Samlingsdokument. Fastställs av konsistoriet. Rektors Besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet. Samt

Transkript

1 Samlingsdokument Arbetsordning för Karolinska Institutet Dnr 1-599/ Organisationsplan, Dnr 1-704/ Besluts- och handläggningsordning för konsistoriet, Dnr 1-705/2015 Fastställs av konsistoriet Samt Rektors Besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet Dnr 1-781/2015 Fastställd av rektor

2 Arbetsordning för Karolinska Institutet Dnr: 1-599/2013 INNEHÅLL Arbetsordning för Karolinska Institutet Organisationsplan Karolinska Institutets organisation Konsistoriet Rektor Prorektor Universitetsdirektör Verkställande ledning Verksamhetsstyrelser Sammansättning Styrelsen för forskning Styrelsen för forskarutbildning Styrelsen för utbildning Institutioner Universitetsförvaltning Universitetsbibliotek Personalansvarsnämnd Disciplinnämnd Fondråd Stiftelseråd Övriga enheter Studentrepresentation... 6 Besluts- och handläggningsordning för konsistoriet vid Karolinska Institutet Konsistoriet Uppgifter Konsistoriets beslutsområden Sammansättning Arbetsformer... 9 Rektors besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet Rektors uppgifter Rektors beslut Rektors delegering av beslutsbefogenhet Prorektor Vicerektor Verksamhetsstyrelser Gemensamt för verksamhetsstyrelserna Underorgan till verksamhetsstyrelserna och särskilda uppdrag Samverkan med fakultetens medlemmar Styrelsen för forskning Styrelsen för forskarutbildning Styrelsen för utbildning Universitetsdirektör Bibliotekschef Verksamhetschef för komparativ medicin Föreståndare för enheten för toxikologiska vetenskaper, Södertälje Prefekt Begränsningar i delegation till prefekt... 20

3 Arbetsordning för Karolinska Institutet 1 (1) Arbetsordning för Karolinska Institutet Dnr 1-599/2013 Konsistoriet ska enligt 2 kap. 2 8 p. i högskoleförordningen (1993:100) fastställa en arbetsordning för Karolinska Institutet innehållande viktigare föreskrifter om övergripande organisation, delegering av beslutanderätt, handläggning av ärenden och formerna för verksamheten i övrigt. Arbetsordningen omfattar: 1. Organisationsplan för Karolinska Institutet omfattande ledning, indelning i arbetsenheter och beslutande och rådgivande organ (beslutas av konsistoriet). 2. Besluts- och handläggningsordning för konsistoriet vid Karolinska Institutet omfattande redogörelse för konsistoriets beslutsområde, sammansättning och arbetsformer (beslutas av konsistoriet). 3. Antagningsordning för utbildning på grundnivå och avancerad nivå vid Karolinska Institutet (beslutas av konsistoriet). 4. Antagningsordning för utbildning på forskarnivå vid Karolinska Institutet (beslutas av konsistoriet). 5. Anställningsordning för lärare vid Karolinska Institutet (beslutas av konsistoriet). För handläggning av ärenden gäller, förutom de grundläggande bestämmelser om ärendehandläggning och beslutsfattande som finns i förvaltningslagen (1986:223), för studerandeärenden 6 och 7 kap. högskoleförordningen (1993:100) samt de bestämmelser därutöver som anges i Karolinska Institutets antagningsordningar, och för anställningsärenden i 4 kap. högskoleförordningen (1993:100) samt de bestämmelser därutöver som anges i Karolinska Institutets anställningsordning. Därutöver gäller de riktlinjer och regler som konsistoriet eller rektor kan komma att besluta om i enlighet med ovan angivna beslutsordning. Beslut om organisation under den nivå som konsistoriet beslutat om i organisationsplanen får fattas av berörd chef där inte annat särskilt har angivits. Vidaredelegationer är tillåtna där inte annat särskilt har angivits. Beslut enligt denna arbetsordning fattas efter beredning och föredragning. Beslut grundande på vidaredelegation fattas efter föredragning om detta anges i delegationen. Förkortningar vid återkommande referenser MF Myndighetsförordning (2007:515) HF Högskoleförordning (1993:100) HL Högskolelag (1992:1434) FL Förvaltningslag (1986:223) FÅB Förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag

4 Arbetsordning för Karolinska Institutet 2 (20) Organisationsplan för Karolinska Institutet Dnr: 1-704/2015 Fastställd av konsistoriet Gäller från och med Organisationsplan Denna organisationsplan redovisar de centrala organ och befattningshavare som finns inom Karolinska Institutet med ansvarsområden och arbetsuppgifter. Hänvisningar till regelverk görs i de fall organisationsplanen regleras i högskoleförordning eller annan författning. 1.1 Karolinska Institutets organisation Karolinska Institutets organisation kan i enlighet med denna arbetsordning illustreras enligt följande: En fördjupad beskrivning av enskilda organs uppdrag och sammansättning finns i kap nedan.

5 Arbetsordning för Karolinska Institutet 3 (20) 2 Konsistoriet Karolinska Institutets styrelse benämns konsistorium. Konsistoriet har inseende över Karolinska Institutets alla angelägenheter och svarar för att dess uppgifter fullgörs (2 kap. 2 HL, 3 MF och 2 kap. 8 FÅB). Övriga frågor åvilar rektor i egenskap av myndighetschef om inte annat är föreskrivet i lag och förordning. Vid Karolinska Institutet finns en internrevision direkt underställd konsistoriet. 3 Rektor Rektor är Karolinska Institutets myndighetschef och svarar för ledningen av verksamheten närmast under konsistoriet. Anställningen som rektor är reglerad i högskoleförordningen. Rektor får delegera sina uppgifter om inte annat är särskilt föreskrivet. Rektor fördelar uppgifter, ansvar och befogenheter genom beslut om organisation under den nivå som beslutas av konsistoriet, delegering av beslutsbefogenheter eller beslut om arbetsuppgifter eller uppdrag. 4 Prorektor Rektor ska ha en ställföreträdare, prorektor, som tjänstgör i rektors ställe när han eller hon inte är i tjänst, och som i övrigt ersätter rektor i den utsträckning som rektor bestämmer. Prorektor har därutöver de uppgifter som rektor beslutar. 5 Universitetsdirektör Vid Karolinska Institutet ska finnas en befattning som universitetsdirektör med uppgift att under rektor ha det övergripande ansvaret för Karolinska Institutets verksamhet i administrativt avseende. Universitetsdirektören utses av rektor som fastställer uppdragets närmare innehåll. 6 Verkställande ledning Karolinska Institutets verkställande ledning utgörs av rektor, prorektor och universitetsdirektören. 7 Verksamhetsstyrelser Karolinska Institutets verksamhet består av ett verksamhetsområde för medicin med tre verksamhetsstyrelser som motsvarar fakultetsnivå: - Styrelsen för forskning har det övergripande ansvaret för forskning - Styrelsen för forskarutbildning har det övergripande ansvaret för utbildning på forskarnivå - Styrelsen för utbildning har det övergripande ansvaret för utbildning på grundnivå och avancerad nivå.

6 Arbetsordning för Karolinska Institutet 4 (20) Respektive verksamhetsstyrelse leds av dekan. Verksamhetsstyrelse kan inrätta underorgan. 7.1 Sammansättning Dekan, prodekan och ledamöter i verksamhetsstyrelserna utses genom val med undantag för studentrepresentanterna som utses av studentkår i enlighet med studentkårsförordningen (2009:769). Vakanser som uppkommer under mandatperioden hanteras i enlighet med bilaga till konsistoriets besluts- och handläggningsordning (föreskrifter för val av lärarrepresentanter till konsistoriet och till verksamhetsstyrelserna samt rådgivande val av dekaner och prodekaner). Mandatperioden för verksamhetsstyrelserna är tre år Styrelsen för forskning Styrelsen för forskning ska bestå av: - dekan för forskning, ordförande - prodekan för forskning, vice ordförande - sex lärarrepresentanter - fyra studentrepresentanter Tre fackliga representanter har närvaro- och yttranderätt i styrelsen för forskning Styrelsen för forskarutbildning Styrelsen för forskarutbildning ska bestå av: - dekan för forskarutbildning, ordförande - prodekan för forskarutbildning, vice ordförande - sex lärarrepresentanter - fyra studentrepresentanter Tre fackliga representanter har närvaro- och yttranderätt i styrelsen för forskarutbildning Styrelsen för utbildning Styrelsen för utbildning ska bestå av: - dekan för utbildning, ordförande - prodekan för utbildning, vice ordförande - sex lärarrepresentanter - fyra studentrepresentanter Tre fackliga representanter har närvaro- och yttranderätt i styrelsen för utbildning.

7 Arbetsordning för Karolinska Institutet 5 (20) 8 Institutioner Verksamheten bedrivs inom institutioner, om inte annat beslutats för viss verksamhet. Institution leds av en prefekt. Vid institutionen ska finnas ett institutionsråd med rådgivande funktion. 9 Universitetsförvaltning Vid Karolinska Institutet finns en universitetsförvaltning som tillsammans med institutionernas förvaltningar utgör universitetsadministrationen. Universitetsdirektören är universitetsförvaltningens chef. 10 Universitetsbibliotek Vid Karolinska Institutet finns ett universitetsbibliotek. Bibliotekschefen är universitetsbibliotekets chef. Beslutsbefogenheter fastställs av rektor. 11 Personalansvarsnämnd Vid Karolinska Institutet finns en personalansvarsnämnd. Personalansvarsnämndens sammansättning regleras i MF. Rektor är ordförande i nämnden. Nämnden består i övrigt av tre personalföreträdare och ytterligare högst tre ledamöter som utses av konsistoriet. 12 Disciplinnämnd Ärenden om disciplinära åtgärder mot studenter ska enligt 10 kap. 3 HF avgöras av en disciplinnämnd. Rektor är ordförande i disciplinnämnden och utser dess ledamöter som ska bestå en lagfaren ledamot som ska vara eller ha varit domare och en företrädare för lärarna. Studenterna har rätt att vara representerade med två ledamöter. 13 Fondråd Ärenden avseende förvaltningen av Karolinska Institutets fonder ska avgöras av ett fondråd. Fondrådet som utses av konsistoriet ska bestå av minst fyra ledamöter, varav rektor är självskriven ledamot. Minst två av ledamöterna ska ha särskild kännedom om finans- och näringslivsfrågor och minst en tillhöra konsistoriet. 14 Stiftelseråd Konsistoriet fullgör de uppgifter som enligt stiftelselagen (1994:1220) ankommer på en styrelse eller förvaltare för stiftelse med anknytning till Karolinska Institutet.

8 Arbetsordning för Karolinska Institutet 6 (20) För dessa uppdrag utser konsistoriet ett stiftelseråd bestående av minst fyra ledamöter, varav rektor är självskriven ledamot. Minst två ledamöter ska ha särskild kännedom om finans- och näringslivsfrågor och minst en tillhöra konsistoriet. 15 Övriga enheter Vid Karolinska Institutet kan finnas särskilda enheter eller organ inrättade efter beslut av regeringen, konsistoriet eller rektor. 16 Studentrepresentation Studenterna har enligt 2 kap. 7 HL rätt att vara representerade när beslut fattas eller beredning sker som har betydelse för utbildningen eller studenternas situation. Rektor ska på ansökan besluta att en sammanslutning av studenter vid högskolan får ställning som studentkår för viss tid, om sammanslutningen uppfyller de krav som ställs enligt 4 kap HL (4 kap.8 HL). Om beslut enligt ovan ska fattas eller beredning ska genomföras av en enda person, ska information lämnas till och samråd ske med en studentrepresentant i god tid före beslutet eller slutförandet av beredningen (2 kap. 14 HF). I de fall det bedöms att synpunkter i ett ärende behöver inhämtas genom remiss till en eller flera instanser och ärendet berör verksamhet av betydelse för utbildningen eller studenternas situation, ska studentkårerna vid Karolinska Institutet utgöra remissinstans.

9 Arbetsordning för Karolinska Institutet 7 (20) Besluts- och handläggningsordning för konsistoriet vid Karolinska Institutet Dnr: 1-705/2015 Fastställd av konsistoriet Gäller från och med Konsistoriet 1.1 Uppgifter Konsistoriet ansvarar inför regeringen för verksamheten vid Karolinska Institutet samt fullgör de uppgifter som enligt 3 MF och 2 kap. 2 HF ankommer på myndighetens ledning. Konsistoriets ledamöter undertecknar årsredovisningen i enlighet med bestämmelserna i 2 kap. 8 FÅB. Ledningen vid de myndigheter som omfattas av förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll ska i anslutning till underskriften i årsredovisningen lämna en bedömning av huruvida den interna styrningen och kontrollen är betryggande. 1.2 Konsistoriets beslutsområden Konsistoriet ska enligt 2 kap 2 HF självt besluta 1. i viktigare frågor om verksamhetens övergripande inriktning och högskolans organisation, 2. om årsredovisningar, delårsrapporter, budgetunderlag och viktigare framställningar i övrigt samt säkerställa att det vid högskolan finns en intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt, 3. om åtgärder med anledning av Riksrevisionens revisionsberättelser och revisionsrapporter, 4. om riktlinjer och revisionsplan för internrevisionen och åtgärder med anledning av internrevisionens iakttagelser och rekommendationer enligt 10 internrevisionsförordningen (2006:1228), 5. i viktigare frågor om den interna resursfördelningen och uppföljningen av denna, 6. i frågor som enligt 15 ska avgöras av en personalansvarsnämnd, om det inte har inrättats en personalansvarsnämnd vid högskolan eller om Statens ansvarsnämnd inte ska besluta enligt 4 kap. 16, 7. om den antagningsordning som anges i 6 kap. 3 andra stycket, 8. om en arbetsordning med viktigare föreskrifter om högskolans övergripande organisation, delegering av beslutanderätt, handläggning av ärenden och formerna i övrigt för verksamheten, om inte annat är föreskrivet i lag eller förordning, 9. om en anställningsordning, 10. om viktigare föreskrifter i övrigt, 11. i övriga frågor som är av principiell vikt där konsistoriet har beslutat att särskilt ange följande områden: a) remisser av övergripande art som berör Karolinska Institutets verksamhet och organisation,

10 Arbetsordning för Karolinska Institutet 8 (20) b) ekonomiska åtaganden av betydande omfattning som inte följer av beslutad budget, c) frågor i enlighet med fastställd årsplan. Konsistoriet beslutar också om 1. förslag till regeringen om förordnande av rektor samt om ärendets beredning, 2. uppdrag som prorektor vid Karolinska Institutet, 3. föreskrifter för val av lärarrepresentanter till konsistoriet och till verksamhetsstyrelserna samt rådgivande val av dekaner och prodekaner, 4. inrättande av personalansvarsnämnd (2 kap.15 HF), 5. resursfördelning i samband med verksamhetsplanering, 6. riskanalys och kontrollåtgärder, 7. ägardirektiv till holdingbolag, 8. ansökan om permutation hos Kammarkollegiet av till KI anknutna stiftelser, 9. placeringsregler för fondmedel och stiftelsemedel, 10. att utse styrelse och föreståndare för Institutet för miljömedicin (IMM), enligt förordning (1994:1244) om Institutet för miljömedicin, 11. att utse ordförande och vice ordförande i sakkunniggrupper för specialisttjänster vid upplåtna enheter, enligt förordning (1998:1518) om behörighet till vissa anställningar inom hälso- och sjukvården m.m. I andra ärenden än de som avses ovan beslutar rektor, om inte annat är föreskrivet i lag eller förordning eller konsistoriet har beslutat något annat. Har det i högskoleförordningen eller annars föreskrivits att en viss uppgift ankommer på rektor, får dock konsistoriet inte ta över den uppgiften (2 kap 3 HF). Enligt 2 kap 6 HL ska beslut som avser uppläggning, genomförande eller kvalitet i utbildningen resp. organisation eller kvalitet i forskningen fattas av en person med vetenskaplig kompetens eller en grupp personer där majoriteten har vetenskaplig kompetens, vilket i vissa frågor kan begränsa konsistoriets beslutsbefogenheter. 1.3 Sammansättning Konsistoriet består av ordföranden och 14 andra ledamöter (2 kap 1 HF). Rektor ingår i konsistoriet. Styrelsen utser vice ordförande inom sig. Lärare och studenter har rätt att representeras av tre ledamöter vardera. Ledamöterna, utom rektor, utses för en bestämd tid, om högst tre år. Detsamma gäller om rektor utses till ordförande (2 kap 7 HF). Representanter för lärare utses genom val. Konsistoriet beslutar i särskild ordning om formerna för val av representanter för lärarna. Ordförande och de övriga ledamöter som enligt 2 kap. 4 HL ska utses av regeringen, utses efter förslag av en nomineringsgrupp enligt 2 kap. 7b HF. Representanter för studenterna utses enligt bestämmelser i studentkårs förordning (2009:769).

11 Arbetsordning för Karolinska Institutet 9 (20) De företrädare för de anställda som enligt 2 kap. 4 andra stycket HL har närvaro- och yttranderätt vid konsistoriets sammanträde utses enligt bestämmelserna i personalföreträdarförordning (1987:1101). 1.4 Arbetsformer Sammanträden Konsistoriet sammanträder minst fyra gånger per år. Beslut om extra sammanträde fattas i samråd mellan ordförande och rektor. Kallelser m.m. Kallelse och föredragningslista sänds till ledamöterna senast sju dagar före ordinarie sammanträde. Handlingar och förslag till beslut sänds normalt ut samtidigt. Material sänds även via e-post. Ledamot som är förhindrad att delta vid konsistoriets sammanträde ska i god tid anmäla detta till konsistoriets sekreterare. Det ankommer på ledamot att före sammanträde anmäla till ordföranden om förhållande som kan innebära jäv enligt jävsreglerna i FL. Årsplan Inom ramen för konsistoriets beslutsområde fastställs årligen en plan för de frågor av principiell vikt som konsistoriet avser följa under året. Beredning av ärenden Universitetsdirektören ansvarar efter samråd med rektor och konsistoriets ordförande för beredningen av konsistoriets ärenden. I detta ingår att tillse att beredning och handläggning av konsistoriets ärenden sker i enlighet med bestämmelser i arbetsrättslig lagstiftning och gällande kollektivavtal. Sammanträdesordning Konsistoriet är beslutsfört när fler än hälften av ledamöterna är närvarande, bland dem ordföranden eller vice ordföranden och rektor eller prorektor (2 kap. 4 HF). Den av regeringen utsedde ordföranden leder konsistoriets sammanträden. Konsistoriet ska vid första sammanträdet under en ny mandatperiod inom sig utse en vice ordförande, som inträder vid förfall för ordföranden. Prorektor har ständig adjungering till konsistoriets sammanträden och tjänstgör i rektors ställe när han eller hon inte är i tjänst. Förutom konsistoriets ledamöter, företrädare för de anställda, universitetsdirektör, biträdande universitetsdirektör och sekreterare har chefen för internrevisionen rätt att närvara vid sammanträdena. I övrigt avgör universitetsdirektören vilka tjänstemän som deltar vid sammanträdena.

12 Arbetsordning för Karolinska Institutet 10 (20) Konsistoriet kan därutöver särskilt besluta om att medge andra personer närvarooch yttranderätt vid sammanträde. Ärenden avgörs efter föredragning (2 kap. 6 HF). Sammanträdesprotokoll förs av en av universitetsdirektören utsedd sekreterare. Konsistoriet utser en person att jämte ordföranden justera sammanträdesprotokollet. Rösträtt har endast ledamöter i konsistoriet. Beslut Beslut sker genom acklamation, om inte omröstning begärs. Omröstning ska ske öppet i enlighet med 18 FL. Utgången bestäms med enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Ledamot som deltagit i konsistoriets beslut har enligt 19 FL rätt att reservera sig mot beslutet genom att få avvikande mening antecknad till protokollet. Universitetsdirektören samt föredragande tjänsteman har rätt att få avvikande mening antecknad till protokollet. Vid brådskande ärenden, då konsistoriet inte hinner sammanträda, får ärendet enligt 2 kap. 5 HF avgöras genom meddelanden mellan ordföranden, rektor och minst så många ledamöter som behövs för beslutsförhet. Om detta inte är lämpligt, får ordföranden efter samråd med rektor själv avgöra ärendet. Beslut enligt ovan ska anmälas vid nästa sammanträde. Konsistoriet får uppdra åt ordföranden att efter samråd med rektor fatta beslut om delårsrapport (2 kap. 4 a HF). Protokoll Protokoll ska upprättas efter det att sammanträdet avslutats. Protokollet undertecknas av sekreteraren och justeras av ordföranden och den justeringsperson som konsistoriet utsett senast tre veckor efter det att sammanträdet har avslutats. Protokollet expedieras av sekreteraren. Ett ärende kan efter beslut av konsistoriet förklaras omedelbart justerat. Expediering av beslut Föredraganden för ett ärende svarar för expediering av konsistoriets beslut. Beslut får expedieras först när protokollet är justerat. I beslutshandlingen ska anges vilka som deltagit i beslutet och vem som var föredragande.

13 Rektors besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet Fastställd av rektor Dnr: 1-781/2015 Gäller från och med Ersätter Rektors besluts- och delegationsordning dnr 1-445/2014

14 Rektors besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet INNEHÅLL 1 Rektors uppgifter Rektors beslut Rektors delegering av beslutsbefogenhet Prorektor Vicerektor Verksamhetsstyrelser Gemensamt för verksamhetsstyrelserna Underorgan till verksamhetsstyrelserna och särskilda uppdrag Samverkan med fakultetens medlemmar Styrelsen för forskning Styrelsen för forskarutbildning Styrelsen för utbildning Universitetsdirektör Bibliotekschef Verksamhetschef för komparativ medicin Föreståndare för enheten för toxikologiska vetenskaper, Södertälje Prefekt Begränsningar i delegation till prefekt Bilagor: Anvisningar och mallar för institutioner Anvisningar och mallar för verksamhetsstyrelser Diarienummer: 1-781/2015 Dnr för föregående version: 1-445/2014 Beslutsdatum: Giltighetstid: Gäller tillsvidare fr.o.m Beslut: Dokumenttyp: Rektor Regler Handläggs av avdelning/enhet: Beredning med: Universitetsförvaltningens avdelningschefer Revidering med avseende på: Förändring avseende rektors beslut om budget och resursfördelning, forskningsstrategiska kommitténs upphörande, förtydliganden m a p begränsningar av prefektens beslutsbefogenheter samt avseende ansvar för arbetsmiljöuppgifter. Därutöver redaktionella korrigeringar.

15 Rektors besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet 13 (22) 1 Rektors uppgifter I 2 kap. 2 högskoleförordningen (HF) anges i vilka frågor Karolinska Institutets styrelse, konsistoriet, ska fatta beslut. Vissa preciseringar framgår av konsistoriets besluts- och handläggningsordning. Övriga frågor avgörs av rektor i närvaro av universitetsdirektören eller dennes ersättare om inte annat är föreskrivet i lag eller förordning eller konsistoriet har beslutat något annat. Rektor får delegera sina uppgifter om inte annat är särskilt föreskrivet (2 kap 13 HF). 1.1 Rektors beslut Beslut i frågor som inte ankommer på konsistoriet eller som rektor inte delegerat till verksamhetsstyrelse, prefekt eller annan befattningshavare avgörs av rektor i närvaro av universitetsdirektören. Rektors beslutsområde omfattar bland annat nedanstående: Forskning, utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå - uppdrag till verksamhetsstyrelser och universitetsgemensamma funktioner, - inrättande och avveckling av program, yrkesexamen, huvudområde eller generell examen, - indragning av rätt till handledning och andra resurser vid utbildning på forskarnivå, - ingående av överenskommelse/avtal med svenska eller utländska lärosäten avseende dubbla, multipla eller gemensamma examina, - universitets- och verksamhetsövergripande avtal och avsiktsförklaringar avseende internationellt samarbete. Organisation - institutionsindelning och institutionsbenämning. Personal - anställning av professor, - förordnande av prefekt, - inledande av MBL-förhandling i samband med arbetsbrist. Ekonomi - efter konsistoriets övergripande rambeslut; om budgetramar till verksamhetsstyrelserna samt om resursfördelning till universitetsgemensamma funktioner efter förslag från berörda organ. Lokaler - beslut om inhyrning av ny lokal för KI:s räkning vid en årshyra överstigande fem miljoner kronor. Allmän förvaltning - remissyttranden och övriga yttranden från Karolinska Institutet som inte avges av konsistoriet, - universitetsgemensamma riktlinjer och regler som inte delegerats till annan, - hänskjutande av ärenden till personalansvarsnämnd och disciplinnämnd, - status som studentkår.

16 Rektors besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet 14 (22) 2 Rektors delegering av beslutsbefogenhet Den som delegerats en uppgift har tillsynsplikt och skyldighet att agera och rapportera, om uppgifterna inte sköts på ett korrekt vis. Delegationen innebär ett ansvar för att en betryggande intern styrning och kontroll upprätthålls inom det delegerade ansvarsområdet. Beslut om delegation ska upprättas och kvitteras skriftligen samt diarieföras. Rektor kan återkalla en delegation helt eller delvis och själv återta beslutanderätten. Ett på delegation fattat beslut som inneburit myndighetsutövning mot enskild och varit gynnande kan inte återkallas. 2.1 Prorektor Prorektor är rektors ställföreträdare och förordnas av konsistoriet. Uppgifter därutöver beslutas av rektor. 2.2 Vicerektor Rektor kan förordna vicerektor för särskilda uppgifter. Uppdragets innehåll och omfattning beslutas av rektor. 2.3 Verksamhetsstyrelser Gemensamt för verksamhetsstyrelserna Verksamhetsstyrelserna är styrelsen för forskning, styrelsen för forskarutbildning och styrelsen för utbildning. Dessa ska utöver vad som anges i Karolinska Institutets organisationsplan, ansvara för de uppgifter rektor delegerat. Dekan har det yttersta ansvaret för styrelsens verksamhet och att den bedrivs inom ramen för beslutad budget. Dekan ska samordna respektive styrelses verksamhet med den verkställande ledningen på det sätt rektor bestämmer. Verksamhetsstyrelserna ska samordna sina verksamheter avseende organisation och arbetsformer på sätt som dekanerna överenskommer. Samordningen ska särskilt ske i frågor avseende 1. resursfördelning, 2. rekrytering, 3. infrastruktur.

17 Rektors besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet 15 (22) Verksamhetsstyrelserna ansvarar inom respektive ansvarsområde för: 1. kvalitet, 2. verksamhetsutveckling, 3. uppföljning, 4. utvärdering, 5. information, 6. omvärldsbevakning, 7. riktlinjer och regler inom respektive verksamhetsområde. Varje verksamhetsstyrelse beslutar utöver vad som anges i Karolinska Institutets organisationsplan och enligt rektors besluts- och delegationsordning om en arbets-, besluts- och delegationsordning för respektive styrelse. Verksamhetsstyrelserna får uppdra åt institution att medverka i ärendeberedning samt att på delegation fatta beslut i vissa ärenden. Beslut om delegation ska upprättas och kvitteras skriftligen samt diarieföras. Verksamhetsstyrelserna kan delegera attesträtt till avdelningschef inom universitetsförvaltningen Underorgan till verksamhetsstyrelserna och särskilda uppdrag En verksamhetsstyrelse får inrätta underorgan och delegera beslutanderätten till underorgan om inte annat är särskilt angivet. Vicedekan Rektor kan efter samråd med berörda dekaner besluta om att frågor inom ett verksamhetsområde ska handhas av en vicedekan och i anslutning därtill besluta om organisation för uppgiften. Vicedekan utses av rektor. Rekryteringsutskott Det finns ett rekryteringsutskott gemensamt för de tre verksamhetsstyrelserna. I utskottet finns nio ordinarie ledamöter. Varje styrelse utser två ordinarie ledamöter och två suppleanter i utskottet. Studentkårerna utser två ordinarie ledamöter och två suppleanter. Rekryteringsutskottets huvudsakliga uppgift är att bereda anställningar av professorer (inbegripet adjungerade professorer och gästprofessorer) universitetslektorer (inbegripet adjungerade universitetslektorer) och biträdande universitetslektorer. Rektor utser ordföranden i rekryteringsutskottet på gemensamt förslag av de tre dekanerna. Ordföranden har vicedekans ställning. Styrelsen för forskning beslutar i samverkan med de två andra verksamhetsstyrelserna om former för rekryteringsutskottets verksamhet utöver vad som regleras i Karolinska Institutets anställningsordning eller av rektor. Ordföranden ska vara ledamot av styrelsen för forskning. För den händelse den som utses till ordförande inte redan är ledamot av styrelsen för forskning adjungeras han eller hon som ledamot i styrelsen.

18 Rektors besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet 16 (22) Docenturnämnd Det finns en docenturnämnd med tolv ordinarie ledamöter som är gemensam för de tre verksamhetsstyrelserna. Varje styrelse utser tre ledamöter. Studentkårerna utser två ordinarie ledamöter och två suppleanter. Docenturnämndens uppgift är att bedöma och besluta i ärenden som avser ansökan om docentur vid Karolinska Institutet. Docenturnämndens beslut kan inte överklagas. Rektor utser ordföranden i docenturnämnden på gemensamt förslag av de tre dekanerna. Styrelsen för utbildning beslutar i samverkan med de två andra verksamhetsstyrelserna former för docenturnämndens verksamhet utöver vad som regleras i Karolinska Institutets regler för docentur eller av rektor Samverkan med fakultetens medlemmar Det kollegiala inflytandet utövas fortlöpande av valda representanter i de tre verksamhetsstyrelserna och deras underorgan liksom av fakultetens lärarrepresentanter i konsistoriet. Ett bredare engagemang av rådgivande karaktär bland fakultetens medlemmar organiseras i former som beslutas av de tre verksamhetsstyrelserna gemensamt och leds av dekanerna Styrelsen för forskning Styrelsen för forskning ansvarar särskilt för: 1. att forskningen ges bästa möjliga förutsättningar att vidareutvecklas, 2. att styr- och incitamentsystem leder mot KI:s högt ställda mål för forskningen, 3. strategisk rekrytering av nationella och internationella toppkrafter, samt säkrandet av återväxt genom satsningar på unga forskare, 4. rekrytering av lärare (professorer och lektorer) i samverkan med styrelsen för utbildning och styrelsen för forskarutbildning. Med ansvaret följer rätt att: 1. efter samråd med rektor besluta om styrelsens budget och resursfördelning, 2. besluta om vissa forskningsinfrastrukturer 3. teckna universitetsövergripande internationella samarbetsavtal om forskning inklusive postdocutbyten Styrelsen för forskarutbildning Styrelsen för forskarutbildning (utbildning på forskarnivå) ansvarar särskilt för: 1. organisering av utbildning på forskarnivå, 2. att doktorander ges goda förutsättningar för att få en utbildning av hög kvalitet, 3. regelbunden uppföljning och analys av behov och förutsättningar för utbildning på forskarnivå, 4. övergripande pedagogisk utveckling av utbildning på forskarnivå 5. medverkan i rekrytering av lärare.

19 Rektors besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet 17 (22) Med ansvaret följer rätt att: 1. efter samråd med rektor besluta om styrelsens budget och resursfördelning, 2. besluta om antagning till utbildning på forskarnivå, 3. fastställa ämne samt allmän studieplan för ämne i vilket utbildning på forskarnivå anordnas, 4. fastställa individuell studieplan, 5. utse handledare för doktorand, 6. utse betygsnämnd och opponent, 7. fatta beslut om utfärdande av examensbevis, 8. teckna universitetsövergripande internationella samarbetsavtal om utbildning på forskarnivå Styrelsen för utbildning Styrelsen för utbildning (utbildning på grundnivå och avancerad nivå) ansvarar särskilt för 1. dimensionering av utbildningsprogram och kurser, 2. övergripande pedagogisk utveckling av utbildning på grundnivå och avancerad nivå 3. att utveckla och befästa studenternas möjligheter till inflytande över utbildningarna, 4. medverkan i utveckling av infrastruktur för utbildningsverksamheten, 5. regelbunden uppföljning av utvecklingen inom utbildningsområdet och analys av behov och förutsättningar för utbildning på grundnivå och avancerad nivå, 6. att det finns goda förutsättningar för verksamhetsförlagd utbildning, 7. samverkan med Stockholms läns landsting och övriga aktörer i utbildningsfrågor, 8. medverkan i rekrytering av lärare. Med ansvaret följer rätt att: 1. efter samråd med rektor besluta om styrelsens budget och resursfördelning, 2. fördela utbildningsuppdrag till institutionerna, 3. fastställa riktlinjer för utbildningsnämndens sammansättning och uppdrag, 4. fastställa utbildningsplaner, 5. fatta beslut om utfärdande av examensbevis, 6. utse examinator, 7. teckna internationella avtal om studentutbyte samt universitetsövergripande internationella samarbetsavtal om utbildning på grundnivå och avancerad nivå. 2.4 Universitetsdirektör Universitetsdirektören har under rektor det övergripande ansvaret för Karolinska Institutets verksamhet i administrativt avseende varav följer rätt att fatta universitetsövergripande beslut.

20 Rektors besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet 18 (22) Med uppdraget som universitetsdirektör följer rätt att: 1. inom delegationsbemyndigandet, teckna Karolinska Institutets firma, 2. fatta beslut i ärenden om utlämnande av allmän handling, 3. besluta om regler och riktlinjer för Karolinska Institutets verksamhet i administrativt avseende, 4. fatta beslut i antagningsärenden till utbildning på grundnivå och avancerad nivå, 5. teckna avtal om uppdragsutbildning. Universitetsdirektören får efter samråd med prefekt och administrativ chef, i syfte att trygga effektivitet och kvalitet inom universitetsadministrationen, fatta beslut om en institutions administration. Universitetsdirektören har i fråga om universitetsförvaltningen det ansvar och de generella befogenheter som tillkommer prefekt. Universitetsdirektören får delegera sina beslutsbefogenheter till annan befattningshavare vid universitetsförvaltningen. 2.5 Bibliotekschef Bibliotekschefen leder verksamheten vid Karolinska Institutets bibliotek. Bibliotekschefen har i fråga om universitetsbiblioteket det ansvar och de generella befogenheter som tillkommer prefekt. Bibliotekschefen får delegera sina beslutsbefogenheter till annan befattningshavare vid universitetsbiblioteket. 2.6 Verksamhetschef för komparativ medicin Verksamheten vid komparativ medicin leds av en verksamhetschef. Denne har under rektor det övergripande ansvaret för Karolinska Institutets samlade infrastruktur för djurförsök enligt rektors beslut om inrättande av komparativ medicin (dnr 5808/09-640). Med uppdraget följer en rätt att fatta universitetsövergripande beslut. I uppdraget som verksamhetschef vid komparativ medicin ingår att: - vara tillståndshavare för djuranläggningar vid Karolinska Institutet, - företräda Karolinska Institutets djurförsöksverksamhet och agera som kontaktperson gentemot media i samverkan med kommunikationsavdelningen, - ansvara för regler och anvisningar för avvikelsehantering inom djurförsöksverksamheten och att det sker i samverkan med universitetsförvaltningen och styrelsen för forskning. Vid institution där prefekt utsetts som tillståndshavare innan komparativ medicin inrättades kan prefekten vara tillståndshavare i enlighet med djurskyddslagen (1988:534).

21 Rektors besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet 19 (22) Godkänd föreståndare för djuranläggning utses av Jordbruksverket efter förslag från Karolinska Institutet. Verksamhetschefen vid komparativ medicin får delegera sina beslutsbefogenheter till prefekt eller motsvarande. Verksamhetschefen har i fråga om komparativ medicin det ansvar och de generella befogenheter som tillkommer prefekt. 2.7 Föreståndare för enheten för toxikologiska vetenskaper, Södertälje Verksamheten vid enheten för toxikologiska vetenskaper, Södertälje leds av en föreståndare. Föreståndaren har i fråga om enheten för toxikologiska vetenskaper det ansvar och de generella befogenheter som tillkommer prefekt. Föreståndaren för enheten för toxikologiska vetenskaper, Södertälje, får delegera sina beslutsbefogenheter till annan befattningshavare vid enheten. 2.8 Prefekt Prefekts ansvar omfattar all verksamhet vid institution. Beslutsfattandet vid institutionen ska ske i enlighet med författningar samt de riktlinjer, regler och anvisningar som gäller vid Karolinska Institutet. Prefekt jämställs med föreståndare för vetenskaplig institution enligt läkemedelslagen (SFS 1992:859) med tillhörande förordningar och föreskrifter. Vid institution där prefekt utsetts som tillståndshavare innan komparativ medicin inrättades kan prefekten vara tillståndshavare i enlighet med djurskyddslagen (SFS 1988:534). Det ankommer på prefekt att, inom ramen för de ekonomiska resurser, såväl anslag och bidrag som uppdragsmedel, som anvisats för institutionens verksamhet, ansvara och fatta beslut i alla institutionens angelägenheter. Prefekten leder institutionens vetenskapliga verksamhet, dvs. forskning och utbildning. Till stöd för prefektens ansvar för institutionens verksamhet ska finnas en befattning som administrativ chef. Med uppdraget som prefekt följer en rätt att, inom delegationsbemyndigandet, teckna Karolinska Institutets firma för institutionens räkning. Prefekt får, om inte annat är särskilt angivet, delegera sin beslutsrätt. Prefekt ska besluta om arbetsordning innefattande organisationsplan samt besluts- och delegationsordning för institutionen enligt fastställd mall (bilaga). Delegationen innefattar ansvar för arbetsmiljöuppgifter avseende institutionen, vilket innebär att verka för en god arbetsmiljö samt att risker i arbetet förebyggs. Specificerade arbetsmiljöuppgifter för prefekt återfinns i bilaga.

22 Rektors besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet 20 (22) Arbetsmiljöuppgifter får delegeras (fördelas) vidare om det föreligger ett behov och där krav på kunskaper, befogenheter och resurser är uppfyllda (se bilaga mall för kvittens av delegering (fördelning) av arbetsmiljöuppgifter). Prefekt har ansvar för att följa upp hur delegeringen fungerar och vid behov göra revideringar. I den mån kunskaper, befogenheter eller resurser är otillräckliga för att arbetsmiljön ska kunna säkerställas ska den delegerade uppgiften omgående returneras till prefekt Begränsningar i delegation till prefekt Beslut fattas av rektor eller den som delegerats uppgiften. I följande ärenden får prefekt inte fatta beslut: 1. mottagande eller användande av medel för investeringar i byggnader, 2. upptagande av lån, 3. placering på annat sätt än på Karolinska Institutets konton anslutna till Riksgäldskontoret, 4. avyttring av inredning eller utrustning vars värde överstiger kronor, 5. hyresavtal med extern part avseende lokaler, 6. avtal om uppdragsutbildning, 7. överenskommelse om dubbel, multipel eller gemensam examen, 8. avtal om studentutbyte på grundnivå och avancerad nivå, 9. anställning av professor och adjungerad professor, 10. tvist om anställningsvillkor, 11. uppsägning på grund av arbetsbrist samt ärenden som prövas av KI:s personalansvarsnämnd eller statens ansvarsnämnd, 12. pensions- och grupplivfrågor samt andra försäkringsfrågor, 13. ärende rörande samverkan mellan KI-anställds verksamhet och Karolinska Institutet, 14. begäran om utlämnande av allmän handling som hänskjutits till myndigheten för beslut, 15. yttrande över överklagat beslut som avser annat än tillgodoräknande av utbildning på grundnivå och avancerad nivå. I följande ärenden ska prefekt fatta beslut efter samråd med annan befattningshavare, vilket innebär att ett samrådsförfarande ska ha ägt rum innan prefekten fattar sitt beslut: A) Rektor 16. Lönesättning av universitetslektor och professor. B) Universitetsdirektören 17. Anställning och lönesättning av administrativ chef. C) Personaldirektören 18. Lönesättning av ekonomi- och personalansvarig vid institutionen.

23 Rektors besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet 21 (22) I följande ärenden ska prefekt fatta beslut i förening med annan befattningshavare, vilket innebär att beslutet inte är giltigt med mindre än att både prefekt och angiven befattningshavare undertecknat. B) Universitetsdirektören 19. Avtal om bidrag eller uppdragsverksamhet med andra svenska finansiärer än forskningsråd eller stiftelser (såsom Cancerfonden, Hjärt- Lungfonden) om avtalet avser belopp som överstiger kronor eller sträcker sig över längre tid än tre år. Övriga finansieringsavtal, med undantag av de som framgår av p. 22 nedan, överstigande kronor. Vid accepterande av prispengar eller donation, från såväl svenska som internationella bidragsgivare ska beslut fattas i förening med universitetsdirektören om beloppet överstiger kronor eller sträcker sig över längre tid än tre år. C) Personaldirektören 20. Andra anställningsförmåner än lön såsom t.ex. tjänstebil, fler semesterdagar, fria hemresor. D) Chefen för inköps- och upphandlingsenheten 21. Avtal avseende upphandling, inköp, hyra eller leasing som överstiger kronor eller sträcker sig över längre tid än tre år. E) Avdelningschefen vid avdelningen för lednings- och forskningsstöd eller enhetschefen vid Grants Office 22. Ansökan till EU, National Institutes of Health (NIH) och andra utländska bidragsgivare, och finansieringsavtal med dessa bidragsgivare eller med koordinator utsedd av dessa. F) IT-direktören 23. Investeringar och förändringar i nätverksinfrastruktur G) Vicerektor för internationella frågor 24. Institutionsövergripande avtal (en eller flera institutioner) om samverkan med institution (eller motsvarande enhet) vid utländskt lärosäte eller annan utländsk forsknings- eller utbildningsinstitution. Om avtalet avser ekonomiska frågor gäller även punkt 19 ovan. Ekonomidirektören ersätter universitetsdirektören vid förhinder med avseende på punkten 19. Universitetsdirektören ersätter chefen för inköps- och upphandlingsenheten vid förhinder avseende punkten 21. Universitetsdirektören eller dennes ställföreträdare kan alltid inträda istället för nämnda befattningshavare (C F). Ovan nämnda befattningshavare (C F) får i ovanstående ärenden inte delegera beslutsrätt vidare.

24 Rektors besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet 22 (22) Prefekt får i beslut som ska ske efter samråd eller i förening med ovan nämnda befattningshavare inte delegera sin beslutsrätt. Vid förhinder för prefekt får dock ställföreträdande prefekt träda i prefekts ställe.