Upprättad av Dokumentansvarig Datum Beslutad av/datum för beslut

Transkript

1 1 Bakgrund En stor del av utmaningen i att få en webbplats att fungera på lång sikt är att skapa en tydlig och permanent organisation avseende kompetenser, roller och ansvar. Det är också viktigt att det finns en årlig budget för webbarbetet så att underhåll, förbättringar och utveckling av webbplatsen är möjliga. I detta dokument finns en utförlig beskrivning av det ansvar som de olika rollerna/funktionerna inom Chalmers webborganisation har. En mer övergripande beskrivning finns i dokumentet Webborganisation för Chalmers externa webbplats. 2 Aktiviteter för att hantera Chalmers webbplats I arbetet med att hantera Chalmers webbplats kan fem huvudaktiviteter urskiljas; stöd för besökare och publicerare, publicering, ändringshantering, förvaltning samt drift. Aktiviteterna ger en helhetsbild av hanteringen av Chalmers webbplats och genomförs av flera olika parter. Aktivitet Definition Ansvar Stöd för besökare och publicerare (avser åtgärder för att ge användaren och övriga intressenter stöd i problemsituationer samt åtgärder för att förebygga problem) Tillhandahålla stöd för webbplatsens besökare att använda tjänster, verktyg och hitta information Tillhandahålla stöd och support till publicerande personal t ex avseende publiceringsverktyg, regelverk och lagar, målgrupper och innehållshantering Ta emot felrapporter och felanmälningar från såväl besökare som publicerande personal Ta fram och upprätthålla användarmanual för publiceringsverktyget som används på Chalmers webbplats Ta fram och upprätthålla riktlinjer, skrivregler och policies för publicerare Tillhandahålla utbildning för webbplatsens publicerare, skribenter, webbredaktörer support support, webmaster Publicering (publicering och övrig hantering av text och bildmaterial på webbplatsen) Ändringshantering (åtgärder från det att ett ändringsbehov uppstår till dess att ändringen är införd) Publicera innehåll Målgruppsanpassa innehåll Kvalitetssäkra och korrigera publicerat material avseende faktainnehåll, länkar, språk, kontroll av aktualitet etc Arkivera publicerat material Ta emot och samla in krav och önskemål på ändringar Bereda ändringskrav Prioritera och besluta om ändringar inom ram för verksamhetsplan Prioritera och besluta om ändringar utanför ram för verksamhetsplan Ta fram och utveckla nya tjänster/funktioner, webbredaktörer, skribenter, webbredaktörer, skribenter, webbredaktörer, skribenter, webbredaktörer, skribenter support, webmaster Referensgrupp för ledningen Webbsamordnare, webmaster, tekniker/utvecklare 1

2 Förvaltning (arbetet med att styra, planera och följa upp webbarbetet) (avser aktiviteter för att säkerställa driften av webbplatsen) Ändra i befintliga tjänster/funktioner Versionshantera webbplatsen (dokument och publiceringssystemet) Genomföra tester Följa upp ändringar Upprätthålla dokumentation Marknadsföra Chalmers webbplats internt Marknadsföra Chalmers webbplats externt (sökmotorpositionering) Mäta, analysera och följa upp besöksfrekvens (statistik för webbplatsen) Mäta och följa upp användbarhet, innehåll, nytta, tillgänglighet etc Upprätthålla kontakt med intressenter och kravställare Samverka med närliggande objekt/system Planera och prioritera förvaltningsaktiviteter (till exempel inköp, underhåll och utveckling) Ta fram årlig verksamhetsplan inklusive mål och budget Följa upp och upprätthålla verksamhetsplan Omvärldsbevaka Ta fram, bevaka, upprätthålla och förnya avtal tillhöriga förvaltningen Upprätthålla rutiner, riktlinjer och regelverk för förvaltningen Säkerställa efterlevnad av säkerhetskrav för webbplatsen Samordna informationsinsatser med förvaltningsarbetet Säkerställa resurser och kompetens för förvaltningen Säkerhetskopiera/ta backup Felsöka Genomföra förebyggande underhåll Övervaka driftmiljön Säkerställa integrationen med andra system sättning av nya webbplatser (t ex enheter och centra) Webbsamordnare, webmaster, tekniker/utvecklare webmaster, tekniker/utvecklare, skribenter, webbredaktörer, Tekniker, webmaster, Den som genomförde ändringen webmaster,, webbredaktörer webmaster webmaster, webmaster webbredaktörer webbredaktörer webmaster, drift webmaster, drift, referensgrupp för ledningen referensgrupp för ledningen webbredaktörer, skribenter, tekniker/utvecklare, drift Webmaster, drift Webmaster, infomaster, drift Webmaster, drift Webmaster, drift, Webmaster, drift, referensgrupp för ledningen Webmaster, tekniker/utvecklare, drift 2

3 3 Systemägare Informationsavdelningen är systemägare till Chalmers webbplats. 4 Informationsdirektören Informationsdirektören har det övergripande ansvaret för Chalmers webbplats. Detta innebär bland annat att informationsdirektören godkänner den årliga verksamhetsplanen för webbarbetet för budgetdiskussioner ang webbarbetet med ledningen och andra berörda funktioner följer upp mål och budget fattar beslut om och prioriterar aktiviteter som faller utanför verksamhetsplanen tillsammans med referensgruppen för ledningen för upp viktiga frågor till Chalmers ledning. 5 Webbsamordnare Webbsamordnaren har en samordnade roll och ansvar för helheten när det gäller webbutveckling, funktion och innehåll. Detta innebär att n har ansvaret för innehåll/information/funktion, struktur/arkitektur, utseende/design samt profil/image på webbplatsen. Webbsamordnaren ansvarar även för att webbplatsen är tillgänglig och fungerar enligt det vision- och måldokument som finns för webbplatsen. Webbsamordnaren ansvarar för att upprätta policies, riktlinjer, regler, budget och verksamhetsplan för Chalmers webbplats ansvarar för att följa upp och upprätthålla verksamhetsplanen för Chalmers webbplats ansvarar för att upprätta användarmanualer för publicerare på webbplatsen ansvarar för frågor kring tillgänglighet med avseende på innehåll, struktur och design ska vara en resurs för institutioner/enheter/centra etc främst avseende innehåll, design och utveckling av webbsidor och webbtjänster har befogenhet att sortera bort information och funktioner som inte anses relevant eller korrekt sammankallar och leder webbgruppen medverkar i referensgruppen för Chalmers ledning avseende webbfrågor ansvarar för utvärderingar och användningstester av webbplatsen i samarbete med de ansvariga webbredaktörerna ansvarar för att se till att webbredaktörerna har den kompetens de behöver för att utföra sina uppgifter dvs tar fram, samordnar, köper in och genomför utbildning 3

4 besvarar eller förmedlar inkommande frågor på medverkar till att webbplatsen uppfyller regler, policies, etiska aspekter och lagar håller sig á jour med utvecklingen inom webb, Internet/intranätområdet med betoning på användning vid universitet och högskolor 6 Webmaster Webmastern har ett övergripande ansvar för webbutveckling för centrala och gemensamma webbtjänster på chalmers.se. Webmastern ansvarar för att webbplatsen är tillgänglig och fungerar i enlighet med de visions- och måldokument som finns för webbplatsen. Webmastern planerar och genomför teknisk utveckling av webbplatsen i samråd med och tekniker/utvecklare ansvarar för den tekniska utvecklingen av Chalmers publiceringsverktyg ansvarar för de tekniska aspekterna kring tillgänglighet på webbplatsen ansvarar för utveckling och optimering av sökmotor på Chalmers webbplats ansvarar för sökmotoroptimering, dvs att Chalmers kommer upp på en bra placering på externa sökmotorer vid relevanta sökningar ansvarar för att ta fram riktlinjer för användning av metadata på Chalmers webbplats fungerar som arbetsledare för tekniker/utvecklare ansvarar för att tekniska ändringar genomförs och testas ansvarar för att beslutade tjänster/verktyg tas fram och utformas utifrån verksamhetens funktionella behov ansvarar för att teknisk support tillhandahålls avseende användningen av Chalmers publiceringsverktyg ansvarar för den tekniska samordningen med andra objekt/system ansvarar för att den tekniska dokumentationen upprätthålls ansvarar för framtagning, sammanställning och analys av statistik kring webbplatsen och dess besökare sköter användar- och behörighetsadministrationen i publiceringsverktyget för webbplatsen medverkar i framtagandet av policies, riktlinjer och verksamhetsplan för Chalmers webbplats medverkar till att webbplatsen uppfyller regler, policies, etiska aspekter och lagar medverkar i webbgruppen och referensgruppen för ledningen för Chalmers webbplats fungerar som stöd för institutioner/enheter/centra etc avseende teknik, drift, underhåll och utveckling inom webbteknik/webbtjänster 4

5 besvarar och förmedlar centralt inkommande frågor via har befogenhet att sortera bort information och funktioner som inte anses relevant eller korrekt medverkar i utvecklingen av webbrelaterade tjänster håller sig à jour med teknik, hård- och mjukvaruutveckling inom webb/internet/intranät området med betoning på användning vid universitet och högskolor. 7 Tekniker/utvecklare Tekniker/utvecklare anlitas vid behov och genomför beslutad utveckling av tjänster/verktyg. Teknikern/utvecklaren ska utveckla mallar för Chalmers webbplats utveckla funktioner/applikationer för Chalmers webbplats medverka i utvecklingen av webbrelaterade tjänster håller sig á jour med teknik, hård- och mjukvaruutveckling inom webb/internet/intranätområdet med betoning på användning vid universitet och högskolor 8 Ansvarig webbredaktör För varje huvudkategori och målgruppsingång på Chalmers centrala webbplats ska det utses en ansvarig webbredaktör. Denna person ska i första hand arbeta med strategiska frågor som rör denna kategori/ingång såväl på den svenska webbplatsen som dess engelska motsvarighet. Den ansvarige webbredaktören ska godkänna nya kategorier/mappar under det ansvarsområde som han/hon har. Webbredaktören fungerar som kontaktperson för den centrala webbfunktionen. De ansvariga webbredaktörerna utses av informationsdirektören. Den ansvariga webbredaktören ska driva frågor kring utveckling av information och tjänster inom sin kategori/ingång har ansvaret för material som publiceras på en viss avgränsad del av webbplatsen ansvarar för att innehållet på en viss del av webbplatsen är i enlighet med Chalmers policies och riktlinjer ska samordna och sammankalla de eventuella skribenter som finns inom respektive kategori/ingång sammankallar referensgrupper/fokusgrupper i samråd med n minst en gång per år för att säkerställa kvalitet och målgruppsanpassning deltar i webbgruppen ska producera information, redigera inkommet material och publicera information på webbplatsen 5

6 har befogenhet att ta bort information som inte anses relevant tilldelar rättigheter till nya skribenter med hjälp av webmaster fungerar som stöd/bollplank för de skribenter som finns inom respektive kategori/ingång utbildar nya skribenter inom respektive kategori/ingång i verktyget och de regler och riktlinjer som finns. 9 Ansvariga institutions/enhets/centra webbplatser På varje institution/enhet/centra ska det finnas en ansvarig webbredaktör. Önskvärt är att det också finns flera skribenter för att säkerställa kompetens, kontinuitet samt för att fördela arbetet. Webbredaktören utses av enhetschef/prefekt. Om webbredaktören inte utför uppdraget tillfredställande ska uppdraget ges till annan person. Den ansvarige för institutionens webbplats ska fungera som ns kontaktperson ska delta i webbgruppen ska i de fall det finns flera skribenter på enheten/institutionen, samordna dessa har ansvaret för material som publiceras på en viss avgränsad del av webbplatsen ansvarar för att innehållet på en viss del av webbplatsen är i enlighet med Chalmers policies och riktlinjer ska, tillsammans med eventuella skribenter, producera information, redigera inkommet material och publicera det på webben har befogenhet att ta bort information som inte anses relevant tillser utdelning av rättigheter till nya skribenter fungerar om stöd/bollplank för de skribenter som finns inom respektive kategori/ingång utbildar nya skribenter inom respektive kategori/ingång i verktyget och de regler och riktlinjer som finns är skyldig att i de fall informationen kan anses vara av allmänt intresse förmedla den till de övergripande ansvariga webbredaktörerna. 10 Webbgrupp Det är viktigt att det skapas ett samordnande forum för webborganisationen där utveckling och innehåll på webbplatsen kan diskuteras. I detta forum bör samtliga ansvariga webbredaktörer ingå. Gruppen sammankallas av n vid behov. Webbgruppen har en rådgivande och ej beslutande funktion. Den fungerar även som kravställare vad gäller funktioner/applikationer på webbplatsen och i det gemensamma publiceringsverktyget. Gruppen kommer även att bjudas in till utbildningsaktiviteter och seminarier. 6

7 11 Referensgrupp för Chalmers ledning Referensgruppen för Chalmers ledning ska fungera som ett bollplank för den centrala webbfunktionen och ska också fungera som ett led i förankringsprocessen kring viktiga beslut som rör webbarbetet på Chalmers. Sådana krav som uppkommer om utveckling etc på Chalmers webbplats som faller utanför ramen för verksamhetsplanen ska tas upp i denna grupp för diskussion och prioritering. I de fall gruppen anser att kravet är relevant och ska prioriteras är det informationsdirektörens uppgift att föra upp frågan till Chalmers ledning för tilldelning av extra resurser för genomförande. Referensgruppen för ledningen ska bestå av Informationsdirektör (ordförande och sammankallande) 1 vicerektor Administrativ direktör 1 representant för prefekterna 1 representant för Studentkåren 1 representant för doktoranderna chefen för Alumni- och marknadskontakter chefen för ITS samt 11.1 Referensgrupper för målgruppsingångar och huvudkategorier För att webbplatsen ska utvecklas enligt målgruppernas behov av information och funktioner är det viktigt att det finns en kontinuerlig kontakt med dem. Ett sätt är att skapa referensgrupper eller fokusgrupper bestående av såväl interna som externa deltagare. Det är upp till varje ansvarig webbredaktör att lägga upp detta på det sätt som passar bäst. Det är dock ett krav att möten/utvärderingar görs minst en gång per år för att säkerställa kvalitet och målgruppsanpassning på webbplatsen. Utvärderingarna ligger som grund för den årliga centrala planeringen av webbplatsens utveckling. Utvärderingarna bör göras i samarbete med den centrala webbfunktionen Supportfunktion Ett utökat samarbete med den supportfunktion som finns idag på IT-service är önskvärt. Det vore bra om det fanns någon som kan ta emot felanmälningar, problem etc under kontorstid. En del frågor kommer supportfunktionen att kunna ta hand om och åtgärda själva och de andra slussas vidare till n eller driftorganisationen beroende på vad frågan/problemet handlar om. Eventuellt kan det ärendehanteringssystem som finns användas även för webbfrågor. För att detta samarbete ska fungera krävs bland annat utbildning av supportfunktionen i verktyget och en kontinuerlig dialog mellan webborganisationen och supportfunktionen/it-service. Detta är något som bör utredas vidare. 7

8 11.3 organisation Ett stort processkartläggningsarbete pågår just nu inom Chalmers ITS för att definiera hur ITorganisationen kommer att se ut. Många av de processer som beskrivs i detta dokument (utveckling, drift, förvaltning av system, ge användarstöd mm) och respektive roller är inte kartlagda än. Vi tror att det är viktigt att även driften av Chalmers webbplats ingår som en naturlig del i detta arbete för att få en bra kontinuitet och för att säkerställa att nödvändiga resurser och kompetens finns. 8