Projektplan GIS STADSMILJÖ- OCH SERVICEFÖRVALTNINGEN (9) Dnr STN-1121/2015

Transkript

1 STADSMILJÖ- OCH SERVICEFÖRVALTNINGEN (9) Dnr STN-1121/2015 Projektplan GIS 1. Mål Staden ska ha ett väl fungerande GIS med lättillgänglig och logisk åtkomst till geografisk information. GIS ska vara ett naturligt arbetsverktyg som förenklar och effektiviserar Delmål Fem delmål i projektet har identifierats. 1. Implementera GIS på dåvarande stadsbyggnads- och miljöförvaltningen. 2. Implementera webb-gis som är tillgängligt för medborgarna via stadens hemsida. 3. Digitalisera verksamhetsdata från tekniska enheten och planenheten. Ett dataset från respektive enhet. 4. Implementera GIS internt i staden. 5. Tillhandahåll förutsättningar för den framtida driftorganisationen för GIS. SBG1000, v1.3, Huvudaktiviteter och aktiviteter Nedan de huvudaktiviteter och aktiviteter som är kopplade till respektive delmål. 1. Implementera GIS på dåvarande stadsbyggnads- och miljöförvaltningen. Delmålet är klart. Alla medarbetare med en kontorsarbetsplats på dåvarande stadsbyggnads- och miljöförvaltningen har fått utbildning och GIS är ett naturligt arbetsverktyg på förvaltningen. 2. Implementera webb-gis som är tillgängligt för medborgarna via stadens hemsida. Aktiviteter för delmålet är: o o o o Underlag till upphandling av systemlösning ska tas fram och upphandling ska genomföras. Installation av ny systemlösning i stadens IT-miljö. Funktionstest av ny systemlösning. Lansering av GIS på stadens hemsida, en kommunikationsplan som riktar sig både internt och externt tas fram. 3. Digitalisera verksamhetsdata från tekniska enheten och planenheten. Ett dataset från respektive enhet. Delmålet är klart. Lekplatser och detaljplanemosaik är digitaliserat och visualiserat i GIS. 4. Implementera GIS internt i staden. Sundbybergs stad, Sundbyberg BESÖKSADRESS Kavallerivägen 4, Rissne TELEFON TELEFAX stadsbyggnadsochmiljonamnden@sundbyberg.se

2 (9) Aktiviteter för delmålet är: o Startsidorna för GIS anpassas och får ett mer enhetligt och tydligt utseende. o Systemlösning förbereds för fler användare. o En kommunikationsplan för lansering internt i staden tas fram. Aktiviteter för lanseringen redogörs i den. o Utbildningar för nya användare schemaläggs och genomförs. 5. Tillhandahåll förutsättningar för den framtida driftorganisationen för GIS. Aktiviteter för delmålet är: o Underlag gällande resursbehov och ekonomi för driftorganisation för GIS tas fram. 2. Omfattning och resultat 2.1 Omfattning GIS ska vara tillgängligt för alla medarbetare i staden. Externt webb-gis kan användas av alla som besöker sundbyberg.se. Geografiskt omfattar GIS Sundbybergs stad. 2.2 Avgränsningar Projektets delmål 3 omfattar enbart digitalisering av ett dataset från tekniska enheten och ett dataset från planenheten. Inget annat digitaliseringsarbete omfattas av projektet. Projektets målgrupp omfattar inte alla medarbetare eller besökare på stadens hemsida. Endast de som har ett behov av att använda GIS tillhör målgruppen. Kommunikationsplaner upprättas för de kommunikationsinsatser som görs inom projektets ramar. När tillhörande aktiviteter är genomförda är projektets insats avslutad. Fortsatt kommunikation utförs av driftorganisationen för GIS. 2.3 Resultat Projektet ska resultera i: 1. Implementerat GIS på dåvarande stadsbyggnads- och miljöförvaltningen. 2. GIS tillgängligt för medborgarna på stadens hemsida. 3. Verksamhetsdata från tekniska enheten och planenheten visualiserat i GIS.

3 (9) 4. Implementerat GIS i alla stadens förvaltningar. 5. Ett förslag på framtida organisationen och kostnadstäckning för GIS Krav på resultat Faktorer för ett implementerat GIS: Strävan efter förenklingar och effektivitet. Lättillgänglig och logisk åtkomst till geografisk information. 3. Strategi och arbetsformer 3.1 Strategi Kommunikation är en förutsättning för att öka användandet av GIS i staden och en mycket viktig del av projektet. Kommunicering kommer att ske via besök på verksamhetsmöten och via planerade kommunikationsinsatser. Det är också viktigt att belysa användningsområden och fördelar med GIS vid spontana möten med användarna. Då det tidigare inte funnits ett liknande verktyg i staden är en framgångsfaktor för projektet att internt utbilda nya användare. På så sätt säkerställs medarbetarnas kunskap om systemets innehåll och funktioner. 3.2 Arbetsformer Viktiga arbetsformer är styrgruppsmöten, möten med tänkta användare och utbildningar. Projektet innebär även till stor del ensamarbete i form av uppsökande verksamhet, administration och konfiguration av system. 3.3 Kvalitetssäkring För att säkra ett stabilt driftläge av systemet hålls god kontakt med stadens IT-enhet och systemleverantören Tekis AB. Inom projektets ramar utförs en omfattande intern utbildningsinsats för att ge användarna kunskap om GIS. Användningen av GIS effektiviseras och ett korrekt handhavande av verktyget säkerställs. 3.4 Dokumentstyrning Dokument som upprättas i projektet granskas och godkänns av styrgruppen.

4 (9) 3.5 Uppföljning, rapportering och styrning av projektet Uppföljning, rapportering och styrning sker i projektets styrgrupp. Projektledaren ansvarar för att avge en lägesrapport vid styrgruppsmöten. 3.6 Kommunikationsplan (informationsplan) Identifierade målgrupper för de olika delmålen i projektet redovisas nedan. 1. Medarbetare på dåvarande stadsbyggnads- och miljöförvaltningen. 2. Stadens medborgare och andra besökare på sundbyberg.se. 3. Målgruppen bryts ned i en primär och en sekundär målgrupp. o Primär målgrupp är medarbetare på tekniska enheten och planenheten. o Sekundär målgrupp är medarbetare och besökare på hemsidan som har nytta av att dessa dataset finns visualiserade i GIS. 4. Målgrupp i delmålet är medarbetare i staden som inte ingick i dåvarande stadsbyggnads- och miljöförvaltningen. Målgruppen bryts ned i en primär och en sekundär målgrupp. o Primär, medarbetare som går att identifiera och bedöms ha stor nytta av GIS som arbetsverktyg. o Sekundär, medarbetare som är svårare att förutspå användning av GIS för men de själva kan se en nytta. 5. Målgrupp är den framtida driftorganisationen för GIS. Kommunikation till målgrupperna kommer att ske via informationsträffar, verksamhetsmöten, utbildningar, information på stadshusets anslagstavlor, information på intranät och hemsida. Det är projektorganisationen som informerar målgrupperna. För de delar av projektet som kräver mer omfattande kommunikationsinsats kommer kommunikationsplan upprättas. 3.7 Upphandling/inköp Upphandling inom projektets ramar sker enligt ordinarie process för upphandling. 3.8 Överlämning och godkännande av resultat Resultatet av projektet ska överlämnas till projektbeställaren. Projektet anses godkänt när styrgruppen har godkänt slutrapporten. Godkännande av resultatet ska göras med beslut i projektets styrgrupp. Återrapportering av projektet till nämnd

5 (9) alternativt KS sker innan överlämnande. för fortsatt drift och utveckling av GIS lämnas över till enheten för vatten, avfall och geodata. 3.9 Övrigt 4. Kopplingar till andra projekt Projektet är ett delprojekt i stadsmiljö- och serviceförvaltningens kvalitetsarbete KOSMOS. 5. Tidplan 5.1 Start- och sluttidpunkt Handlingsplan för GIS togs fram under Implementeringsprojektet startade 2013 och avslutas Leveranser Leveranser i projektet: 1. Användare på dåvarande stadsbyggnads- och miljöförvaltningen utbildade i GIS, GIS lanseras på sundbyberg.se, Lekplatser och detaljplaner digitaliserat och visualiserat i GIS, GIS lanserat internt i staden, Ett förslag på framtida organisationen och kostnadstäckning för GIS framtaget, Kontrollpunkter Kontrollpunkter är styrgruppsmöten som äger rum en gång i månaden eller vid behov. Vid varje kontrollpunkt redogör projektledaren för projektets status. 6. Kostnader och resurser 6.1 Kostnader Kostnaderna för projektet ska rymmas inom befintlig budget för investeringsprojekt

6 (9) 6.2 Resurser Projektets leds av stadens GIS-samordnare, projektledare. I geodatagruppen finns ytterligare en möjlig resurs på 50 %. 7. Projektorganisation 7.1 Roller och ansvar Uppdragsgivare Projektbeställare Projektbeställare är stadsmiljö- och serviceförvaltningens chef. Projektbeställaren är övergripande ansvarig för projektet och projektets resultat Projektledare Projektledare är Susanna Bosrup, GIS-samordnare på stadsmiljö- och serviceförvaltningen. Projektledaren ska aktivt driva projektet till uppsatta mål. Handlingsplan, projektbeställning och projektplan utgör underlag för projektarbetet Projektmedlem Projektet har inga projektmedlemmar Styrgrupp I styrgruppen ingår: Nina Isaksen, ordförande Eva Kåverud Kristin Nygren Niklas Werge Svante Tolf

7 (9) Styrgruppen ska successivt ta ställning till förslag och fatta beslut inom projektet. Styrguppens ledamöter kan även komma att behöva initiera åtgärder inom den/de verksamheter som de operativt är ansvariga för. Styrgruppen har även ansvar för att projektet fortskrider i linje med ett hela staden perspektiv Projektgrupp Projektet har ingen projektgrupp Referensgrupp Projektet har ingen referensgrupp Samverkansgrupp Projektet har ingen samverkansgrupp Projektadministratör Projektet har ingen projektadministratör Kommunikatör Projektet har ingen egen kommunikatör. Stadens kommunikationsavdelning är däremot behjälpliga i projektet. Delar av kommunikationsinsatserna kommer också att köpas in externt. 7.2 Arbetsforum Projektet har en styrgrupp. Under implementering och utveckling av kartprodukter och digitalisering av verksamhetsdata engagerar projektledaren personal från de olika enheterna när behov uppstår. 7.3 Ändring och förtydliganden av krav och ramar

8 (9) 8. Kritiska faktorer och riskanalys Kritiska faktorer för projektet är upphandlingar som sker inom projektets ramar. Det är viktigt att kravställning sker på ett bra sätt för att säkra en bra systemlösning och supportorganisation hos leverantören. De främsta riskerna för att projektet inte ska bli framgångsrik är: Tid- och resursbrist på stadens förvaltningar. Stor del av de verksamhetsdata som efterfrågas av användarna i GIS finns inte i systemet vid lansering. Programvarans funktionalitet lever inte upp till användarnas förväntningar. Förutfattad bild av systemet pga. dåliga erfarenheter av systemleverantören. 9. Övriga förutsättningar 10. Projektavslut Kriterier som ska vara uppfyllda för att projektet ska kunna avslutas är: 1. Implementerat GIS på dåvarande stadsbyggnads- och miljöförvaltningen. GIS anses vara implementerat på förvaltningen när alla medarbetare med en kontorsarbetsplats har fått utbildning och tillgång till programmet. 2. GIS är lanserat på stadens hemsida. GIS anses vara lanserat när GIS finns integrerat på stadens hemsida och när aktiviteter enligt kommunikationsplan är genomförda. 3. Lekplatser och detaljplanemosaik är digitaliserat och visualiserat i GIS. 4. Implementerat GIS i alla stadens förvaltningar. GIS är implementerat internt när: Aktiviteterna i kommunikationsplanen för lansering av GIS internt i staden är genomförda. Vidare insatser som behövs för att öka användningen av GIS i staden utförs av driftorganisationen för GIS. Kartverktyget är tillgängligt för alla medarbetare via Min Sida. Utbildning erbjudits nya användare och genomförts. 5. Ett förslag på framtida organisationen och kostnadstäckning för GIS är framtaget.

9 (9) 6. Referenser Handlingsplan för GIS på stadsbyggnads- och miljöförvaltningen i Sundbybergs stad Projektbeställning GIS