Arbets- och beslutsordning. Styrelsen för forskning

Transkript

1 Arbets- och beslutsordning Styrelsen för forskning

2 Dnr 841/ Arbets- och beslutsordning Styrelsen för forskning Fastställd vid sammanträde Innehåll Inledning... 2 Övergripande ansvar och uppdrag... 2 Sammansättning... 3 Arbetsformer... 3 Beslutsformer... 4 Underorgan... 6

3 Arbets- och beslutsordning, Styrelsen för forskning 2 (6) Inledning Arbets- och beslutsordningen riktar sig bland annat till styrelsens medlemmar och berörd administrativ personal. Den hänvisar i stora stycken till och sammanfattar viktiga exempel på givna ramar gemensamma för de tre verksamhetsstyrelsernas arbete i form av såväl övergripande uppdrag och ansvar, som lagar, förordningar och regler. Inom dessa ramar har enskild styrelse själv möjlighet att besluta om de närmare formerna för sitt arbete. Mot denna bakgrund är arbets- och beslutsordningen disponerad enligt följande. Inom respektive avsnitt finns först en gemensam skrivning som avser de tre verksamhetsstyrelserna. Därefter finns i förekommande fall en skrivning som avser enskild styrelse. Övergripande ansvar och uppdrag Under Konsistoriet och rektor svarar Styrelsen för forskning, Styrelsen för forskarutbildning och Styrelsen för utbildning för att verksamheterna inom respektive ansvarsområden ges goda förutsättningar. 1 Verksamhetsstyrelse ansvarar för strategiska frågor såsom verksamhetens kvalitet, verksamhetsutveckling, uppföljning, utvärdering, information och omvärldsbevakning. Verksamhetsstyrelse lämnar förslag till resursfördelning och ekonomiska ramar för respektive ansvarsområde och fattar beslut inom sina verksamhetsområden. Verksamhetsstyrelse får, om det finns särskilda skäl, besluta om undantag från högskolelagens krav på vetenskaplig kompetens vid beslutsfattande (2 kap 6, högskolelagen) inom sitt verksamhetsområde. 1 Verksamhetsstyrelse ska utöver vad som anges i KIs organisationsplan handha dels de uppgifter som Konsistoriet beslutar, dels de uppgifter rektor överlämnar till styrelserna. 1 Rektor får efter samråd med berörda verksamhetsstyrelser besluta om att frågor inom ett verksamhetsområde ska handhas av en prodekanus och i anslutning därtill besluta om organisation för uppgiften. 1 Styrelsen för forskning har det övergripande ansvaret för forskningen vid KI. Det åligger styrelsen särskilt att 1 ansvara för analys och prioritering av KIs forskning ansvara för system för utvärdering och kvalitetssäkring av forskningsverksamheten bevaka etiska frågor i forskningen ansvara för KIs medverkan i universitetsövergripande forskningsprojekt ansvara för anställning av lärare i samverkan med Styrelsen för utbildning och Styrelsen för forskarutbildning medverka i handläggningen av docenturärenden. 1 KIs Organisationsplan gällande från och med (dnr 7026/10-010).

4 Arbets- och beslutsordning, Styrelsen för forskning 3 (6) Sammansättning Ledamöter i verksamhetsstyrelse utses genom val på det sätt Konsistoriet föreskriver, med undantag för studentrepresentanterna som utses av studentkår. Ordförande och vice ordförande i verksamhetsstyrelse benämns dekanus respektive prodekanus och utses av rektor efter rådgivande val. Bland ledamöterna ingår fyra studentrepresentanter. Tre fackliga representanter har närvaro- och yttranderätt i styrelsen. 2 Styrelsen kan under mandatperioden besluta om adjungeringar. En adjungerad ledamot har närvaro- och yttranderätt men inte beslutanderätt. I Styrelsen för forskning ingår sex lärarrepresentanter. 2 Ordföranden i Rekryteringsutskottet utses av rektor och har prodekanus ställning. Ordföranden ska vara ledamot av Styrelsen för forskning. För den händelse den som utses till ordförande inte redan är ledamot av Styrelsen för forskning inträder han eller hon som ledamot i styrelsen. 2 Ledamöterna i Styrelsen för forskning är enligt regionalt ALF-avtal Karolinska Institutets representanter i Forskningsstrategiska kommittén. 2 Arbetsformer Verksamhetsstyrelserna ska samordna sina verksamheter. Av särskild vikt är att samordning sker i frågor som gäller 1) resursfördelning; 2) rekrytering och 3) infrastruktur. Det ankommer på verksamhetsstyrelsernas dekaner att gemensamt besluta om arbetsformer och organisation för denna samordning. Styrelse ska genom sina dekaner också samordna sin verksamhet med den operativa ledningen på det sätt rektor bestämmer. Med den operativa ledningen avses rektor, prorektor och universitetsdirektör. 2 Styrelse får uppdra åt institution att medverka i ärendeberedning och att fatta beslut i vissa ärenden. 2 Styrelsen sammanträder på kallelse av dekanus, vanligen en gång per månad under terminerna. Kallelse med föredragningslista och handlingar skickas normalt en vecka före aktuellt sammanträde. Styrelsen kan även ha strategidagar. Styrelsens funktioner för kansli samt olika typer av administration, utredning, genomförande och uppföljning finns framför allt inom Forsknings- och forskarutbildningsavdelningen respektive Utbildningsavdelningen. Aktuell avdelning har tillsammans med dekanus och prodekanus ett viktigt ansvar i att bereda styrelsens ärenden inför beslut och bevaka att aktuella regelverk följs. 2 KIs Organisationsplan gällande från och med (dnr 7026/10-010).

5 Arbets- och beslutsordning, Styrelsen för forskning 4 (6) Styrelsens strategi- och budgetarbete samordnas i stora delar med Forskningsstrategiska kommittén (samverkan KI/SLL). Det innebär bland annat gemensamma strategi- och budgetdagar. Beslutsformer Protokoll För varje beslut i ett ärende ska det upprättas en handling som visar dagen för beslutet, beslutets innehåll, vem som har fattat beslutet, vem som har varit föredragande och vem som har varit med vid den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet. Beslut fattas efter föredragning. 3 Ett sådant beslut protokollförs och utformas i enlighet med KIs regler/ mallar. 4 Beslutförhet Verksamhetsstyrelse är beslutför när fler än hälften av ledamöterna, bland dem ordföranden, är närvarande. 5 Beslut per capsulam Om ett styrelseärende är så brådskande att styrelsen inte hinner sammanträda för att behandla det, får ärendet avgöras genom meddelanden mellan ordföranden och minst så många ledamöter som behövs för beslutförhet. Om detta förfarande inte är lämpligt, får ordföranden själv avgöra ärendet. Beslut som fattas på något av nyssnämnda sätt ska anmälas vid nästa sammanträde med styrelsen. 6 Styrelsens beslut per capsulam sker vanligen genom meddelande per e-post. Utgångspunkten är att ledamöterna ska få cirka en vecka på sig att ta ställning i ärendet och svara per e-post. Styrelsens beslut per capsulam protokollförs i samma löpnummerserie som sammanträdesprotokollen. Delegering av beslutanderätt Styrelse kan delegera beslutanderätt. En delegation kan antingen avse ett enskilt ärende eller en kategori ärenden (generell delegation). Ett viktigt syfte med de generella delegationerna är att avlasta sammanträdena och skapa ökat utrymme för mer komplexa frågor där diskussion behövs. Ett annat syfte är att ha en snabb hantering i andra typer av frågor. Parallellt med föreliggande arbets- och beslutsordning beslutar styrelsen om vissa generella delegationer till dekanus. Prodekanus inträder i dekanus ställe i den utsträckning de överenskommer. Dekanusbesluten protokollförs i enlighet med KIs mallar och i en löpnummerserie separerad från den för sammanträden/beslut per capsulam. Styrelsen får kopia av dekanusbesluten 3 Myndighetsförordningen (SFS 2007:515), Rektors beslut (dnr 6785/02-010) 5 KIs Organisationsplan gällande från och med (dnr 7026/10-010).

6 Arbets- och beslutsordning, Styrelsen för forskning 5 (6) vid nästkommande sammanträde och ledamöterna uppmanas att läsa igenom besluten och vid oklarheter eller synpunkter ställa frågor. Ett ärende av principiell betydelse bör inte avgöras av dekanus/prodekanus även om det formellt ryms inom ramen för den generella delegationen. Ett sådant ärende ska avgöras av styrelsen. Avvikande mening När beslut fattas av flera gemensamt kan den som deltar i avgörandet reservera sig mot detta genom att låta anteckna avvikande mening. Den som inte gör det ska ha anses biträtt beslutet. Föredraganden och andra tjänstemän som är med om den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet har rätt att få avvikande mening antecknad. 6 Jäv Den som är jävig får inte handlägga ärendet. Den som känner till en omständighet som kan antas utgöra jäv mot honom, ska självmant ge det till känna. 7 Med "den som ska handlägga ett ärende" menas personer, som tar sådan befattning med ett ärende att de kan tänkas inverka på ärendets utgång. Häri inbegrips både sådana som deltar i själva beslutet, t ex som ledamot i en nämnd eller en styrelse, och sådana som i övrigt är med om ärendets slutliga handläggning, t ex föredragande. 8 Fördelning av resebidrag är ett viktigt exempel på styrelsebeslut som normalt fattas per capsulam. I aktuella stiftelseärenden kan dekanus utse sakkunniga/granskningsnämnder samt besluta om utdelning upp till och med kr (motsvarande den generella delegationen). I det fall flera verksamhetsstyrelser är inblandande i en och samma stiftelse ansvarar dekanus för samråd inför beslut. 9 6 Förvaltningslagen (SFS 2003:246), Förvaltningslagen (SFS 2003:246), KIs jävsregler, rektors beslut (dnr 900/06-608). 9 Enligt beslut i Konsistoriet ska de olika styrelserna ta fram handläggningsordningar avseende utdelning från KIs stiftelser. Här ska även ingå rutiner för när flera styrelser blir inblandande i samma utdelning. Se även styrelsens protokoll

7 Arbets- och beslutsordning, Styrelsen för forskning 6 (6) Underorgan Rekryteringsutskott Det ska finnas ett Rekryteringsutskott med sju ledamöter, som är gemensamt för de tre verksamhetsstyrelserna. Utskottets uppgift är att handha de anställningar av lärare och forskare som innefattar sakkunnigförfarande. Varje styrelse utser två ledamöter i utskottet. Rektor utser ordföranden i Rekryteringsutskottet på gemensamt förslag av de tre verksamhetsstyrelserna. Styrelsen för forskning beslutar i samverkan med de två andra verksamhetsstyrelserna regler för utskottets verksamhet utöver vad Konsistoriet och rektor reglerar. 10 Docenturnämnd Docenturnämnden bedömer ansökningar om docentur. Varje styrelse utser tre ledamöter i nämnden. Ordförande utses av styrelsen för utbildning. Styrelsen för utbildning ansvarar för beredningen av docenturärenden i samverkan med Styrelsen för forskning och Styrelsen för forskarutbildning. 10 Verksamhetsstyrelse får inrätta underorgan och delegera beslutanderätten till dessa om inte annat är särskilt angivet. 10 Viktiga exempel på organ under Styrelsen för forskning är Anslagsnämnden, vilken bereder förslag till forsknings- respektive resebidrag för beslut i styrelsen samt vidareutveckla formerna för arbetet, respektive Försöksdjursnämnden, vilken lyder under styrelsen i enlighet med rektors beslut. 10 KIs Organisationsplan gällande från och med (dnr 7026/10-010).