Distribuerade projekt

HTML
DOWNLOAD

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Distribuerade projekt"

Ulla-Britt Pettersson
för 8 år sedan
Visningar:

1 Distribuerade projekt Sida 1

2 Distribuerade projekt kännetecknas av att projektmedlemmarna finns på geografiskt skilda platser. Studier visar att benägenheten till kommunikation mellan personer minskar kraftigt när avståndet ökar. Därför kan man betrakta projekt där projektmedarbetarna sitter utspridda inom samma byggnad, t.ex. på olika våningsplan, som en typ av distribuerade projekt. Orsaken till att distribuerade projekt uppstår kan vara flera, t.ex. ökade krav på parallellism (korta ledtider) och samarbete mellan specialister. Specialister som kan finnas inom olika delar av den egna organisationen eller som skall samverka över olika företagsgränser. En viktig faktor för ett lyckat projekt är god kommunikation mellan projektmedarbetare, projektledning och kund. Detta kan vara svårt när ett projekt är distribuerat. Hänsyn måste också tas till kulturella skillnader. Om distribuerade projekt När avståndet ökar tenderar också den sociala och informella kommunikationen att minska, den omvandlas till en mer formell sådan. Detta påverkar hur vi bedriver vårt projektarbete. Sida 2

3 Distribuerade projekt, kännetecken Projektmedlemmar i olika lokaler i samma byggnad i olika byggnader på samma område på olika geografiska platser i olika tidszoner Utmaningar daglig kommunikation mellan fyra eller fler ögon spontana möten lagskapande aktiviteter olika kultur och normer språk T Ä N K P Å När avstånden ökar, minskar den sociala och informella kommunikationen Den formella kommunikationen behöver öka Sida 3

4 Distribuerade projekt, varför? Tillgång till lämpliga resurser - rätt kompetens, specialister - rätt utrustning - rätt kostnad Överföra kunskap från/till partners, leverantörer och kunder Nya möjligheter datorstödd kommunikation att utnyttja tiden bättre utveckling dygnet runt Projektomfattning många projektmedlemmar mer tvärtekniska projektgrupper Myndighetskrav import och exportregler Marknadskrav förankring av nya lösningar på flera marknader parallellt Sida 4

5 Distribuerade projekt, information Självklar spridning av information Informell mötesplats finns inte längre Avstånd mellan individer T Ä N K P Å Rykten och ovisshet förstärks med avståndet Lösning av frågor på distans underlättas med etablerade personliga relationer Nyttja startseminarium eller liknande för att etablera relationer Sida 5

6 Kulturella skillnader Kan bland annat bero av skilda nationaliteter olika företag/organisationer skilda värderingar och erfarenheter Kunskap om kulturella skillnader skapar effektivare kommunikation och färre missförstånd ger förutsättningar för tydligare överenskommelser kan ge bättre nyttjande av olika individers styrkor minskar risken för konflikter ger ökad acceptans av olika beteenden T Ä N K P Å Skapa en egen kultur i projektet genom förståelse och acceptans av kulturella skillnader och god kommunikation Sida 6

7 Distribuerade projekt, när Lämpar sig vid vidareutveckling av välkänd komponent/delresultat nyutveckling i det fall krav och användarfall är frysta och väl dokumenterade Mindre lämpligt för integrationsprojekt med många gränssnitt för extremt tidspressade projekt för projekt som kommer att bli utsatta för många ändringar när teknisk infrastruktur saknas när brister finns i det gemensamma språket Sida 7

8 Distribuerade projekt Framgångsfaktorer Projektledning aktiv, utåtriktad projektledare på heltid placering nära kunden identifiera och acceptera kulturella skillnader, utbilda vid behov etablera och förankra en gemensam styrmodell och värdegemenskap i projektet Resultat tydliga och avgränsade resultat från de olika grupperna, minimera beroenden delleverera, utveckla stegvis, för att trimma projektet och tidigt upptäcka fel skapa formella och förankrade rutiner för att hantera förändringar som berör resultatet reservera tillräcklig tid för integration/ sammanställning och provning/test Information och kommunikation öppen och tydlig kommunikation gemensam lättanvänd lagringsplats av dokumentation gemensamma lättanvända kanaler för informationsspridning personliga relationer behövs på alla nivåer, etablera relationer tidigt startseminarium Utrustning videokonferenser, kan dock inte helt ersätta personliga möten tekniskt stöd för att säkerställa en fungerande infrastruktur utbilda projektmedlemmarna så att de kan använda hjälpmedlen effektivt Sida 8

Är verktygen för kommunikation och lagring lämpliga för en distribuerad grupp?

9 Distribuerade projekt, checklista Finns det delar av projektgruppen som inte delar samma arbetsplats? Är projektledaren lämplig och motiverad för att jobba med en distribuerad grupp? Är verktygen för kommunikation och lagring lämpliga för en distribuerad grupp? Lämpar sig resultatet av projektet att utvecklas distribuerat? Har en analys gjorts över fördelar/nackdelar/ konsekvenser av att arbeta distribuerat? Har kulturella skillnader identifierats och tagits omhand? Sida 9

Relevanta dokument

Välja strategi, styrgrupp

Välja strategi, styrgrupp Sida 1 Välja strategi, syfte Bedöma Verksamhet Förbereda Projektdirektiv Välj strategi BP1 BP2 BP2 BP3 Projektplan Välja alternativ som ger optimala förutsättningar för ett effektivt genomförande av projektet