Egenskapsgranskning. Tieto PPS AH047, 2.3.1, Sida 1

Transkript

1 Sida 1

2 Om egenskapsgranskning en belyser projektets egenskaper. Den bygger på deltagarnas subjektiva upplevelser av projektet och kan användas som en första bedömning av projektets möjligheter och svårigheter. en genomförs med en enkät som fylls i av deltagarna. Syftet är att tydliggöra projektets egenskaper och begränsningar. bidrar till att skapa en enhetlig och förankrad bild av projektets möjligheter och svårigheter. en görs med begränsad arbetsinsats men kräver erfarenhet och kompetens när det gäller sammanställning och presentation. Några viktiga resultat som presenteras är: varningssignaler prioritering avseende målbilden ansvarsfördelning mellan projekt och basorganisationen Analysgruppen sammanställer och presenterar resultatet. Återkopplingen till projektet är viktig. Att alla känner till och förstår projektets egenskaper skapar en bra bas för det fortsatta arbetet. Sida 2

3 Syfte med begränsad resursinsats tydliggöra och stämma av projektets egenskaper och begränsningar Målgrupp styrgrupp, projektledning och deltagarna i projektet Analysgruppen erfaren projektledare, gärna två Hur deltagarna får enskilt besvara en enkät ( ca 30 min) resultatet sammanställs av analysgruppen ( 2-4 tim) resultatet presenteras för deltagarna och hela projektet När bör utföras mellan BP2 och BP3, före första projektgranskning i oplanerade projektanalyser Sida 3

4 , resultat Bilder av deltagarnas upplevelse av projektet Tidpunkt X Resultat Kostnad Projektprofil, samsyn avseende resultat genomförande komplexitet helheten Prioritering mellan målbildens dimensioner Ansvarsfördelning mellan projekt och basorganisation Varningssignaler, exempelvis komplexitet i förhållande till erfarenheter enkät, protokoll Sida 4

5 , arbetsgång 1. Introduktion - presentation av projektet/objektet - genomgång av syfte och arbetsgång - insamling av dokumentation 2. Förberedelse, beslut om omfattning 3. Enkät till deltagarna 4. Sammanställning av resultat 5. Förankring av resultat - projektägare/beställare - projektledning - projektmedlemmar 6. Planering av åtgärder 7. Förankring av åtgärder - projektägare/beställare - analysgrupp 8. Distribution av protokoll och åtgärdslista Sida 5

6 Introduktion Akiviteter fastställ beställare/uppdragsgivare övergripande presentation av projektet/objektet fastställ syftet med egenskapsgranskningen samla in relevant dokumentation fastställ vilka som skall delta i egenskapsgranskningen T Ä N K P Å Var noga med att redovisa att - egenskapsgranskningen bygger på deltagarnas subjektiva upplevelser - skillnaderna i uppfattning används för att tydliggöra uppfattningen om projektets möjligheter och svårigheter Sida 6

7 Förberedelse, intervju och sammanställning Förberedelser distribuera enkäten till utvalda deltagare bestäm tidpunkt när enkäten skall vara ifylld Intervju görs genom att deltagarna fyller i enkäten Sammanställning 1. Fyll i protokollet för varje enkätsvar 2. Verifiera att de kvantitativa uppgifterna är kompletta och samstämmiga 3. Sammanställ ett protokoll för helheten 4. Identifiera skillnader i uppfattningar 5. Skapa dig en egen uppfattning av projektets egenskaper, risker och möjligheter 6. Identifiera frågeställningar som skall diskuteras vid presentationen 7. Fastställ vilka som skall vara med vid presentationen Sida 7

8 Förankring resultat Presentation redovisa de kvantitativa uppgifterna och eventuella skillnader i uppfattning redovisa graferna - projektprofil - prioritering - projektet i organisationen - varningssignaler - summering diskutera resultatet tillsammans - skapa en gemensam bild av projektets egenskaper boka tidpunkt för genomgång av åtgärdslistan T Ä N K P Å Agera ordförande och ta en sak i taget Åtgärdspunkter kan komma fram redan vid presentationen, anteckna dessa på ett blädderblock. Ta reda på bakomliggande fakta - varför positiva värden - varför negativa värden - varför så stora skillnader i uppfattningarna - vilka förutsättningar finns för att hantera aktuella egenskaper Sida 8

9 Åtgärdslista Åtgärds/ aktivitetslista Aktiviteter projektet tar fram en åtgärdslista åtgärdslistan förankras med granskarna boka tidpunkt för uppföljning alternativt nästa projektanalys, vilken kan vara projektgranskning och/ eller lösningsgranskning Åtgärds/ aktivtetslista Sida 9