Årsprocess e-förvaltning

Transkript

1 Inledning Detta dokument beskriver årsprocessen för e-förvaltning inom Uppsala universitet. Planeringsprocessen är synkroniserat med den ordinarie processen för verksamhetsplanering och budget som råder vid Uppsala Universitet. Årshjulet visar de aktiviteter och beslut som ska tas inför varje nytt verksamhets år då varje e-förvaltningsplan ska förnyas. Utifrån varje månad beskrivs de aktiviteter som skall genomföras. Utöver detta kommer arbetet med leveranser enligt beslutade e-förvaltningsplaner. Kolumnerna beskriver ansvaret för e-områdets e-förvaltningskoordinatorer, dess styrgrupp samt e-portföljens styrgrupp. Mallar som stöd finns under Stöd och service/e-förvaltning JAN FEB MAR Genomför startmöte Genomför startmöte med inblandade personer för e-området och gå igenom beslutad e-förvaltningsplan. Lista och bedöm större insatser Utifrån övergripande mål skall de större insatserna listas som påverkar e-området. Det kan vara projekt som konkurrerar om eller större uppgraderingar som kräver omfattande ekonomiska medel. Insatserna bör estimeras grovt avseende, pengar och tid och lämnas till styrgrupp Underlag till budgetdialog e-områdesansvariga ansvarar för att de framtagna större insatserna lämnas in till avdelningschefer för 1 (5)

2 APR Nulägesbedömning Informationssäkerhet Varje e-område ansvarar för att genomföra en nulägesanalys avseende informationssäkerhet. För stöd i detta arbete finns material under: Stöd och service/säkerhet/informationssäkerhet/ Översyn av avtal och service-överenskommelser För varje IT-komponent skall befintliga avtal och Serviceöverenskommelser inom e-området gås igenom. De eventuella vidare hantering i UFV budgetdialog. utfall t.o.m. kvartal 1 Genomgång av inlämnade stora åtgärder kommande år e-portfölj (e-områdesansvarig + Sammanställd lista på större insatser som påverkar e- portföljen Sammanställning för hela e- portföljens årsmål Statusrapport per e-område Eventuella beredningsunderlag för frågor som lyfts till e- portföljen Klargöra större insatser inom e- portföljen för kommande år Bereda långsiktiga mål för Diskutera avvikelser och 2 (5)

3 MAJ JUN AUG åtgärder som behövs skall tas med i listan för kommande behov. Mall för SLA Inventera nuläge och behov För varje e-områdestjänst påbörjas beskrivning av nuläget och de behov som specialisterna har fångat. En summerad bild av de åtgärder som behöver vidtas kommande år görs av e- förvaltningskoordinatorerna utifrån såväl användning som teknik. Påbörja nästa års e-förvaltningsplan Kommande års e-förvaltningsplan påbörjas enligt guiden Förnya e- förvaltningsplan Resultat från säkerhetsgenomgången Status på avtal och serviceöverenskommelser Sammanställning av e-områdets behov för kommande år Utkast e-förvaltningsplan Ett första version av en genomarbetad e-förvaltningsplan ska jobbas fram i dialog med e-områdesansvariga. Här bör en prioriterad åtgärdslista finnas framme samt en resursuppskattning och tidsuppskattning. Prioritering inom e-område De åtgärder som kommit fram utifrån nuläge och behov prioriteras av e-koordinatorerna utifrån den preliminära budgetram som e-området tilldelats. Prioritering görs enligt gällande prioriteringskriterier. utfall t.o.m. kvartal 2 Status på avtal, serviceöverenskommelser och utfall av säkerhetsgenomgång. Budgetramar och inriktning för kommande år Prioriteringsmöte Stöd i prioriteringar och budget Ge inriktning för årsmål och prioriteringar 3 (5)

4 SEP OKT Prioriteringar ska genomföras i dialog med styrgruppen. Prioritering inom e-portfölj Underlag förbereds till e-områdesansvariga för varje e-område som föredrar sina egna prioriterade åtgärdslistor för e-portföljen. Styrgruppen för e-portföljen har dialog kring helheten, bedömer årsmålen utifrån tilldelad budget och återkopplar. e-förvaltningsplan klar E-förvaltningsplanen färdigställs utifrån e-portföljens återkoppling och beslut. Serviceöverenskommelsen stäms av med verksamheten och vid behov uppdateras. Formulerat årsuppdrag anpassat till given budget och tilldelade Genomarbetade tidsuppskattningar för varje föreslagen åtgärd samt prioriteringar Serviceöverenskommelsen förankras i e-områdets styrgrupp Ge inriktning kring budget och e-portfölj (e-områdesansvariga + Föreslaget årsuppdrag och årsbudget per e-område Statusrapport, sammanställd för hela e-portföljen utfall t.o.m. kvartal 3 Kalibrera e-områdets årsuppdrag med budget och Genomgång av serviceöverenskommelser Dialog kring e-områdenas budget- och resursfördelning Förankring av ingående e-områdens årsuppdrag Diskutera eventuella behov av justering Diskutera ev. avvikelser och 4 (5)

5 NOV DEC Finjustering e-förvaltningsplan Eventuella korrigeringar görs som stäms av i styrgruppen för e- området. Färdigställd e-förvaltningsplan Förvaltningsplanerna beslutas med avseende på omfattning, långsiktiga mål, årsuppdrag, årsbudget och bemanning. utfall t.o.m. kvartal 4 Godkännande av kommande års förvaltningsplan med årsuppdrag, och budget e-portfölj (e-områdesansvarig + Årsuppdrag och årsbudget per e-område Statusrapport, sammanställd för hela e-portföljen Formellt godkännande av e- förvaltningsplan Det formella beslutet av planen gör styrgruppen tillsammans med berörda avdelningschefer. Förankring av årsuppdrag och årsbudget för samtliga e- områden för kommande år Diskutera avvikelser och 5 (5)