Borlänge kommun. Internkontroll KS Statlig ersättning. Beslutad av kommunstyrelsen

HTML
DOWNLOAD

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Borlänge kommun. Internkontroll KS Statlig ersättning. Beslutad av kommunstyrelsen"

Emma Lund
för 8 år sedan
Visningar:

1 Internkontroll KS Statlig ersättning Beslutad av kommunstyrelsen

2 Metadata om dokumentet Dokumentnamn Återsökning från Migrationsverket för elever i förskola, grundskola och gymnasium Internkontroll KS facknämnd Dokumenttyp Del av Kommunstyrelsens Interna kontroll 2015 Omfattar Kommunen Dokumentägare Jörg Bassek Författningsstöd Dokumentansvarig Anika Murphy Publicering 2 (7)

3 Innehållsförteckning Sammanfattning... 4 Uppdrag Internkontroll Bakgrund Kontrollfråga Kontrollmoment Metod och avgränsning Ansvar Kontrollaktivitet, analys och resultat Slutsats Förslag på åtgärder (7)

4 Sammanfattning Internkontrollen har gällt återsökning från Migrationsverket för elever i förskola, grundskola och gymnasium. Återsökningen gäller asylsökande och andra tillståndssökande barn och ungdomar som deltar i skolundervisning. I granskningen framkom att vissa justeringar behövde göras i rutinerna. Det åtgärdades i samband med granskningen. Granskningen visade att de upprättade rutinerna följs och risken bedöms som liten att kostnader missas samt att återsökta kostnader bevakas och risken bedöms som mycket liten att intäkter missas. Uppdrag 2.1 Internkontroll Intern kontroll är en integrerad process i kommunkoncernens verksamhets- och ekonomistyrning samt en viktig del av det systematiska kvalitetsarbetet. Kommunen ska uppfylla kraven på intern kontroll enligt Kommunlagens (KL) 6 kapitel, så att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter och instruktioner. 2.2 Bakgrund Samtliga statliga ersättningar inom flyktingmottagandet handläggs och utbetalas av Migrationsverket i enlighet med följande förordningar som gäller för olika mål-grupper: Förordning (1990:927) om statlig ersättning för flyktingmottagande m.m. (ErsF) avser personer med uppehållstillstånd mottagna före 1 december Förordning (2010:1122) om statlig ersättning för insatser för vissa utlän-ningar (NyErsF) avser personer med uppehållstillstånd mottagna efter 1 de-cember Förordning (2002:1118) om statlig ersättning för asylsökande m.fl. (asylersättningsförordningen) avser asylsökande. Det finns två olika ersättningstyper: Automatiska ersättningar (grundersättning vid överenskommelser samt schablonersättningar utifrån folkbokföringen) Återsökningsbara ersättningar (faktiska kostnader eller schabloniserad ersättning) 4 (7)

5 Ansökningarna måste ske inom en viss tid och det är olika ansökningsperioder. Ersättningarna kan innehålla tröskelvärden som man måste komma upp i för att få ersättningen. 2.3 Kontrollfråga Den interna kontrollen har genomförts utifrån följande frågeställning: Finns ändamålsenliga rutiner för ansökning av återsökningsbara statliga ersättningar inom flyktingmottagandet? 2.4 Kontrollmoment De kontrollmoment som granskats är granskning att upprättade och beslutade rutiner för hantering av statlig grund- och schablonersättning och återsökningsbara kostnader inom flyktingmottagandet följs ansökningar för återsökta kostnader bevakas inte. Det kan ta lång tid från ansökan till beslut kommer. 2.5 Metod och avgränsning Intervjuer Granskning av rutin 3.2 Ansvar Ansvariga för återsökning är skoladministratör för förskola/grundskola respektive gymnasiet. De får kännedom om barn och unga som som vistas i kommunen och deltar i skolundervisning genom verksamhetssystemen ProCapita. De ska också fungera som ersättare för varandra om någon blir frånvarande under en längre period. 5.1 Kontrollaktivitet, analys och resultat Granskningen har gällt återsökning från Migrationsverket för elever i förskola, grundskola och gymnasium. Återsökningen gäller asylsökande och andra tillståndssökande barn och ungdomar som deltar i skolundervisning. Skolkostnader ersätts genom schabloniserade belopp med olika nivåer beroende på skolform. Ersättningen räknas och ersätts för perioder om fyra veckor i taget. Granskningen har gjorts genom besök/intervjuer hos de två skoladministratörer som är ansvariga för återsökningar för förskola/grundskola respektive gymnasiet. I granskningen har kontrollerats hur återsökningarna genomförs och hur genomförande stämmer överens med upprättade rutiner. Ansvariga får kännedom om de barn och ungdomar som vistas i kommunen genom verksamhetsstystemen ProCapita. De elever som inte har fullständigt personnummer läggs in i systemet med tillfälligt personnummer och kontrolleras om de är återsökningsbara enligt Migrationsverkets regelverk. 5 (7)

6 Det är flera uppgifter som skoladmininstratörerna behöver för att kunna återsöka. I ansökan till Migrationsverket krävs att dossienummer (Migrationsverkets) anges och uppgift om när eleven har börjat i skolan. Om uppgifterna saknas avslås ansökan. Dessa uppgifter ska finnas i ProCapita. Om uppgifter som krävs för återsökning saknas tar ansvariga kontakt med skolor och/eller med Migrationsverket. En risk skulle vara att elever som deltar i undervisning inte är inlagda i ProCapita och att de i så fall inte blir återsökta och att kommunen missar ersättning. De intervjuade bedömer risken som liten. Rutiner för hur elever läggs in i ProCapita har inte ingått i den här granskningen. En svårighet som togs upp av de intervjuade var att de inte alltid får kännedom om när en elev får uppehållstillstånd. I de fall tidpunkt för uppehållstillstånd infaller under en period som ansökan gäller så avslår Migrationsverket ersättning från datum för tillstånd. De innebär dock ingen risk att kommunen missar ersättning för de perioder eleven är asylsökande. Granskningen har visat att återsökningar för förskola/grundskola och gymnasieskola genomförs enligt upprättade rutiner. Återsökningarna görs huvudsakligen två gånger per år, terminsvis i efterskott. Ansökningar görs på särskild blankett som finns på Migrationsverkets hemsida. Uppföljning av återsökta kostnader görs genom att kopior av ansökan sparas och stäms av mot de beslut om ersättning som kommer från Migrationsverket. Kontakt tas med Migrationsverket om beslut dröjer. Granskning av ansökan/beslut för visade att de rutiner för uppföljning av återsökta kostnader fungerar väl och att risken är liten att kostnader missas. I granskningen noterades att rutinbeskrivningen för gymnasiet bör förtydligas så att det framgår att återsökningarna gäller alla gymnasieskolor inklusive särskola. Det har åtgärdats i samband med granskningen. Enligt rutinbeskrivningarna ska skoladministratörena ska vara ersättare för varandra. men har inte full tillgång till de ProCapita system som krävs. Det har åtgärdats i samband med granskningen. 5.2 Slutsats Befintliga rutiner fungerar tillfredställande och att risken är liten att kostnader missas. 5.3 Förslag på åtgärder Identifierade förslag på åtgärder är redan vidtagna. 6 (7)

7 7 (7)

Relevanta dokument

Borlänge kommun. Internkontroll KS Inköpsprocessen. Beslutad av kommunstyrelsen

Borlänge kommun. Internkontroll KS Inköpsprocessen. Beslutad av kommunstyrelsen Internkontroll 2015 - KS Inköpsprocessen Beslutad av kommunstyrelsen Metadata om dokumentet Dokumentnamn Inköpsprocessen Internkontroll 2015 - KS facknämnd Dokumenttyp Del av Kommunstyrelsens Interna kontroll