Projektplan Åtgärder för att nå budget i balans Neddragning 100 tjänster

Transkript

1 Projektplan Åtgärder för att nå budget i balans Neddragning 100 tjänster sjukvården Gotland augusti 2010 Sid 1

2 2 (8) 1 Projekt 1.1 Bakgrund Nuvarande problembild Trots genomförda och pågående förändringar inom hälso- och sjukvården, Gotland, kvarstår följande problematiska situation: - HSF Gotland har under en längre period haft för höga kostnader i förhållande till given budgetram. - Uppdraget som ledare har förändrats över tid och det ställs allt högre krav på ledarskapet. - HSF Gotland har svårigheter att rekrytera chefer - Nuvarande organisation stödjer inte tillräckligt utvecklingen av standardiserade processer och patientflöden. 1.2 Allmänt om projektplanen Detta dokument är framtaget under augusti 2010 och utgör ett delprojekt av Att nå budget i balans. Övriga delprojekt är - Omorganisation till processinriktad hälso- och sjukvård - Intern ordning och reda - Definiera uppdraget till hälso- och sjukvården - Samverkansorganisation Projektplanen syftar till att vara en praktisk vägledning för projektledare, delprojektledare samt projektmedlemmar och definierar: - vad som är beställt och vad skall levereras - vem/vilka som ansvarar för aktiviteterna - när resultaten skall levereras. 1.3 Effektmål Effektmålen beskriver den nytta som projektets resultat ska bidra verksamheten med. Uppfyllelsen av effektmålen ligger i regel tidsmässigt efter det att projektet är avslutat. Ansvaret för att de infrias ligger på den som tar emot projektresultaten. För att nå en budget i balans för HSF Gotland krävs kraftfulla åtgärder. Förutsättningar är utöver en för hög kostnadsnivå i verksamheten även - besparingsbeting - otillräcklig täckning av lönerevisionens utfall - otillräcklig täckning av kostnadsökning till följd av medicinsk- och medicinteknisk utveckling - redan ingångna avtal. Sid 2

3 3 (8) Kostnaderna måste reduceras med cirka 50 Mkr, vilket motsvarar cirka 100 årsarbetare. I enlighet med projektmålet skall följande effekter uppnås: sjukvårdens kostnader ligger i nivå med budget med bibehållen kvalitet och patientsäkerhet En stor del av besparingen skall hämtas från sjukhusorganisationen. Dock skall även följande åtgärder vidtas för att nå en budget i balans för hälso- och : Primärvården skall anpassa sin verksamhet efter de intäkter som befolkningens val ger (cirka 8 mkr) De besparingsbeting som är utlagda inom hab/rehab och försörjning skall verkställas (cirka 5 mkr) Intäktskraven skall ökas inom tandvården (ca X mkr) 1.4 Projektmål Projektmålen ska utvärderas vid projektslutet. Projektmålen ska endast omfatta sådana resultat, vars uppfyllelse projektledaren och projektgruppen ansvarar för och har direkt möjlighet att påverka. Delprojektindelning av 100 tjänster bort Detta projekt innefattar den första etappen i HSF Gotlands förändring av verksamhet och bemanning för att nå ovan beskrivna effektmål. Projektet skall ge en ekonomisk besparing på 50 Mkr (motsvarande 100 årsarbetare) senast vid 2011 års utgång. Identifiering av vilka tjänster som berörs skall vara gjord innan den nya organisationen med processinriktad hälso- och sjukvård sjösätts, dvs före Delprojektmål 1 Identifiering av verksamhet som skall förändras inom HSF Gotland för att kunna reducera antalet årsarbetare Delprojektmål 2 Översyn av befintlig bemanningsstruktur, antal anställda, övertid och mertid för att kunna reducera personalkostnaderna Projektmål för delprojekt 1 Projektet skall identifiera verksamhet som i framtiden ska förändras inom HSF Gotland genom Jämförelse med andra landsting/sjukhus Analys av produktivitet och hälsoekonomi Analys av kostnadsutfall vid egenproduktion jämfört med köpt vård Identifiering av för patienten icke värdeskapande åtgärder/verksamhet Sid 3

4 4 (8) Syftet med delprojektmål 1 är att inriktningen skall vara att identifiera arbetsformer som kan förändras så att målet God Vård (SoS 2005:12) nås med lägre resursanvändning. Detta kan ske genom förändring av interna vårdprocesser och/eller att delar av vården läggs på annan vårdgivare. Avgränsning för delprojektmål 1: Syftet är inte att föreslå en ny prioriteringslista, där gotlänningar skall avstå från viss vård. Däremot kan arbetet förenas med en vertikal prioritering inom verksamhet där lågt prioriterad/icke värdeskapande vård tas bort. Detta skall då ske på strikt medicinsk grund. Projektmål för delprojekt 2 Projektet skall innehålla en översyn av befintlig bemanningsstruktur, antal årsarbetare och över- och mertidsuttag i relation till verksamhetens sluten- och öppenvårdsproduktion och jouruppdrag genom Jämförelse med andra landsting/sjukhus Analys av bemanningsschema Rättning av personalstat Kartläggning av rekryteringsrutiner Införande av gemensam rekryteringsenhet ( en-väg-in ) Analys av bemanningsrutiner vid korttidsvakanser Samverkansformer Leveranser Genomförandeplan för de olika delprojekten skall beskrivas av respektive delprojektledare och inkludera o tidplan och resurser för genomförande o aktivitetsplan Löpande leverans av beslutsunderlag för förändring av HSF Gotlands verksamhetsinnehåll inklusive personalneddragning och minskning av övertid/mertid: o övergripande beskrivning av verksamhet som skall förändras inom HSF på Gotland med tillhörande konsekvensanalys o detaljerad beskrivning av verksamhet som skall förändras på enhetsnivå o övergripande beskrivning av hur övertid/mertidskostnader skall reduceras o beskrivning av förändringar i bemanning och vilka medarbetare som berörs o beskrivning av ekonomisk besparing till följd av ovanstående Sid 4

5 5 (8) Löpande aktivt informera verksamheterna inom HSF Gotland om projektet och delta i facklig samverkan under projektets gång Samordna med övriga delprojekt inom huvudprojekt Att nå budget i balans Beslut att projektet nått sitt mål tas av ledningsgruppen för (FLG). Projektet lämnar över resultat till nytt projekt för samordning och genomförande av Etapp Roller, ansvar och befogenheter Beställare Projektets beställare & ordförande i styrgruppen Ann-Christin Kullberg, sjukvårdsdirektör Styrgruppens ordförande är projektets beställare och ansvarar för styrning, kvalitetssäkring och uppföljning mot projektets mål. Beställaren har full insyn i projektet och mandat att utse styrgruppens bemanning samt att godkänna/underkänna föreslagna budgetar och planer. Styrgrupp Projektet styrgrupp FLG Styrgruppen är projektets beslutsgrupp. Tillsammans med beställaren har styrgruppen det yttersta ansvaret för att projektet levererar beställda produkter på rätt tid, till rätt kostnad och med rätt kvalitet. Styrgruppen har det yttersta beslutsmandatet för projektet. Styrgruppens ansvarsområden: - Godkänner projektplan och delprojektplaner - Stödjer delprojektledarna - Styr och fattar löpande beslut om tid, kostnad samt effekt- och produktmål - Hanterar avvikelser från projektets mål och planer. Detta kan till exempel innebära att göra prioriteringar - Godkänner leveranser - Beslutar om start, slut och eventuell avveckling av projektet - Verkar för förankring av projektet och säkerställer projektets prioritet - Säkerställer rätt resurser till projektet (inklusive personella) Sid 5

6 6 (8) Projektgrupp Huvudprojektledare och två delprojektledare utgör tillsammans projektgruppen, där huvudprojektledaren är ordförande Huvudprojektledare Delprojektledare 1 Nils Crona Delprojektledare 2 Dag Fagerhem Huvudprojektledaren samordnar delprojekten. Delprojektledaren leder, driver och planerar det dagliga projektarbetet inom ramen för beslutad tid, kostnad och kvalitet. Delprojektledaren rapporterar till huvudprojektledare och styrgrupp. Huvudprojektledarens ansvarsområden: - Övergripande ansvar för projektets genomförande enligt projektbeskrivning och tidsplan - Organiserar projektet i samråd med beställaren - Specificerar effekt- och projektmålen och förankrar dessa i projektgruppen - Överenskommer med projektgruppen om aktiviteter och ansvar - Tar fram beslutsunderlag för styrgruppen Delprojektledarens ansvarsområden: - Genomför delprojektet enligt godkänd delprojektplan - Tar löpande fram överenskommen uppföljning/status i delprojektet - Prioriterar, fördelar och följer upp aktiviteter - Dokumenterar delprojektets resultat (underlag för projektavslut) Projektgruppen äger rätt att avropa resurser inom och Serviceförvaltningen för att genomföra uppdraget. Sådana resurser kan vara PA-konsulter, ekonomer och vårdadministratörer. Utvidgad projektgrupp Vid behov utvidgas projektgruppen. Sid 6

7 7 (8) Nedanstående personer deltar i projektet som ansvariga för specialområden. Åtagande är mer begränsat jämfört med projektets kärngrupp. Den utvidgade projektgruppen kallas till projektmöten vid behov. Magne Hovland Arne Pettersson Bo Magnusson Cecilia Krook Yvonne Skovshoved Information PA-chef Försörjning Hab/rehab Ekonomichef Referensgrupp Deltagare är representanter för personalorganisationerna. Syftet med referensgruppen är regelbunden avstämning och information. 2 Tidplan Tid- och aktivitetsplan produceras internt inom respektive delprojekt, uppdateras löpande och följs upp vid projektmöten Projektet startar juni 2010 och leverans skall ske till beställaren senast 1 december Detaljerad aktivitetslista kompletteras av respektive delprojektledare. 3 Arbetsformer 3.1 Rapportering och beslutsvägar Styrgruppen är projektets beslutsgrupp. Beställaren är styrgruppens ordförande. Delprojektledaren leder, driver och planerar delprojektarbetet inom ramen för beslutad tid, kostnad och kvalitet. Delprojektledaren rapporterar till huvudprojektledare/styrgrupp. 3.2 Information Eftersom detta förändringsprojekt kommer att påverka viss personals anställning och arbetsinnehåll, är det av stor vikt att berörd personal delges information om projektet korrekt och tydligt. Projektet skall därför löpande aktivt informera verksamheterna inom HSF Gotland samt berörda fackliga organisationer (i förvaltningens samverkansgrupp) om projektet. Sid 7

8 8 (8) Möten Nedan visas en översikt över projektets fasta möten. Grupp Typ av möte Tidsåtgång Styrgrupp Beslutsmöte Statusmöte Kombineras med FLGs ordinarie möten. Projektgrupp Projektmöte (information, status, En gång per vecka uppföljning etc). Utökad projektgrupp Extra projektmöte. Vid behov. och/eller övriga resurser Referensgrupp Avstämning, information Var annan vecka Samverkansmöten Information om projektets resultat sker vid ordinarie samverkansmöten i förvaltningen 3.3 Avgränsning Projektet skall inte innefatta eventuella framtida konkurrensutsättningar. Projektmålet ska endast omfatta sådana resultat, vars uppfyllelse projektledaren och projektgruppen ansvarar för och har direkt möjlighet att påverka. Detta innebär att projektet inte kan ansvara för verksamhetsfrågor vid berörda kliniker. Projektet innefattar inte uppföljning av genomförd organisationsförändring. 3.4 Facklig samverkan Projektet kommer att delta i facklig samverkan under projektets gång. HSF centrala samverkansgrupp informeras löpande av hälso- och sjukvårdsdirektör. 3.5 Granskning/Bedömning Granskningar/Bedömningar Dokumentgranskning Milstolpegranskning (hur projekt följer tidplan) Granskning och godkännande av beslutsunderlag. Ansvarig Projektledare Projektledare (förseningar eskaleras till styrgruppen). Styrgruppen 3.6 Projektavslut Innan avslut skall slutrapport distribueras till styrgruppen. Slutrapporten skall presentera beslutade leveranser och hur projektmål uppnåtts. Projektet är avslutat när slutrapport är presenterad för styrgruppen och godkänd av beställaren. Sid 8