GÖTEBORGS UNIVERSITET Enheten för pedagogisk utveckling och interaktivt lärande. Arbetsordning för PIL-enheten

Transkript

1 GÖTEBORGS UNIVERSITET Enheten för pedagogisk utveckling och interaktivt lärande Arbetsordning för PIL-enheten Dessa riktlinjer används vid Enheten för pedagogisk utveckling och interaktivt lärande vid Göteborgs universitet, nedan benämnd PIL, att gälla interimistiskt fr.o.m Riktlinjerna är uppdaterade med beslutsordning (jfr bilaga 4). Riktlinjerna syftar till att utgöra vägledning för hur arbetet bör bedrivas vid PIL-enheten. Allmänt 1. Rektor inrättade den lärosätesgemensamma PIL-enheten, inplacerade enheten vid utbildningsvetenskapliga fakulteten samt beslutade om enhetens övergripande uppdrag (RS 2007:17, 14, G /07). 2. Rektor beslutade om PIL:s verksamhet och angav enhetens budgetramar för verksamhetsåret Enligt samma beslut ansvarar dekanus vid utbildningsvetenskapliga fakulteten för arbetsmiljön och i övrigt beslutar om all annat gällande enheten än innehåll och budgetramar samt ansvarar för att det till rektor lämnas en årlig redogörelse för enhetens verksamhet (jfr RS 2008:1, 10, G /07). Styrning av verksamheten 3. Vid PIL-enheten finns en styrgrupp med representanter från fakulteterna, universitetsbiblioteket, studenterna och gemensamma förvaltningen. Ansvarsfördelning finns beskriven i särskilda riktlinjer för beslutsordning (jfr bilaga 4). 4. Styrgruppen ska efter att ärendet beretts av PIL-enheten 4.1. från och med kalenderåret 2009 fastställa enhetens verksamhetsplan och budget 4.2. på delegation från fakulteterna fastställa utbildnings- och kursplaner inom det högskolepedagogiska området 4.3. föreslå riktlinjer för uppbyggnad av pedagogisk meritportfölj samt rutiner för validering av högskolepedagogiska meriter, 4.4. fastställa rutiner för utlysning av utvecklingsmedel för projekt inom området högskolepedagogik och interaktivt lärande samt besluta om det disponibla beloppet för utlysningen 4.5. fastställa de ekonomiska förutsättningarna för det högskolepedagogiska kollegiets verksamhet Ledning och ledningsgrupp 5. Chef för verksamhetsperioden har utsetts av rektor. pil_arbetsordning_ doc 1

2 6. Stf chef utses av chefen för PIL-enheten inför varje nytt verksamhetsår. 7. De båda samordnarna vid PIL-enheten har utsetts av chefen för enheten på vidaredelegation från dekanus vid Utbildningsvetenskapliga fakulteten och leder samverkansgrupper med lärare och studenter som medverkar på uppdragsbasis. 8. Chefen ansvarar för den dagliga ledningen av enheten och har beslutanderätten i alla löpande och operativa ärenden om inte annat framgår av denna arbets- och delegationsordning. Chefen ska samråda med de båda samordnarna och enhetens styrgrupp inför beslut om viktigare frågor. 9. Chefen och de båda samordnarna utgör enhetsledningen. Verksamhetsansvar 10. Chefen för enheten ska tillsammans med de båda samordnarna och styrgruppen planera enhetens verksamhet, övervaka att planerna följs samt följa upp verksamheten och analysera resultaten. 11. Chefen för enheten ska tillsammans med samordnarna skapa goda betingelser för verksamhetens utveckling som helhet och samverkansgruppernas verksamhet särskilt. Förvaltningsansvar 12. Chefen för enheten ansvarar för att verksamheten bedrivs författningsenligt och effektivt. Utöver vad som regleras i lagar och författningar har chefen ansvar för att riktlinjer, anvisningar, instruktioner eller andra bestämmelser som utfärdats av universitetsstyrelsen, rektor eller dekanus följs. Ekonomiskt ansvar 13. Chefen för enheten ansvarar för enhetens totala ekonomi. Ansvaret innefattar samtliga ekonomiska åtaganden som görs vid enheten, oavsett finansiering. 14. Chefen för enheten har tillsammans med styrgruppen ett övergripande ansvar för de beslut som fattas om medel som anvisats för samverkansorganisation och högskolepedagogisk utveckling. 15. Chefen för enheten ansvarar för att den ekonomiska styrningen tydliggörs i verksamhetsplaneringen samt att budget upprättas för samtliga medel vid enheten ekonomisk uppföljning sker varvid väsentliga avvikelser motiveras och rapporteras till enhetens styrgrupp och till utbildningsvetenskapliga fakulteten samt till rektor attestordning upprättas och efterlevs beslutade rutiner för intern kontroll efterlevs 16. Chefen för enheten ansvarar för att medel disponeras på det sätt som är motiverat av verksamheten samt tillsammans med rektor och dekanus att det finns disponibla medel för ändamålet. pil_arbetsordning_ doc 2

3 Personalansvar 17. Chefen för enheten har ansvar för att bemanna två uppdrag som samordnare samt bemanna enheten med en administratör. 18. Det är chefens ansvar att utveckla ett gott ledarskap som gynnar arbetstillfredsställelse och engagemang ge medarbetare möjligheter till den utveckling och de resurser de behöver för att kunna utföra sina arbetsuppgifter väl skapa en god arbetsmiljö vid enheten Arbetsmiljöansvar 19. Arbetsmiljöansvaret omfattar att chefen för enheten i egenskap av arbetsgivare ska följa gällande regler vid Göteborgs universitet. Delegation 20. Chefen för enheten får delegera till stf chef och samordnare vid enheten att fatta beslut i visst ärende eller grupp av ärenden, eller att i övrigt vidta de åtgärder som chefen bestämmer, om inte rektor eller dekanus beslutat annat. Beslut om delegation, liksom beslut om återkallelse av sådan, ska vara skriftligt och tidsbegränsat. Uppdrag som chef för enheten 21. Dekanus vid Utbildningsvetenskapliga fakulteten och chefen för PIL-enheten undertecknar en överenskommelse om ansvar och befogenheter för chefsuppdraget. Uppdrag som samordnare 22. Chef för enheten och var och en av de båda samordnaren undertecknar en individuellt utformad överenskommelse om ansvar och befogenheter för samordnaruppdraget. Administratör vid enheten 23. För enhetens administratör finns en arbetsbeskrivning där huvuduppgifterna framgår. Styrgruppens sammansättning 24. Ordförande vid det konstituerande styrgruppsmötet är chefen för enheten. Styrgruppen har möjlighet att bland de ordinarie fakultetsledamöterna utse ny ordförande och varje verksamhetsår välja ny ordförande. Om inte annat beslutas är chefen för enheten ordförande i styrgruppen. 25. Styrgruppen för enheten har följande sammansättning: - en företrädare för varje fakultet (HhFN, HFN, ITU, KFN, NFN, SA, SFN, UFL, UFN) - en företrädare för universitetsbiblioteket - två företrädare för de studerande pil_arbetsordning_ doc 3

4 - en företrädare för gemensamma förvaltningen (Personalavd.) - chefen för PIL-enheten 26. Fakultetsrepresentanterna utses av dekanus på respektive fakultetsnämnd. 27. Representanten för universitetsbiblioteket utses av överbibliotekarien. 28. Representanterna för de studerande utses på det sätt som föreskrivs i 16 förordningen (1983:18) om studerandekårer, nationer och studentföreningar vid universitet och högskolor. Göteborgs Universitets Studentkårer (GUS) utser två ledamöter, varav en för utbildning på grundnivå och avancerad nivå samt en för utbildning på forskarnivå. 29. Är chefen för PIL-enheten inte närvarande inträder stf chefen i chefens ställe. Styrgruppen får besluta om och på vilket sätt ersättare ska utses för ledamöterna i styrgruppen. 30. De båda samordnarna vid enheten har närvaro- och yttranderätt vid styrgruppsmöten. Styrgruppen får inkalla ytterligare personer som föredragande vid styrgruppens sammanträden. Mandatperioder 31. Mandattiden för ledamot från fakulteter, universitetsbibliotek och gemensamma förvaltningen ska vara tills vidare, dock längst t o m För ledamot utsedda av GUS ska mandattiden vara tills vidare, dock längst t o m , varefter ledamöter utses årligen. 32. Om ledamot i styrgruppen avgår, ska vederbörande ersättas för återstoden av mandatperioden enligt det sätt ledamoten utsetts. Fastställande av styrgrupp 33. Styrgruppen fastställs vid ett särskilt konstituerande styrgruppsmöte. 34. Efter fastställande av styrgrupp ska rektor och utbildningsvetenskapliga fakultetens kansli underrättas om styrgruppens sammansättning. Beslutförhet 35. Styrgruppen är beslutför när minst hälften av ledamöterna är närvarande. Protokoll 36. Protokoll ska upprättas över de ärenden styrgruppen behandlar. pil_arbetsordning_ doc 4

5 Chefens rapporteringsskyldighet 37. Inför varje sammanträde ska chefen för enheten avge skriftlig rapport till styrgruppen över viktiga händelser i enhetens verksamhet samt om enhetens ekonomiska situation. Rapporten ska genomgås vid sammanträdet. 38. Chefen för enheten ska fortlöpande hålla enhetens styrgrupp, rektor samt utbildningsvetenskapliga fakultetens kansli informerad om omständigheter som är av väsentlig betydelse för PIL-enhetens verksamhet. pil_arbetsordning_ doc 5

6 Bilaga 1 Överenskommelse om uppdrag som chef för PIL-enheten Chefen för enheten är en del av gemensamma förvaltningens och utbildningsvetenskapliga fakultetens ledningsstruktur och representerar enheten i samarbetet med dekanus. Uppdraget som chef för enheten är en huvuduppgift som ska hanteras parallellt med eget akademiskt arbete. A. Uppdrag och ansvarsområde Chefen för enheten har det övergripande ansvaret för den högskolepedagogiska grundutbildningen och ansvarar för den dagliga ledningen av enheten. Chefen har beslutanderätten i alla löpande och operativa ärenden, och har ett samlat ansvar för verksamheten och ska i egenskap av chef företräda arbetsgivaren inom enheten, bland annat när det gäller arbetsmiljöområdet. Verksamheten ska bedrivas enligt gällande lagstiftning och fastställda verksamhetsdokument. Sammanhållande strategisk ledning, samordning och uppföljning av enhetens verksamhet är chefens viktigaste uppgifter. Chefen för enheten ska se till - att det inom givna ramar tas fram mål för enhetens verksamhet - att det finns system för uppföljning och utveckling av verksamheten - att enheten har kompetens i linje med verksamhetens krav och utveckling - att såväl intern som extern information fungerar väl - att det finns en positiv social miljö samt en god infrastruktur inom enheten B. Befogenheter Rektor delegerar till chefen för enheten att besluta om de åtgärder, inom gällande budgetram, som krävs för att genomföra enhetens verksamhetsplaner. I beslut av principiell natur eller beslut som av andra skäl är av särskild betydelse för ansvarsområdet, ska samråd först ske med rektor. Chefen ska som arbetsgivare, inom sin verksamhet, svara för att kraven och intentionerna i arbetsmiljölagen med tillhörande föreskrifter och anvisningar uppfylls, liksom att det lokala arbetsmiljöavtalet (motsvarande) samt Göteborgs universitets arbetsmiljöpolicy, inklusive rektors uppgiftsfördelning, efterlevs och genomförs. Saknas erforderliga resurser för fullgörande av arbetsmiljöansvaret ska detta anmälas. Chefen för enheten får delegera till stf chef och samordnare vid enheten att fatta beslut i visst ärende eller grupp av ärenden, eller att i övrigt vidta de åtgärder som chefen bestämmer, om inte rektor eller dekanus beslutat annat. Beslut om delegation liksom återkallelse av sådan ska protokollföras. Delegation i enstaka ärenden dokumenteras genom anteckning på handling. Förteckning över delegationsbeslut ska hållas aktuell. Kopia av delegationsbeslut ska sändas till rektors kansli och till utbildningsvetenskapliga fakultetsnämndens kansli. pil_arbetsordning_ doc 1

7 C. Begränsningar av befogenheter Chefen för enheten får inte - besluta i frågor som får vittgående konsekvenser utanför den egna enheten - teckna kollektivavtal - ingå avtal om in- eller uthyrning av fast egendom - besluta om åtgärder avseende fast egendom - besluta om ledighet, ersättning eller i annan fråga som rör chefen själv Chefen för enheten får i övrigt inte besluta i frågor av extraordinär karaktär eller omfattning med avseende på verksamheten. Detta uppdrag avser perioden till och med Göteborg den 7 februari 2008 Dekanus Chef för enheten pil_arbetsordning_ doc 2

8 Bilaga 2 Överenskommelse om uppdrag som samordnare vid PIL-enheten Samordnaren är en del av PIL-enhetens ledningsstruktur och representerar enheten i det dagliga samarbetet med kollegor från fakulteter och motsvarande. Samordnaren ingår i enhetsledningen och ska vara beredd att inneha rollen som stf chef för enheten och därvid bl.a. ersätta chefen vid styrgruppsmöten. Uppdraget som samordnare är en huvuduppgift som ska hanteras parallellt med eget akademiskt arbete. I samverkansgruppen planeras, genomförs och utvärderas aktiviteter inom området högskolepedagogik och interaktivt lärande tillsammans med fakulteter och motsvarande. Samordnaren har ansvar för koordinering av samverkansgrupper vid enheten. Samordnaren ska förutom ovanstående själv medverka i enhetens utbildningar, seminarier, konsultarbete mm samt i arbetet med beredning av utvecklingsprojekt och uppföljning av fakulteternas nätkurser och distansutbildning. Samordnaren ska även aktivt delta i enhetens kollegieverksamhet. Omfattning av samordnarens olika arbetsuppgifter beslutas i särskild ordning vid enheten. Detta uppdrag avser perioden till och med Göteborg den.. chef för enheten.. samordnare pil_arbetsordning_ doc 1

9 Arbetsbeskrivning för administratör vid PIL-enheten Bilaga 3 Detta är en arbetsbeskrivning för administratören vid enheten för pedagogisk utveckling och interaktivt lärande (PIL). Enhetens verksamhet inleds våren 2008 då ansvar, befogenheter och verksamhetsformer bereds och fastställs för alla som har uppdrag vid PIL-enheten. Till grund för enhetens verksamhet ligger rektors beslut om enhetens inplacering vid Utbildningsvetenskapliga fakulteten samt den arbets- och sammanträdesordning som enhetens styrgrupp fattar beslut om. Uppdraget som administratör formas delvis utifrån de beslut som enhetens styrgrupp fastställer och i dialog med chefen för enheten. Administratör för högskolepedagogisk utbildning, bl.a. arbete med studieadministrativa system (GUBAS, LADOK), korrespondens med lärare, dokumenthantering av kursplaner och kursvärderingar samt viss övergripande administrativ information till enhetens lärare och deltagare via hemsida och GU:s lärplattform. Kontaktperson för enheten och handläggare för in- och utgående ärenden samt tillsynsansvarig för att diariehantering och arkivering av dokument sker vid enheten i enlighet med gällande regler. Dessa arbetsuppgifter genomförs med stöd av UFN:s kansli (se nedan). Sekreterare vid enhetens samtliga möten i arbetsutskott och styrgrupp, och där arbetet bl.a. innefattar administrativ hantering av aktuella ärenden, utforma mötesprotokoll och protokollföring samt att tillse att ledamöterna erhåller information om fattade beslut. Konferensvärdinna som innefattar att tillsammans med chef och samordnare vid enheten planera arrangemang i anslutning till arbetskonferenser, seminarier mm. Övriga arbetsuppgifter innefattar att vara chefen för enheten behjälplig i allmänna kontorsgöromål, lokalbokning, årsredovisning samt viss ekonomihantering, så som beställningar och fakturahantering. Det senare genomförs med stöd av UFN:s kansli (se nedan). Informatör och med stöd av ledningsgruppen uppdatera enhetens hemsida, vara behjälplig vid framtagning av informationsmaterial om enhetens verksamhet, som utöver högskolepedagogisk utbildning innefattar seminarier, konsultverksamhet och information om högskolepedagogisk verksamhet vid Göteborgs universitet. Dessa arbetsuppgifter genomförs med stöd av UFN:s kansli (se nedan). Vissa av administratörens arbetsuppgifter delas mellan fakultetskansliet och PIL-enhetens kansli. Kansliet vid Utbildningsvetenskapliga fakulteten är behjälplig med bl.a. följande frågor: Arkiv Ekonomi Information Personal pil_arbetsordning_ doc

10 Beslutsordning Bilaga 4 Beslutspunkt Dokument Beredningsgrupper PIL-chef Styrgrupp Kommentar 1 Verksamhet och ekonomi: 1.1 Policy, strategi Protokoll, PIL Strategi och verksamhetsplanering Föredrar Beslutar Verksamhetsplan Protokoll, PIL Strategi och verksamhetsplanering Föredrar Beslutar Budget Protokoll, PIL Strategi och verksamhetsplanering Föredrar Beslutar Årsredovisning (underlag till UFN) Protokoll, PIL Strategi och verksamhetsplanering Föredrar Beslutar Årberättelse Protokoll, PIL Strategi och verksamhetsplanering Föredrar Beslutar Arbetsordning inkl beslutsordning Protokoll, PIL Strategi och verksamhetsplanering Föredrar Beslutar Sammanträdesordning Protokoll, PIL Strategi och verksamhetsplanering Föredrar Beslutar Informationsplan Protokoll, PIL Strategi och verksamhetsplanering Föredrar Beslutar - 2 Personal: 2.1 Organisering (inom PIL) Protokoll, PIL Strategi och verksamhetsplanering Föredrar Beslutar Bemanning (av kurser mm) Meddelande, PIL Utbildning Beslutar Utbildning: 3.1 Inrättande av huvudområde Protokoll, UFN, RS Utbildning Föredrar Föreslår UFN beslutar 3.2 Lokal examensbeskrivning Protokoll, UFN, RS Utbildning Föredrar Föreslår UFN beslutar 3.3 Inplacering av kurser inom h ped Protokoll, PIL Utbildning Föredrar Beslutar Inrättande av kurs vid PIL Protokoll, UFN Utbildning Föredrar Föreslår UFN beslutar 3.5 Fastställande av kursplan Protokoll, PIL Utbildning Föredrar Beslutar Delegation från UFN 3.6 Beställning av genomförande av kurs Protokoll, PIL Utbildning Föredrar Beslutar Kursledare för PIL-organiserad kurs Meddelande, PIL Utbildning Beslutar Examinatorer Protokoll, PIL Utbildning Föredrar Beslutar Kursutveckling Protokoll, PIL Utbildning Föredrar Beslutar - 4 Seminarier, workshops mm: 4.1 Program och utbud Protokoll, PIL Utbildning Föredrar Beslutar - 5 Nätverkande 5.1 Inrättande Protokoll, PIL Utveckling Föredrar Beslutar - pil_beslutsordning_ doc 1

11 Beslutspunkt Dokument Beredningsgrupper PIL-chef Styrgrupp Kommentar 6 Utveckling: 6.1 PIL-projekt Protokoll, PIL Utveckling Föredrar Beslutar Utlysning Protokoll, PIL Utveckling Föredrar Beslutar Fördelning av medel Protokoll, PIL Utveckling Föredrar Beslutar Uppföljning Protokoll, PIL Utveckling Föredrar Beslutar - 7 Uppföljning: 7.1 PIL:s verksamhet Protokoll, PIL Utveckling Föredrar Beslutar Högskolepedagogoik på GU Protokoll, PIL Utbildning Föredrar Beslutar - 8 Övrigt: 8.1 Implementeringsstöd GUL Protokoll, PIL Utveckling Föredrar Beslutar Pedagogisk meritportfölj Protokoll, PIL Utbildning Föredrar Beslutar - Kommentar: PIL-kansliet är en basresurs i beredningsarbete och genomförande av verksamhet Representanter från PIL-kansliet ingår i samtliga beredningsgrupper pil_beslutsordning_ doc 2