Projektledarrollen. Tieto PPS AH083, 3.2.0, Sida 1

Transkript

1 Sida 1

2 Om projektledarrollen Att vara projektledare innebär att man tar ansvar för att leverera ett resultat till en överenskommen kostnad och tidpunkt. Att leda en grupp människor betyder att man tar ansvar för mer än sin egen arbetsinsats och att man är beroende av gruppens prestation. Det handlar om att våga visa vägen, tro på sig själv och lita på andra. är starkt beroende av din personliga ledarstil. Det handlar också om att skapa förutsättningar för trivsel och engagemang på arbetsplatsen. Med rätt ledarskap kan en grupp utvecklas till ett effektivt lag. Projektledaren måste dock för varje projekt bedöma om förutsättningarna är de rätta för att arbeta med denna utveckling. Det positiva i projektledarrollen ligger i tillfredställelsen av att skapa ett resultat, att få bidra till en förändring och att få arbeta med människor. PPS lägger stor vikt på en positiv människosyn. Här ligger en av framgångsfaktorerna för ett lyckat projekt som innebär att hitta vinna-vinna lösningar och ha en nöjd kund i slutändan. Det handlar om att skapa trygghetskänsla både för medarbetarna och kunden samt motivation och arbetsglädje. Innan du tackar ja till ett uppdrag som projektledare, bör du ta ställning till om du är beredd att göra de satsningar som krävs. För att lyckas i projektledarrollen krävs vilja och engagemang. Varje projekt är en möjlighet att under en begränsad tid få känna på ledarskapets för- och nackdelar och samtidigt en möjlighet att utveckla ditt eget ledarskap. Du kan utveckla ditt projektledarskap stegvis genom att arbeta i olika roller. Exempelvis genom att arbeta i olika roller som delprojektledare, biträdande projektledare och slutligen som projektledare. Du kan senare gå vidare till att fungera som mentor för andra projektledare. Det finns inga enkla lösningar för hur man ska agera för att vara en bra projektledare. Projektgruppen är olika varje gång med medarbetare som har olika behov och förutsättningar. En förmåga till situationsanpassning är nödvändig. Inspiration avseende situationsanpassning kommer från Ken Blanchard. Sida 2

3 Vad är ledarskap En medveten påverkansprocess som syftar till att nå uppsatta, gemensamma mål grundas på ett positivt förhållande till medarbetarna och handlar om att inspirera och skapa förutsättningar för motivation bygger på förtroende som kontinuerligt måste förtjänas och ger en acceptans för påverkan grundad på respekt innebär ett systematiskt och målinriktat inflytande och att ibland påverka andra att sätta egna behov åt sidan innebär att medarbetarna också påverkar ledaren Sida 3

4 Att vara en ledare Våga vara sig själv En bra ledare tycker om att arbeta med människor har god självkännedom, utgår från sin egen personlighet har hög tillit till sin egen förmåga är beredd att lyssna och tar till sig återkoppling sätter tydliga och realistiska mål, tar initiativ och fattar beslut tar ansvar för sina handlingar engagerar och entusiasmerar medarbetarna delegerar befogenheter och behåller det övergripande ansvaret har förmågan att anpassa sitt ledarskap efter olika situationer Sida 4

5 Formell styrka Ledare - Chef Hög Byråkrat Stark ledare Svag Ingen ledare Informell ledare Svag Personlig styrka Hög Sida 5

6 Projektledare/Linjechef Projektledare tillfällig ledarroll och tidsatt mål lånar eller tilldelas resurser med specifik kompetens verkar i en tillfällig organisation med varierande tidsperspektiv leder tilldelade och ofta okända individer i nya grupperingar har ett begränsat personalansvar och varierande befogenheter bygger administrativa rutiner specifikt för varje projekt Linjechef fast befattning och långsiktigt mål rekryterar resurser och utvecklar kompetens efter behov verkar i en fast organisation med långt tidsperspektiv leder rekryterade kända individer i etablerade grupperingar har fullt personalansvar och stabila befogenheter enligt befattning förvaltar och vidareutvecklar befintliga administrativa rutiner Sida 6

7 Projektledarskap innebär att nyttja medarbetarnas samlade kompetens och kapacitet, för att så effektivt som möjligt nå det gemensamma målet Sida 7

8 Projektets omgivning förstå och tydliggöra varför projektet genomförs kunna skapa struktur och agera i komplexa miljöer Projektets ledningsprocess tydliggöra mål etablera ett strukturerat och effektivt arbetssätt för projektets genomförande Projektledningsområden Att beakta för ett lyckat projektledarskap Projektets värdegrund skapa rätt arbetsklimat för medarbetare i miljöer med olika kulturer, värderingar och attityder Människosyn Åtagandekultur Nytta Samförstånd Sida 8

9 Projektets omgivning Helhetssyn projektets prioritering mot annan verksamhet viktiga intressenter förväntad nytta Tydlig ansvarsfördelning beställare/projektägare styrgrupp/projektledning basorganisation/projekt projekt/delprojekt Struktur i arbetet mega/medel/mini externt/internt projekt målets prioritering Sida 9

10 Projektets grundprocesser Ett resultatorienterat arbetssätt som tar hand om relationer Återkoppling följ upp, lyssna stöd, motivera identifiera situation jämför mot plan stäm av mot behov föreslå åtgärd Ledning sök möjligheter värdera alternativ analysera risker fatta beslut verkställ, informera Överenskommelse kommunicera nytta formulera mål planera genomförande förankra, förhandla gör överenskommelse Sida 10

11 PPS grundläggande synsätt Basen för rätt arbetsklimat Människosyn Åtagandekultur Nytta Samförstånd varje individ är unik, aktiv och utvecklingsbar varje individ vill arbeta, må bra och utvecklas alla vet och tar ansvar för sin roll i projektet alla respekterar gjorda överenskommelser alla förstår det gemensamma målet och ser nyttan medarbetaren förstår sitt bidrag till helheten projektet har en aktiv och öppen dialog respekt för varandras behov Sida 11

12 Arbetslag, en effektiv arbetsgrupp Arbetsgrupp en organisatorisk enhet som tilldelats vissa utpekade uppgifter uppgifter löses med hjälp av de personer som ingår i gruppen Arbetslag en arbetsgrupp som förmår skapa synergieffekter, ett mervärde arbetslagets kompetens överstiger summan av dess medlemmars individuella kompetens Sida 12

13 Arbetslag, egenskaper En utvecklad, mogen och effektiv arbetsgrupp Där alla arbetar i en informell och stödjande atmosfär deltar engagerat i diskussionerna känner till, förstår och accepterar det gemensamma målet har förmågan att lyssna på varandra vågar föra fram udda och utmanande idéer tillåts uttrycka känslor och uppfattning i sakfrågor strävar efter konsensusbeslut vet vad som skall ske efter beslut och vem som gör vad och där återkoppling förs fram positivt och konstruktivt olika ståndpunkter respekteras och utnyttjas ledaren inte dominerar gruppens arbete ledarskapet växlar beroende på omständigheterna T Ä N K P Å Hur stor arbetsinsats projektledaren bör lägga på gruppens utveckling avgörs av projektets karaktär Sida 13

14 Ledarstilar i projektet Ett situationsanpassat ledarskap kräver förmåga att bedöma gruppens och medarbetarens behov av instruktion och stöd använda flera olika ledarstilar nå överenskommelser om vad ledare och individ behöver från varandra i samarbetet Dela idéer och underlätta beslutsfattande Stödjande Delegerande Förklara beslut och ge möjlighet till klarläggande Coachande Instruerande T Ä N K P Å Bra ledare ger gruppen vad den behöver, inte vad den vill ha Lämna över ansvar för beslut och genomförande Ge specifika instruktioner och övervaka genomförande Sida 14

15 Olika beslutsformer Votering + snabbt beslut - majoritets-/minoritetsbeslut som kan splittra Utslagsröst/Ledare beslutar + alla får komma tills tals - en känsla av att vara överkörda Kompromiss + alla får med en liten del - negativa konsekvenser i en stor och viktig fråga Ledare beslutar enväldigt + när en snabb, beslutsam handling är nödvändig - dålig förankring kan äventyra arbetsmoral och motivation Konsensus + alla ställer upp på lösningen, ger ökad delaktighet och engagemang - tar lång tid och kräver mycket energi Sida 15

16 , att jobba med Lagbygge bemanna projektet med rätt kompetens och lämplighet bygga ett lag som effektivt kan nå det gemensamma målet Konflikthantering ta hand om störningar innan de utvecklas till en konflikt hantera konflikter på ett för projektet optimalt sätt Kommunikation skapa ett öppet klimat med fungerande återkoppling ge tydliga budskap, men även fråga och lyssna Förändring förstå gruppens utveckling och anpassa ledarstil efter behov skapa ett förändringsvilligt klimat genom trygga individer Sida 16

17 Den goda cirkeln Skapar förtroende och tillfredställelse Delegering av befogenheter och inflytande Ger bra resultat Ökar trivsel och arbetsglädje Uppmuntrar personligt ansvar och engagemang Skapar självförtroende Tro på dig själv och dina projektmedarbetare Sida 17

18 Projektledarskap innebär att Skapa förutsättningar för en grupp att nå ett gemensamt mål och leverera Våga kliva fram och visa vägen Vara sig själv och fungera som ett föredöme i gruppen Vara framåtriktad - arbeta förebyggande och korrigerande Identifiera situationer som kräver beslut och ta dem Anpassa sig till aktuell situation Vara tillgänglig och finnas till hands men också klara ensamheten i ledarrollen Vinna och vårda andras förtroende Inspirera, motivera, påverka och ställa krav på andra Vara beroende av andra och ta ansvar för mer än sin egen insats Sörja för andras välbefinnande och bry sig om, utan att manipulera Skapa trygghet och arbetsglädje Ta hand om misstag och hantera problem Kommunicera öppet och ärligt Sida 18

19 PPS ledarskapsfärdigheter Inlärningsstilar Lagroller Bemanning Kommunikation Självpresentation Kulturella skillnader? Projektgruppens utveckling Leda förändring Förändring och projekt Motivation och drivkrafter Konflikthantering Stress Sida 19

20 Utveckla ditt projektledarskap Tro på dig själv Prova nya situationer Lär känna dig själv, lyssna på och respektera andras åsikter Skapa möjligheter till återkoppling Lär känna, utveckla och nyttja dina styrkor Bearbeta och hantera dina svagheter Träna på att både ge och ta återkoppling Utveckla din personliga effektivitet Avsätt tid till din egen utveckling Läs om ledarskap, lär av andra Använd mentorer Skapa nätverk, skapa bollplank Sida 20

21 , checklista Innan du åtar dig rollen Har jag rätt kompetens? Har jag tillräckliga förutsättningar? Finns det möjlighet till personlig utveckling? Är jag helt motiverad för uppgiften? Som projektledare Har jag fokus på projektets mål? Har jag/använder jag lämplig ledarstil? Agerar jag individanpassat? Låter jag var och en komma till tals? Är det högt till tak och uppmuntras konstruktiv kritik? Lever jag som jag lär? Fungerar MÅNS? Tillämpar jag ledarskapet utifrån projektets längd och medarbetarnas deltagande i projektet? Sida 21