Arbets-, besluts- och delegationsordning

Transkript

1 Arbets-, besluts- och delegationsordning Styrelsen för utbildning Dnr 1-230/2015 Fastställd av styrelsen Ersätter Arbets- och delegationsordning, dnr 2007/ Innehållsförteckning 1 Inledning Organisation Uppgifter Beslutsområden Styrelsens sammansättning Styrelsens arbetsformer Styrelsens delegering av beslut... 5

2 Arbets, besluts- och delegationsordning Styrelsen för utbildning 1 (8) 1 Inledning Av rektors besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet (KI) framgår att verksamhetsstyrelserna ska fastställa en arbets-, besluts- och delegationsordning. I bilaga till beslutet finns också en mall för hur arbets-, besluts- och delegationsordning ska utformas och vad den ska innehålla. 2 Organisation Rektor svarar för ledning av verksamheten närmast under konsistoriet. Prefekt leder institution genom delegation från rektor. De tre verksamhetsstyrelserna motsvarar fakultetsnivån. Respektive verksamhetsstyrelse leds av dekan. Underorganisation Styrelsen får inrätta underorgan och delegera beslutanderätten till dessa om inte annat är särskilt angivet. Programansvar är organiserat dels i en programnämndsorganisation och dels inom institutionerna. Beslut om organisation av programansvar fattas separat. 3 Uppgifter 3.1 Gemensamt för verksamhetsstyrelserna Verksamhetsstyrelserna ansvarar inom respektive ansvarsområde för 1 kvalitet, verksamhetsutveckling, uppföljning, utvärdering, information, omvärldsbevakning, riktlinjer och regler inom respektive verksamhetsområde Verksamhetsstyrelserna får uppdra åt institution att medverka i ärendeberedning samt att på delegation fatta beslut i vissa ärenden. Verksamhetsstyrelserna ska samordna sina verksamheter avseende organisation och arbetsformer på sätt som dekanerna överenskommer. Samordningen ska särskilt ske i frågor avseende resursfördelning, rekrytering och infrastruktur. 3.2 Styrelsen för utbildning Styrelsen för utbildning (US) har det övergripande ansvaret för utbildning på grundnivå och avancerad nivå 2. Styrelsen för utbildning ansvarar särskilt för 1 : 1. dimensionering av utbildningsprogram och kurser, 2. fördelning av utbildningsuppdrag till institutionerna, 3. att fastställa utbildningsplaner, 4. att utse examinator, 1 Rektors besluts- och delegationsordning (dnr 1-445/2014). 2 KIs Organisationsplan (dnr 1-600/2013).

3 Arbets, besluts- och delegationsordning Styrelsen för utbildning 2 (8) 5. övergripande pedagogisk utveckling och förnyelse, 6. att utveckla och befästa studenternas möjligheter till inflytande över utbildningarna, 7. medverkan i utveckling av infrastruktur för utbildningsverksamheten, 8. regelbunden uppföljning av utvecklingen inom utbildningsområdet och analys av behov och förutsättningar för utbildning på grundnivå och avancerad nivå, 9. att det finns goda förutsättningar för verksamhetsförlagd utbildning, 10. samverkan med Stockholms läns landsting och övriga aktörer i utbildningsfrågor, 11. internationella avtal om studentutbyte samt universitetsövergripande internationella samarbetsavtal om utbildning på grundnivå och avancerad nivå, 12. medverkan i anställning av lärare. Styrelsen för utbildning utgör enligt regionalt ALF-avtal 3 samverkansorgan mellan Karolinska Institutet och Stockholms läns landsting (SLL) i frågor som rör utbildning på grundnivå och avancerad nivå. 4 Beslutsområden Styrelsen arbetar och verkar inom ramen för uppdraget att ansvara för utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Följande beslutsområden har rektor delegerat till styrelsen för utbildning: fördelning av utbildningsuppdrag till institutionerna fastställa utbildningsplaner utse examinator internationella avtal om studentutbyte samt universitetsövergripande internationella samarbetsavtal om utbildning på grundnivå och avancerad nivå Styrelsen ska årligen utarbeta budgetförslag för beslut av rektor. Styrelsen ska sedan verkställa och närmare besluta inom ramen för budgeten. Styrelsen för utbildning beslutar i samverkan med de två andra verksamhetsstyrelserna former för docenturnämndens verksamhet utöver vad som regleras i KI:s regler för docentur eller av rektor. Styrelsen för utbildning beslutar om utdelning ur Karolinska Institutets stiftelsestipendier. Det är rektor som beslutar om inrättande och avveckling av program, yrkesexamen, huvudområde eller generell examen 4 5 Styrelsens sammansättning Av KI:s Organisationsplan framgår styrelsens sammansättning och att mandatperioden är tre år. Styrelsen ska bestå av följande röstberättigade ledamöter: dekan för utbildning, ordförande 3 Regionalt ALF-avtal, dnr 4827/ Rektors besluts- och delegationsordning (dnr 1-445/2014).

4 Arbets, besluts- och delegationsordning Styrelsen för utbildning 3 (8) prodekan för utbildning, vice ordförande sex lärarrepresentanter tre ledamöter som utses av rektor efter förslag från Stockholms läns landsting fyra studentrepresentanter Tre fackliga representanter har närvaro- och yttranderätt i styrelsen för utbildning. De representerar SACO, SEKO respektive OFR. Styrelsen kan besluta om ytterligare adjungeringar. Adjungering innebär närvaro- och yttranderätt. 6 Styrelsens arbetsformer Beredning av ärenden Styrelsens funktioner för administration, utredning, analys och uppföljning finns närmast inom avdelningen för Styrelsestöd och internationella relationer (SIR), men även inom till exempel Utbildnings- och forskarutbildningsstöd (UFS). Dessa funktioner har tillsammans med dekan och prodekan ett viktigt ansvar i att bereda styrelsens ärenden inför beslut och bevaka att aktuella regelverk följs. Arbetsutskott (AU) AU hanterar löpande ärenden och bereder ärenden till US. I AU ingår dekan, prodekan, ordförande i styrelsens beredningsgrupper, landstingsledamot, studentrepresentanter och tjänstemän. Beredningsgrupper För att få en god beredning av ärenden kan US besluta att tillsätta beredningsgrupper. Beredningsgrupperna leds av en utsedd ledamot från US. I beredningsgrupperna bör såväl representanter från KI som SLL delta samt studentrepresentanter. Handläggare från universitetsförvaltningen ansvarar för beredningen av ärenden. Styrgrupper och arbetsgrupper Inom vissa delar av styrelsens verksamhet har styrgrupp inrättats, t.ex. styrgruppen för studieavgiftsbelagd verksamhet. Styrelsen kan även inrätta, för kortare eller längre tid, arbetsgrupper för beredning av frågor inom ett specifikt område. Sammanträden Styrelsen sammanträder vanligen 9-10 gånger per år och på kallelse av dekanen. Kallelse med föredragningslista och handlingar skickas/tillhandahålls elektroniskt normalt en vecka före aktuellt sammanträde. Styrelsen kan även ha strategidagar. Avdelningschefen för SIR och dekan avgör vilka tjänstemän som ska delta vid styrelsens sammanträden. Sammanträdesordning Sammanträdena ska ge möjlighet till en fri diskussion mellan styrelsens ledamöter. Det ska av handlingarnas rubriksättning och utformning i övrigt klart framgå vad som är beslutsärenden respektive information till styrelsen. För varje beslutsärende ska det finnas en föredragande. Föredragning bör vara kortfattad och anpassas så att det finns tid för frågor och diskussion.

5 Arbets, besluts- och delegationsordning Styrelsen för utbildning 4 (8) Beslut Styrelsens beslut fattas vid sammanträde (in pleno) eller via e-post (per capsulam). Vid sammanträde fattar styrelsen beslut genom acklamation (bifallsrop) om inte omröstning begärs. Omröstning sker öppet och utgången bestäms genom enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Styrelsen är beslutför när fler än hälften av ledamöterna, bland dem ordföranden, och minst en studentrepresentant är närvarande. En ledamot som är jävig i ett ärende ska meddela detta innan styrelsen börjar behandlingen av ärendet. Den som är jävig får inte delta i behandlingen av ärendet eller närvara när beslut fattas. Den som deltar i avgörandet kan reservera sig mot detta genom att låta anteckna avvikande mening. Den som inte gör det ska ha anses biträtt beslutet. Föredraganden och andra tjänstemän som är med om den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet har rätt att få avvikande mening antecknad. Styrelsen kan delegera beslutanderätt. Flertalet generella delegationer avser dekan (prodekan kan inträda i dekans ställe) och har utvecklats över tid sedan styrelsen bildades år Protokoll För varje beslut i ett ärende ska det upprättas en handling som visar dagen för beslutet, beslutets innehåll, vem som har fattat beslutet, vem som har varit föredragande och vem som har varit med vid den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet. Ett sådant beslut protokollförs och utformas i enlighet med KI:s regler/ mallar. Styrelsen har två protokollsserier; en för beslut av styrelsen och en för beslut av dekan/prodekan (dekanbeslut). Protokoll delges styrelsen för kännedom vid nästkommande sammanträde. Protokoll från styrelsesammanträde undertecknas av sekreteraren och justeras av ordföranden jämte en av styrelsen vid sammanträdet utsedd justeringsperson. Protokoll från percapsulambeslut undertecknas av sekreteraren och dekan. Protokoll från dekanbeslut undertecknas av föredragande tjänsteman och dekan/prodekan efter samråd med studentrepresentant 5. Expediering av beslut När protokoll justerats/undertecknats expedieras beslutet till berörda. 5 Om beslut ska fattas (som har betydelse för utbildningen eller studenternas situation) eller berednings ska genomföras av en enda person, ska information lämnas till och samråd ske med en studentrepresentant i god tid före beslutet eller genomförandet av beredningen (2 kap 14 HF).

6 Arbets, besluts- och delegationsordning Styrelsen för utbildning 5 (8) 7 Styrelsens delegering av beslut En delegation från styrelsen kan antingen vara generell (omfatta en eller flera ärendetyper) eller ett enskilt ärende. Beslut om delegation i ett enskilt ärende fattas normalt vid sammanträde. Ett viktigt syfte med de generella delegationerna är att avlasta sammanträdena för att skapa ökat utrymme för mer komplexa frågor där diskussion behövs. Ett annat syfte är att ha en snabb hantering i andra typer av frågor. 7.1 Generella delegationer till dekan Styrelsen delegerar till dekan att efter samråd med studentrepresentant fatta beslut om: kursplaner för fristående, interprofessionella, forskningsförberedande, forskningsintroducerande samt kurser som enbart ges som uppdragsutbildning mindre revideringar av utbildningsplaner medel upp till och med kronor inrättande av arbetsgrupper med kortare mandatperiod löpande ärenden av mindre betydelse, t.ex. utse ledamöter i underorganisationen, styrgrupper och arbetsgrupper, svar på enkäter och förfrågningar samt mindre förändringar i av styrelsen fastställda dokument. Delegeras till dekan att fatta beslut om klassificering av kurser vad avser utbildningsområden efter samråd med berörd programnämnd. examensbevis. Besluten (gäller inte beslut om examensbevis) ska anmälas vid styrelsens nästkommande sammanträde. Ett ärende av principiell betydelse bör inte avgöras av dekan/prodekan även om det formellt ryms inom ramen för den generella delegationen. Ett sådant ärende ska avgöras av styrelsen. Dekanbeslut kan också fattas i samråd med prodekan eller annan befattningshavare om så särskilt är påkallat. Prodekan inträder i dekans ställe i den utsträckning de överenskommer. 7.2 Generell delegation till ordförande för beredningsgruppen för internationalisering US delegerar till ordförande att, efter samråd med studentrepresentant, fatta beslut om signering av internationella samarbetsavtal enligt rektors delegationsordning ärenden inom mobilitetsprogram som Linnaeus-Palmeprogrammet och Nordplusprogrammet

7 Arbets, besluts- och delegationsordning Styrelsen för utbildning 6 (8) ärenden som rör mobilitet inom Key Action 1 inom Erasmus+programmet KIs deltagande i övriga mobilitetsprogram och utvecklingsprojekt ekonomiska frågor inom den internationella budgeten och resterande medel från externfinansierade mobilitetsprogram administrativ hantering av ärenden rörande internationalisering av utbildning. Besluten ska anmälas vid US nästkommande sammanträde. 7.3 Generell delegation till programnämnd US delegerar följande beslut till programnämnden: förslag till utbildningsplan (får inte vidaredelegeras) fastställande samt revidering av kursplaner (får inte vidaredelegeras) programövergripande och programspecifika riktlinjer som inte regleras i centralt fastställda riktlinjer myndighetsutövning gentemot enskild person (beslutsrätten ska alltid delegeras till enskild tjänsteman och beslut ska alltid fattas efter föredragning) Exempel på sådana beslut: - tillgodoräknande mot utbildningsplanens mål (större delar av program i samband med antagning till senare del; i samband med utlandsstudier, där flera kurser berörs av tillgodoräknandet; av kurs (som ej ingår i programmets ordinarie utbud) som valbar kurs; och tillgodoräknande av examensarbete ) - undantag från behörighetsvillkor till kurs inom programmet - studieuppehåll och återupptagande av studier förslag till US avseende fördelning av utbildningsuppdrag och resurser till institutioner kursutbud för valbara kurser beslut om examensbevis inom programnämndens ansvarsområde samt för motsvarande generella examina (beslutsrätten ska alltid delegeras till enskild tjänsteman, i första hand till programdirektor) överintag på program. Programnämnden avgör vilka beslut som ska delegeras till programdirektorn/enskild tjänsteman. Beslut som måste delegeras är beslut om examensbevis samt beslut som innebär myndighetsutövning mot enskild student. Programnämnden får inrätta underorgan och delegera beslutaderätten till dessa om inte annat är angivet. 7.4 Generell delegation till institution med programansvar En omorganisation av programansvar pågår. Beslut om delegation till institution med programansvar fattas som separata beslut.

8 Arbets, besluts- och delegationsordning Styrelsen för utbildning 7 (8) 7.5 Generell delegation till institution US delegerar till prefekt att utse examinator. Examinator ska utses för en bestämd tid, t.ex. ett läsår. Vidaredelegation kan ske till grundutbildningsansvarig på institutionen (GUA). Arbetet med att formulera eller rätta tentamensskrivningar, bedöma projektarbeten/ examensarbeten eller muntligt examinera studenter kan dock examinator överlåta åt en/flera andra lärare att göra (men examinatorn bestämmer betyget). 6 För en kurs utses endast en examinator. Kurser med examensarbeten utgör dock ett undantag. Inom dessa kurser kan en examinator utses för varje examensarbete. 7.6 Generell delegation till examinator US delegerar till examinator att besluta om tillgodoräknande mot kursplanens mål, dvs. tillgodoräknande av hel kurs eller del av kurs. Examinator kan överlåta åt en/flera andra lärare att bereda tillgodoräknanden av del av kurs. 7.7 Generell delegation till styrgrupp för studieavgiftsbelagd verksamhet US delegerar till styrgruppen att besluta i strategiska och ekonomiska frågor relaterade till studieavgiftsverksamheten. 6 Se vidare Riktlinjer vid examination (dnr 5112/07-300).