Dagens program Samling och fika (Kaffe, Thé och frukostbulle) Välkomna Fredrik Davidsson ECE Network

Transkript

1

2 Dagens program Samling och fika (Kaffe, Thé och frukostbulle) Välkomna Fredrik Davidsson ECE Network Inledning Hur arbetar HM Skåne med transportplanering? Britt Carlsson-Green, Hållbar Mobilitet Skåne Introduktion till transporteffektiviseringar i hemtjänsten. Vilka fördelar det kan ha att planera verksamheten utifrån ett logistikperspektiv och hur det går till i teorin. Per Schillander, Trafikverket Hur kommer man igång med effektiviseringsarbetet? Fredrik Davidsson ECE Network Lunch

3 Dagens program Erfarenheter från ett annat projekt Evelina Loberg, Länsstyrelsen Västmanland Erfarenheter från praktiken, Hässleholms kommun Maria Gounta-Larsson och Ingela Andersson, Hässleholms kommun Fika Hur arbetar vi med logistikplanering i vår kommun? Gruppdiskussion, förindelade grupper, frågor delas ut på plats Utvärdering av det egna logistikarbetet samt av dagen, svara via blanketten Redovisning av gruppdiskussion, kort redovisning av respektive grupp Sammanfattning och det fortsatta arbetet Fredrik Davidsson ECE Network Avslutning

4 Gruppdiskussion Seminarium 29/11 Effektivisera transporter i hemtjänsten- frigör resurser! 1. Vad tycker ni om den information som ni hört idag i relation till er verksamhet? 2. Vilka möjligheter ser ni? 3. Finns det hinder som ni tycker är svåra att hantera och överkomma? 4. Vilka frågor och aspekter kring ruttoptimering skulle ni vilja att framtida seminarier behandlar? 5. Vad är det viktigaste ni tar med er hem från idag?

5 Utvärdering Seminarium 29/11 Effektivisera transporter i hemtjänsten- frigör resurser! Hur motsvarades dina förväntningar på seminariet med avseende på: Dåligt Bra 1) Val av föreläsare ) Genomförandet av programmet ) Gruppdiskussion ) Seminariet som helhet Kommentar: 5) Vad fick dig att komma till seminariet? 6) Arbetar ni med ruttoptimering eller motsvarande i din kommun idag? Ja Nej 7) Använder ni något IT-system för planering av transporter och rutter idag? Ja Nej Om ja, i så fall vilket? 7 a) Upplever ni att planeringssystemet fungerar på ett bra sätt? Ja Nej 8. Har ni något system för nyckelhantering? Ja Nej Om ja, i så fall vilket? Övriga synpunkter: Tack för din tid!

6 Planerad fortsättning Ta hand om utvärderingen av dagen Ta hand om resultatet i gruppdiskussionerna Maila ut resultat till samtliga deltagare Vara lyhörd för kommuner/organisationer som är intresserade av att ta detta vidare Nytt seminarium planerat till 26 februari 2014 Den feedback som kommer in från dagens seminarium utgör grund för seminariet i februari

7

8 Hur kommer man igång med effektiviseringsarbetet? Fredrik Davidsson ECE Network

9 ECE Network Start i denna form 2001 i Ronneby Kärnverksamhet - verksamhetsutveckling med logistik i fokus Primärt inom vård och omsorgsverksamhet Erbjuder Stöd vid förändringsarbete (HUR och GENOMFÖRANDE) Seminarier för att förklara fördelar Nulägesanalyser Simuleringar för att se potentialen Implementation Enkla IT baserade planeringsverktyg Omfattande samarbete med Trafikverket, Energikontoret och Länsstyrelser

10 Bättre tjänsteresor i Orust - BKT uppföljning 2010 LOV, logistik och transportarbete - Principer och simuleringar för hemtjänsten Logistik inom kommunal verksamhet Bättre kommunala tjänsteresor

11 Jag kommer att prata om Varför Förändringsprocess Hur startar man Vad kan man förvänta sig kortsiktigt Hur kommer man i mål (når uppställda mål)

12 Dagens hemtjänstverksamhet har en mycket komplex planeringsprocess krävs logistikkunnande och verksamhetskunnande Många olika hänsynstagande i verksamheten Stor verksamhet stor påverkan på miljö, ekonomi, personal stora potentialer Det är en tillväxtbransch

13 Källa: Ronneby Kommun Årsredovisning 2011

14 Källa: Ronneby Kommun Årsredovisning 2011

15 Varför? Svar: EKONOMI..samt att Miljö förbättras Personal mår bättre Bättre översikt av verksamheten M.m.

16 Varför och vad? Karlshamns Kommun 2005: Situationen ohållbar, kräver åtgärder 2006: Processtid för organisationen 2007: Ny organisation, resursfördelning tas i bruk, planeringsansvariga tillsätts, ny planeringsmetod tillämpas, förstudie genomförs genom Trafikverkets projekt 2008: Planeringsverktyg implementeras 2009: Skarp drift av planeringsverktyg. Införande av portal för biladministration 2010: Uppföljning av Trafikverkets förstudie 2007, projekt nyckelhantering/personallås påbörjas, utveckling av hantering av trygghetslarm. 2011: Implementering av nytt planeringsverktyg (Laps Care). skarp drift av ca 350 personallås (Smith Lock), förberedelser och införande av nytt verksamhetssystem (Procapita) (Källa: Presentation Karlshamns Kommun Linköping Mars 2012)

17 (Källa: Presentation Karlshamns Kommun Linköping Mars 2012)

18 Förändringsprocess Behövs vetskap om verksamheten för att driva förändringsprocesser

19

20

21 Förändringsprocess

22 Förändringsprocess Skapa en plan för detta förändringsprojekt Förankra hos förvaltningschef, verksamhetchef Genomför seminarier med inblandade enhetschefer Genomför seminarier med planerare och samordnare Fokusera på de som är positiva till förändringen Arbeta med hela planeringsprocessen inte bara planeringsverktyget Se till att det finns en projektledare, budget och projektplan

23 Nuläge Starta med en delmängd av hela verksamheten. Planera för helheten Genomför en nulägesmätning av verksamheten Genomför simulering för att se potentialen Ta fram en målsättning/målbild Ta fram nyckeltal som skall användas för styrning Ta fram ekonomiska konsekvenser

24 Börja med en nulägesmätning

25 Tidsanvändning Fördelning tid h % Kringtid 108 h 21% Planeringstid 49 h 10% Transporttid 90 h 18% Insatstid 273 h 53%

26 Terminologi Insatstid Transporttid Kringtid Planeringstid Rapporterings tid Den faktiska tid som personalen är hos brukaren. All tid, oavsett transportsätt, som används för förflyttningar. Väntetider vid samåkning, hämtning av nycklar etc. Tid som används för att planera arbetsscheman och rutter. Tid som används för rapporter och dokumentation.

27 Realistiska mål Kringtid = all tid som inte är insatstid 40 % Kringtid = all tid som inte är insatstid 40 % Transporttid 10 % Insatstid = insatstid + transporttid 60 % TÄTORT Transporttid 20 % Insatstid = insatstid + transporttid 60 % GLESBYGGD

28 Arbetsschema

29 Kontinuerlig uppföljning.av relevanta uppgifter INTE bara för att man kan

30 Kortsiktigt kan man förvänta sig....frågor om detta verkligen behövs..missnöje med förändringen..att medarbetarna känner kritik avseende nuvarande arbetssätt.. generella synpunkter så som att systemet fungerar inte, krångligt etc. Kommunikation, bra projektplan, tryggt ledarskap och förankrat projekt hanterar detta.

31 Synpunkter från kommuner under ett seminarium 13 mars 2013, Uppsala Att informera politikerna bättre om verksamheten (genom att bjuda in dem till samtal eller t.o.m. låta dem prova planera) Bättre kunskaper i hur programmen fungerar ( mer utbildning till planerare) Ha en dialog med leverantörerna hur programmen kan förbättras. Hur får vi till optimal planering. Hur får vi till det här med ruttplanering i våra system? (handlar också om utbildning och i vissa fall inköp av ruttoptimeringsprogram)

32 Synpunkter från kommuner under ett seminarium 8 okt 2013, Uppsala Sättet man organiserar hemtjänsten på är lika viktig som systemet för att kunna arbeta effektivt. Det är viktigt att ha en tydlig rollfördelning inom organisationen. Det är viktigt att planeringspersonalen är ordentligt utbildade och uppdaterade i systemen. Systemet har rätt information. Det finns förbättringar som leverantörerna kan göra i systemen. Det är viktigt att ha en aktiv dialog med leverantörerna och inte sitta i sin bubbla och hitta på egna hemmagjorda lösningar. Bra kartor till systemen. Bra IT stöd i kommunen som är införstådda med hemtjänstens behov.

33 Hur kommer man i mål!

34 Hur kommer man i mål! Väl definierade mål Använd delmål Fira delmål Informera Kommunicera Jobba aktivt hela tiden (följ upp) efter målgång finns alltid nya mål!

35 Lycka till! Fredrik Davidsson ECE Network AB