Välkommen på chefsmöte!

Transkript

1 Välkommen på chefsmöte!

2 Inledning Program 18 juni Ekonomisk rapport till och med maj 9-10 INFÖR BUDGET Budgetprocessen vid ett valår - Budget- och uppföljningsprocessen i Centrum - Nulägesanalyser Fika Film från budgetkonferens 7-8 maj Gruppövning Arbetsmiljöpolicy, medarbetarenkäten mm Kommunikationsindex Avslutning

3 Lägesbild 2014 (per maj) Utfall (Mkr) Budgetavvikelse Prognos helår Utbildning - 0,5-0,6 ÄO-HS - 3,0-7,5 IFO-FH - 1,0-5,5 Kultur och fritid + 0,2 +0,2 Förvaltningsgemensamt +12,2 +18,4 Summa Centrum +7,9 +5,0

4 Budget 2015

5 Vad är mitt sammanhang? Var finns jag i processen och i förhållande till andra?

6 Rollen som chef Viktigt att ha en förståelse för hur processen går till och som chef förmedla vad som pågår i de olika stegen av processen. Viktigt med en förståelse som chef för hur man ska bidra till måluppfyllelse och vad nyttan är för våra brukare och medborgare. Vilka förändringar kommer att ske, vilka satsningar görs, och vilka utmaningar står vi inför?

7 Kommunikativt ledarskap Ett kommunikativt ledarskap, i alla delar av organisationen, är en förutsättning för att uppnå de prioriterade målen och för att skapa en effektiv organisation där ledstjärnan är medborgarnas bästa.

8 Exempel på händelser 2014/ VALÅR inför budget och verksamhetsplaner 2015 Nämndens Budget 2015 Beslut 2/12 Budgetplanering, forts KF:s budget KF:s Budget 2015 Beslut 27/11 Prel budgetplanering utifrån valresultat 14/9 Nulägesanalys, forts med fokus på det egna uppdraget med mera Verksamhetsplanering mål och uppdrag riktas till respektive nivå Okt Sep Nov Aug Dec Jul Jan Jun Feb Maj Mar Apr Verksamhetsplaner 2015 Januari februari 2015 Resultat och slutsatser från föregående år Nulägesanalys 2015 påbörjas, revideras utifrån resultat, slutsatser, det egna uppdraget med mera Förslag KF:s budget 2015 KF 16/6 Inriktningsdokument 2015 utifrån S-budget

9 Partiernas budgetförslag för (S), (MP) och (V) lade egna förslag Alliansen lade ett gemensamt förslag. Även förslag från (SD) och (VägV) Oavsett resultatet i valet i höst så behövs det en kompletterande budgetomgång efter valet. Riksdagsvalet påverkar våra förutsättningar men även resultatet i VGR påverkar (där det finns diskussioner om en eventuell skattehöjning) Tydlig skiljelinje mellan Rödgröna och Alliansen avseende; valfrihet, organisatoriska frågor

10 Partiernas budgetförslag för Investeringsvolymerna en utmaning krävs mer underlag - påbörjat en process med även bolagens investeringsvolymer De ekonomiska förutsättningarna är begränsade ställer högre krav på prioriteringar och andra finansieringskällor Bibehållen skatt i alla förslag förutom (V) som vill höja 1 krona och (VägV) som sänker 10 öre

11 Planering (budget) och uppföljning i Centrum Dec /12 Bu2015 i SDN 16/12 Sista datum bu15 i nämnd. Verksamhetsplan OC 31/ Verksamhetsplan Ec-28/ Nov 2014 UR 3 Gemensam lägesbild Budget färdigställs och bereds (valår). Chefsmöte 26/11. Dec Jan Feb 2014 Årsrapport 13 Stor grupp" och beslut SDN 6/2 Chefsmöte 26/2. Okt 2014 Budget färdigställs o bereds.(normalår) Chefsmöte 15/10. 30/10 Ec-nivå klar nulägesanalys. Okt Nov Feb Mar Mars/april 2014 Budget 2015 Arbete med Nuläges och Omvärldsanalys i förvaltningsledningen inför Budgetkonferensen i maj. Sep 2014 UR 2 - Gemensam lägesbild (Helheten). Bu 2015: Mål strategier (Vad och Varför i budget15 (FL). Chefsmöte 3/9. 30/9: OC-nivå klar nulägesanalys. Aug 2014 Budget - SDN Mål och Inriktningsdok /8 Sep Aug Jul Jun Maj Apr April 2014 UR 1 Gemensam lägesbild Ekonomiperspektivet Chefsmöte 30/4. Maj Maj Budgetkonferens Stor grupp (Dialog kring nuläges- och (omvärldsanalyser, framåtblickande). 23/5 KF-budget 2015 presenterades. Juli 2014 Juni 2014 v Presidiet + FL Chefsmöte 18/6. Mål och inriktningsdialog Fördjupad dialog kring resurser, mål och utmaningar.

12 Viktiga hörnstenar i planeringsprocessen Vi behöver öka skickligheten i att planera framtiden. Proaktiva. Se saker innan de inträffar vara förberedd (proaktivitet). Tillsammans (delaktighet) Kunskap om helheten och varandra Ansvarstagande och engagemang Kommunikation Tydligare ledarskap

13 Planering och uppföljning Viktiga händelser under våren Bokslut 6 februari Budgetkonferens 7-8 Maj Dialoger Maj/Juni för att skickliggöra nämnden i sina beslut i mål- och inriktningsdokumentet för (i nämnden 26/8).

14 Tre delar i planeringsprocessen under våren Ekonomiska förutsättningar resursfördelning. Nuläge (gemensam lägesbild) och utmaningar. KF Prioriterade mål (och uppdrag).

15 Våra utmaningar - att ta ställning till 1. Påverkbart icke påverkbart 2. Utmaning nu eller sen? 3. Finns det utmaningar som påverkar flera sektorer? 4. Hur påverkar utmaningarna varandra? 5. Hur stora resurser tar utmaningen i anspråk?

16 Generella utmaningar i Centrum 2014 Ekonomi i balans (litet eget kapital) Konkurrensutsättning många externa utförare Samutnyttjande av lokaler Hitta samordningsvinster med andra aktörer.

17 Arbetsgivarperspektiv Attraktiv arbetsplats Bemanningsplanering Kontinuitet bland chefer och specialister Kompetensförsörjning

18 Sektor Utbildning Effektiva förskolor i hela stadsdelen Långsiktiga lösningar för ändamålsenliga lokaler inom skola och kulturskola Kvalitet i fritidsverksamheten Minskade barngrupper i förskolan

19 Sektor IFO-FH Valfrihet inom daglig verksamhet Hitta bättre lösningar på hemmaplan istället för dyra externa lösningar - boendeproblematik - ensamkommande flyktingbarn Äldre med psykisk sjukdom/missbruk. Ungdomars användning av alkohol/cannabis

20 Sektor ÄO-HS Valfrihet Demografisk utveckling Obligatoriska uppdrag: - samordnad äldreboendeplanering - hemtjänstuppdrag - värdighetsgarantier

21 Prioritering mål 2015 S-budgeten Mål i S-budget 2015 Centrum 2014? 1. Alla Göteborgare ska ha goda livschanser. Övergripande inriktning 2. Antalet hushåll i långvarigt försörjningsstöd ska minska. 3. Skillnader mellan mäns och kvinnors livsvillkor ska minska. Nej. 4. Skolan ska öka barns och elevers möjligheter att inhämta och utveckla kunskaper, förmågor och värden. 5. Skolan ska i ökad omfattning kompensera för elevers olika förutsättningar på såväl elevnivå som mellan olika skolor. 6. Andelen elever med godkända betyg i alla ämnen ska öka. Nej 7. Unga göteborgares möjligheter till en rik och meningsfull fritid ska öka. Ja Nej. Ja 8. Unga göteborgare ska ges ökade möjligheter att påverka stadens utveckling. Nja, (Vi har 2 uppdrag i budget gränsar. 9. Äldres inflytande över sin vardag och samhällsutveckling ska öka. Ja, (dock ej samhällsutveckling) 10. Göteborgarnas möjligheter att finna goda bostäder ska öka. Ja, Äldre - Vuxna 11. Sysselsättningen för grupper långt ifrån arbetsmarknaden ska öka Nja, (arb.markn.ins.) 12. Osakliga löneskillnader mellan män och kvinnor ska minska. I anpassningsbudget-14.

22 Med stöd av nulägesanalysen skaffar du och dina medarbetare er en bild av var er verksamhet står idag vad er verksamhet ska göra hur er verksamhet ska lyckas hur ni utvecklar er verksamhet Därefter planerar ni för hur ni bäst utformar era arbetssätt i den löpande verksamheten.

23 Nulägesanalysen den gemensamma startpunkten Det här är vi, vår nuvarande situation och våra utvecklingsbehov Beskrivning av verksamheten Verksamhetsidé/Uppdrag, De vi är till för och deras behov och förväntningar, Processtruktur, Organisations- och ledningsstruktur, Medarbetare med mera Strategiska drivkrafter Vision, Förhållningssätt, Viktiga framgångsfaktorer Styrande dokument Budget, Inriktningsdokument, Reglemente/Ägardirektiv, Mål och uppdrag från ovanliggande chefsnivå, Övriga styrdokument och riktlinjer Föregående års slutsatser Sammanfattning av resultat och slutsatser SWOT - analys Sammanställning och analys av interna styrkor och svagheter samt externa möjligheter och hot Prioritering av utvecklingsfrågor Sammanställningen från SWOT-analysen utgör ett underlag för att prioritering av de viktigaste utvecklingsfrågorna Jämlikhetsperspektivet är integrerat i nulägesanalysen för att kunna föras över i verksamhetsplaneringen.

24 Uppdrag inför 2015

25 Hur hänger det ihop från KF till oss?

26 Planering (budget) och uppföljning i Centrum Dec /12 Bu2015 i SDN 16/12 Sista datum bu15 i nämnd. Verksamhetsplan OC 31/ Verksamhetsplan Ec-28/ Nov 2014 UR 3 Gemensam lägesbild Budget färdigställs och bereds (valår). Chefsmöte 26/11. Dec Jan Feb 2014 Årsrapport 13 Stor grupp" och beslut SDN 6/2 Chefsmöte 26/2. Okt 2014 Budget färdigställs o bereds.(normalår) Chefsmöte 15/10. 30/10 Ec-nivå klar nulägesanalys. Okt Nov Feb Mar Mars/april 2014 Budget 2015 Arbete med Nuläges och Omvärldsanalys i förvaltningsledningen inför Budgetkonferensen i maj. Sep 2014 UR 2 - Gemensam lägesbild (Helheten). Bu 2015: Mål strategier (Vad och Varför i budget15 (FL). Chefsmöte 3/9. 30/9: OC-nivå klar nulägesanalys. Aug 2014 Budget - SDN Mål och Inriktningsdok /8 Sep Aug Jul Jun Maj Apr April 2014 UR 1 Gemensam lägesbild Ekonomiperspektivet Chefsmöte 30/4. Maj Maj Budgetkonferens Stor grupp (Dialog kring nuläges- och (omvärldsanalyser, framåtblickande). 23/5 KF-budget 2015 presenterades. Juli 2014 Juni 2014 v Presidiet + FL Chefsmöte 18/6. Mål och inriktningsdialog Fördjupad dialog kring resurser, mål och utmaningar.

27 Från KFs budget till enhetens verksamhetsplan och tillbaka KF s budget KF Innehåller vision, mål, uppdrag och inriktningar samt anvisningar för nämndens ansvar med inriktningsdokument, delegerat ansvar för arbetet med budgetförslag, uppföljning och rapportering. KF Mål och inriktning, Budget Centrum SDN KF s mål bryts ner utifrån ett hela-staden-perspektiv. Därefter sker prioritering och formulering av mål och uppdrag utifrån Centrums förutsättningar. SDN Strategier, utvecklingsfrågor FL Utformar strategier (vägval) för genomförande av nämndens mål och uppdrag. Skapar vid behov utvecklingsfrågor. Fördelar mål, uppdrag och utvecklingsfrågor till de verksamheter som kan bidra till resultat. Sektorschef riktar mål, uppdrag och utvecklingsfrågor till områdena. SC/FL Verksamhetsplan område OC Skapar aktiviteter för att uppnå resultat med stöd av de strategier (vägval) som framgår av nämndens mål, uppdrag samt verksamhetens mål och utvecklingsfrågor. Skapar vid behov mål/utvecklingsfrågor för området utifrån Nulägesanalysen. Riktar mål, uppdrag och utvecklingsfrågor till underliggande enheter. OC Verksamhetsplan enhet EC Skapar aktiviteter för att uppnå resultat med stöd av de strategier som framgår av nämndens mål, uppdrag samt verksamhetens mål och utvecklingsfrågor. Skapar vid behov egna mål/utvecklingsfrågor utifrån Nulägesanalysen. EC

28 Filmtajm! Budgetkonferens 7-8 maj Syfte: Stärka möjligheterna för nämnden att göra välgrundade prioriteringar i mål- och inriktningsdokumentet för 2015, utifrån våra ekonomiska förutsättningar. Skapa sammanhang och delaktighet genom att tillsammans rita upp Centrums nuläge och framtida utmaningar. Bygga vi-känsla och ett gemensamt ansvarstagande för resultaten på alla nivåer i organisationen.

29

30 Fråga förvaltningsledningen! Prata ihop er i gruppen enas om EN fråga som ni vill ställa till förvaltningsledningen inför budgetarbetet Muntlig redovisning frågor och svar dokumenteras

31 Medarbetar- och arbetsmiljöpolicy Göteborg en stad för alla Arbetsmiljö och hälsa Jobb och utveckling Lön

32 Göteborg en stad för alla Vi som är medarbetare bidrar till att göteborgarnas rättigheter tillgodoses och att verksamheten når sina mål. Vi som också är chefer leder och kommunicerar verksamhetens uppdrag och mål, så att vi uppnår förväntade resultat.

33 Arbetsmiljö och hälsa Vi som medarbetare bidrar till en god arbetsmiljö och tar ansvar för vår hälsa och säkerhet i arbetet. Vardagen är viktig vi är varandras arbetsmiljö. Vi som också är chefer ansvarar för en god och säker arbetsmiljö och ett hållbart arbetsliv samt skapar förutsättningar för detta.

34 Jobb och utveckling Vi som medarbetare bidrar aktivt till att hitta lösningar för att förbättra verksamheten. Vi tar ansvar för att hålla oss informerade och för att behålla samt utveckla vår kompetens. Genom egna initiativ skapar vi vår karriär. Vi som också är chefer driver utvecklingen av verksamheten. Vi skapar förutsättningar för våra medarbetare att utvecklas i sitt nuvarande arbete, men även för att gå vidare till nya uppdrag.

35 Lön Vi som medarbetare bidrar till att de gemensamma målen nås genom att vi tar ansvar för att utföra våra arbetsuppgifter väl och för att nå våra individuella mål. Genom våra prestationer påverkar vi vår lön. Vi som också är chefer sätter lön och formulerar tydliga förväntningar och krav samt följer upp och återkopplar arbetsresultat, så att sambandet mellan resultat och lön blir tydligt.

36 Medarbetarenkäten 2014

40 Stöd och hjälp HR-specialisterna Kommunikatörerna Stödmaterialet

43 Kommunikationsindex - KomI

44 Kommunikationsindex Ur budget 2014: Goda ledare med hög kommunikativ förmåga är avgörande för kvaliteten och effektiviteten i verksamheterna liksom för arbetsmiljön Nytt index i medarbetar- och ledarenkäten för 2014: KomI Elva frågor fördelade på tre områden

45 KOMMUNIKATIONS- KLIMAT STYRNING LEDARSKAP

46 Frågor KOMMUNIKATIONSKLIMAT I vår grupp är vi bra på att kommunicera på ett begripligt sätt I vår grupp uppmuntras delaktighet i mål och verksamhetsplanering I vår grupp tas idéer och synpunkter tillvara STYRNING I vår grupp följs våra mål upp och utvärderas på ett bra sätt I vår grupp får jag tillräckligt med information för att förstå verksamhetens uppdrag och mål Jag känner väl till min förvaltnings/mitt bolags vision och mål Jag har tillgång till den information jag behöver om min förvaltning/mitt bolag LEDARSKAP Chefen är tydlig med mitt uppdrag och våra verksamhetsmål Chefen följer upp att det som bestämts verkligen blir gjort Chefen är bra på att motivera och engagera Chefen är bra på att kommunicera verksamhetens uppdrag och mål

47

48 Förväntningar på chefens kommunikativa förmågor Tydliggöra inriktning, mål och kontext. Skapa engagemang för resultat och måluppfyllelse. Gestalta meningsfulla budskap. Hantera och lösa problem och konflikter. Involvera för gemensamt meningsskapande Använda ett medvetet kommunikationssystem. Tydliggöra förväntningar och återkoppla på prestation och ageranden. Coacha enskilda och grupp. Vara lyhörd, inkännande och inlyssnande.

49 Så kan du jobba med ditt KomI Ett bra kommunikationsklimat hänger ihop med god trivsel och arbetsmiljö Använd befintligt material från HR Vilka delar inom KomI behöver förbättras? Du hittar vissa verktyg på intranätet under Hela staden- Kommunikation i staden

50

51 Vilket stöd kan du få? Exempel på stöd från kommunikatör: Mötescoachning. Hur få effektivare APT? Kartlägga kommunikationssystem. Hur, när och i vilka kanaler kommunicerar du med dina medarbetare? Stöd vid kommunikationsplanering. Planera för kommunikationen vid större förändringar och för att nå måluppfyllelse.