Instruktioner för förtroendevalda inom Saco-S föreningen vid Högskolan Dalarna 1

Transkript

1 Högskolan Dalarna Instruktioner för förtroendevalda inom Saco-S föreningen vid Högskolan Dalarna 1 Saco-S föreningen vid Högskolan Dalarna ska i sin verksamhet driva Saco-S fackliga politik och fullgöra de uppgifter som framgår av gällande kollektivavtal, Saco-S arbetstagarnyckel och övriga utfärdade anvisningar. För att möjliggöra detta utser föreningen vid sitt årsmöte i mars månad styrelseordförande, övriga styrelseledamöter, förhandlingsansvariga/förhandlingsdelegationer 2, representanter i de lokala informationsgrupperna och valberedning. För att tydliggöra vad styrelsen, de lokala informationsgrupperna samt valberedningens uppdrag är specificeras nedan vad som ingår i respektive ansvarsområde. Tillika specificeras hur ansvaret inom styrelsen med avseende på ordförande, vice ordförande, sekreterare och ledamöter är fördelat. Föreningens rätt att få vara med och påverka arbetsgivarbeslut innan de är fattade är reglerat i Medbestämmandelagen (MBL). I bilaga 1 finns därför en kortfattad beskrivning av arbetsgivarens informations- och förhandlingsskyldighet. Klicka här för att läsa lagen i dess helhet A. Föreningens styrelse och dess ledamöter 1. Styrelsens uppdrag Styrelsens uppdrag är att bereda olika frågor, förvalta de beslut som årsmötet fattat, leda föreningens arbete samt att representera föreningen i olika sammanhang. Det åligger därför styrelsen att företräda föreningen och därvid fullgöra de i stadgarna angivna uppgifterna: företräda medlemmarna i frågor av gemensamt intresse, såsom lokal arbetstagarorganisation gentemot myndigheten utöva de uppgifter som framgår av gällande avtal och/eller av Saco-S utfärdade anvisningar, 1 Beslut om denna instruktion fattades på föreningens årsmöte Om det inte beslutas något annat vid årsmötet så anmäls samtliga styrelseledamöter som fackliga förhandlare. Ordförande är huvudförhandlare. 1

2 utse/föreslå Saco-S föreningens representanter i myndighetsorgan och olika partssammansatta organ på arbetsplatsen, förmedla information till medlemmarna, vara ett forum för diskussion om Saco-S fackliga politik och andra gemensamma fackliga frågor, verka för ökad samhörighet mellan medlemmarna, verka för rekrytering av medlemmar till förbunden som är anslutna till Saco-S samt ha en löpande dialog med kontaktförbundet om viktiga frågor vid myndigheten. Saco-S föreningens styrelse ska enligt stadgarna bestå av ordförande samt åtta övriga ledamöter. Ledamöter och ordförande utses vid årsmötet. Styrelsen får adjungera medlem som styrelseledamot. Adjungerad ledamot av styrelsen har yttranderätt men inte rösträtt. Styrelsen utser inom sig vice ordförande, sekreterare och de övriga befattningshavare som behövs. Styrelsen beslutar även vem/vilka som ska vara firmatecknare och som ska ha rätt att skriva under avtal i föreningens namn. Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden eller då minst 4 ledamöter begär det. Styrelsen är beslutför då minst 4 ledamöter är närvarande. Vid lika röstetal gäller den mening som ordföranden biträder. 2. Ordförandes uppdrag Föreningens styrelse leds av en ordförande. Ordförande är huvudansvarig för det arbete som utförs av styrelsen och dess representanter och ska tillse att de beslut som årsmöte och styrelse fattar blir genomförda. Det är därför viktigt att den person som blir vald till ordförande har ett stort engagemang i föreningen och tid till att leda styrelsens arbete. I ordförandes uppgifter ingår därför att representera föreningen och hålla i de kontakter som är viktiga för föreningen, att sammankalla och leda styrelsemöten och andra möten, att förvalta och förbereda styrelsens arbete samt att upprätta föreningens verksamhetsplan och verksamhetsberättelse. a) Representera och hålla kontakter Ordförande är ansvarig för att representera föreningen och hålla i de kontakter som är viktiga för föreningen. Ordförande är föreningens ansikte utåt. Därför ska ordförande vara väl bevandrad med föreningens ändamål, arbetssätt och verksamhet. b) Sammankalla och leda Ordförande ska förbereda, sammankalla och leda styrelsens möten. 2

3 Uppdraget att sammankalla till styrelsens möten innebär att ordförande har ansvar för att alla ledamöter får ta del av kallelse, dagordning och de handlingar som berör de frågor som ska diskuteras. Detta ska skickas till samtliga ledamöter i god tid före mötet så alla har möjlighet att förbereda sig. Alla ledamöter ska känna till när styrelsen ska träffas och var någonstans mötet äger rum. Ordförande ska vidare informera samtliga om det blir några förändringar. Om det händer något oväntat som berör föreningen eller dess verksamhet ska ordförande vara uppmärksam på detta och kalla till ett extrainsatt styrelsemöte. Ordförande ska leda styrelsens möten. Ordförande ska se till att dagordningen följs och att alla ledamöter får komma till tals i olika frågor. Ordförande ska vidare tydliggöra diskussioner och de beslut som fattas på mötet. Om det finns frågor kring ärenden som ska diskuteras är det ordförandes uppgift att tydliggöra och informera om detta. Ordförande ska även förbereda och sammankalla övriga möten som äger rum inom föreningen såsom årsmöten, medlemsmöten, möten med de lokala informationsgrupperna med mera. c) Förvalta och förbereda Ordförande ska förvalta och förbereda styrelsens arbete. Ordförande är ansvarig för att de beslut som årsmötet och styrelsen fattar blir genomförda. Det är inte ordföranden ensam som ska genomföra besluten, men han eller hon ska se till att någon inom styrelsen verkställer besluten. d) Upprätta verksamhetsplan och verksamhetsberättelse Ordförande är ansvarig för att det årligen upprättas en verksamhetsplan och en verksamhetsberättelse. Årsmötet ska godkänna verksamhetsberättelsen och även godkänna verksamhetsplanen innan styrelsen kan börja arbeta efter den. Dokumenten ska därför skickas ut i god tid till alla medlemmar innan årsmötet. 3. Vice ordförandes uppdrag Vice ordförande tar över ordförandeposten när ordförande får förhinder och inte kan närvara. För att kunna göra detta är det viktigt att vice ordförande är insatt i ordförandes roll och uppgifter i föreningen. Därför är det lämpligt att vice ordförande har ett eget ansvarsområde med egna arbetsuppgifter. 4. Sekreterarens uppdrag 3

4 Sekreteraren har ansvar för arkiveringen av föreningens handlingar såsom styrelseprotokoll, protokoll från årsmöten, verksamhetsberättelser och verksamhetsplaner. Sekreteraren bör därför ha ett system som underlättar för medlemmar och kommande styrelseledamöter i föreningen att hitta historiska handlingar om föreningens verksamhet. Protokollen ska därför vara numrerade i kronologisk ordning och följa föreningens verksamhetsår. Sekreteraren ska även tillse att styrelsen använder sig av löpande paragrafnumrering i de protokoll som avser samma verksamhetsår. Sekreteraren tillser att protokoll från årsmöten och styrelsemöten blir justerade samt att dessa blir publicerade på föreningens hemsida. Vid styrelsemöten är det sekreteraren som tillser att det rullande sekreterarskapet fungerar. Sekreteraren bokar lokaler för styrelsens möten och tar emot anmälningar om eventuell frånvaro vid styrelsemöten. Om styrelsen riskerar att inte bli beslutsmässig vid ett möte ska ordförande meddelas. Efter årsmötet tillser sekreteraren att en lista på vilka som ingår i styrelsen och i de olika lokala informationsgrupperna sätts upp på de olika avdelningarna, lämnas till telefonväxeln och till föreningens kontaktförbund samt läggs ut på föreningens hemsida. Sekreteraren anmäler även till arbetsgivaren vilka som ingår i föreningens förhandlingsdelegation och därmed räknas som fackliga förtroendemän. Vid val av ny ordförande tillser sekreteraren att kontaktinformation ändras på hemsidor tillhörande Högskolan Dalarna, SULF och Saco-S. Sekreteraren handhar tillsammans med ordförande föreningens medlemsregister, mejllistor och hemsida. 5. Styrelseledamöters uppdrag Styrelsens ledamöter ska delta aktivt i styrelsens arbete. Detta innebär bland annat att de ska delta aktivt i styrelsemöten, engagera sig i de olika arbetsgrupper som styrelsen tillsätter, utföra de uppgifter som styrelsen beslutar om, delta i förhandlingar och handha personärenden. Styrelsens ledamöter är skyldiga att informera ordförande om det händer något oväntat som berör föreningen eller dess verksamhet. Om styrelseledamot inte kan närvara vid styrelsemöten ska de anmäla detta till sekreteraren. I styrelseledamöternas uppgift ingår även att protokollföra styrelsens möten enligt ett rullande schema. Den som för protokoll ska vara uppmärksam på det som diskuteras och de beslut som fattas på styrelsemöten. Protokollföraren behöver inte nedteckna allt som sägs på mötet, det är upp till styrelsen att avgöra hur omfattande rapporteringen i protokollet ska vara. Det är dock viktigt att alla beslut protokollförs. Om någon av styrelsens ledamöter inte instämmer i något beslut och önskar tydliggöra detta kan han eller hon reservera sig. Reservationen ska då noteras i protokollet. Av olika anledningar kan ledamöter i styrelsen välja att lämna sitt uppdrag under mandatperioden. Denna person ska då meddela styrelsen detta. Om styrelsen fortfarande är beslutsmässig, det vill säga att styrelsen fortfarande har minst hälften av ledamöterna kvar, 4

5 händer det ingenting utan styrelsen fortsätter som vanligt. Om detta inte är fallet får styrelsen kalla till ett årsmöte där en eller flera personer väljs till nya styrelseledamöter (ett så kallat fyllnadsval). B. Föreningens representanter i de lokala informationsgrupperna De lokala informationsgrupperna ska utgöra grupper för information enligt 19 MBL samt fungera tillsammans med respektive grupps arbetsmiljöombud som ledamöter i lokala skyddskommittéer. I de lokala informationsgrupperna ska det därför ges en tidig och fyllig information om hur verksamheten utvecklas. Vidare ska det informeras om eventuella planer för förändringar i verksamheten i god tid innan beslut har fattats. 3 Representanter som sitter i dessa grupper, ska med andra ord ta emot information från arbetsgivaren enligt 19 MBL, ställa följdfrågor om så behövs och för föreningen bevaka om det är något som bör tas upp till MBL-förhandling. Representanter är därför skyldiga att delta i de möten som arbetsgivaren kallar till. Ordinarie ledamot som inte kan närvara på ett möte ska kontakta suppleanterna. I representanternas uppgift ingår även att hålla föreningens styrelse kontinuerligt uppdaterad om vad som sker i den lokala informationsgruppen och föra en dialog om vad i informationen som kan tänkas föranleda förhandling. Av denna anledning är det även av största vikt att representanterna deltar i de möten som föreningens styrelse kallar dem till. Representanterna ska också aktivt inhämta synpunkter och informera de medlemmar som de ska företräda. Det är dock styrelsens skyldighet att tillse att representanterna har tillgång till aktuella maillistor. C. Föreningens valberedning och dess ledamöter Valberedningen har en central roll i föreningen. Valberednings främsta arbetsuppgift är att förbereda val av styrelse samt av sådana representanter som ska utses vid årsmöte, det vill säga styrelsens ordförande, representanter i de lokala informationsgrupperna, förhandlingsansvariga/förhandlingsdelegationer samt ledamöter i valberedningen. Det är därför bra om de som sitter i valberedningen är aktiva i föreningen, deltar på möten, aktiviteter och andra sammankomster, så de känner till vilka personer och kompetenser som finns. Ledamöter i valberedningen bör därför också kontinuerligt studera det som händer i föreningen, hur föreningen utvecklas och om det finns brist på viss kunskap eller erfarenhet. Detta kan till exempel ske genom att läsa protokoll från styrelsemöten och/eller genom att delta på styrelsemöten. Att tala med medlemmar och styrelseledamöter om deras syn på styrelsens förmåga att leda föreningen är också en viktig del av valberedningens arbete. 3 För en kortfattad beskrivning avseende arbetsgivarens informationsskyldighet enligt MBL se bilaga 1. 5

6 I och med att styrelsens sammansättning ska, så långt det är möjligt, återspegla medlemsgruppens sammansättning, ska valberedningen söka efter personer som tillsammans utgör en bra representation av föreningens medlemmar samt bidrar med kunskaper och erfarenheter till föreningens ledning Valbar till ett förtroendeuppdrag är medlem i föreningen som nominerats inom tid som valberedningen bestämmer. Valberedningen ska meddela medlemmarna sitt beslut om nomineringsförfarande minst en månad före årsmötet. Vidare ska valberedningen skicka ut sina förslag till medlemmarna senast 14 dagar före årsmötet. Valberedningen, som väljs av årsmötet, ska bestå av minst tre ledamöter varav en är sammankallande. Valberedningens sammansättning ska, så långt det är möjligt, återspegla medlemsgruppens sammansättning. Valberedningen ligger direkt under medlemmarna och är därför självständiga från styrelsen. De ska inte ta order från styrelsen utan arbetar, precis som styrelsen, på förtroende från föreningens medlemmar. 6

7 Bil. 1 Informations- och förhandlingsskyldigheten enligt MBL Nedan beskrivs kortfattat vad informations- och förhandlingsskyldigheten enligt MBL omfattar, på vilken/vilka nivåer den ska äga rum och vid vilken tidpunkt som den infaller. Omfattning Arbetsgivarens informations- och förhandlingsskyldighet enligt MBL omfattar följande: Arbetsgivaren är enligt 19 MBL skyldig att kontinuerligt hålla de fackliga organisationernas företrädare informerade om - verksamhetens produktionsmässiga utveckling, nuläge och framtidsbedömningar - ekonomiska utveckling, nuläge och framtidsbedömningar - riktlinjer för personalpolitiken, till exempel metoder för nyanställning, principer för fortbildning med mera Arbetsgivaren skall dessutom tillhandahålla räkenskaper samt andra handlingar av betydelse för verksamheten, ekonomins utveckling och personalpolitik. På begäran skall arbetsgivaren inom rimliga gränser också biträda med utredning för den fackliga organisationens räkning. Informationen skall lämnas på ett sådant sätt att den är begriplig för mottagaren. Den skall alltså vara lättillgänglig och överskådlig. Arbetsgivaren är enligt 11 MBL skyldig att på eget initiativ förhandla med de fackliga organisationerna innan beslut om viktigare förändring av verksamheten fattas och verkställs. Arbetsgivaren är enligt 11 MBL skyldig att på eget initiativ förhandla med de fackliga organisationerna innan beslut om viktigare förändring av arbets- eller anställningsförhållanden för arbetstagare som tillhör organisationen fattas och verkställs. Dessutom har de fackliga organisationerna enligt 12 MBL rätt till förhandlingar inför arbetsgivarbeslut även i andra frågor än de som arbetsgivaren är skyldig att förhandla om på eget initiativ. Nivå/nivåer På vilken/vilka nivåer bör då informations- och förhandlingsskyldigheten enligt MBL äga rum? Av praxis och förarbeten till MBL framgår att det bör ske så nära verksamheten som möjligt, det vill säga på den nivå där underlaget för beslutet arbetas fram. Tidpunkten När infaller då tidpunkten för informations- och förhandlingsskyldigheten? På vilket stadium av beslutsprocessen bör arbetsgivaren informera respektive förhandla? Av praxis och förarbeten till MBL framgår att detta bör ske i så god tid att det blir ett naturligt och effektivt led i beslutsprocessen. Arbetsgivaren ska inte ha bundit upp sig till ett givet alternativ såtillvida att man inte är beredd att lyssna och ta hänsyn till de fackliga organisationernas uppfattning. Det måste finnas möjlighet att påverka beslut. 7