Befattningsbeskrivningar

Transkript

1 Befattningsbeskrivningar Styrelsen Ordförande... 1 Förste vice ordförande och Utbildningsansvarig... 3 Andre vice ordförande... 5 Skattmästare... 6 Vice Skattmästare... 7 Näringslivsansvarig... 8 Marknadsföringsansvarig... 9 Internationellt ansvarig IT- ansvarig... 11

2 Ordförande Internt Ordförande ska kalla till samt vara ordförande på styrelsemöten. Ordförande ska kalla till föreningsmöten. Ordförande är ytterst ansvarig för samordning och utförande av arbetet i styrelsen. Ordförande är en av Föreningen Ekonomernas två firmatecknare, vilket medför att ordförande ska teckna och ingå avtal å föreningens vägnar med fullmakt från styrelsen och i förening med andre av styrelsen utsedd firmatecknare. Ordförande ska tillsammans med förste- och andre vice ordförande samt skattmästare lägga stor vikt vid uppföljning av budget och verksamhetsplaner. Ordförande ska tillsammans med förste- och andre vice ordförande övervaka efterlevandet av Föreningen Ekonomernas stadga och policy, samt ansvara för att de hålls uppdaterade och relevanta för föreningen. Ordförande ska på förekommen anledning uträtta annan styrelseledamots befogenheter. Ordförande är ytterst ansvarig för de anställningar som sker inom Föreningen Ekonomerna. Ordförande ska i egenskap av personalchef minst en gång per termin ha utvecklingssamtal med samtliga styrelsemedlemmar samt anställd personal. Ordförande ska utfärda intyg till styrelsen, utskottsordföranden, projektledare samt andra personer hon/han finner lämpligt. Ordförande ansvarar för att årsberättelse skrivs av samtliga styrelseledamöter. Ordförande ska dokumentera sitt arbete på lämpligt sätt för att göra överlämnandet till efterträdande styrelse och sin efterträdare så smidigt som möjligt. Ordförande ska verka för att en gedigen överlämning sker på samtliga poster inom styrelsen. Detta bör ske i enlighet med rekommendationer och ramar givna i Manual 65. Ordförande håller tillsammans med andre vice ordförande i stormötena mellan styrelse och Ledningsgrupp. Ordförande ska i första hand prioritera föreningens egna arrangemang och ska i mesta möjliga mån vara med på så många av dessa som möjligt. 1

3 Externt Ordförande ska tillsammans med förste vice ordförande säkerställa och underhålla samarbetet med Företagsekonomiska institutionen. Ordförande representerar föreningen i Rådet som är en samarbetsplattform mellan Föreningen Ekonomerna och Företagsekonomiska institutionen. Ordförande har i egenskap av sin befattning representation i Institutionsstyrelsen vid Företagsekonomiska institutionen, Stockholms Universitet. Ordförande ansvarar för att minst två gånger per termin informera om föreningens verksamhet på institutionsstyrelsens möten. Ordförande representerar Föreningen Ekonomerna i U9-samarbetet. I samband med U9-konferenser ansvarar ordförande för att inhämta eventuella frågeställningar från styrelsen samt att avrapportera väsentligheter på påföljande styrelsemöte. Ordförande ska i största möjliga mån närvara som Föreningen Ekonomernas representant på Stockholms universitets promoveringar. Ordförande är föreningens ansikte utåt. Han/hon är den person som vid högtidliga tillfällen ska representera föreningen genom tal på middagar, invigningar och dylikt, samt överlämna presenter till andra föreningar och kårer. Detta medför att ordförande bör besöka andra föreningar och kårer under året. Ordförande ska verka för att en god och regelbunden kontakt sker med övriga fakultetsföreningar på Stockholms universitet och Stockholms universitets studentkår. Ordförande representerar Föreningen Ekonomernas under Nobelfestligheterna och därtill obligatoriska representationstillfällen. Om denne inte har möjlighet att närvara ska en annan representant från styrelsen utses. 2

4 Förste vice ordförande och Utbildningsansvarig Internt Skall samarbeta med, samt vid behov tillfälligt ersätta ordförande. Skall vid behov kunna ta ansvar för ledning av arbetsgrupper inom ramen för styrelsens arbetsområde. Skall tillsammans med ordförande och andre vice ordförande övervaka efterlevandet av Föreningen Ekonomernas stadga och policy, samt ansvara för att de hålls uppdaterade och relevanta för Föreningen. Skall tillsammans med ordförande, skattmästare och andre vice ordförande lägga särskild vikt vid uppföljning av budget och verksamhetsplaner. Skall vid behov uträtta annan styrelseledamots befogenheter. Har det yttersta utbildningsansvaret i Föreningen Ekonomerna. Ansvarar för de nationella utbildningsfrågorna och skall vid behov kalla till möten gällande detta. Ansvarar för Utbildningsutskottets strategiska planering i samförstånd med dess ordförande och vice ordförande, detta innebär ett tätt samarbete med Utbildningsutskottet. Skall dokumentera sitt arbete på lämpligt sätt för att göra överlämnandet till efterträdande styrelse och sin efterträdare så smidigt som möjligt. 3

5 Externt Är tillsammans med ordförande Föreningen Ekonomernas ansikte utåt. Representerar Föreningen Ekonomerna i Rådet som är en samarbetsplattform mellan Föreningen Ekonomerna och Företagsekonomiska Institutionen. Sitter som ordinarie studentrepresentant i Företagsekonomiska institutionens Institutionsstyrelse och Utbildningsnämnd. Skall i största möjliga mån närvara som Föreningen Ekonomernas representant på Stockholms universitets promoveringar. Representerar Föreningen Ekonomerna i U9-samarbetet. Skall inför U9- konferenser inhämta eventuella frågeställningar från utbildningsutskottet och varje U9-konferens avrapportera till Utbildningsutskottet, och till styrelsen vid relevanta frågor. Skall tillsammans med ordförande säkerställa och underhålla samarbetet med Företagsekonomiska Institutionen, andra studentföreningar och kårer. Skall två veckor innan varje möte med Företagsekonomiska institutionens Utbildningsnämnd tillsammans med ordförande för Utbildningsutskottet ha ett möte med studierektor på grundnivå för att diskutera aktuella utbildningsfrågor vid institutionen. 4

6 Andre vice ordförande Andre vice ordförande skall samarbeta med samt vara back-up för ordförande och vice ordförande. Detta innefattar att vid behov vara ordförande på styrelsemöten samt vara ansiktet utåt. Andre vice ordförande skall tillsammans med ordförande och förste vice ordförande övervaka efterlevandet av Föreningen Ekonomernas stadga och policy samt ansvara för att de hålls uppdaterade och relevanta för föreningen. Andre vice ordförande skall tillsammans med ordförande, skattmästare och förste vice ordförande lägga särskild vikt vid uppföljning av budget och verksamhetsplaner. Andre vice ordförande ansvarar för föreningens interna relationer och fungerar som en länk mellan styrelsen och utskottens, mästeriernas och projektens ordförande. Andre vice ordförandes främsta uppgift är att verka för integration mellan föreningens utskott, mästerier och fristående projekt. Andre vice ordförande skall kunna ta ansvar för ledning av arbetsgrupper inom ramen för styrelsens arbetsområde. Andre vice ordförande är samordnare för ledningsgruppen och ska kontinuerligt kalla alla till ledningsgruppsmöten. Andre vice ordförande ska sköta rekrytering av projektledare eller mästeriordförande om projektet eller mästeriet är helt nytt för Föreningen. Andre vice ordförande skall dokumentera sitt arbete på lämpligt sätt, samt tillhandahålla kontaktlistor och annan nödvändig information till efterträdande styrelse och sin efterträdare. Andre vice ordförande skall minst en gång per termin kalla till stormöten mellan styrelsen och ledningsgruppen. 5

7 Skattmästare Skattmästaren skall vara insatt i budget, verksamhetsplan, stadga och policy för föreningen Ekonomerna. Skattmästaren skall kunna ta ansvar för ledning av arbetsgrupper inom ramen för styrelsens arbetsområde Skattmästaren tecknar samtliga konton för föreningen Ekonomerna. Skattmästaren skall tillsammans med ordförande, förste vice ordförande och andre vice ordförande lägga särskild vikt vid uppföljning av budget och verksamhetsplaner. Skattmästaren skall tillsammans med Vice skattmästare löpande sköta likviditeten, d.v.s. in- och utbetalningar. Skattmästaren är den person som ansvarar för den löpande redovisningen. Detta innebär bland annat kontering av allt bokföringsmaterial. Skattmästaren ansvarar tillsammans med Vice skattmästare för den löpande redovisningen. Detta innebär bl. a. Kontering av allt bokföringsmaterial. Skattmästaren skall på månadsbasis stämma av samtliga balanskonton. Skattmästaren sammanställer årsbudget för föreningen Ekonomerna som styrelsen ska lägga fram som förslag till föreningsmötet. Föreningsmötet fastställer sedan budgetförslaget för verksamhetsåret. Skattmästaren skall tillsammans med Vice skattmästare på kvartalsbasis stämma av de ekonomiska rapporterna lagd mot årsbudget samt sammanställa likviditetsrapport och-prognos. Skattmästare ska tillsammans med Vice skattmästare redogöra för föreningens ekonomiska läge genom att presentera resultat-, balans och likviditetsrapporter. Skattmästaren skall tillsammans med Andre vice ordförande kontrollera att utskotten följer fastställd budget. Skattmästaren ska sammanställa bokslut per den 30 juni. I samband med detta görs även en inventering av lager och inventarier samt en deklaration. Ansvaret för inventering av spritförrådet kan delegeras till Öfverspritis eller dess ställföreträdare. 6

8 Skattmästaren skall dokumentera sitt arbete på lämpligt sätt för att göra överlämnandet till efterträdande styrelse och sin efterträdare på ett smidigt sätt. Vice Skattmästare Vice Skattmästare skall vara insatt i budget, verksamhetsplan, stadga och policy för Föreningen Ekonomerna. Vice Skattmästare skall kunna ta ansvar för ledning av arbetsgrupper inom ramen för styrelsens arbetsområde. Vice Skattmästare tecknar samtliga konton för Föreningen Ekonomerna. Vice Skattmästare skall tillsammans med Skattmästare löpande sköta likviditeten, d.v.s. in- och utbetalningar. Vice Skattmästare ansvarar tillsammans med Skattmästare för den löpande redovisningen. Detta innebär bl.a. kontering av allt bokföringsmaterial. Vice Skattmästaren skall tillsammans med Skattmästare på kvartalsbasis stämma av de ekonomiska rapporterna lagd mot årsbudget samt sammanställa likviditetsrapport och -prognos. Skattmästare ska tillsammans med Vice skattmästare redogöra för föreningens ekonomiska läge genom att presentera resultat-, balans och likviditetsrapporter. Vice Skattmästare skall dokumentera sitt arbete på lämpligt sätt för att göra överlämnandet till efterträdande styrelse och sin efterträdare så smidigt som möjligt. 7

9 Näringslivsansvarig Näringslivsansvarige skall vara insatt i budget, verksamhetsplan, stadga och policy för Föreningen Ekonomerna. Näringslivsansvarige skall kunna ta ansvar för ledningen av arbetsgrupper inom ramen för styrelsens arbetsområde. Näringslivsansvarige ansvarar för Föreningen Ekonomernas samarbeten med näringslivet. Näringslivsansvarige ansvarar för att utvärdera samarbetsavtalen och att arbeta för att de förnyas vid avtalens utgång. Näringslivsansvarige ansvarar för näringslivsutskottets strategiska planering i samförstånd med dess ordförande och vice ordförande. Näringslivsansvarige skall aktivt arbeta med att utarbeta nya samarbeten med näringslivet. Näringslivsansvarige ska även ha ett nära samarbete med alla delar inom föreningen såsom utskotten och projekten. Detta sker med fördel genom aktivt deltagande på utskottsmöten. Näringslivsansvarige skall dokumentera sitt arbete på lämpligt sätt för att göra överlämnandet till efterträdande styrelse och sin efterträdare så smidigt som möjligt. Näringslivsansvarige representerar Föreningen Ekonomerna i Rådet som är en samarbetsplattform mellan Föreningen Ekonomerna och Företagsekonomiska institutionen. 8

10 Marknadsföringsansvarig Marknadsföringsansvarige skall vara insatt i budget, verksamhetsplan, stadga och policy för Föreningen Ekonomerna. Marknadsföringsansvarige skall kunna ta ansvar för ledningen av arbetsgrupper inom ramen för styrelsens arbetsområde. Marknadsföringsansvarige är ansvarig för all marknadsföring som riktar sig gentemot aktiva och icke-aktiva medlemmar. Marknadsföringsansvarige är ansvarig för all marknadsföring som riktar sig gentemot externa intressenter inom privat och offentlig sektor, näringslivet samt andra ideella organisationer. Marknadsföringsansvarig godkänner allt marknadsföringsmaterial som går ut från föreningen. Marknadsföringsansvarig ansvarar för marknadsföringsutskottets strategiska planering i samförstånd med dess ordförande och vice ordförande. Marknadsföringsansvarige ska även ha ett nära samarbete med alla delar inom föreningen så som utskotten och projekten. Detta sker med fördel genom aktivt deltagande på utskottsmöten. Marknadsföringsansvarige skall dokumentera sitt arbete på lämpligt sätt för att göra överlämnandet till efterträdande styrelse och sin efterträdare så smidigt som möjligt. 9

11 Internationellt ansvarig Internationellt ansvarig skall vara insatt i budget, verksamhetsplan, stadga och policy för Föreningen Ekonomerna. Internationellt ansvarig skall kunna ta ansvar för ledningen av arbetsgrupper inom ramen för styrelsens arbetsområde. Internationellt ansvarig ansvarar för föreningens internationella kontakter. Internationellt ansvarig ska ha löpande kontakt med institutionen genom att gå på möten med Office of International Affairs samt ha god kontakt med andra intressenter beträffande internationella frågor. Internationellt ansvarig ansvarar för Internationella utskottets strategiska planering i samförstånd med dess ordförande och vice ordförande. Internationellt ansvarig verkar för att få bättre kontakt med andra studentföreningar utomlands. Internationellt ansvarig ska dokumentera sitt arbete på lämpligt sätt för att göra överlämnandet till efterträdande styrelse och sin efterträdare så smidigt som möjligt. Internationellt ansvarig är den närmaste kontaktpersonen för välkomstverksamheten för utländska studenter samt ansvarar för enskilda aktiviteter under resten av terminen. 10

12 IT-ansvarig IT-ansvarige skall vara insatt i budget, verksamhetsplan, stadga och policy för Föreningen Ekonomerna. IT-ansvarige skall kunna ta ansvar för ledningen av arbetsgrupper inom ramen för styrelsens arbetsområde. IT-ansvarige skall aktivt arbeta med föreningens strategiska och operativa IT-frågor. IT-ansvarige skall ansvara för IT-utskottets strategiska planering i samförstånd med dess ordförande och vice ordförande. IT-ansvarige skall vara ytterst ansvarig för medlemskapssystemet. IT-ansvarige skall på löpande basis rapportera antalet registrerade medlemmar till styrelsen. IT-ansvarige skall ansvara för att hemsidans funktioner är tillfredställande. IT-ansvarige skall ansvara för att föreningens dator- och servermiljö underhålls. IT-ansvarige skall ansvara för föreningens IT-säkerhet. IT-ansvarige skall hålla en uppdaterad lista över: Föreningens inloggningar och dess lösenord. Föreningens webbdomäner. Föreningens mjukvara och dess licenser. Föreningens hårdvara. IT-ansvarige skall även ha ett nära samarbete med alla delar inom föreningen så som utskotten och projekten. IT-ansvarige skall dokumentera sitt arbete på lämpligt sätt för att göra överlämnandet till efterträdande styrelse och sin efterträdare så smidigt som möjligt. 11