Årsprocess e-förvaltning

Transkript

1 Inledning Detta dokument beskriver årsprocessen för e-förvaltning inom Uppsala universitet. Planeringsprocessen är synkroniserat med den ordinarie processen för verksamhetsplanering och budget som råder vid Uppsala Universitet. Årshjulet visar de aktiviteter och beslut som ska tas inför varje nytt verksamhets år då varje e-förvaltningsplan ska förnyas. Utifrån varje månad beskrivs de aktiviteter som skall genomföras. Utöver detta kommer arbetet med leveranser enligt beslutade e-förvaltningsplaner. Kolumnerna beskriver ansvaret för e-områdets e-förvaltningskoordinatorer, dess styrgrupp samt e-s styrgrupp. Mallar som stöd finns under Stöd och service/e-förvaltning JAN FEB MAR Genomför startmöte Genomför startmöte med inblandade personer för e-området och gå igenom beslutad e-förvaltningsplan. Lista och bedöm större insatser Utifrån övergripande mål skall de större insatserna listas som påverkar e-området. Det kan vara projekt som konkurrerar om eller större uppgraderingar som kräver mycket ekonomiska medel. Underlag till budgetdialog Ovan framtagna större insatser beräknas grovt avseende, pengar och tid och lämnas in till avdelningschefer och e- för e-området för vidare hantering i UFV budgetdialog. 1 (5)

2 APR Nulägesbedömning Informationssäkerhet Varje e-område ansvarar för att genomföra en nulägesanalys avseende informationssäkerhet. För stöd i detta arbete finns material under: Stöd och service/säkerhet/informationssäkerhet/ Översyn av avtal och service-överenskommelser För varje IT-komponent skall befintliga tal och Serviceöverenskommelser inom e-området gås igenom. De eventuella åtgärder som behövs skall tas med i listan för kommande behov. Mall för SLA utfall t.o.m. kvartal 1 Lista större åtgärder kommande år och formulera underlag till budgetdialog och e-portfölj Sammanställd lista på större insatser som påverkar e- Statusrapport per e-område Sammanställning för hela e- Eventuella beredningsunderlag för frågor som lyfts till e- Klargöra större insatser inom e- för kommande år Bereda långsiktiga mål för ingående e-områden Följa upp innevarande årsuppdrag för varje e-område 2 (5)

3 MAJ JUN AUG Inventera nuläge och behov För varje e-områdestjänst beskrivs nuläget och de behov som specialisterna har fångat. En summerad bild av de åtgärder som behöver vidtas kommande år görs av e-förvaltningskoordinatorerna utifrån såväl användning som teknik. Påbörja nästa års e-förvaltningsplan Kommande års e-förvaltningsplan påbörjas enligt guiden Skapa och förnya e-förvaltningsplan Resultat från säkerhetsgenomgången Status på avtal och serviceöverenskommelser Sammanställning av e-områdets behov för kommande år Utkast e-förvaltningsplan Ett första version av en genomarbetad e-förvaltningsplan ska jobbas fram i dialog med e-områdesansvarig. Här bör en prioriterad åtgärdslista finnas framme samt en resursuppskattning och tidsuppskattning. Prioritering inom e-område De åtgärder som kommit fram utifrån nuläge och behov prioriteras av e-koordinatorerna utifrån den preliminära budgetram som e-området tilldelats. Prioritering görs enligt gällande prioriteringskriterier. Prioriteringar ska genomföras i dialog med styrgruppen. utfall t.o.m. kvartal 2 Status på avtal, serviceöverenskommelser och utfall av säkerhetsgenomgång. Budgetramar och inriktning för kommande år Prioriteringsmöte Stöd i prioriteringar och budget Ge inriktning för årsmål och prioriteringar Ge inriktning kring budget och 3 (5)

4 SEP OKT NOV Prioritering inom e-portfölj Underlag förbereds till e-områdesansvariga för varje e-område som föredrar sina egna prioriterade åtgärdslistor för e-. Styrgruppen för e- har dialog kring helheten, bedömer årsmålen utifrån tilldelad budget och återkopplar. e-förvaltningsplan klar E-förvaltningsplanen färdigställs utifrån e-s återkoppling och beslut. Serviceöverenskommelsen stäms av med verksamheten och vid behov uppdateras och förankras i e-områdets styrgruppen. Formulerat årsuppdrag anpassat till given budget och tilldelade Genomarbetade tidsuppskattningar för varje föreslagen åtgärd samt prioriteringar Serviceöverenskommelsen stäms av med verksamheten och vid behov uppdateras och förankras i e-områdets styrgrupp Finjustering e-förvaltningsplan Eventuella korrigeringar görs som stäms av i styrgruppen för e- området. Föreslaget årsuppdrag och årsbudget per e-område Statusrapport, sammanställd för hela e- utfall t.o.m. kvartal 3 Kalibrera e-områdets årsuppdrag med budget och Genomgång av serviceöverenskommelser Förankring av ingående e-områdens årsuppdrag utifrån tilldelad budget. Diskussion om eventuella behov av omprioritering/justering Följa upp innevarande årsuppdrag för varje e-område 4 (5)

5 DEC Färdigställd e-förvaltningsplan Förvaltningsplanerna beslutas med avseende på omfattning, långsiktiga mål, årsuppdrag, årsbudget och bemanning. utfall t.o.m. kvartal 4 Godkännande av kommande års förvaltningsplan med årsuppdrag, och budget Årsuppdrag och årsbudget per e-område Statusrapport, sammanställd för hela e- Förankring av årsuppdrag och årsbudget för samtliga e- områden för kommande år Följa upp årsuppdragen för varje e-område 5 (5)