdelningen. Styrgruppen kan utökas med representation från vetenskapsområden samt studerande- eller doktorandrepresentant. Styrgruppen sätter långsiktiga mål för e-portföljens ingående e- områden utifrån arbetsordning och mål i verksamhetsplaner samt verkar för god samverkan. Utgörs företrädesvis av enhetschefer från ingående verksamheter inklusive IT-avdelningen. Styrgruppen kan utökas med representation från vetenskapsområden samt studerande- eller doktorandrepresentant. Styrgruppen bereder e-förvaltningsplanens årsuppdrag inom givna budgetramar för beslut av avdelningschef. Vidare lämnar styrgruppen förslag om prioriterade åtgärder som behöver beaktas i UFVs verksamhetsplan samt behov av tillkommande resurser, tillfälliga respektive permanenta. 4 (7)

5 Ovanstående principer för bemanning rekommenderas. Det är möjligt att formellt delegera ansvaret. Varje nivå ska bestå av representanter från såväl verksamhet som IT. 4 Styrning och uppföljning 4.1 Styrning inom e-förvaltningsportfölj Utifrån universitetets och UFVs övergripande mål och universitetsförvaltningens prioriteringar ska styrgruppen för e-förvaltningsportföljen verka för ett ändamålsenligt digitaliserat verksamhetsstöd. Styrgruppen ska skapa en grund för en samlad styrning och uppföljning av e- förvaltningsverksamheten inom Universitetsförvaltningen. Styrgruppen ger e-portföljerna prioriteringar utifrån de långsiktiga och kortsiktiga målen i samband med VP-processen. Styrgruppen har möten utifrån viktiga avstämningspunkter i e-förvaltningens årshjul och därutöver utifrån behov. Föredragande i styrgruppen är ordförandena för varje ingående e-portfölj. Styrgrupp för e-förvaltningsportföljen ansvarar för: Fastställande av fördelning av budget inom e-förvaltningsportföljen för kommande förvaltningsår Beslut av långsiktiga mål för de olika e-portföljerna Projekt som bör lyftas ut och genomföras utanför e-förvaltningen under kommande förvaltningsår Omprioritering av budget och resurser under innevarande förvaltningsår Utöver detta kan styrgruppen komma att behandla Behov av prioritering mellan e-portföljer Behov av förändrad budget Vidareutveckling/projekt som berör fler e-portföljer Information om pågående aktiviteter och diskussion kring konsekvenser av större projekt Genomgång av vilka prioriteringar som gäller vid krishantering 4.2 Styrning inom e-portfölj Utifrån universitetets och UFVs övergripande mål och universitetsförvaltningens prioriteringar ska styrgruppen för varje e-portfölj verka för en god resursanvändning och ett ändamålsenligt verksamhetsstöd. E-portföljens styrgrupp får sina långsiktiga och kortsiktiga prioriteringar utifrån e-förvaltningsportföljens styrgrupp och VP-processen. Styrgruppen ansvar för att sätta långsiktiga mål på 3-5 år, samverka kring prioriteringar och budget samt diskutera verksamhetsinnehåll och tekniska ramar för de ingående e-områdena. Styrgruppen ska verka för och underlätta samarbete mellan e-områdena. Styrgruppen har möten tre gånger per år utifrån viktiga avstämningspunkter i e-förvaltningens årsprocess och därutöver utifrån behov. Föredragande är ordförande för varje ingående e-område. 5 (7)

6 Uppgifter inför kommande förvaltningsår: Beredning av långsiktiga mål för e-portföljens ingående e-områden (beslut på UFV e-förvaltningsportföljnivå) Dialog kring budgetfördelning till varje e-område Dialog kring resursfördelning inom e-portföljen Förankring av ingående e-områdens årsuppdrag Under innevarande förvaltningsår: Samordning av frågor som berör flera e-områden inom e-portföljen Förankring av avtal och serviceöverenskommelser 2 Återkoppling av säkerhetsanalysen 3 Återkoppling av kontinuitetsplanering 4 Information om pågående aktiviteter och diskussion kring konsekvenser av större projekt Diskussion kring eventuella omprioriteringar av - budget inom beslutade budgetramar för e-portföljen - tillgängliga resurser inom e-portföljen - åtgärder inom e-portföljen Beredning av frågor till UFV e-förvaltningsportfölj Behov av prioritering mellan e-portföljer Behov av förändrad budget för e-portföljen Vidareutveckling/projekt som berör fler e-portföljer Information om pågående aktiviteter och diskussion kring konsekvenser av större projekt Genomgång av vilka prioriteringar som gäller vid kriser 2 Överenskommelse för varje IT-stöd kring tillgänglighet och service 3 Egenkontroll i form av en nulägesbedömning av informationssäkerhet 4 Hur universitetet kan leverera tjänster även om produktionen är störd 6 (7)

7 4.3 Styrning inom e-område Varje e-område får den kort- och långsiktiga inriktningen från styrgruppen för den e-portfölj det tillhör. Styrgruppen för ett e-område består av två fasta roller som representerar verksamhet respektive IT. Därutöver kan styrgruppen utökas med representation från ytterligare avdelningar/enheter. Styrgruppen har beslutsmöten fyra ggr per år utifrån viktiga avstämningspunkter i e-förvaltningens årsprocess och därutöver vid behov. Föredragande i styrgruppen är e- förvaltningskoordinatorerna. Styrgruppens ansvar inför kommande förvaltningsår: Föredra e-förvaltningsplan för beslut av berörda avdelningschefer. Listning av större åtgärder för kommande år och beredning till budgetdialog och e-portfölj Stöd i bemanning och resurssäkring Styrgruppens ansvar under innevarande förvaltningsår: Uppföljning av åtgärder och budget enligt årsuppdraget Hantering av eventuella avvikelser och omprioriteringar Uppföljning av status på serviceöverenskommelser Uppföljning av utfallet av nulägesbedömningen av informationssäkerheten Uppföljning av kontinuitetsplanering Beredning av ärenden som ska lyftas till e-portfölj 7 (7)

Relevanta dokument

Modellbeskrivning e-förvaltning. Uppsala Universitet

Modellbeskrivning e-förvaltning Uppsala Universitet 2016-03-01 Innehåll 1 Inledning... 3 2 Vad är e-förvaltningsmodellen?... 3 3 Varför en e-förvaltningsmodell?... 3 4 Hur fungerar e-förvaltningsmodellen?...