Min syn på Optimal kommunikation i en PU-process

Transkript

1 Min syn på Optimal kommunikation i en PU-process En essä i kursen Produktutveckling med formgivning, KN3060 Patrick Larsson, Mälardalens högskola,

2 Inledning Kommunikation definieras som överföring av information från en sändare till en mottagare. Det finns dock en mängd faktorer som påverkar hur väl sändaren lyckas överföra informationen och hur väl mottagaren uppfattar den. Kommunikation är en av de mest betydelsefulla faktorerna för en framgångsrik PU-process. I det nya informationssamhälle vi lever i idag anses att kunskap är vägen till framgång. Därför blir kommunikation där information och kunskap överförs avgörande för ett företags konkurrenskraft. Den tekniska utvecklingen går allt snabbare och produkterna får allt kortare livscykel. Därmed finns ett behov av att effektivisera företagens PU-processer för att ta fram nya produkter. Människans sätt att kommunicera Varje människa har en unik sammansättning av erfarenhet och kunskap, detta leder till en större klarhet för olika situationer och att man bättre kan hantera situationer som kan uppstå vid arbete i PU-processer. Olikheterna i kompetens mellan människor gör att man tillsammans kan erbjuda en bred kompetens inom ett PU-team då olika kompetenser leder till nya och unika lösningar på problem. Kommunikation mellan olika människor måste bygga på förståelse och respekt för andra människors sätt att tänka. Detta kan dock vara ett problem då människor med olika bakgrund har olika sätt att tänka då de utbildats olika och formas av det. En ingenjör ser till teknikens värderingar och synsätt medan en ekonom har annorlunda syn och värderingar av samma problem. Detta kan leda till splittringar mellan olika avdelningar på företag som t.ex. konstruktion, produktion och ekonomi då människorna inom dessa har olika bakgrund och därmed olika värderingar. För att följa med i företagsutvecklingen krävs att man skall kunna samarbeta med människor som har en helt annan bakgrund än man själv. För att kunna hantera en sådan situation krävs ny och bättre kunskap i kommunikation.

3 Vad är kommunikation Kommunikation är i grunden det som gör att alla olika beteenden i naturen samordnas och bildar mönster. Kommunikation är de processer som skapar ordning ur kaos och människors kommunikation är grunden för våra sociala mönster. Förändras kommunikationen och dess förutsättningar, förändras även människans beteenden. Kommunikation bygger enligt min mening på att människors handlande kan sammankopplas till ett gemensamt mönster som de inblandade människorna tror på. Samtal mellan människor syftar inte främst till att överföra kommunikation utan det viktigaste är att skapa en gemensam klarhet i informationen. Utan den framstår andra människors handlande som oförståeligt, oberäkneligt och opåverkbart. Genom bättre kommunikation mellan människor får människor större klarhet om den gemensamma verkligheten. Människan får därmed även nya möjligheter att påverka sin egen och företagets framtid. Det ligger därför i ett företags intresse att optimera kommunikationen både internt och externt. Först med en bra kompetens inom kommunikation kan man utnyttja kunskap och teknologi optimalt och förbättra PU-processen Kommunikation är dock inte det enda viktiga i momentet i produktutvecklingsprocessen. För att skapa konkurrenskraftiga, kvalitativa produkter är förutsättningen att man har kunskap, teknik och teknologi. Därutöver krävs även finansiering, planering, timing samt goda sociala förhållanden för att lyckas. Effektiv kommunikation En effektiv kommunikation innebär att man har hittat ett sätt att kommunicera med minimal möjlighet till missförstånd och feltolkningar. Det innebär att man måste anpassa hur man kommunicerar till vad man vill förmedla eller överföra. Vid överföring av information mellan sändare och mottagare finns det filter som används för att ta bort överflödig information som man inte behöver eller orkar med. Dessa filter kan se ut på många olika sätt då det finns en mängd faktorer som kan påverka dem. I grund och botten är det dock människans olika värderingar och kultur. De gemensamma värderingarna blir därför en viktig grund för att alla skall förstå budskapet i ett projektteam.

4 Öppen kommunikation Öppen kommunikation i PU-processen innebär att alla delar med sig av den information som finns och inte håller inne på sådant som kan vara värdefullt för andra i projektteamet att känna till. Det är en grundläggande egenskap för att uppnå förtroende för medlemmarna i PUteamet. För att alla ska sträva efter att göra sitt bästa och sträva efter det perfekta samarbetet måste det finnas öppenhet genom hela PU-processen enligt min mening. Tydlig kommunikation Information som förmedlas skall vara entydig och lätt att förstå. Detta för att minimera att missförstånd uppstår. Missuppfattningar som uppstår tidigt i PU-processen kan nämligen få stora konsekvenser senare i processen. Därför är ofta de projekt där mycket arbete läggs ner i inledningsfasen för att tydliggöra problemen de mest framgångsrika projekten. Snabb kommunikation Snabb kommunikation är viktigt för att minska väntetiden i produktutvecklingsprocessen. Det är värdefullt att kunna ge svar på frågor som dyker upp snabbt då tid är pengar. När det är bråttom kan man helt enkelt inte vänta på svar för länge. Det är dock viktigt att alla har samma syn på tidsaspekten, om inte alla i projektgruppen har förståelse för det och inte använder informationen tidseffektivt förloras den tid de andra sparat in. Korrekt kommunikation Att informationen som ges är korrekt och inte innehåller några felaktigheter är viktigt igenom hela PU-processen. T.ex. vid uppstart av produktionen är det viktigt då många personer ofta är inblandade och många olika aktiviteter skall koordineras. Det gäller då att informationen är korrekt och går att lita på annars finns det risk för att starten av tillverkningen försenas.

5 Hur uppnår man optimal kommunikation Slutligen frågar man sig hur man skall uppnå optimal kommunikation i en PU-process? Det är svårt att ge något bra svar på det men det här är i alla fall min uppfattning. Företagskultur I Sverige finns det bra möjligheter till att bli framgångsrika inom produktutveckling, då den svenska företagskulturen är uppbyggd kring delegering, ansvar och samarbete. Den svenska företagskulturen är icke-hierarkisk till skillnad från många andra vilket är bra då personer inne i PU-processen vågar ta egna initiativ och fatta egna beslut. Detta gör att PU-processen blir tidseffektivare och man förlorar mindre tid genom att slippa onödig kommunikation för beslutsfattande av medarbetare på högre positioner. System I alla företag finns system som styr verksamheten. Det finns även system och rutiner för hur man överför kommunikation på ett effektivt sätt. Detta är ett krav för att uppnå effektiv och optimerad kommunikation inom företaget och därmed företagets PU-process. Verktyg Projektstyrning är grundläggande för att samarbete och kommunikation i en PU-process skall fungera. Det finns hjälpmedel för detta som: Projektplaneringssystem för planering av resurser och aktiviteter. Projektuppföljningssytem för uppföljning av kvalitet, kostnad och tid. Blanketter och mallar, underlag för hur information ska presenteras. Projektmöten under processens gång såsom genomgångar, möten mm. Det finns många möjligheter att minska tidsåtgången vid informationsöverföring i processen genom att använda informationstekniska hjälpmedel som t.ex: Tekniska specifikationer med CAD/CAM. E-post för snabb kommunikation inom företaget. Interaktiv kommunikation genom gemensamma databaser.

6 Kompetenta medarbetare En duktig projektledare är viktig i produktutvecklingsprocessen. Det är viktigt att projektledaren får befogenhet att driva projektet med hjälp av kompetenta medarbetare med olika kompetens. Genom att någon är med i projektet från början till slut kan man undvika många misstag. Inom projektgruppen är det viktigt att arbeta tvärfunktionellt. De flesta får en större förståelse för helheten i processen om vissa aktiviteter utförs tillsammans i grupp. Genom att personer med lika befattningar och kompetens får möjlighet att kommunicera direkt med varandra kopplar man samman aktiviteterna på ett bra sätt. Genom att ha god branschkännedom och produktkännedom i PU-teamet förstår man lättare både kunder och leverantörer och kan optimera kommunikationen. Sist men inte minst är det viktig att ha social kompetens, nämligen förmågan att förstå och hantera olika människotyper och kulturer för att nå ett optimalt resultat. Ofta måste man kommunicera och förstå främmande information. Detta tror jag är ett område där det ofta kan uppstå missförstånd och konflikter när informationen tolkas fel.

7 Referenser Litteratur Anna Falk & Pontus Lindström, Effektiv kommunikation, 1999, IVF, BEST. NR. V Bengt-Åke Wennberg, Att kunna samtala om produktutveckling, 1987, Mekanikförb. förlag, ISBN Matts Dahlkwist, Kommunikation utveckling och möjligheter, 1999, Liber AB, ISBN