Konflikthantering. Tieto PPS AH085, 4.0.0, Sida 1

Transkript

1 Sida 1

2 I nästan alla projekt förekommer motsättningar. Om dessa inte tas om hand i ett tidigt stadium kan de växa till konflikter som blir ett allvarligt hot mot projektets måluppfyllelse. Under projektet kommer det alltid upp frågor där konflikter är inbyggda. De flesta konflikter handlar i grunden om sakfrågor och kan oftast lösas genom att argumentera och kompromissa samt att visa respekt för individen och för varandras åsikter. Som ledare bör du ha funderat på hur du ser på konflikter, om de är bra och utvecklande eller oönskade. Det är en del i gruppens mognad att lära sig från konflikterna. Känslor styr oss mer än logik, konflikthantering tar tid och mental energi. Det är svårare att hantera konflikter som uppstår på grund av sårad självkänsla, olika värderingar eller att parterna saknar respekt för varandra. Den typen av konflikt kan förebyggas genom att tidigt etablera gruppens värdegemenskap och stämma av normer och beteende som gäller just i det här projektet. Om konflikthantering Oklara ansvarsförhållanden kan vara en orsak till att en konflikt uppstår. Om gruppen alltid är uppdaterad om helhetsbilden och är klar över hur ansvarsfördelningen är och har relevant information, minskar konfliktrisken. I tidspressade situationer är det vanligt med konflikt. Då är det viktigt att sätta av tid till möten mellan enskilda personer eller med hela gruppen, för att snabbt reda ut orsakerna och rensa luften. Det kan vara ett rent missförstånd. Vid konfliktlösning finns det en teknik man kan använda sig av. Den kommer från Dr Marshall B Rosenbergs Nonviolent Communication som togs fram under 1960-talet för att förbättra kommunikation mellan gäng i USA. Det är en väl spridd teknik för att lösa konflikter på alla nivåer. Vid djupare konflikter kan en medlare behöva hjälpa projektledaren att hantera situationen. Speciellt om projektledarens egna erfarenheter inte räcker till för att bemästra situationen. Inspiration till detta avsnitt har hämtats från Thomas Kilmann avseende olika sätt att hantera konflikter. Sida 2

3 , syfte Bibehålla fokus på mål och resultatframtagning Minskad omfattning av konflikten genom tidig hantering Åstadkomma ett bra arbetsklimat T Ä N K P Å Projektledarens syn på konflikter har stor betydelse för sättet att hantera en konflikt Sida 3

4 Konflikt är en motsättning mellan minst två parter som tar kraft och energi T Ä N K P Å Även om bara en upplever att det är konflikt, är det en konflikt Sida 4

5 Orsaker till konflikter, exempel Projekt - säljare förståelse för affärsprocessen saknas vem har ansvaret för affären otillräcklig kunskap om produkt/tjänst vid försäljning Projekt - beställare oklar beställare/mottagare beställaren vill snabbt se resultat Projekt - linjechefer ständig resursbrist vem ansvarar för resursen projektet konkurrerar med nuvarande verksamhet Inom projekt personkemin stämmer inte skilda åsikter om lösningen målbilden har ändrats oklara roller ojämn arbetsfördelning stress och press, ont om tid dålig planering svagt ledarskap någon/några projektmedlemmar gillar inte förändringen brist på kommunikation resursbrist olika kulturell bakgrund Sida 5

6 Konflikttyper och konfliktkällor, exempel Konflikttyper Missförstånd Sak Roll Makt/prestige Yttrar sig i Rykten, beskyllningar, undergrupper, angrepp Ständiga diskussioner, uppgivenhet, irritation, krav Arbete blir inte gjort eller dubbelarbete, ineffektivitet Projektet tappar kund eller resultatfokus. Någon/några sätter sina behov/intressen före andras Källa - Brist på - Information - Öppenhet - Fakta - Förutsättningar för lösning och/eller arbetssätt - Regler (spelregler) - Tydliga roller - Projektorganisation - Gemensam syn på projektmål och effektmål - Delegerat ansvar - Förtroende Värderingar t.ex. kultur, religion, politik Polarisering, låsningar, parterna håller på sin rätt. Ingen ger sig - Förståelse för personers eller funktioners lika värde - Samsyn på olikheter - Hänsyn och respekt T Ä N K P Å Många konflikter kan förebyggas genom att eliminera bristerna vid källan Sida 6

7 Konflikt eller samförstånd + Samverkan Samförstånd Insikter Förståelse, respekt Friktion Diskussioner Tid T Ä N K P Å Rätt hanterad konflikthantering kan leda till ökat samförstånd - Störning Svårigheter Allvarliga Problem Fientligt Konflikt Sida 7

8 , arbetsgång Utgå från en konfliktupplevelse 1. Identifiera - vad är problemet - vad är bakgrunden - vilka är involverade 2. Analysera - vilken typ av konflikt vi har - påverkar konflikten projektet - hur länge har den pågått - vilka är behoven 3. Agera - hämta in information - välj sätt att hantera - samla berörda 4. Följa upp - återuppta arbetssätt - ha tät kommunikation - förebygg upprepning T Ä N K P Å Projektledaren kan inte vara alla till lags Om du som projektledare är en del i konflikten, hämta hjälp Sida 8

9 Resultat Olika sätt att hantera konflikter Tvingar Samverkar Övertalning Kompromiss Problemlösning Tillbakadragande Passivitet Undviker Anpassar Figure is Copyright 2009 by Kilmann Diagnostics, All rights reserved. Used with permission. Relation Sida 9

10 Att medla vid konflikt Medla genom att lyssna ta på allvar håll dig neutral håll dig lugn, höj inte rösten ge utrymme för eftertanke förmedla konsekvens/hotbild tydliggöra behovet Uppmana och stöd parterna att lyssna på varandras åsikter och perspektiv respektera varandra hitta konfliktkällan hitta det gemensamma komma med förslag på lösning Sida 10

11 Efter en konflikt Tydliggör målen och visionen Skapa helhetssyn Ta fram en ändamålsenlig struktur för arbetet i gruppen Fokusera på gruppens möjligheter och utveckling Se över gruppens sammansättning Stärk den sociala gemenskapen Följ upp kontinuerligt, både känslor och arbetssätt Ta vara på nya erfarenheter Sida 11

12 , checklista Tycker du att det är en konflikt? Vet du hur länge konflikten har varat? Har du en uppfattning om hur konflikten har - uppstått? - utvecklats? - hanterats? Har du försökt att lösa konflikten tidigare? Är du beredd på att ingripa? Vet du vad som händer om konflikten inte blir löst? Kan du hämta hjälp utifrån? Vet du hur långt din projektgrupp har kommit i sin utveckling? Sida 12