Uppdragsbeskrivning för Konstkårens Presidium

Transkript

1 Uppdragsbeskrivning för Konstkårens Presidium Antagen av Fullmäktige Utkast, revideras av Styrelsen Denna uppdragsbeskrivning beskriver ansvarsområden och uppgifter för Konstkårens presidium. Presidiet har vissa övergripande uppgifter som framgår av Konstkårens stadgar samt i detta dokument. Konstkårens ordförande har också vissa arbetsuppgifter knutna till ordförandeposten. Utöver de övergripande uppgifterna finns följande ansvarsområden som fördelas inom presidiet och/eller inom styrelsen på ett sätt som presidiet och styrelsen själva beslutar: 1. (Övergripande uppgifter) 2. Utbildningsfrågor 3. Studiesociala frågor 4. Arbetsmiljö 5. Ekonomi 6. Kommunikation 7. Medlemsregister 8. Internationella studenter 9. Arbetsmarknadsfrågor Dessa ansvarsområden rymmer var och en olika arbetsuppgifter vilka beskrivs nedan. Presidiet är en del av styrelsen som är det organ som tar beslut i många frågor och ärenden samt fungerar som ett diskussionsforum för presidiet. Se Arbetsordning för Konstkårens Styrelse för information om styrelsens åligganden och åtaganden. 1. Övergripande uppgifter 1. Utföra Fullmäktiges och Styrelsens beslut 2. Vara tillgänglig genom mejl och telefon för Konstkårens räkning 3. Kommunicera regelbundet med sektionerna 4. Kommunicera regelbundet med studentrepresentanter 5. Utgöra Konstkårens ansikte inåt och utåt 6. Administrera och förhandla om Konstkårens avtal och samarbeten 7. Förvalta Konstkårens lokaler, förvaringsutrymmen och utrustning, både fysiska och digitala

2 Sida 2 av 9 1. Utföra Fullmäktiges och Styrelsens beslut Vanligtvis är det styrelsen som formellt utför Fullmäktiges beslut, men styrelsen och även fullmäktige kan delegera direkt till presidiet att både bereda och verkställa besluten. Ofta handlar det om att driva frågor i olika forum och t.ex. sammanställa skrivelser, vilka styrelsen beslutar om riktning för. Många viktiga handlingar och dokument inför fullmäktige såsom verksamhetsberättelse, bokslut, verksamhetsplan, budget, styrdokument och åsiktsdokument som styrelsen tar beslut om har i praktiken presidiet i uppgift att sammanställa. Det är även presidiets uppgift att sammanställa och dokumentera handlingar som dagordning, bilagor och protokoll inför styrelsemöten och fullmäktigemöten. 2. Tillgänglighet genom mejl och telefon Ett av presidiets viktigaste uppgifter är att ta hand om inkomna mejl och telefonsamtal och förmedla ärenden vidare till sektionerna eller Konstkårens styrelse, eller ta hand om dem själva. 3. Kommunicera regelbundet med sektionerna För att hålla uppe ett flöde av kommunikation från studenterna till fakultetsledningen krävs förutom att sektionerna kommunicerar med presidiet även att presidiet aktivt kommunicerar med sektionerna. Detta sker företrädelsevis genom Konstkårens styrelse, men även enskilda möten med de olika sektionerna rekommenderas för att presidiet ska hållas a jour med aktuella frågor på institutionerna. 4. Kommunicera regelbundet med studentrepresentanter Här åsyftas studentrepresentanterna på fakultetensnivå förutom de som besitter poster som inte presidiet själva gör, t.ex. Campus Näckrosen, bibliotekskommitté, Lärarförslagsnämnd, Kvalitetsråd. Rapportering från dessa organ ska förekomma på Konstkårens styrelsemöten, och om studentrepresentanterna inte kan närvara är det presidiets uppgift att föra en diskussion om aktuella ärenden i styrelsen. 5a. Utgöra Konstkårens ansikte inåt Det är presidiets uppgift att vara Konstkårens ansikte för samtliga studenter. Det innebär att vara synlig på institutionerna, framför all vid större samlingar vid terminsstart och terminsavslutning, tillsammans med de förtroendevalda sektionsaktiva.

3 Sida 3 av 9 Presidiet bör också medverka vid sektionernas sektionsmöten och sektionsstyrelsemöten emellanåt i mån av tid. Presidiet är ständigt adjungerade med närvaro och yttranderätt till sektionsstyrelsemötena och sektionsmötena. 5b. Utgöra Konstkårens ansikte utåt Presidiet har en viktig uppgift att företräda Konstkåren som organisation och vårda Konstkårens varumärke och rykte i de råd och forum de sitter i. Det är också presidiets uppgift att vara Konstkårens ansikte i media vid behov och lämpliga tillfällen. Vid GU finns tidningen Spionen som har särskilt ansvar att granska universitetet, och utgör således en utmärkt kanal att framföra Konstkårens åsikter och ståndpunkter i vissa sammanhang. Det är slutligen också presidiets uppgift att representera Konstkåren vid särskilda publika evenemang, t.ex. GU:s professorsinstallation och doktorspromovering. 6. Avtal och samarbeten Konstkårens styrelse beslutar om ingående, ändringar och uppsägning av avtal i Konstkårens namn, och det är presidiets uppgift att förhandla om och administrera dessa avtal. Presidiet kan också arbeta med att hantera olika typer av samarbeten med externa parter, t.ex. studenterbjudanden till fakultetens eller Konstkårens studenter. 7a. Lokaler och utrustning Konskåren har sedan 2010 kontorslokaler i Studenternas hus på Götabergsgatan. Det är presidiets ansvar att hantera nycklar och kortaccess till lokalerna. Det finns en vaktmästare på Studenternas hus som administrerar detta. Presidiet ansvarar också för att hålla ordning på kontoret, i Konstkårens pappersarkiv, och i de gemensamma utrymmen som finns som delas med Göta, GUS och Spionen. 7b. E-post och digitalt förvaringsarkiv Vidare är det presidiets uppgift att hantera Konstkårens mejladresser som tillhandahålls från GU (*@konstkaren.gu.se) genom Google-tjänster, och därigenom också det digitala förvaringsarkiv (Google Drive) som presidiet kan använda för att enkelt och smidigt arbeta med och ha tillgång till aktuella dokument tillsammans.

4 Sida 4 av 9 Ordförande Ordföranden står som firmatecknare för Konstkåren och är ytterst ansvarig för ekonomin. Ordföranden har också ett visst ansvar för utbildningsfrågor även om ansvarsområdet huvudsakligen inte läggs på ordföranden. En studentrepresentantpost i Fakultetsstyrelsen och studentrepresentantposten i Prefektrådet är direkt knuten till ordföranden, om inte styrelsen beslutar något annat. Vice ordförande Konstkårens presidium inbegriper 1-2 vice ordföranden. Samtliga vice ordförande har ett visst ansvar för utbildningsfrågor även om ansvarsområdet huvudsakligen inte läggs på dem. En av studentrepresentantposterna i Fakultetsstyrelsen är direkt knuten till en vice ordföranden, om inte styrelsen beslutar något annat. 2. Utbildningsfrågor Konstnärliga fakulteten Presidial med ansvar för utbildningsfrågor ska företräda och representera studenterna på fakultetsnivå vid Konstnärliga fakulteten. På institutionsnivå är det sektionernas kåraktiva som sköter den direkta studentrepresentationen, men även där ska presidiet finnas som stöd vid behov samt kommunicera utbildningsrelaterade frågor med Sektionerna åt båda hållen. Studentrepresentantposten i Lärarförslagsnämnden och en av studentrepresentantposterna i Kvalitetsrådet (tillika posten i Kvalitetsrådets styrgrupp) vid Konstnärliga fakulteten, är direkt knutna till presidialen med ansvar för utbildningsfrågor, om inte styrelsen beslutar något annat. Studentärenden Enskilda studentärenden går i första hand genom sektionen och de sektionsaktiva. Vid behov kan också presidiet kopplas in som stöd, alltså presidial med ansvar för utbildningsfrågor. Räcker inte presidiets tid eller kunskap till kan presidiet koppla in GUS studentombud om studenten vill. Vissa studentärenden av mer känslig natur kan också falla inom ansvarområdet för arbetsmiljö och likabehandling, i vilket fall presidialerna med dessa ansvarsområden tar an sig ärendet tillsammans.

5 Sida 5 av 9 GUS Presidial med ansvar för utbildningsfrågor ska företräda och representera Konstkårens studenter i Göteborgs Universitetets Studentkårers samarbetsorgan, GUS. Konstkåren är sedan 2010 medlemskår i GUS och enligt GUS stadgar har Konstkåren för närvarande 1 mandat i GUS styrelse, vilket tillfaller presidial med ansvar för utbildningsfrågor som ordinarie ledamot. Till ordinarie ledamot kommer 1 ersättare, vilken väljs av Konstkårens styrelse. GUS-interna arbetsgrupper och andra organ såsom Valberedning tillfaller också presidial med ansvar för utbildningsfrågor i mån av tid, och annars är det upp till styrelsen att utse Konstkårens representanter i dessa organ. Vid regelbundna möten som GUS administrerar för medlemskårerna såsom Rektorsfrukost och Rektors Chefs- och Prefektmöte ska presidial med ansvar för utbildningsfrågor företräda Konstkåren i mån av tid. Slutligen har presidial med ansvar för utbildningsfrågor även i uppgift att kommunicera relevant information och frågor genom GUS och GU, och Konstkårens sektioner åt båda håll. 3. Studiesociala frågor Presidial med ansvar för studiesociala frågor har till uppgift att samordna studiesociala aktiviteter på fakultetsnivå, att vara kontaktperson för sektionerna gällande deras studiesociala aktiviteter bland annat gällande fakultetsstöd, samt att driva studiesociala frågor i lämpliga forum. Många frågor om detta hör hemma på institutionsnivå men presidial har också i uppgift att stödja sektionerna i deras arbete och ta frågor till fakultetsnivå på Konstnärliga fakulteten vid behov. Fakultetsstöd för studiesociala aktiviteter Konstkåren erhåller varje år särskilda medel från Konstnärliga fakulteten för studiesociala aktiviteter. Dessa medel förvaltas av Konstkårens styrelse. Sektioner och studentgrupper kan söka om pengar för att anordna studiesociala aktiviteter. Dessa pengar får inte gå till alkohol. Presidial med ansvar för studiesociala frågor har till uppgift att administrera dessa ansökningar. Detta görs lämpligast via en ansökningsblankett som ska finnas tillgänglig för studenterna. Det är sedan Konstkårens styrelse som tar beslut om inkomna ansökningar, samt om bredare perspektiv och eventuella strategiska satsningar av medlen. Styrelsen kan t.ex. delegera ansvaret för en viss del av medlen avsedda för en institution till respektive sektionsstyrelse. Presidial med ansvar för studiesociala frågor har också till uppgift att betala ut pengar till beviljade ansökningar och begära in kvitton på använda medel.

6 Sida 6 av 9 Institutionsövergripande aktiviteter Presidial med ansvar för studiesociala frågor har också till uppgift att samordna arrangemang av institutionsövergripande aktiviteter. Konstkåren har t.ex. anordnat Konstpub för samtliga studenter och MasterMingel (presentationer av spännande ämnesövergripande konstprojekt av studenter, alumner och verksamma konstnärer) för masterstudenterna vid Konstnärliga fakulteten. Styrelsen eller presidiet kan tillsätta särskilda arbetsgrupper för att arrangera dessa aktiviteter, till vilka presidial med ansvar för studiesociala frågor är sammankallande. Det rekommenderas också att avsätta en del av de studiesociala medlen från fakulteten till dessa aktiviteter. Göteborgs Förenade Studentkårer Konstkåren är sedan 2010 medlemskår i Göteborgs Förenade Studentkårer, GFS, och ska där företräda och representera Konstkårens studenter. För närvarande har Konstkåren ett mandat i GFS vilken tillfaller presidial med ansvar för studiesociala frågor som ordinarie ledamot. Till ordinarie ledamot kommer 1 ersättare, vilken väljs av Konstkårens styrelse. GFS-interna arbetsgrupper och andra organ såsom Studiesocial grupp, Valberedning och Ägarutskottet tillfaller också presidial med ansvar för studiesociala frågor i mån av tid, annars får styrelsen besluta att utse Konstkårens representanter i dessa organ. GFS är också medlemskårernas samordnare för Studentforum, ett forum för studentkårer och politiker Göteborgs stad. För närvarande har Konstkåren en plats i Studentforum som tillfaller presidial med ansvar för studiesociala frågor. 4. Arbetsmiljö- och likabehandlingsfrågor Arbetsmiljöfrågor tangerar både utbildningsfrågor och studiesociala frågor. Den kan delas in i fysisk och psykosocial arbetsmiljö. Presidial med ansvar för arbetsmiljöfrågor bör vara studentarbetsmiljöombud (SAMO) och har till uppgift att samordna studentarbetsmiljöarbete och SAMO vid institutionerna. En av de två posterna i Lokala Arbetsmiljökommittén (LAMK) vid Konstnärliga fakulteten är direkt knuten till presidial med ansvar för arbetsmiljöfrågor, om inte styrelsen beslutar något annat. Likabehandling och jämställdhet ingår också i arbetsmiljöfrågor, men vid vissa institutioner finns en särskild likabehandlingsgrupp och likabehandlingsombud för studenterna. Presidial med ansvar för likabehandlingsfrågor har till uppgift att samordna likabehandlingsombuden vid Konstkåren.

7 Sida 7 av 9 5. Ekonomi Den eller de av presidialerna som står som firmatecknare ansvarar för Konstkårens ekonomi. Det innebär att se till att fakturor betalas, utbetalningar sker och skatt betalas in till skatteverket. Eventuellt kan en person arvoderas för ett uppdrag att hantera ekonomin, så att inte presidialerna t.ex. behöver betala ut lön till sig själva. Då måste presidiet och den ekonomiska hanteringspersonen ha en god kontakt och ett gott samarbete så att ekonomiska transaktioner sköts och bokförs korrekt och i tid. Banktjänster Konstkåren använder banktjänster för att kunna administrera in- och utbetalningar. Det är presidiets uppgift att ha kontakt med banken och se till att de får tillgång till Konstkårens bankkonton, eventuella bankkort, samt anmäla eventuella förändringar av firmatecknare för Konstkåren. Bokföring Presidiet har också ansvar för att sköta den löpande bokföringen för Konstkåren, att sammanställa ett bokslut inklusive balans- och resultaträkning efter avslutat verksamhetsår, samt att deklarera till skatteverket efter avslutat kalenderår. Fakturering Konstkåren skickar också fakturor till vissa aktörer i samband med vissa avtal. Presidiet har till ansvar att skapa, skicka och bokföra dessa fakturor. 6. Medlemsregister Membit Sedan 2010 använder sig Konstkåren av ett medlemshanteringssystem som tillhandahålls av Membit. Alla kårer vid GU använder samma system och har ett ramavtal tillsammans med GU och Membit. Medlemsregistret är direkt kopplat till GU:s servicecenter så att kårloggan skrivs till på medlemmars GU-kort som bevis för medlemskap och inbetald medlemsavgift för respektive kår. Studenter kan också själva generara en inbetalningsavi som vid betalning registrerar deras medlemskap. Den inbetalda medlemsavgiften till membit sätts sedan in på ett av Konstkårens bankonton.

8 Sida 8 av 9 I det gemensamma ramavtalet står GU för den allra största delen av kostnaderna. Membit fakturerar Konstkåren löpande under året och Konstkåren kan sedan fakturera GU för sina kostnader. Det är presidiets uppgift att ha kontakt med Membit och meddela aktuella medlemsavgifter och typer av medlemskap som Fullmäktige beslutar om, samt administrera utskick av inbetalningsavier till studenter vid Konstnärliga fakulteten. För närvarande har Konstkåren ett avtal med Göta studentkår som sköter viss del av denna administration, och då består presidiets uppgift att ha kontakt med Götas kansli som sköter detta. Register Det är presidiets uppgift att hämta hem aktuellt medlemsregister i Membit för att vara uppdaterade på medlemsantalet, anslutningsgraden och vilka som har betalat och inte. Presidiet kan också lämna vidare aktuella listor till sektionerna vid behov. Presidiet rekommenderas att också hantera kontant betalning, framför allt i samband med terminsstart, som komplement till inbetalningsavierna. Presidiet behöver då också föra in de kontanta betalningarna i membit-systemet samt förvara och hantera pengarna som har betalats in. 7. Kommunikation Presidiet har ett övergripande ansvar över att information flödas igenom Konstkåren på bästa sätt. För att nå ut med information till Konstkårens medlemmar och studenter finns följande informationskanaler till hands: 1. Konstkårens hemsida 2. Konstkårens facebook-sida 3. Konstkårens sida i Spionen 4. Nyhetsbrev/Blogg till studenterna 5. Grafisk kommunikation a) Affischer på institutionerna b) Trycksaker t.ex. informationsfoldrar c) Mejlutskick till studenter Presidiet förväntas vidare ha regelbunden kontakt med sektionerna och med studenter på institutionerna för att vara insatt i studenternas situation. Slutligen ska presidiet också vara tillgänglig via mejl, telefon, brev och i person för Konstkårens medlemmar och studenter, universitetetet och kårgemensamma organ samt för externa parter.

9 Sida 9 av 9 8. Internationella studenter GU anordnar i samband med terminsstart ett välkomstprogram för internationella studenter. Presidial med ansvar för internationella studenter har till uppgift att medverka i planeringen och utförandet av detta välkomstprogram. För närvarande har samtliga kårer ett tillfälle att presentera sig för alla nya internationella studenter, samt möjlighet att ha ett bord vid en slags studentmässa för att informera om sin verksamhet. Konstkårens språkpolicy om information på engelska är också relevant för presidial med ansvar för internationella studenter. 9. Arbetsmarknadsfrågor Arbetsmarknadsfrågor är vad man skulle kunna kalla studentkårens tredje uppgift, efter utbildningsoch studiesociala frågor. Presidial med ansvar för arbetsmarknadsfrågor har till uppgift att samordna arbeta kring arbetsmarknadsfrågor på sektionerna, att bistå sektionerna med tid och kunskap, samt att eventuellt arrangera vissa institutionsöverskridande arrangemang med arbetsmarknadsfrågor, t.ex. seminarium/föreläsning om att starta egen firma, entreprenörskap, konst- och kulturinstitutioner i samhället etc.