! Delegationsordning Rädda Barnens Ungdomsförbunds förbundsstyrelse Uppdaterad

Transkript

1 Delegationsordning Rädda Barnens Ungdomsförbunds förbundsstyrelse Uppdaterad

2 1. Inledning 1.1 Varför finns delegationsordningen och hur används den? Delegationsordningen är några av organisationens regler. De säger vem som får bestämma över vad och vem som får göra vad. Förbundsstyrelsen är organisationens högsta ande organ mellan förbundsårsmötena, det vill säga att det är de som har den starkaste makten över vad Rädda Barnens Ungdomsförbund ska göra mellan förbundsårsmötena. Detta betyder inte att förbundsstyrelsen gör allt i RBUF. Det här dokumentet säger vad förbundsstyrelsen har bestämt att de olika delarna av förbundsstyrelsen ska göra. De olika delarna är hela förbundsstyrelsen (FS), arbetsutskottet i förbundsstyrelsen (AU) och förbundsordförande (FO). Dessutom finns förbundsårsmötet med här och där, men det är bara för att förtydliga för förbundsstyrelsen vad de inte får göra. Delegationsordningen finns för att det ska vara tydligt vad någon i organisationen får bestämma över och göra. När det är tydligt är det mer demokratiskt, och de som har ansvar för något kan ställas till svars för det de har gjort. Det är förbundsstyrelsen som har ansvaret för att alla som behöver veta om delegationsordningen faktiskt vet om den. Det är också förbundsstyrelsen som ser till att alla följer delegationsordningen. I det arbetet kan också verksamhetsrevisorerna vara med. 1.2 Allmänt om delegering Delegationsordningen finns för att det ska vara tydligt vad någon i organisationen får bestämma över och göra. När det är tydligt är det mer demokratiskt, och de som har ansvar för något kan ställas till svars för det de har gjort. Att delegera innebär att flytta makten att bestämma om något från den som hade det från början, till någon annan. Det slutgiltiga ansvaret är ändå kvar hos den som från början hade ansvaret. Om den som har fått den nya makten att bestämma över något inte känner att den kan tillräckligt mycket eller har tillräckligt mycket tid, kan den lämna tillbaka makten att bestämma till den som hade det från början. Från början har förbundsstyrelsen makten över att allt i organisationen mellan förbundsårsmötena. Med delegationsordningen bestämmer förbundsstyrelsen vad man vill att andra ska ha makten att bestämma över. De har då delegerat det området till någon annan, till exempel förbundsordföranden (FO) eller arbetsutskottet (AU). De som har fått makten att bestämma över något från förbundsstyrelsen måste alltid rapportera tillbaka till förbundsstyrelsen vad de har bestämt. Detta kan göras genom att man berättar om det i prat eller genom en text. 2

3 2. Förbundsstyrelsen Förbundsstyrelsen leder, utvecklar, stödjer och samordnar Rädda Barnens Ungdomsförbunds verksamhet. Förbundsstyrelsen är det högsta ande organet under tiden mellan förbundsårsmötena. - Rädda Barnens Ungdomsförbunds stadga 7 p1. Förbundsstyrelsen väljs varje år av förbundsårsmötet. Förbundsstyrelsen ska se till så att det som medlemmarna har bestämt på årsmötet blir gjort. Dom ska också göra nya regler för förbundet om det behövs. Dom ska också se till så att Rädda Barnens Ungdomsförbund syns runt om i Sverige och så att våra medlemmars åsikter hörs i olika politiska frågor. Det är extra viktigt att förbundsstyrelsen gör så att förbundsårsmötet äger rum varje år. Då ska förbundsstyrelsen också göra i ordning allt som mötet ska a om, både det dom själva vill a om och det som medlemmar vill a om genom inskickade förslag. 2.1 Organisering Varje år bestämmer förbundsårsmötet om en uppdragsbeskrivning för förbundsstyrelsen. Den måste förbundsstyrelsen följa. Så länge det inte bryter mot uppdragsbeskrivningen, så kan förbundsstyrelsen bestämma själva hur dom ska jobba. Det gör dom genom att bestämma vem som ska göra vad, vad varje ledamot ska göra och vem som ska vara arvoderad och vad det betyder. Förbundsstyrelsen ska jobba för att det ska vara bra sammanhållning i förbundet. Dom ska också jobba för att medlemmarna ska få information om vad dom gör. Dessutom ska dom jobba för att allt prat mellan förbundskansliet, förbundsstyrelsen, lokalgrupperna och medlemmar gör att alla får rätt information om vad som händer i RBUF. Förbundsstyrelsen ska jobba så att förbundet förbättras enligt filosofin och strategin. Detta arbete kallas för den långsiktiga, strategiska organisationsutvecklingen. Det innebär att förbundet förbättras, men inte bara här och nu, utan också på lång sikt, det vill säga långt in i framtiden. Dom ska också se till så att den årliga verksamhetsinriktningen följs. Förbundsstyrelsen ska se till så att alla grupper inom förbundet fungerar demokratiskt och i enlighet med filosofin. Det betyder att dom kan ge råd till lokalgrupper och arbetsgrupper genom att fastställa dokument om detta. Förbundsstyrelsen ska också se till så att alla medlemmars engagemang görs på ett hållbart sätt, det vill säga att ingen är för stressad och att alla tycker att engagemanget är roligt, att dom lär sig mycket av det och att dom vill fortsätta länge med det. 3

4 2.2 Ekonomi Förbundsstyrelsen är dom som är allra mest ansvariga för förbundets pengar. De ska därför vara försiktiga och kloka med hur pengarna används. Förbundsstyrelsen ska bestämma om pengarna med god kunskap om hur ekonomi fungerar. Deras ska vara öppna så att medlemmarna kan få reda på vad dom bestämmer om pengarna. Förbundsstyrelsen bestämmer också vilka som ska få ansvar för att godkänna betalningar och andra så kallade ekonomiska transaktioner (alltså när pengar flyttas från ett ställe till ett annat eller från en person/organisation till en annan person/organisation). Förbundsstyrelsens viktigaste uppgift för att bestämma om pengarna är att bestämma om budgeten. Som ska också under hela tiden kolla så att budgeten hålls. En budget är en slags plan för hur man ska använda pengar under ett år i RBUF. Det kan vara till exempel om vi ska lägga pengar på medlemsträffar, på profilmaterial (till exempel t-shirtar och tygpåsar) och att vi betalar lön till dom som jobbar för RBUF. 2.3 Leda kansliet Ytterst har förbundsstyrelsen ansvar för dom anställda i förbundet. För att sköta detta ska förbundsstyrelsen utse en person som bestämmer över dom anställda. I detta ansvar ingår att allt går rätt till rent juridiskt, det vill säga att RBUF följer dom lagar som finns för att ha anställda personer. Det ingår också att de anställda trivs och mår bra. Slutligen ska den här personen ansvara för att de anställda gör så att verksamhetsplanen blir verklighet. Ansvar: Förbereda frågor som ska diskuteras på förbundsårsmötet Bestämma vilka regler som ska gälla inom RBUF Bestämma om råd och andra förslag för lokalgrupper och arbetsgrupper Jobba för god sammanhållning och kommunikation inom RBUF På ett genomtänkt, långsiktigt och strategiskt sätt förbättringar för RBUF Hantera förbundets pengar Bestämma budget och se till så att den följs Välja firmatecknare Välja attesträttsinnehavare Välja representanter till Nordic Cooperation Välja representanter till RBUF:s samarbeten 4

5 3. Förbundsordförande Förbundsordförande väljs av medlemmarna på förbundsårsmötet. Förbundsordföranden har främst ansvar för att leda förbundsstyrelsen, representera RBUF, leda kansliets arbete och utveckla förbundet strategiskt. 3.1 Intern ledning av förbundsstyrelse Förbundsordförande ser till så att förbundsstyrelsen har sina möten och bestämmer om saker som behövs för verksamheten och det som medlemmarna har sagt på förbundsårsmötet. Förbundsordförande är också sammankallande i arbetsutskottet, som bestämmer saker mellan förbundsstyrelsemötena och förbereder förbundsstyrelsemötena. Förbundsordförande ansvara för det praktiska kring ett möte, som boende och resor. Förbundsordförande ansvarar också för att det som förbundsstyrelsen bestämmer genomförs. Förbundsordföranden ska hjälpa de andra styrelsemedlemmarna att göra sitt jobb, och se till så att det är god stämning i förbundsstyrelsen. 3.2 Representation Förbundsordföranden är den som har mest ansvar för att representera RBUF och RBUF:s medlemmar i olika politiska frågor och i olika sammanhang där det behövs. Förbundsordföranden ska representera förbundet så som medlemmarna eller förbundsstyrelsen har bestämt genom filosofin och andra politiska dokument, eller åsikter. 3.3 Mail och inbjudningar Förbundsordföranden ska svara på mail eller annan post som kommer till förbundsstyrelsen. Detta kan till exempel vara frågor från medlemmar eller inbjudningar till olika konferenser eller seminarium. Ansvar Driva det genomtänkta, långsiktiga och strategiska jobbet framåt Övergripande ansvara för förbättringar av RBUF Förbereda förbundsstyrelsemötena Ha samtal med alla styrelseledamöter om deras jobb och hur dom trivs i styrelsen Representera RBUF och RBUF:s medlemmar i media och i samarbeten Svara på inbjudningar Göra budgetarbete inför kommande verksamhetsår Planera och leda genomförandet av verksamhetsplanen Ha ansvar för arbetsmiljö och personalfrågor 5

6 Ha regelbunden kontakt med ekonomikonsulten Förklara hur pengarna i RBUF används för förbundsstyrelsen, utifrån budgeten Ansvara för stadsbidragsansökan Ansvara för bidragsansökan till Rädda Barnen Göra allt kring styrelsens möten, såsom datum, kallelse, handlingar och bokning av resor och lokaler Ansvara för och ha bra samarbete med Rädda Barnen Se till så att kansliet har koll på gamla dokument och vilka saker som finns på kansliet Se till så att nya händelser dokumenteras (filmas, tas kort på eller skrivs ner) Ansvara för RBUF:s medlemshantering, det vill säga registret, hur nya medlemsansökningar sköts Ansvara för hur kansliet har koll på samt hjälper lokalgrupperna 3.4 Personalansvar Förbundsordförande har ansvar för dom anställda hos RBUF och kan delegera ansvaret till generalsekreteraren. De ska leda deras jobb, förstå deras arbetssituation och se till så att dom trivs. Det viktigaste i personalansvaret är att på ett bra sätt se till att dom anställda genomför verksamhetsplanen. Om någon ska sägas upp ska detta et tas av arbetsutskottet. I arbetsutskottet ska generalsekreteraren hela tiden uppdatera hur det går för dom anställda. Ansvar Ha medarbetarsamtal två gånger per år, genom fysiska möten Ha lönesamtal minst en gång per år, genom fysiskt möte Säga till kansliet vad förbundsstyrelsen har bestämt Ansvara för att dom anställdas tjänster är strukturerade och fungerar bra Ansvara för att dom anställda får utvecklingsmöjligheter, förbättras, trivs och får sin kompetensutveckling 4. Utskott 4.1 Förbundsstyrelsens arbetsutskott Arbetsutskottet (AU) består av förbundsordförande, vice förbundsordförande och den som är sammankallande för det utskott som vice ordförande inte är sammankallande för. Arbetsutskottet ska förbereda förbundsstyrelsens möten med vad som ska as om. Dom ska se till så att underlag kommer in från RBUF:s olika delar och att dessa är tydliga så att förbundsstyrelsen kan ta bra. 6

7 Arbetsutskottet ska också bestämma över saker som inte kan vänta mellan styrelsemötena. Arbetsutskottet ska också hålla koll på hur RBUF:s budget följs och hur verksamheten går mellan styrelsemötena. Budget Arbetsutskottet ansvara för att alla som behöver känna till RBUF:s budget gör det. De ska också följa upp den, det vill säga se till så att den följs. Arbetsutskottet kan betämma att olika poster i budgeten kan få gå max kr plus eller minus per budgetområde. Detta ska dom bara göra ifall det verkligen behövs för att nå upp till målen i verksamhetsplanen eller om det hänt något allvarligt. Om de bestämmer sig för att använda mer eller mindre pengar till någon än vad budgeten sagt, så måste dom säga detta till förbundsstyrelsen efteråt. Firmateckning Ledamöterna i AU har rätt att teckna förbundets firma var för sig i ärenden som inte omfattar ett belopp högre kronor. Detta betyder att varje ledamot får bestämma att RBUF ska ingå i avtal så länge de rör max Om någonting gäller mer än kr, hyresavtal, löpande/längre leverantörsavtal och liknande behövs att två av firmatecknarna godkänner tillsammans. Firmatecknare får ta ut kronor i handkassa per dag. Attesträtt Ledamöter i AU har attesträtt, det vill säga får godkänna betalningar och andra ekonomiska transaktioner, när någonting kostar/gäller max Om det rör sig om mer än kr måste två attesträttsinnehavare godkänna tillsammans. Förbundsordföranden har attesträtt för dom anställdas och arvoderades tidrapporter och löner. Dom andra som har attesträtt, har attesträtt för förbundsordförandes arvodering och dennes utlägg och inköp med företagskort. Dom som har attesträtt kan inte attestera sina egna utgifter. Rekrytering och anställning I arbetsutskottet sköter RBUF:s anställningar. I detta ingår att bestämma om hela rekryteringsprocessen, alla anställningar, eventuella uppsägningar och andra förändringar av dom anställdas roller. Det behövs bara en firmatecknare för att teckna ett anställningsavtal. 4.2 Övriga utskott i styrelsen Inom förbundsstyrelsen finns två till utskott. Det ena är Verksamhetsutskottet (VU) och det andra är Organisationsutskottet (OU). Utskotten bereder olika frågor inför förbundsstyrelsemötena, det vill säga funderar på en fråga, kollar upp viktiga saker och föreslår till förbundsstyrelsen vad som borde bestämmas. 7

8 5. Delegationstabell FÅM: förbundsårsmötet FS: förbundsstyrelsen AU: arbetsutskottet FO: förbundsordföranden ÖVERGRIPANDE Strategidokument 8

9 Verksamhetsinriktning Verksamhetsplan Genomförande av verksamhetsplan Informeras Konsulteras Omprioriteringar som påverkar verksamhetsplan Omprioriteringar som påverkar av årsmötet Informeras Informeras Beslutsuppföljning Informeras EKONOMI Fastställande av budget Revidering och uppföljning av budget Inkommande projektansökningar Lokalgruppernas grundbidrag Inventarier utöver budget Informeras Informeras Inventarier inom budget Utgående projektansökningar Redovisningar till myndigheter och andra bidragsgivare Arvode till förtroendevalda 9

10 Omfördelning av medel upp till kr per budgetområde Omfördelning av medel över kr per budgetområde Teckna firma under kr Teckna firma över kr Attesträtt Handkassa upp till kr/dag PERSONAL Infor-meras Lön och andra anställningsvillkor för anställda Konsul-teras Rekrytering av personal Infor-meras Arbetsledning av personal REPRESENTATION Representation i styrgrupper Representation gentemot samarbetsorganisationer Övriga inbjudningar och representation Infor-meras FÖRBUNDSÅRSMÖTET Förslag till dagordning och ärenden 10

11 Kallelse och program Praktiskt arrangemang och genomförande POLITIK Filosofi Principiella, väl förankrade uttalanden Innehåll i uttalanden Remissyttranden Nya politiska ställningstaganden Konsulteras/ Infor-meras FÖRBUNDSSTYRELSEN Arbetsleda arvoderad Sammankalla förbundsstyrelsens fysiska möten Sammankalla förbundsstyrelse, övrigt Planera förbundsstyrelsens arbete Förslag till dagordning Informationsspridning, protokoll mm Sammankalla arbetsutskottet POLICYS 11

12 Beslut om policys Beslut om undantag från policys LOKALGRUPPER Riktlinjer Bildande Administration 12