Borlänge kommun. Internkontroll KS Rehabilitering. Beslutad av kommunstyrelsen

Transkript

1 Internkontroll KS Rehabilitering Beslutad av kommunstyrelsen

2 Metadata om dokumentet Dokumentnamn Internkontroll KS facknämnd Dokumenttyp Del av Kommunstyrelsens Interna kontroll 2015 Omfattar Kommunen Dokumentägare Jörg Bassek Författningsstöd Dokumentansvarig Eva Martinsson Publicering 2 (11)

3 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Uppdrag Internkontroll Bakgrund Kontrollfråga Kontrollmål/granskningsmål Metod och avgränsning Nationella regler Styrande regelverk Rehabiliteringsansvar och arbetsanpassning s styrning av sjukfrånvaro och rehabilitering Personalpolitiskt program... 6 Ur Personalpolitiskt program Arbetsmiljö och hälsa s mål Organisation - sjukfrånvaro och rehabilitering Uppföljning av sjukfrånvaro och rehabilitering Processkarta/ rutin Sjuklönekostnader Kontrollaktivitet och slutsats Kontrollaktivitet och resultat Slutsats Förslag på åtgärder (11)

4 1. Sammanfattning Genomförd internkontroll visar att s dokument Anpassnings- och Rehabiliteringsarbete- anvisningar/riktlinjer är tvetydig, vilket innebär att det finns utrymme för viss tolkningsfrihet. Detta medför att ansvarig chef kan skriva under Försäkringskassans utlåtande om återgång i arbete, en så kallad omplaceringsutredning. På frågan om Ett utlåtande om återgång i arbete gjorts för sjukskriven medarbetare, svarar intervjuade chefer, 20 % ja och 80 % nej på frågan. Dokumentet, Anpassnings- och Rehabiliteringsarbete- anvisningar/riktlinjer, bör uppdateras och alla chefer bör informeras om innehållet samt vikten av att följa anvisningarna så att sjukskriven medarbetare får det hen har rätt till. 2. Uppdrag 2.1 Internkontroll Intern kontroll är en integrerad process i kommunkoncernens verksamhets- och ekonomistyrning samt en viktig del av det systematiska kvalitetsarbetet. Kommunen ska uppfylla kraven på intern kontroll enligt Kommunlagens (KL) 6 kapitel, så att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter och instruktioner. 2.2 Bakgrund s personalkontor och Försäkringskassan har ett samarbetsavtal, vilket innebär att kommunen har personliga försäkringshandläggare samt regelbundna möten. Vid sjukskrivningar som sträcker sig över 90 dagar skickar Försäkringskassan ut Ett utlåtande om återgång i arbete en så kallad omplaceringsutredning. I s Anpassnings- och Rehabiliteringsarbete anvisningar/riktlinjer står det bland annat att utlåtandet enligt SFB 27 kap 47 ska göras av personalkontoret. Utlåtandet kan ha betydelse för bedömning om fortsatt sjukpenning. Försäkringskassan har påtalat att vid begäran om utlåtande från arbetsgivaren kan blanketten vara undertecknad av ansvarig chef eller personalkontoret. Enligt s anvisningar/riktlinjer ska personalkontoret kontaktas om bedömningen påvisar att omfattningen av anpassningen är hög eller att det inte finns arbetsförmåga inom ordinarie arbete. Arbetsgivaren ska då ta ställning till möjlig omflyttning, det vill säga förändring inom anställningsavtalets ramar enligt AB 3 kap 6 mom.1. Ansvarig chef saknar idag överblick över lämpliga omplaceringsmöjligheter efter att den egna enheten uttömt sina möjligheter. Detta innebär att medarbetaren riskerar att bli utan sjukpenning. 4 (11)

5 2.3 Kontrollfråga Internkontrollen har genomförts utifrån följande frågeställningar: - Har ett utlåtande om återgång i arbete, en så kallad omplaceringsutredning, gjorts innan dag 91? - Vem har skrivit under utredningen, ansvarig chef eller personalkontoret? 2.4 Kontrollmål/granskningsmål Säkerställa att efterlever regelverket gällande utredning om arbetsförmåga så att sjukskriven medarbetare får det stöd hen har rätt till. 2.5 Metod och avgränsning - Genom kommunens personalhanteringssystem Heroma beställs en rapport som visar vilka medarbetare som varit sjukskrivna i 90 dagar eller mer samt till vilken sektor dessa tillhör. Vid mätdatum är 221 medarbetare sjukskrivna i 90 dagar eller mer i kommunen. - För att få ett representativt underlag genomförs intervjuer med chefer från olika sektorer. Dessa har även arbetat olika länge i kommunen. - Granskning av s Anpassnings- och rehabiliteringsarbeteanvisningar/riktlinjer Nationella regler 3.1 Styrande regelverk - Arbetsmiljölagen (AML) - Arbetsmiljöverkets föreskrift ( AFS 1994:1) - Socialförsäkringsbalken (SFB) - Lagen om allmän försäkring (AFL) - Lagen om anställningsskydd (LAS) 3.2 Rehabiliteringsansvar och arbetsanpassning Rehabiliteringsprocessen bygger på att tidiga insatser ska hjälpa medarbetaren efter ett sjukfall att komma tillbaka till sitt arbete så snart som möjligt. Processens mening är att med tidiga insatser skapa en struktur och arbetsmetod som ger kunskap, påverkar attityder och förändrar beteenden. Tidiga insatser är på sikt ekonomiskt lönande för både medarbetare och arbetsgivare. Innebörden av rehabiliteringsansvaret framgår av arbetsmiljölagen (AML) och lagen om allmän försäkring (AFL) samt indirekt genom regler om saklig grundför uppsägning i lagen om anställningsskydd (LAS) och av praxis från Arbetsdomstolen. 5 (11)

6 4. s styrning av sjukfrånvaro och rehabilitering 4.1 Personalpolitiskt program Ur Personalpolitiskt program Arbetsmiljö och hälsa Arbetsmiljöarbetet handlar inte bara om att förebygga och förhindra ohälsa utan också om att främja hälsa och välbefinnande. Utgångspunkten för vår syn på personalen är en stark tilltro till de anställdas vilja och förmåga att göra ett bra arbete. De anställdas motivation och engagemang är avgörande för ett bra resultat. En god arbetsmiljö bidrar till lägre sjukfrånvaro och till ökad effektivitet och kvalitet. Alla anställda skall ha en säker och tillfredsställande arbetsmiljö. Vi skall sträva mot att varje medarbetare skall uppleva sin arbetsmiljö som god. God fysisk och psykosocial arbetsmiljö är en förutsättning för kvalitet och effektivitet i verksamheten. Den fysiska arbetsmiljön skall vara så utformad att olyckor, skador och sjukdomar förebyggs. Kränkande behandling får inte förekomma. Speciell uppmärksamhet skall riktas mot medarbetare som i sitt arbete riskerar att utsättas för våld eller hot. Friskvård och utbildning inom hälsoområdet, främjar personalens hälsa och förebygger problem. skall arbeta för att skapa ett intresse för friskvård bland de anställda. Utbildning om miljöfaktorers inverkan på hälsa och välbefinnande skall bedrivas i syfte att öka personalens medvetenhet om arbetsmiljöfrågornas betydelse. I de regelbundna medarbetarsamtalet ska frågor runt individuell hälsa ingå. Anställda i skall få möjligheter att utvecklas med intressanta arbetsuppgifter i en stimulerande och god arbetsmiljö. Arbetsplatser skall kännetecknas av en öppen och rak kommunikation och en tillåtande attityd som ger utrymme för initiativ. Ärlighet, förtroende och ödmjukhet är en bra grund för goda relationer till arbetskamrater och borlängebor. Att som anställd bli sedd av sina arbetskamrater och sin arbetsgivare är grundläggande för ett gott arbetsresultat. Små gester och ett vänligt ord på vägen ger oftast ett bra arbetsklimat. Arbetsplatsen har ett ansvar att hålla kontakten med de långtidssjukskrivna och se till att de som en självklarhet blir inbjudna till julfester, avtackningar, med mera. Arbetsgivaren har ett ansvar att tillse att rehab-planer görs i god tid. Arbetsgivaren har ett ansvar att tillse att skapa en fungerande struktur för rehabilitering. Rehab-planen ska göras tillsammans med den sjukskrivne, företagshälsovård, försäkringskassan och eventuell facklig företrädare i god tid när en sjukskrivning inträffar. Det systematiska och aktiva arbetsmiljöarbetet skall vara synligt i all verksamhet. Varje år skall kommunen ordna arbetsmiljödagar för att belysa viktiga arbetsmiljöfrågor. 6 (11)

7 4.2 s mål Arbetsmiljö - mål och riktlinjer för det systematiska arbetet ska vara en attraktiv arbetsplats Inga medarbetare ska råka ut för ohälsa eller skadas på grund av sitt arbete Sjukfrånvaron hos de anställda ska minska Mål för hela processen Anpassning- och rehabiliteringsarbete Policy Återinföra anställda som drabbas av sjukdom eller ohälsa i arbetet - Göra det möjligt för den anställde att så långt som möjligt arbeta kvar på sin arbetsplats - Minska sjukfrånvaro och oönskad personalomsättning 4.3 Organisation - sjukfrånvaro och rehabilitering Chef är ansvarig för medarbetare under sjukdom samt under Anpassnings- och rehabiliteringsperioden. Vad gäller stödresurser på övergripande nivå så har personalkontoret idag en årsarbetare som ger stöd åt kommunens chefer i dessa frågor. På introduktionsdagen för nyanställda håller personalkontoret i en kommunövergripande del. Personalkontoret erbjuder två halvdagars utbildning, i arbetsanpassning och rehabilitering, per år. Denna utbildning erbjuds nyanställda och för de chefer som önskar uppdatera sin kunskap. Utöver ovanstående erbjuds nya chefer och skyddsombud en arbetsmiljö-utbildning med diplomering. Utbildningen erbjuds fyra gånger per år. 4.4 Uppföljning av sjukfrånvaro och rehabilitering Uppföljning av procentsiffror gällande sjukfrånvaro görs på central samverkansgrupp, Cesam och därefter vidare ner i samverkanssystemet. Mätning av rehabilitering görs via internkontroll. 7 (11)

8 4.5 Processkarta/ rutin Anpassnings- och rehabiliteringsarbete-anvisningar/riktlinjer Innan Dag 90 Bedömning av arbetsförmåga Den påbörjade utredningen följs upp för att fastställa om återgång i den egna tjänsten är möjlig. När bedömning av arbetsförmåga är fastställd och den visar att medarbetaren kommer att kunna gå tillbaka i det egna arbetet fortsätter planeringen för detta. Eventuellt kan rimliga arbetsanpassningar behöva göras. Arbetsgivaren har en skyldighet att försöka att anpassa arbetet till medarbetarens förutsättningar, exempelvis genom att anskaffa hjälpmedel och genomföra rehabiliteringsinsatser i syfte att medarbetaren ska kunna stanna kvar hos arbetsgivaren. Om bedömningen påvisar att omfattningen av anpassning är hög eller att det inte finns arbetsförmåga i det ordinarie arbetet kontaktar chefen personalkontoret för att arbetsgivaren ska ta ställning till möjlig omflyttning dvs. förändring inom anställningsavtalets ramar enligt AB 6 mom.1. Att tänka på! Försäkringskassan kan om det råder osäkerhet angående arbetsförmågan till ansvarig chef skicka en begäran om Ett utlåtande som ska ge information om återgång i arbete är möjligt. Utlåtandet enl SFB 27 kap 47 ska göras av personalkontoret. Utlåtandet kan ha betydelse för bedömning om fortsatt sjukpenning. 8 (11)

9 4.6 Sjuklönekostnader Sjuklönekostnader jan-aug 2015 tkr Sjuklönekostnader tkr År 2012 År 2013 År 2014 Prognos År 2015 År 2015 är en förväntad sjuklönekostnad. Prognosen är beräknad på sjuklönekostnader jan - aug 2015 och beräknas gälla om inget oförutsett inträffar. 9 (11)

10 5. Kontrollaktivitet och slutsats 5.1 Kontrollaktivitet och resultat Internkontrollen omfattar: - Granskning av dag 90 i s Anpassnings- och Rehabiliteringsarbete - anvisningar/riktlinjer Intervjuer med chefer från olika sektorer, dessa chefer har även arbetat olika länge i kommunen. - Telefonsamtal med handläggare på Försäkringskassan. I s Anpassnings- och Rehabiliteringsarbete - anvisningar/riktlinjer kan texten tolkas som om det endast är när bedömningen påvisar att omfattningen är hög eller att det inte finns arbetsförmåga inom ordinarie arbete ska chef kontakta personalkontoret. Samtidigt står det att utlåtandet ska göras av personalkontoret. Dokumentet blir då tvetydigt vilket innebär att det inte går att göra en korrekt bedömning i kontrollen av vem som ska göra utredningen samt skriva under utlåtandet det vill säga ansvarig chef eller personalkontoret. I telefonsamtal med handläggare på Försäkringskassan framkommer att Försäkringskassan alltid skickar ut ett utlåtande om återgång i arbete innan dag 91. I s Anpassnings- och Rehabiliteringsarbete - anvisningar/riktlinjer står det att Försäkringskassan kan skicka ut ett utlåtande om osäkerhet angående arbetsförmåga råder. Detta kan innebära att chefer inte förväntar sig att Ett utlåtande om återgång i arbete ska göras. Vid intervjuer med chefer samt frågan har Ett utlåtande om återgång i arbete så kallad omplaceringsutredning gjorts för sjukskriven medarbetare svarar 20 % ja och 80 % nej på frågan. På frågan vem som skrivit under utlåtandet så har personalkontoret gjort detta. En chef nämner att det eventuellt kan bero på vem som är handläggare på Försäkringskassan om ett utlåtande om återgång i arbete skickas eller ej. Personalkontoret behöver i samverkan med Försäkringskassan säkerställa att det alltid skickas ett utlåtande om återgång i arbete och till vem, det vill säga till den sjukskrivne eller arbetsgivaren. Vid intervju framkommer att nya chefer får en kort introduktion i anpassnings- och rehabiliteringsansvar. Nya chefer vänder sig till kollegor och letar information på Insidan eller i personalhandboken när de behöver stöd i dessa frågor. En chef som arbetat länge säger att det sällan är sjukskrivningar över 90 dagar och att hen vid behov tittar i personalhandboken. Det framkommer i intervju att chefer upprättar rehabiliteringsplaner enligt riktlinjer. 10 (11)

11 s personalkontor erbjuder olika utbildningar/information i rehabiliteringsprocessen men ingen av dessa är obligatorisk. s dokument kring rehabilitering har olika datum och beroende på revideringar i Anpassnings- och Rehabiliteringsarbete- anvisningar/riktlinjer kan dessa behöva revideras. 5.2 Slutsats Internkontrollen visar att anvisningar/rutin runt 90:e sjukfrånvarodagen inte fungerar tillfredställande. 5.3 Förslag på åtgärder - s dokument Anpassnings- och Rehabiliteringsarbete anvisningar/riktlinjer bör revideras så att ingen tvetydighet finns samt uppdatera hänvisningar till lagstiftning. - Övriga dokument kring rehabilitering behöver ses över utifrån ändringar i Anpassnings- och Rehabiliteringsarbete anvisningar/riktlinjer. - Alla chefer får utbildning/information om gången i kommunens rehabiliteringsprocess. - Obligatoriskt att nya chefer får utbildning i rehabiliteringsprocessen. - Personalkontoret behöver säkerställa att ett utlåtande om återgång i arbete alltid skickas från Försäkringskassan och tydliggöra till vem, det vill säga till den sjukskrivne eller direkt till arbetsgivaren. 11 (11)