Frejgårdens förskola avd Villekulla mars, 2010

Transkript

1 Frejgårdens förskola avd Villekulla mars, 2010 Kartlagd process: Planering och genomförande av aktivitet Samt Ordning och reda på kontoret

2

3 Nulägeskarta Totalt per månad L/T P/T V/T RFB 15 tim 10 min - 27 dgr 54 tim 4 min 12 tim 47 min - 44 tim 55 min 2 tim 23 min - 27 dgr 9 tim 9 min 0%

4 Orsaksanalys K1 Kontor Slöseri Orsak Förbättring Lager/rörelse Oordning i facken Lager För mycket pärmar och för mycket papper i pärmar. Hur länge ska vi spara? Omarbete/överarbete/rörelse Ansvarsfördelning kontor inte nedskriven Överproduktion Kopierar upp papper som redan finns i en pärm Överproduktion Skriva ut e-post Lager Skåpet och lådorna Lager Mycket pågående arbete på skrivbordet Outnyttjad kreativitet Prat men inget händer Överproduktion/rörelse Tema-pärmar blandade Barnen når inte själva det som de vill ha Ingen uppmärkning, saknar rutin. Vad ska vara vart? Rutin saknas Kasseras när? Samma sak i många pärmar Inaktuella papper Vad som ingår i ansvarsområdet kontor är oklart Man vet inte vad som finns i pärmarna, dålig ordning. Gammal vana Behov av att läsa igenom igen Var sak har inte sin plats Det finns inget särskild plats för pågående arbete. Prioritering? Inget bra system för att ta tillvara på allas kreativitet Kasseras? Saknar struktur Hyllorna är för högt upp Märka upp Vad ska vara vart rutin Strukturera upp i pärmarna, kassera och ta fram rutin för hur det sker framöver Skiva ner ansvarsområdet Förbättringstavla Strukturera jul, påsk etc Kassera! Sänk hyllorna så att barnen når

5 2 Målarrummet Slöseri Orsak Förbättring Omarbete Saker läggs inte på samma ställe Leta efter material Omarbete Outnyttjade ytor Lager Omärkta, halvfärdiga produktioner Väntan Kan inte gå iväg just nu och hämta material Överarbete/omarbete Vi är många som plockar i samma saker, innehåll saknas i ansvarsområdet Leta efter saker bland sådant som inte hör till rummet Lager Sparar mer än nödvändigt Lager Lådan med bräder; svårt att se vad som finns Transporter Hämtar på många ställen Det finns ingen struktur, var sak har inte sin uppmärkta plats. Det finns ingen struktur, var sak har inte sin uppmärkta plats. Saknar innehåll i basutbud Saknar bra märkningsrutiner Har inte tillräckligt bra basutbud Det finns inte nedskrivet vad som ska ingå i ansvarsområdet. Var saker har inte sin uppmärkta plats Det är gott om utrymme Saknar bra förvaring för brädor Vi har inget bra basutbud Märka upp Hyllsystem Märka upp Enas om ett basutbud Varje barn har sin uppmärkta hylla och rutin för märkning av saker. Enas om ett basutbud Diskutera och skriva ner varje ansvarsområdes innehåll. Endast målarsaker i målarrummet Röja och skapa en gemensam standard för lager Enas om ett basutbud

6 3 Ateljé och förråd Slöseri Orsak Förbättring Ateljé - leta material /lager Förrådet - leta material Saknar förteckning över vad som är Ateljéns etra varor. Dåligt uppmärkt Saknar rutin för att slänga Saknar innehållsförteckning 5 Inköp Slöseri Orsak Förbättring Väntan Saker tar slut Saknar rutin för beställning, målarrum 6 Materiallåda Slöseri Orsak Förbättring Överarbete Plocka ihop låda, låser material för andra Varukorgar Bäst före datum 7 Genomförande av aktivitet Slöseri Orsak Förbättring Snickarbänkens material Omarbete/väntan Plockar inte undan efter sig Väntan Låda nere blir kvar där Var sak har inte sin plats Att plocka undan ingår inte i själva aktiviteten. Saknar signalsystem för att veta att det finns en låda som är på fel ställe. Undanplockning en del av barnens aktivitet Skapa signalsystem

7 Framtidskartan Totalt per månad L/T P/T V/T RFB 11 tim 16 min - 14 dgr 46 tim 28 min 11 tim - 42 tim 8 min 16 min - 14 dgr 4 tim 20 min 63%

8 Mätetal Egenskap/mätetal Resultat i nuvarande tillstånd Mål för framtida tillstånd Verkligt resultat Ledtid L/T per månad 15 tim 10 min - 27 dgr 54 tim 4 min 11 tim 16 min - 14 dgr 46 tim 28 min 11 tim 16 min - 14 dgr 46 tim 28 min Rätt från början RFB% 0,1% 63% 63% Processtid P/T Väntetid V/T 12 tim 47 min - 44 tim 55 min 2 tim 23 min - 27 dgr 9 tim 9 min 11 tim - 42 tim 8 min 16 min - 14 dgr 4 tim 20 min 11 tim - 42 tim 8 min 16 min - 14 dgr 4 tim 20 min

9 Förbättringsplan Slutsatser av kartläggningen Mycket tid läggs på att leta efter material både när det gäller planering av aktiviteter samt kontorsgöromål. Genom att dela upp rummen i olika ansvarsområden med en tydlig beskrivning av vad ansvaret innebär kan man minska mängden saker man måste ha i huvudet Förbättringsområden Städa och rensa bland fack, pärmar, skåp och lådor i kontoret Uppmärkning av hyllor och skåp i målarrummet Besluta om basutbud med ma och mini-nivå i målarrummet Snickarbänk och verktygstavla bra placerad för barnen Skapa ett bra förvaringsställe för brädor Ansvarsbeskrivningarna nedskrivna och överenskomna Varukorgar för packning av material till aktiviteter

10 Lärdomar Att det kan bli så få steg kvar! Det är viktigt att prioritera tid idag för att kunna spara tid i framtiden Så viktigt det är att skriva ner hur vi gör

11 Återblick förbättringsplan Planering och genomförande av aktivitet Frejgårdens förskola avdelning Villekulla Har tydlig förbättring skett? Slutsatser av kartläggningen Ja Nej Mycket tid läggs på att leta efter material både när det gäller planering aktiviteter och kontorsgöromål Genom att dela upp rummen i olika ansvarsområden med en tydlig beskrivning av vad ansvaret innebär kan man minska mängden saker man måste "ha i huvudet" Förbättringsområden/ Identifierat Har slöseriet minskat? Framtida förb. Ev. sidoeffekter genomförda aktiviteter slöseri Ja Nej område + Målarrummet Var sak har sin uppmärkta plats Omarbete, Vi har ett basutbud i målarrummet Omarbete, Transporter Barnens halvfärdiga produktioner förvaras i ett uppmärkt hyllsystem Lager Tack vare basutbudet kan vi ge besked till barnen direkt om de kan göra det som de tänkt sig Väntan Vi har en tydlig beskrivning av vad som Överarbete, ingår i att ha ett ansvarsområde Omarbete I målarrummet finns bara sånt som hör till målarrummet Vi har en standard för hur mycket vi ska ha i lager av varje vara Lager Brädor förvaras på ett lättöverskådligt sätt Lager, Barnen letar själva upp de saker som finns Ateljé & förråd Vi har en förteckning över "etra varor" som finns i ateljén Inköp Vi har ett signalsystem som talar om när en vara behöver beställas Väntan Materiallåda Ihopplockat material förvaras i datummärkta varukorgar Överarbete Genomförande av aktivitet Var sak har sin uppmärkta plats på verktygstavlan Undanplockning ingår som en del i aktiviteten Omarbete, Väntan Underlättat för barnen Problem/förbättringsområde som ligger till grund för val av område Mycket tid går åt till letande Har tydlig förbättring skett? Ja Nej

12 Återblick förbättringsplan Ordning & reda kontoret Frejgårdens förskola avdelning Villekulla Har tydlig förbättring skett? Slutsatser av kartläggningen Ja Nej Mycket tid läggs på att leta Mycket inaktuella papper sparade Förbättringsområden/ Identifierat Har slöseriet minskat? genomförda aktiviteter slöseri Ja Nej Kontor Facken är tydligt uppmärkta och vi har en rutin för hur vad som ska vara vart Lager, Pärmarna är tydligt märkta, har innehållsförteckning samt innehåller endast aktuella papper Lager Det finns en tydlig beskrivning över vad som ingår i att vara ansvarig för kontoret Vi skriver inte längre ut e-postmeddelande Omarbete, Överarbete, Överproduktion Var sak har sin plats i skåp och lådor Lager Pågående arbete läggs på speciell plats Lager Temapärmarna är strukturerarde Överproduktion Hyllan med saker som barnen själva ska kunna hämta är placerade i barnhöjd Framtida förb. område Problem/förbättringsområde som ligger till grund för val av område Vi letar ofta efter saker Det ligger saker lite överallt Skrivbordet är ofta fullt av diverse papper Mycket inaktuellt material är sparat Har tydlig förbättring skett? Ja Nej

13 Lärdomar efter Dag 90 Vi har redan märkt positiva effekter av vårat förbättringsarbete Även barnen håller i ordning bättre nu tack vare tydlig uppmärkning Ordning & reda underlättar för alla Vi har förenklat och fått det mer lättarbetat Vi har identifierat fler förbättringsområden Mer tid kan läggas på barnen då vi slipper leta Mindre irritation, lugnare för både medarbetare och barn Barnen ser och hittar själva och tycker att det som finns är tillräckligt De resurser vi har används på ett bättre sätt Tydlig visualisering skapar kreativitet