Projektplan för Vision 2025

Transkript

1 Projektplan för Vision 2025

2 1(4) 1 Inledning Projektet innebär att via ett processarbete ta fram förslag till åtgärder och aktiviteter för att uppnå visionen invånare år Faserna och målen som redovisas är en väg att gå. Det ska vara en öppen process vilket innebär att faserna och målen kan komma att förändras. Dock kan alltför många mål vara svåra att hantera och det kan därför vara lämpligt med delmål kopplade till varje mål. Projektplanen är upprättad efter Kumla kommuns projektmodell. För att arbetet med att nå visionen ska lyckas är det viktigt att samtliga förvaltningar är involverade och känner delaktighet. Det är också angeläget att samverka med olika externa aktörer som utifrån sin roll och funktion kommer att bli involverade i arbetet. 2 Bakgrund, syfte, mål 2.1 Bakgrund I augusti 2007 lämnade Dan-Åke Moberg (S) en motion om att den fysiska planeringen ska verka för att Kumla kommuns befolkning år 2025 ska vara invånare. Fullmäktige beslutade i november 2008 att tillstyrka motionen och att den kommunala verksamheten och den fysiska planeringen skulle planera för en tillväxt i motionens anda. Under år 2011 inledde kommunen visionsprojektet Kumla Vision 2025 med en enkät både till boende i kommunen och till personer som arbetar i Kumla. Enkäten skulle belysa vilka för/nackdelar som kommunen har och även ta in viktiga synpunkter om hur Kumla ska utvecklas i framtiden för att nå visionen. Enkäten uppdelades på medborgare, medarbetare och politiker. Resultat av den bearbetade enkäten blev framtidens Kumla Vision 2025, som kommunfullmäktige antog i oktober 2012 och som kort beskriver hur organisationen ska styras upp för att nå visionen Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade i maj 2012 att utse Lars Hallbergsson till projektledare. En prognos för kommunens befolkningsutveckling, förvaltningarnas tänkta behov i förhållande till befolkningsutvecklingen samt en investeringsplan fram till 2025, skulle tas fram. Redovisning av detta skedde under januari månad Samtidigt redovisades en rapport med rubriken Vilka vägar bär till Kumla Rapporten omfattar en kort dagsbild av Kumla idag och idéer om hur man skulle kunna gå vidare med visionen invånare Syfte Syftet med projektet är att gemensamt med verksamheter, nämnder och styrelser, ta fram en arbetsmodell/arbetsplan som projektet ska utvecklas efter. Detta för att skapa en tydlig gemensam bild om vart vi är på väg.

3 2(4) 2.3 Mål Projektets mål är att visionen 2025 ska kunna förverkligas. 2.4 Avgränsningar Projektplanen omfattar beslut om mål och bearbetning av dessa. Projektplanen tar inte ställning till enskilda aktiviteter för de olika målen. 3 Kravspecifikation 3.1 Krav på slutleveransen Slutleveransen för projektet ska vara ett förslag till beslut kring processen för att nå visionen Tydliga mål ska anges i beslutsunderlaget. 3.2 Förutsättningar Hörnpelarna för att projektet ska lyckas är att beslutet tas med en bred politisk enighet. De investeringar som är nödvändiga hanteras inom ramen för ordinarie budgetarbete. För att nå framgång måste, näringsliv, civila samhället och tjänstemannakåren engageras för att få visionen 2025 förankrad i allas medvetande. Yttre faktorer som kan komma att påverka resultatet av projektet vision 2025 är genom ändrade förutsättningar i ekonomi, befolkningsströmmar och demografiska frågor. Kommunens chefsgrupp är styrgrupp. Styrgruppen rapporterar genom kommundirektören till kommunstyrelsens arbetsutskott med de intervall som arbetsutskottet själva beslutar om. 4 Intressenter Projektets syfte är att ta fram en arbetsplan och mål för vision 2025 vilket kommer att medföra att den yttre påverkan kan komma att bli stor. Arbetsplanen bygger på att målen ska tas fram tillsammans med olika intressegrupper. I de olika arbetsgrupperna ska det ingå representanter från olika delar av samhället. 5 Tidplan och aktiviteter 5.1 Etappmål Projektet indelas i 3 stycken faser, se nedan. Fas 1 Förberedelser Styrgruppen tar fram förslag på arbetsgrupper inom områdena Företagande, Kumlas nya invånare och Varumärket Kumla. Fas 2 Aktivitetsplan Respektive arbetsgrupp tar fram en aktivitetsplan med tidplan och mätbara mål. Aktivitetsplanen ska redovisas till och godkännas av styrgruppen.

4 3(4) Fas 3 Redovisning Redovisning av arbetsgruppernas arbete ska ske till kommunfullmäktige via kommunens årsredovisning. Arbetsgruppernas arbete ska även kontinuerligt publiceras på kommunens hemsida. 5.3 Tidplan Fastställande av projektplan ska ske i december Styrgruppen ska utse arbetsgrupper senast i mars Organisation och bemanning 6.1 Organisation Projektorganisationens indelning och bemanning tas fram under fas 1 enligt pkt 5.1. Organisationen består av en styrgrupp, projektgrupp med en projektledare och de olika arbetsgrupperna. Till styr-, projekt- och arbetsgrupper kan vid behov externa konsulter anlitas. Projektgruppen består av kommundirektör, ekonomichef, informationssamordnare och projektledare. 6.2 Bemanning Av respektive grupps aktivitetsplan ska det tydligt framgå vem som är ansvarig för vad. Om risk finns att någon aktivitet inte kan färdigställas i tid enligt tidsplanen måste aktivitetsansvarig meddela projektledaren. Projektledaren tar därefter upp en diskussion i styrgruppen om tidsavvikelsen. 7 Budget I budget för 2014 finns medel för projektledare. De aktiviteter som arbetsgrupperna alternativt styrgrupp önskar genomföra ska hanteras i den ordinarie budgetprocessen. 8 Kommunikation 8.1 Dokumentation Minnesanteckningar ska skrivas efter varje styr-, projekt och arbetsgruppsmöte. Minnesanteckningarna ska läggas ut på en gemensam plattform och ska vara tillgängliga för samtliga medlemmar i projektet. Allt material, underlag och handlingar som tas fram i projektet ska lagras på den gemensamma plattformen.

5 4(4) 8.2 Ändringshantering Beslut om ändringar i projektet fattas av kommunstyrelsen. 9 Riskanalys och riskhanteringsplan Tid och ekonomi är de största riskerna i projektet. Tidsplanen utgår ifrån att samtliga projektmedlemmar ska kunna lägga ner den tid som behövs. Vid tidsavvikelser är det av största vikt att projektledare informeras. Styrgruppen och projektledaren kan då behöva diskutera om tidsplanen behöver justeras. När det gäller ekonomi kan det finnas en risk att behovet och omfattningen av aktiviteter missbedöms eller underskattas. Styrgruppen och projektledaren ska kontinuerligt diskutera eventuella behov av ytterligare medel och om sådana behöver äskas. 10 Leverans Förslag till projektplan överlämnas till kommunstyrelsen för beslut.