Arbetsordning för Förvaltningshögskolan vid Göteborgs universitet

Transkript

1 Arbetsordning för Förvaltningshögskolan vid Göteborgs universitet Denna arbetsordning gäller för verksamheten vid Förvaltningshögskolan. Reglerna och har sin grund i de beslut som antagits av samhällsvetenskapliga fakultetsnämnden för institutionernas verksamhet samt de regler som antagits av styrelsen för Förvaltningshögskolan. 1. Styrelsens och prefektens befogenheter Förvaltningshögskolan skall ledas av styrelse och prefekt. 1.1 Styrelsen Styrelsen ansvarar för alla strategiska beslut inom Förvaltningshögskolans verksamhetsområde. Detta innebär enligt beslut av Samhällsvetenskapliga fakultetsnämnden vid Göteborgs Universitet, att styrelsen vid tillämpning av huvudprincipen skall fatta beslut om: - Ekonomi Långtidsbudget, budgetramar och årsbudget Budgetuppföljning - Personal Ramar och riktlinjer för bemanning och rekrytering Anställningar, inkl. befattningsbeskrivningar och utlysning- Handlingsplaner Verksamhetsplan Jämställdhetsplan Arbetsmiljöplan Miljöplan Plan för kvalitetsarbete - Redovisningar Verksamhetsberättelse med ekonomisk redovisning Arbetsmiljöredovisning Miljöredovisning Kvalitetsuppföljning Utvärderingar och andra större verksamhetsuppföljningar - Viktigare utbildningsfrågor Förslag avseende - kursplaner - utbildningsplaner - studieplaner - examinatorer i utbildningen Antagning av doktorander (på förslag från forskarutbildningsnämnd) -Övriga frågor Uppdrag som jämställdhetsombud Frågor som prefekten väljer att hänskjuta till styrelsen för förvaltningshögskolan Frågor som fakultetsnämnden hänskjuter till styrelsen för förvaltningshögskolan 1.2 Prefekten Prefekten är tillsammans med styrelsen ansvarig för ledningen av Förvaltningshögskolan. Inom ramen för de riktlinjer till ansvarsfördelning som Samhällsvetenskapliga fakultetsnämnden beslutat har prefekten beslutanderätten i alla löpande, operativa frågor, som i sin tillämpning innebär:

2 - Allmänt prefektansvar Prefekten ska planera förvaltningshögskolans verksamhet, följa upp att planerna följs samt följa upp verksamheten och analysera resultatet. Prefekten ska sträva efter att skapa och upprätthålla goda betingelser för förvaltningshögskolans utveckling inom utbildning och forskning.prefekten skall också tillse att förvaltningshögskolan har en sådan organisationsstruktur att alla delar av verksamheten blir företrädda inför viktiga beslut. - Förvaltningsansvar Prefekten ansvarar för att verksamheten bedrivs författningsenligt och effektivt. Utöver vad som regleras i lagar och författningar har prefekten ansvar för att riktlinjer, anvisningar, instruktioner eller andra bestämmelser som utfärdats av universitetsstyrelsen, rektor, fakultetsnämnd, dekan eller styrelsen för förvaltningshögskolan följs. - Ekonomiskt ansvar Prefekten ansvarar för förvaltningshögskolans ekonomiska skötsel. Ansvaret innefattar samtliga ekonomiska åtaganden som görs vid förvaltningshögskolan, oavsett finansiering, alltså inklusive bidrag och uppdrag inom utbildning och forskning. Prefekten har ett övergripande ansvar för de beslut som fattas om medel som anvisats till forskningsprojekt ledda av enskilda forskare. Detta ansvar omfattar främst att en tillsyn att inga åtaganden sker inom ekonomi- och personalområdet som inte godkänts av prefekten. Prefekten ansvarar för att den ekonomiska styrningen tydliggörs i verksamhetsplaneringen samt att: - budget upprättas för samtliga medel vid förvaltningshögskolan, - ekonomisk uppföljning sker minst kvartalsvis varvid väsentliga avvikelser motiveras - och rapporteras till fakultetsnämnden, - attestordning upprättas och efterlevs, - beslutade rutiner för intern kontroll efterlevs. Prefekten ansvarar för att medel disponeras på det sätt som är motiverat av verksamheten och att medel finns tillgängliga för ändamålet. - Personalansvar Prefekten ansvarar för förvaltningshögskolans personal, vilket bland annat innebär en bemanning och kompetens som är optimal med hänsyn till verksamheten. Viktiga uppgifter i sammanhanget är bl. a. att utveckla ett gott ledarskap som gynnar arbetstillfredsställelse och engagemang, att lägga stor vikt vid rekrytering av nya medarbetare, att ge de anställda möjligheter till den utveckling och de resurser de behöver för att kunna utföra sina arbetsuppgifter väl och att skapa en god fysisk och psykosocial arbetsmiljö vid förvaltningshögskolan. Prefekten ansvarar för att personalutvecklingssamtal erbjuds alla anställda för att stimulera personlig och yrkesmässig tveckling. Sådana samtal kan även genomföras av personer som bestäms av prefekten. Prefekten läger förslag till löneinplacering för nyanställda samt ansvarar för förvaltningshögskolans samlade lönebud inför varje ny löneförhandling.

3 Särskilda ansvarsområden Prefekten har ansvaret för förvaltningshögskolans arbetsmiljö efter de regler som anges i arbetsmiljölagen. Dessa avser bl a ansvar för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet samt att på olika sätt stimulera utvecklingen av en god arbetsmiljö. Prefekten ska som arbetsgivare även ansvara för att de mål som anges i det lokala arbetsmiljöavtalet samt i Göteborgs universitets arbetsmiljöpolicy efterlevs och genomförs. Detta gäller bl. a. att det finns utarbetade rutiner för att kartlägga och analysera förvaltningshögskolans arbetsmiljörisker samt att det finns en handlingsplan och att det fortlöpande vidtas åtgärder för att förbättra arbetsmiljön i syfte att förebygga skador. Prefekten har även ansvar för förvaltningshögskolans jämställdhetsarbete enligt vad som stadgas i lagar och avtal samt i de särskilda planer som gäller för universitet och fakultet. Det åligger prefekten bl. a. att tillse att styrelsen utser ett jämställdhetsombud och att det finns en fastställd jämställdhetsplan för förvaltningshögskolan samt att i övrigt tillse att det inte förekommer diskriminering med hänsyn till kön. Prefekten har även ansvar för förvaltningshögskolans kvalitetsarbete enligt vad som stadgas i de särskilda planer som gäller för universitet och fakultet. Det åligger prefekten bl. a. att tillse att det finns en fastställd plan för kvalitetsarbetet. - Arbetsformer Det som uttalas som prefektansvar innebär inte att prefekten personligen förutsätts genomföra de angivna uppgifterna. Samhällsvetenskapliga fakulteten betonar starkt vikten av att det rekryteras kvalificerad administrativ personal för förvaltningshögskolans administration. Prefekten får dessutom delegera befogenhet till annan befattningshavare Inom förvaltningshögskolan, om inte rektor, fakultetsnämnd eller dekan beslutat annat (se av fakulteten, fastställd delegationsordning). Delegationsbeslut ska vara skriftliga och tidsbegränsade. Kopia av delegationsbeslut ska sändas till samhällsvetenskapliga fakultetskansliet. 2 Arbetsordning - allmänt 2.1 Ordförande Prefekten skall vara ordförande i styrelsen för Förvaltningshögskolan. Vid förfall inträder ställföreträdande prefekt som ordförande. 2.2 Sammanträdestider Styrelsen ska senast i juni respektive november månad besluta om sammanträdestider för det närmast följande kalenderhalvåret. Styrelsen beslutar också om extra sammanträde. I brådskande fall kan beslut om extra sammanträde fattas av ordförande. 2.3 Kallelse Kallelse jämte föredragningslista och ärendeunderlag tillställs ledamöterna senast fem vardagar före ordinarie sammanträde. Ordföranden beslutar om kallelse till extra sammanträde. 2.4 Sammanträdesordning

4 Ledamot som inte kan delta vid styrelsens sammanträde skall skriftligen anmäla detta till styrelsens sekreterare. Styrelsen är beslutsför om fler än hälften av ledamöterna är närvarande. Ordförande (alternativt vice ordförande) måste alltid närvara för att styrelsen ska vara beslutsför. Vid sammanträde med styrelsen deltar normalt, utöver ledamöterna sekreteraren med yttranderätt. Ordföranden utser därutöver föredragande, vilka närvarar under behandlingen av respektive ärende. Vid sammanträde utser styrelsen en justerare att jämte ordförande justera sammanträdesprotokollet. Ärendena i styrelsen avgörs efter föredragning. Av de handlingar som tillställs styrelsens ledamöter inför sammanträde bör framgå ordförandens förslag till beslut i varje enskilt ärende. Beslut i styrelsen sker genom acklamation, om inte omröstning begärs. Omröstning skall ske öppet utom vid val och utgången bestäms med enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordförande utslagsröst. I ärende som avser val fattas beslut genom lottning. Ledamot som deltagit i styrelsens beslut har reservationsrätt, vilket innebär rätten att få avvikande mening antecknad till protokollet. Även föredragande och annan som utan att ha deltagit i avgörandet medverkat till den slutliga handläggningen har rätt att anmäla avvikande mening. 2.5 Jäv För styrelsen gäller de bestämmelser om jäv som anges i förvaltningslagen. Det ankommer på ledamot att till ordföranden före sammanträdet anmäla förhållande som kan innebära jäv. 2.6 Protokoll Vid styrelsens sammanträde förs protokoll av sekreterare som utses av ordförande. Protokollet skall undertecknas av sekreteraren och justeras av ordförande och den justerare styrelsen utsett. Det skall upprättas skyndsamt och vara justerat senast en vecka efter sammanträde. Det bör noteras att inget styrelsebeslut äger giltighet innan protokollet är justerat. 3 Särskilt om beredning av ärenden till styrelsen 3.1 Kallelse, ärendehantering m.m. Det ankommer på ordförande, eller den ordföranden utser, att tillse att ärendena till styrelsen är väl förberedda. Inför varje beslutsärende ska föreligga ett förslag till styrelsens beslut. Ordföranden fastställer kallelsen och föredragningslistans slutliga utformning. Ordföranden ansvarar för att kallelsen jämte erforderliga ärendeunderlag och förslag till beslut tillställs ledamöterna i styrelsen inom föreskriven tid. 3.2 Informationsskyldighet Ordförande ansvarar för att varje enskilt ärende i styrelsen hanteras i enlighet med kraven på information enligt gällande lag och avtal. 3.3 Information i övrigt Ordförande, eller den ordförande utser, ansvarar för att lämna information om vad som förevarit vid styrelsens sammanträden.

5 4 Brådskande avgöranden - avgöranden per capsulam Vid brådskande ärenden, då styrelsen inte hinner sammanträda, har ordföranden rätt att få ärenden avgjorda genom meddelanden mellan ordföranden, och minst så många ledamöter som behövs för beslutsförhet. Om detta förfarande inte är lämpligt, får ordföranden själv avgöra ärenden. Beslut som fattas på nämnda sätt skall anmälas vid närmast följande styrelsesammanträde. 5. Forskarutbildningsnämnd Styrelsen för Förvaltningshögskolan har till forskarutbildningsnämnden delegerat uppgiften att ansvarar för framtagning av beslutsunderlag vad gäller antagning av doktorander och tillsättning av doktorandanställningar. Vidare har forskarutbildningsnämnden givits uppgiften att bereda frågor rörande fördelning av från fakultetsnämnden tilldelade studiemedel. Forskarutbildningsnämnden har dessutom uppgiften att till styrelsen för förvaltningshögskolan föreslå användning och fördelning av inom budgeten avsatta medel för verksamhetsutveckling. Forskarutbildningsnämnden beslutar om doktorandkurser och fördelning av konferensanslag, samt fastställer/följer upp Individuella studieplaner för doktorander. 6 Grundutbildningsnämnd Styrelsen för Förvaltningshögskolan har till grundutbildningsnämnden delegerat uppgiften att handlägga och besluta i de ärenden som ankommer på styrelsen gällande, litteraturlistor och kursvärderingar. Det förutsättes, att gällande kursplaner uppmärksammas i samband med fastställandet av litteraturlistor för respektive kurs. Vidare har grundutbildningsnämnden att handlägga de övriga grundutbildningsfrågor som ej faller på styrelsen. 7. Lärarkollegiet Lärarkollegiet består av anställda lärare med minst 50 % tjänstgöringsskyldighet eller utsedd kursansvarig lärare vid Förvaltningshögskolan. Studierektorn för grundutbildningen är sammankallande och tjänstgör som ordföranden. Lärarkollegiet vid förvaltningshögskolan har till uppgift att handlägga pedagogiska frågor, gällande undervisning och examination, samordning av kurser, inriktningsfrågor gällande politik och ekonomi, utvecklingsfrågor gällande utbildning, resurstilldelning, timmar och externa föreläsare. 8. Personalmöte Prefekten vid Förvaltningshögskolan kallar till personalmöte minst l gång per termin. I augusti månad anordnas personalkonferens för anställda och representanter för studentkåren. Denna arbetsordning är fastställd av styrelsen för Förvaltningshögskolan vid Göteborgs Universitet den 6 april 2004.