Förbundsordförandens, de två vice förbundsordförandens och förbundssekreterarens. Först fastställd Senast reviderad

HTML
DOWNLOAD

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Förbundsordförandens, de två vice förbundsordförandens och förbundssekreterarens. Först fastställd Senast reviderad"

Kristin Hansson
för 8 år sedan
Visningar:

1 Förbundsordförandens, de två vice förbundsordförandens och förbundssekreterarens arbetsbeskrivningar Först fastställd Senast reviderad

2 1. Arbetsbeskrivning: Förbundsordföranden 1.1 Förbundsordförandens funktion Förbundsordföranden är förtroendevald med fokus på främst ledarskap och representation. Utöver det fungerar förbundsordföranden som ett stöd i både förbundssekreterarens och styrelsens arbete. 1.2 Förbundsordförandens arbetsuppgifter Förbundsordföranden leder förbundets dagliga arbete. Ordföranden följer upp beslut mellan möten, håller kontakt med aktiva och fungerar som stöd åt valberedning och centrala arbetsgrupper. Förbundsordföranden leder styrelsen i dess arbete och ansvarar för att styrelsen fungerar effektivt. Personen håller regelbunden kontakt med övriga styrelsemedlemmar, minst en gång varannan vecka, och hjälper även styrelsemedlemmarna med arbetsfördelning och fungerar som ett stöd och bollplank i deras arbete. Förbundsordföranden kallar även till styrelsemöten och ansvarar för att dagordning samt diskussions- och beslutsunderlag kommer ut i tid till ledamöterna. Förbundsordföranden representerar förbundet såväl externt som internt. Externt innebär det att representera förbundet gentemot Piratpartiet, andra organisationer, i media, på internet, samt på offentliga tillställningar där Ung Pirat närvarar. Internt innebär det att hålla kontakt med distrikt och lokalavdelningar samt synas av och kommunicera med de egna medlemmarna. Förbundsordföranden har även som uppgift att hjälpa förbundssekreteraren förbereda och sammanställa statsbidragsansökan till Ungdomsstyrelsen. Förbundsordföranden ansvarar slutligen för att en skriftlig och muntlig överlämning sker till efterträdaren. Förbundsordförande hjälper, inspirerar och motiverar lokalavdelningarnas styrelse i dess arbete. Förbundsordförande ska ha ett särskilt ansvar mot distrikten. Förbundet ska säkerställa att varje distrikt håller sin årliga kongress och att förbundet finns representerat på varje kongress. Förbundsordföranden ska vara ett stöd för förbundets arbetsgrupper. 2

3 1.3 Sammanfattning Ansvarar för att leda förbundet i dess dagliga arbete. Ansvarar för att leda och samordna styrelsens arbete. Ansvarar för att representera förbundet utåt. Ansvarar för att hålla kontakt med distrikt och lokalavdelningar och synas av och kommunicera med de egna medlemmarna. Ansvarar för att hjälpa förbundssekreteraren med statsbidragsansökan. Ansvarar för att en skriftlig och muntlig överlämning sker till efterträdaren. Är i övrigt ett stöd till både förbundssekreteraren och styrelsen i deras arbete. Ansvarar för att coacha lokalavdelningarnas styrelse. Ansvara för att förbundet finns representerat på varje distrikskongress 3

4 2. Arbetsbeskrivning: Förbundssekreteraren 2.1 Förbundssekreterarens funktion Förbundssekreteraren är förtroendevald med fokus på främst administration och ekonomi. Utöver det fungerar förbundssekreteraren som ett stöd i både förbundsordförandes och styrelsens arbete. 2.2 Förbundssekreterarens arbetsuppgifter Förbundssekreteraren ansvarar för förbundets ekonomi och bokföring. Detta innebär, bland annat, betalning av fakturor, fakturering, utbetalning av löner, etc. I arbetet ingår även att hålla styrelsen informerad om förbundets ekonomi och presentera budgetuppföljning för styrelsen med jämna mellanrum. Förbundssekreteraren ansvarar också för administrativ kontakt med lokalavdelningar och distrikt. I arbetet ingår att granska lokalavdelningarna och, utifrån förbundets fastslagna bidragssystem, betala ut bidrag till både lokalavdelningar och distrikt. Dessutom ingår att godkänna nya lokalavdelningar och lägga upp dem på förbundets webbutrymmen. Till arbetsuppgifterna hör även arkivering. Det inkluderar dels protokoll från förbundskongressen och förbundsstyrelsen, dels de kongress- och årsmötesprotokoll som inkommer från lokalavdelningar och distrikt. Det inkluderar även andra för förbundet relevanta dokument, exempelvis centrala styrdokument. Förbundssekreteraren ansvarar för att dessa dokument görs tillgängliga för medlemmarna i enlighet med förbundets öppenhetspolicy. En viktigt uppgift för förbundet är den årliga statsbidragsansökan till Ungdomsstyrelsen. Förbundssekreteraren ansvarar för att denna ansökan sammanställs och skickas in i tid. Uppgiften kräver även att förbundssekreteraren under arbetets gång håller nödvändig kontakt med Ungdomsstyrelsen. Förbundssekreteraren ansvarar slutligen för att en skriftlig och muntlig överlämning sker till efterträdaren. Förbundssekreteraren hjälper lokalavdelningar och distrikt med visst administrativt arbete, exempelvis bokslut och hjälp med bankkonton. För distrikten kan det också gälla landstingsbidrag. Förbundssekreteraren ska vara ett stöd för förbundets arbetsgrupper. 4

5 2.3 Sammanfattning Ansvarar för förbundets ekonomi och bokföring. Ansvarar för administrativ kontakt med lokalavdelningar och distrikt. Ansvarar för arkivering av protokoll och övriga för förbundet relevanta dokument, samt för att dessa görs tillgängliga för medlemmarna. Ansvarar för att förbundets statsbidragsansökan färdigställs och skickas in i tid till ungdomsstyrelsen. Ansvarar för att en skriftlig och muntlig överlämning sker till efterträdaren. Är i övrigt ett stöd till både förbundsordföranden och styrelsen i deras arbete. Ansvarar för att stödja lokalavdelningar och distrikt med administrativt arbete. 5

6 3. Arbetsbeskrivning: Vice Förbundsordförande med särskilt ansvar för externt arbete Vice Förbundsordförande med särskilt ansvar för externt arbete refereras hädanefter till som vice externt i detta dokument. 3.1 Funktion Vice externt ska arbeta med att samordna arbetsgrupperna inom det externa huvudområdet. Detta innebär planering och administrering av både möten och verksamhet. Denna vice förbundsordföranden är en av de förtroendevalda inom styrelsen som utsetts för att utgöra ett särskilt stöd för förbundsordföranden. Arbetets fokus ligger främst på att samordna det extra huvudområdet och att vid behov fungera som avlastning för förbundsordföranden. Denna vice är förste ersättare för förbundsordföranden. 3.2 Arbetsuppgifter Vice externt ska samordna arbetsgrupperna i det externa huvudområdet. Detta innebär planering och administrering av både möten och verksamhet. Vice externt ska representera förbundet externt. Det innebär att representera förbundet gentemot andra organisationer, varav främst organisationer förbundet är medlem i, samt i media, på internet och på offentliga tillställningar där Ung Pirat närvarar. Vice externt är förste ersättare för förbundsordförande. Det innebär att hen ska vara redo att utföra förbundsordförandes arbetsuppgifter i situationer där det behövs och förbundsordföranden är frånvarande. 6

7 3.3 Sammanfattning Deltar i att representera förbundet utåt mot andra organisationer och media. Ansvarar för att vara redo att ersätta förbundsordföranden i situationer det krävs. Ansvarar för att i övrigt vara ett stöd till förbundsordföranden i hens arbete. Ansvarar för att samordna arbetsgrupperna i det externa huvudområdet. Ansvarar för att arbetsgrupperna i det externa huvudområdet har aktuella styrdokument. Ansvarar för att sammanställa och presentera rapporterna från arbetsgrupperna i det externa huvudområdet för styrelsen. 4. Arbetsbeskrivning: Vice Förbundsordförande med särskilt ansvar för internt arbete Vice Förbundsordförande med särskilt ansvar för internt arbete refereras hädanefter till som vice internt i detta dokument. 4.1 Funktion Denna vice förbundsordföranden är en av de förtroendevalda inom styrelsen som utsetts för att utgöra ett särskilt stöd för förbundsordföranden. Arbetets fokus ligger främst på att samordna det interna huvudområdet och att vid behov fungera som avlastning för förbundsordföranden. Denna vice är andre ersättare för förbundsordföranden. 7

8 4.2 Arbetsuppgifter Vice internt ska arbeta med att samordna arbetsgrupperna inom det interna huvudområdet. Detta innebär planering och administrering av både möten och verksamhet. Vice internt ska stödja förbundsordföranden i dess interna arbete med att ta fram möteshandlingar och se till att dessa når ut i tid till styrelsen. Vice internt ska vara i kontakt med förbundsordföranden regelbundet och vara tillgänglig för rådgivning i förbundsordförandens arbete. Vice internt ska arbeta med förbundets interna kommunikation. Vice internt är andre ersättare för förbundsordförande. Det innebär att en ska vara redo att utföra förbundsordförandes arbetsuppgifter i situationer där det behövs och förbundsordföranden är frånvarande. 4.3 Sammanfattning Deltar i förbundsordförandens organiserande arbete inom styrelsen. Ansvarar för att vara redo att ersätta förbundsordföranden i situationer det krävs. Ansvarar för att i övrigt vara ett stöd till förbundsordföranden i hens arbete. Ansvarar för att samordna arbetsgrupperna i det interna huvudområdet. Ansvarar för att arbetsgrupperna i det interna huvudområdet har aktuella styrdokument. Ansvarar för att sammanställa rapporterna från arbetsgrupperna i det interna huvudområdet till styrelsen. 8

Relevanta dokument

Ung Pirats verksamhetsberättelse för 2009

Ung Pirats verksamhetsberättelse för 2009 Lagd till handlingarna av förbundskongressen 2010 1 Inledning Ung Pirat fick under 2009 sitt första större bidrag från Ungdomsstyrelsen. Mycket av året kan liknas