Backspegel med redovisning av reflektion och erfarenhetsutbyte

Transkript

1 Block I augusti 2012 Dag 1 Förutsättning för en effektiv styrning Presentation/introduktion Varu- och tjänsteproduktion: Skilda produktionslogiker konsekvenser för styrning Mycket av den kunskap som präglar modernt ledarskap har utvecklats genom studier av varuproducerande företag. I offentlig sektor är det istället olika former av tjänsteproduktion som ska hanteras. Det här passet behandlar likheter och skillnader mellan de olika produktionslogikerna. Vi kommer bl.a. att diskutera vad som händer vid standardisering av produktionen i det ena och det andra fallet. Vi kommer också att belysa att det inom offentlig sektor pågår verksamheter av väldigt skild karaktär. Processer som grund Varför det är viktigt att beakta styrningens utformning när vi arbetar med att förbättra och effektivisera verksamhetens processer. Så som många offentliga verksamheter styrs idag tillvaratas inte den potential för effektivisering som finns i de flesta organisationer så länge vi inte kopplar samman förbättringsarbetet med en mera genomtänkt styrning. Diskussionsuppgift: Standardisering Sättet att tänka De olika modeller, metoder och verktyg vi använder för att styra våra verksamheter är förankrade i värderingsmässiga eller ideologiska ställningstaganden och antaganden som vi kan kalla sättet att tänka. Här behandlas de två dominerande tankemodeller som är kursens röda tråd: Command and control (taylorismen) och systemsynsättet. I detta pass diskuteras också närmare skillnaderna i grundläggande antaganden mellan Command and control (taylorismen) och systemsynsättet samt vad dessa olika skillnader får för konsekvenser när det gäller verksamhetens styrning. Diskussionsuppgift: System med olika typer av beroenden. Kaffe i samband med diskussion. Reflektion och erfarenhetsutbyte i grupperna Dag 2 Systembaserad styrning och utveckling Backspegel med redovisning av reflektion och erfarenhetsutbyte Lean och systemsyn i tjänsteverksamhet Grunden i lean är att eliminera slöserier. Vi går kortfattat igenom vad som menas med slöserier och relaterar detta till tjänsteverksamhet samt diskuterar innebörden av lean som strategi respektive risken med att okritiskt använda lean-verktyg framtagna för tillverkningsprocesser i tjänsteverksamhet.

2 Systemmodell för styrning och utveckling av tjänsteverksamhet. Resten av dagen handlar om systems thinking. Vi tar upp varför styrning och utveckling måste baseras på verklig kunskap och hur en systemansats kan hjälpa oss att skaffa relevant sådan kunskap. Den modell vi går igenom är ett sätt att översätta principerna i lean till tjänsteverksamhet. Under denna dag tar vi bl.a. upp: Vikten av att utgå från syftet ur kundens perspektiv och hur detta relaterar till en myndighets eller förvaltnings uppdrag. Mätning av efterfrågan (verklig och onödig). Den onödiga efterfrågan innebär onödigt arbete/slöseri med egna resurser. Vikten av att mäta processernas prestationsförmåga, dvs hur bra hanterar våra processer den efterfrågan som kunderna riktar mot verksamheten? Redovisning av ett genomgående exempel på tillämpning från en A-kassa Diskussion och reflektion i grupper Presentation av frivillig hemuppgift Systemmodell för styrning och utveckling av tjänsteverksamhet, forts.

3 Block II september Dag 3 Systembaserad styrning och utveckling forts. Backspegel med diskussion av hemuppgift Systemmodell för styrning och utveckling av tjänsteverksamhet, forts. Analys av processerna i sitt sammanhang och förstå hur organisation, mål och mätsystem, regelverk, kultur mm hindrar eller underlättar processen att på ett effektivt sätt nå sitt syfte. En stor del av effektiviseringspotentialen finns i processernas sammanhang (systemfaktorerna), därför räcker det inte med att i leanarbetet analysera verksamhetens processer. Redovisning av ett genomgående exempel på tillämpning från en A-kassa Hur man kommer igång med arbetet med att utveckla och förändra verksamheten och dess styrning. Om vikten av att förstå variation I tjänsteproduktion är det särskilt viktigt att beakta förekomsten av variation. Diskussionen tar här sin utgångspunkt i systemteorins konstaterande att variationen beror till största delen på systemet, inte på medarbetarna, varför det är systemet som ska förstås och styras. I tjänsteproduktion är det särskilt viktigt att beakta förekomsten av variation. Vi studerar styrdiagram och övar i grupp på att beräkna styrgränser och tolka styrdiagram samt diskuterar kring olika exempel. Reflektion och erfarenhetsutbyte i grupperna

4 Dag 4 Mål- och resultatstyrning ur ett systemperspektiv Backspegel Mål- och resultatstyrning Vad säger forskningen om mål- och resultatstyrning och vilka konsekvenser får detta för hur styrningen bör utformas? Vi diskuterar de svårigheter som är förknippade med att styra med mål samt hur dessa svårigheter kan hanteras och så att vi får mål som stödjer syftet med verksamheten. Med resultat avses i offentlig verksamhet ofta prestationer och effekter. Vi diskuterar problem förknippade med mätning av prestationer. Effektmätning Ofta är det i offentlig verksamhet effekterna av verksamheten som är av intresse snarare än de prestationer myndigheten levererar. Samtidigt är ofta de önskvärda effekterna något som uppstår på lång sikt och i ett komplext samband med andra skeenden. Det går dock utifrån de önskvärda effekterna på sikt att ta fram mera näraliggande effekter som kan knytas till den specifika myndigheten. Vi går igenom en metod för att i offentlig sektor mäta verksamhetens resultat i form av effekter samt genomför en praktisk övning i att tillämpa metoden. Effektmätning Fortsättning samt reflektion kring effektmätning. Frivillig hemuppgift.

5 Block III oktober 2012 Dag 5 Från lean till systembaserade mätsystem Backspegel med diskussion av hemuppgift Värdeflödeskartläggning Vi arbetar praktiskt med att göra värdeflödeskartläggning på en kommunal process. Vi går igenom nuläget, och identifierar samtliga aktiviteter i processen och identifierar värdeskapande och icke-värdeskapande aktiviteter. Vi testar några kompletterande metoder samt analyserar hur stabil processen är. Vi reflekterar och drar slutsatser utifrån den gjorda övningen. Syftet är att öka förståelsen för vikten av att analysera och förstå sin verksamhet för att kunna styra den på ett mera ändamålsenligt sätt. Om mätsystem Vad bör man beakta när man utvecklar ett mätsystem för en offentlig verksamhet. I detta avsnitt anknyter vi till tidigare diskussioner om verksamhetens syfte, lean som verksamhetsstrategi, egenskaper hos system och tar även upp balansen mellan central och lokal styrning och vikten av att utforma styrningen och utvecklingsinsatser så att även verksamheten som socialt system beaktas. Här anknyter vi även till forskningen kring tillämpningen i offentlig sektor av såväl metoder och verktyg förknippade med lean, som kring lean som systemsyn på verksamheten. Reflektion och erfarenhetsutbyte i grupperna

6 Dag 6 Styrning i samverkan samt implementeringsproblem Backspegel Tjänsteproduktion i samverkan Att tillsammans med andra aktörer utveckla nya tjänster för att bättre möta medborgarnas behov är en naturlig del av ett systemsynsätt. Utvecklingen mot ökad samverkan drivs också på genom de allt mer omfattande ambitionerna rörande den svenska e-förvaltningen och innovation och samverkan är ledord i den senaste förvaltningspolitiska propositionen. Det finns dock mycket i våra organisatoriska strukturer som motverkar de som vill samverka. Vi tar även upp frågor kring styrning av myndigheter/förvaltningar som agerar i en och samma medborgarprocess eller som behöver styras samordnat och strategiskt då de bedriver verksamhet inom samma politikområde. Kan systemsynsättet hjälpa oss att utforma styrningen så att den bidrar till effektivare verksamheter? Implementeringsproblem Avslutning