Införande av systemsyn

Transkript

1 Författningssamling i Införande av systemsyn riktlinje Beslutad av kommundirektören

2 Metadata om dokumentet Dokumentnamn Införande av systemsyn Dokumenttyp Riktlinje Omfattar Kommunen Kommunala bolag Dokumentägare Kommundirektören Författningsstöd Dokumentansvarig Utvecklingschefen Publicering Författningssamling, Insidan, borlange.se Beslutad Bör revideras senast Vid behov Beslutsinstans Kommundirektören Diarienummer 2015/ (6)

3 Innehållsförteckning 1. Bakgrund s arbete med systemsyn sedan Fortsatt införande av systemsyn Seddons metod för systemanalys Borlängebons resa genom organisationen Medarbetardriven chefstödd utveckling Medborgardriven tjänsteutveckling Vad systemsyn innebär för ledarskapet Dialog Organisation för arbetet (6)

4 1. Bakgrund Det offentliga är idag inte i första hand organiserat för att möta behov i människors liv och i företags verksamheter, utan snarare utifrån historiskt betingade regelverk anpassade efter det offentligas behov. Det gängse sättet att organisera, styra och följa upp offentlig verksamhet bygger på antagandet att om varje funktion optimerar sin del och når sina mål blir helheten maximalt effektiv och den samlade verksamheten når sina övergripande mål. Intuitivt kan detta verka rimligt, men systemansatsen ger ett helt annat perspektiv på detta. Här poängteras i stället att det i alla system finns beroenden mellan delarna, det vill säga att delarna påverkar varandra. Styrning utan en grundläggande förståelse för hur systemet ser ut och fungerar i dess helhet, leder till fragmentering av medborgarens process, onödiga kostnader och bristande kvalitet. Detta är väldokumenterat i en rad rapporter om svensk statsförvaltning såväl som inom internationell litteratur på området s arbete med systemsyn sedan 2014 Aktivitet Framtagandet av strategisk plan Utbilning i Effektiv styrning Informationsspridning Ledarskapsutbildning Revidering av styrdokument Pågående arbeten som tydligt utgår från systemsyn Kommentar 4 heldagar med kommunstyrelse och kommunledning där arbetet utgick från slutrapporten från Utbildning för kommunledningen (4 halvdgr), ledningsstödet (7 dgr) och för verksamhetschefer (4 halvdgr) för att öka förståelsen om systemsyn. Fortsatt information/diskussion med kommunstyrelsens arbetsutskott och till centrala samverkansgruppen. Ett ökande antal förfrågningar om föredrag på apt Årets chef 2015 Christina Forsberg informerar om förändringsledning i ledarforum. Strategisk plan Nämndplan Processplan Kommundirektörens plan Fler i egenförsörjning Hemlöshet Regeringsuppdrag med flera myndigheter om arbetet med nyanlända. Försöksprojekt med Söderhamn och Migrationsverket En rad processkartläggningar 1 Se exempelvis Chapman, J. (2004), System failure Why governments must learn to think differently, Quist, J., (2007), Tjänsteproducerande system i offentlig sektor, Stigendal (2010) Effektiv Styrning, Innovationsrådet (2012), Lean och systemsyn i stat och kommun förutsättningar, hinder och möjligheter, SOU 2013:40 Att tänka nytt för att göra nytta om perspektivskifte i offentlig verksamhet. 4 (6)

5 2. Fortsatt införande av systemsyn Systemperspektivet utmanar den traditionella förståelsen av vad själva arbetet innebär och hur förbättring kan drivas. Synfältet vidgas och nya strategier blir synliga. Kommunen har redan tagit flera viktiga steg i att införa systemsyn, det fortsatta arbetet ska följa de beslut som ingår i strategisk plan. 3. Seddons metod för systemanalys Den metodologiska utgångspunkten för systembaserad verksamhetsutveckling i bygger till stor del på den brittiske systemtänkaren John Seddon. 2 Han har utformat en modell i sex steg för att se och utveckla en verksamhet som ett system. Under senare tid har allt fler myndigheter börjat intressera sig för denna systemmodell Borlängebons resa genom organisationen Vi ska hela tiden utveckla vår verksamhet så att Borlängebons resa genom organisationen blir så värdeskapande som möjligt. Inom området ska vi skapa de bästa förutsättningar för att tillgodose Borlängebornas individuella behov och önskemål. Borlängebornas livsberättelse och behov ska vara central utgångspunkt. Kommunens verksamheter ska gås igenom utifrån Seddons modell. Borlängebornas behov ska på ett tydligare sätt tas tillvara. Nya mätetal ska utvecklas. Styrdiagram ska användas som stöd för styrning. Uppföljning ska säkerställas. Möjligheten att använda en ekonomistyrning som bygger på systemsyn ska tas fram och alternativa ekonomistyrningsmodeller ska presenteras. Kundresor ska genomföras för att öka förståelsen om Borlängebornas upplevelse i kontakten med kommunen. 5. Medarbetardriven chefstödd utveckling Ledaren behöver skapa mer utrymme för att kunna bidra med inre motivation till sina medarbetare så att de vågar vara modiga och lyhörda. Med hjälp av medarbetardriven chefstödd utveckling ska vi fortsätta öka tillit och tilltro mellan medarbetare och ledare. Strukturer för att ta tillvara medarbetarnas engagemang och förslag ska tas fram. Teambyggande för ökat samarbete Coachning ska fortsätta. 2 Angreppssättet beskrivs ursprungligen i Seddon (2003) Freedom from command and control och återges bland annat även i Stigendal (2010) Effektiv Styrning samt Innovationsrådet (2012) Lean och systemsyn i stat och kommun. För utvärdering av modellen se: Zokaei et al. (2010) Lean and Systems Thinking in the Public Sector. Quist (2007) Tjänsteproducerande system i offentlig sektor. ODPM (2005) A systematic approach to service improvement evaluating systems thinking in housing. 3 Bland annat genomför Migrationsverket (inom ramen för det s.k. HuS-projektet), Skatteverket och polismyndigheten i Gävleborgs län försöksverksamheter där Seddons angreppssätt prövas. Ekonomistyrningsverket planerar även att komma ut med en rapport om dessa försök under hösten Dessutom har ansatsen legat till grund för omfattande utvecklingsarbete i Bromölla kommun och Sundsvalls kommun. 5 (6)

6 Vad systemperspektiv innebär för ledarskapet och hur vi kan arbeta med ledarskapet utifrån detta ska förtdligas. 6. Medborgardriven tjänsteutveckling Vi kommer under mandatperioden att jobba mer direkt med Borlängeborna när vi utvecklar våra verksamheter/tjänster. Dvs. en naturlig förlängning på medarbetardriven chefsstödd utveckling. Borlängeborna ska få en tydligare påverkan på vårt utvecklingsarbete. På övergripande nivå ska medborgardialoger användas som ett underlag för kommande beslut eller utvecklingsinriktningar. Pilotprojekt ska bedrivas för att utforma ( designa ) kommunala tjänster tillsammans med Borlängeborna. 7. Vad systemsyn innebär för ledarskapet Enligt s ledarfilosofi ska ledarskapet präglas av tydlighet, mod, kommunikation, långsiktig och coaching. det ligger väl i linje med vad som är viktigt i ett ledarskap i systemsyn och som bland annat handlar om: Ha förståelse för systemet som en helhet. Fokus på relationer/kommunikation, inte egenskaper Uppmärksamhet på strukturer, inte innehåll Skapa mötesplatser Lyssna på den avvikande Närhet och neutralitet/distans 8. Dialog Vi är övertygade om att det viktigaste verktyget för att lyckas med styrningen av kommunen är dialog. Det är till för att skapa förståelse och delaktighet bland alla aktörer. Av det skälet ska den interna utbildningen fortsätta för samtliga målgrupper. Ta fram kommunikationsplan för införandet av systemsyn. Kompetenshöjande insatser samt löpande utvärdering av våra interna läroprocesser. Lyfta fram goda exempel för att säkerställa fortsatt intresse. 9. Organisation för arbetet Förändringsarbete ur ett systemperspektiv spänner över ett stort antal i sig stora områden och därför behöver arbetet ledas på ett uthålligt och genomtänkt sätt. Det gäller exempelvis ledarskap, styrning, styrfilosofi, strukturer för lärande och uppföljning med mera. Arbetet med att införa systemsyn spänner som framgått ovan över flera stora områden. Det behöver därför ledas på ett långsiktigt och genomtänkt sätt. En styrgrupp behöver införas för att leda arbetet. Strategisk styrgrupp - Kommunledningsgruppen Operativ styrgrupp utvecklingschef, samordnare för pusselbitsarbetet, ekonomichef, hr-chef. ( samt chef för sektor verksamhetstöd). 6 (6)