Arbetsbeskrivning för Konstkårens Presidium FÖRSLAG

Transkript

1 Antagen av Fullmäktige Huvudområden Presidiet har följande fem huvudsakliga områden med arbetsuppgifter: 1. Utföra Fullmäktiges och Styrelsens beslut 2. Sköta utbildningsbevakning a. på fakultetsnivå vid Konstnärliga fakulteten, samt b. på universitetsnivå genom GUS 3. a. Driva studiesociala frågor, och b. arrangera studiesociala aktiviteter 4. Vara Konstkårens ansikte inåt och utåt 5. Sköta det dagliga arbetet med administration och kommunikation för Konstkåren Dessa områden rymmer en rad olika arbetsuppgifter vilka beskrivs nedan. Presidiet är en del av styrelsen som är det organ som tar beslut i många frågor och ärenden samt fungerar som ett diskussionsforum för presidiet. Se Arbetsordning för Konstkårens Styrelse för information om styrelsens åligganden och åtaganden. 1. Utföra Fullmäktiges och Styrelsens beslut Vanligtvis är det styrelsen som formellt utför Fullmäktiges beslut, men styrelsen och även fullmäktige kan delegera direkt till presidiet att både bereda och verkställa besluten. Ofta handlar det om att driva frågor i olika forum och t.ex. sammanställa skrivelser, vilka styrelsen beslutar om riktning för. Många viktiga handlingar och dokument inför fullmäktige såsom verksamhetsberättelse, bokslut, verksamhetsplan, budget, styrdokument och åsiktsdokument som styrelsen tar beslut om har i praktiken presidiet i uppgift att sammanställa. Det är även presidiets uppgift att sammanställa och dokumentera handlingar som dagordning, bilagor och protokoll inför styrelsemöten och fullmäktigemöten.

2 Sida 2 av 7 2a. Sköta utbildningsbevakning på fakultetsnivå vid Konstnärliga fakulteten Presidiet ska företräda och representera studenterna på fakultetsnivå vid Konstnärliga fakulteten. På institutionsnivå är det sektionernas kåraktiva som sköter den direkta studentrepresentationen, men även där ska presidiet finnas som stöd vid behov samt kommunicera utbildningsrelaterade frågor med sektionerna åt båda hållen. Följande studentrepresentantuppdrag vid Konstnärliga fakulteten är direkt knutna till presidiet om inte styrelsen beslutar något annat: Fakultetsstyrelsen (2 poster, arvoderade) Prefektrådet (1 post, arvoderad) Lärarförslagsnämnden (1 post, arvoderad) Kvalitetsrådet, (1-2 av 3 poster, icke-arvoderade) inklusive Kvalitetsrådets Styrgrupp (1 post, icke-arvoderad) Från 2014/15 även: Campus Näckrosen Styrgrupp (1 post, arvoderad) Campus Näckrosen Rådgivande Kommitté (1 post, arvoderad) Ytterligare organ och arbetsgrupper vid fakulteten och universitetet som uppkommer under verksamhetsåret och som beräknas pågå under en kortare tid än 6 månader har presidiet rätt att bemanna. Styrelsen kan dock besluta, i samråd med presidiet, att välja personer inom eller utom styrelsen till samtliga uppdrag. Studentärenden Enskilda studentärenden går i första hand genom sektionen och de sektionsaktiva. Vid behov kan också presidiet kopplas in som stöd. Räcker inte presidiets tid eller kunskap till kan presidiet koppla in GUS studentombud om studenten vill. 2b. Sköta utbildningsbevakning på universitetsnivå genom GUS Presidiet ska företräda och representera Konstkårens studenter i Göteborgs Universitetets Studentkårers samarbetsorgan, GUS. Konstkåren är sedan 2010 medlemskår i GUS och enligt GUS stadgar har Konstkåren för närvarande 1 mandat i GUS styrelse besatt av 1 ledamot samt 1 suppleant. Dessa tillfaller presidiet. GUS-interna arbetsgrupper och andra organ såsom Valberedning tillfaller också presidiet i mån av tid, annars får styrelsen besluta att utse Konstkårens representanter i dessa organ. Vid regelbundna möten som GUS administrerar för medlemskårerna såsom Rektorsfrukost och Rektors Chefs- och Prefektmöte ska presidiet företräda Konstkåren i mån av tid, eller utse andra styrelseledamöter.

3 Sida 3 av 7 Presidiet har också i uppgift att nominera kåraktiva inom Konstkåren till studentrepresentantuppdrag som administreras av GUS. Slutligen har presidiet även i uppgift att kommunicera relevant information och frågor genom GUS, GU och Konstkårens sektioner åt båda håll. 3a. Driva studiesociala frågor Det är presidiets uppgift att driva frågor om studenternas studiesociala situation i lämpliga forum. Många frågor om detta hör hemma på institutionsnivå men presidiet har ändå i uppgift att stödja sektionerna i deras arbete och ta frågor till fakultetsnivå på Konstnärliga fakulteten vid behov. Göteborgs Förenade Studentkårer Konstkåren är sedan 2010 medlemskår i Göteborgs Förenade Studentkårer, GFS, och ska där företräda och representera Konstkårens studenter. För närvarande har Konstkåren ett mandat i GFS styrelse besatt av 1 ledamot och 1 suppleant. Dessa tillfaller presidiet. GFS-interna arbetsgrupper och andra organ såsom Studiesocial grupp, Valberedning och Ägarutskottet tillfaller också presidiet i mån av tid, annars får styrelsen besluta att utse Konstkårens representanter i dessa organ. GFS är också medlemskårernas samordnare för Studentforum, ett forum för studentkårer och politiker Göteborgs stad. För närvarande har Konstkåren en plats i Studentforum som tillfaller presidiet. 3b. Arrangera studiesociala aktiviteter Det är presidiets uppgift att stödja sektionernas arbete med studiesociala aktiviteter. Fakultetsråd för studiesociala aktiviteter Konstkåren erhåller varje år särskilda medel från Konstnärliga fakulteten för studiesociala aktiviteter. Dessa medel förvaltas av Konstkårens styrelse. Sektioner och studentgrupper kan söka om pengar för att anordna studiesociala aktiviteter. Dessa pengar får inte gå till alkohol. Det är presidiets uppgift att administrera dessa ansökningar. Detta görs lämpligast via en ansökningsblankett som ska finnas tillgänglig för studenterna. Det är sedan Konstkårens styrelse som tar beslut om inkomna ansökningar, samt bredare perspektiv och eventuella strategiska satsningar av medlen. T.ex. kan styrelsen delegera ansvaret för en viss del av medlen avsedda för en institution till respektive sektionsstyrelse. Det är också presidiets uppgift att betala ut pengar till beviljade ansökningar och begära in kvitton på använda medel.

4 Sida 4 av 7 Institutionsövergripande aktiviteter Det är också presidiets uppgift att arrangera institutionsövergripande aktiviteter. T.ex. har Konstkåren anordnat Konstpub för samtliga studenter samt MasterMingel (presentationer av spännande ämnesövergripande konstprojekt av studenter, alumner och verksamma konstnärer) för masterstudenterna på Konstnärliga fakulteten. Styrelsen eller presidiet kan också tillsätta en särskild arbetsgrupp för att arranger dessa aktiviteter. Det rekommenderas också att avsätta en del av de studiesociala medlen från fakulteten till dessa aktiviteter. 4. Vara Konstkårens ansikte inåt och utåt Inåt Det är presidiets uppgift att vara Konstkårens ansikte för samtliga studenter. Det innebär att vara synlig på institutionerna, framför all vid större samlingar vid terminsstart och terminsavslutning. Presidiet bör också medverka vid sektionernas sektionsmöten och sektionsstyrelsemöten emellanåt i mån av tid. Utåt Presidiet har en viktig uppgift att företräda Konstkåren som organisation och vårda Konstkårens rykte och image i de råd och forum de sitter i. Det är också presidiets uppgift att vara Konstkårens ansikte i media vid behov och lämpliga tillfällen. Vid GU finns tidningen Spionen som har särskilt ansvar att granska universitetet, och utgör således en utmärkt kanal att framföra Konstkårens åsikter och ståndpunkter i vissa sammanhang. Det är slutligen också presidiets uppgift att representera Konstkåren vid särskilda publika evenemang, t.ex. GU:s professorsinstallation och doktorspromovering. 5. Sköta det dagliga arbetet med administration och kommunikation för Konstkåren Att sköta arbetet med administration och kommunikation löpande är på ett sätt det viktigaste arbetet för presidiet. Det rekommenderas att presidialerna avsätter någon tid varje arbetsdag för att svara på mejl, boka in kommande möten för varandra och andra parter. Nedanstående områden faller samtliga under presidiets ansvar.

5 Sida 5 av 7 Membit medlemssystem Sedan 2010 använder sig Konstkåren av ett medlemshanteringssystem som tillhandahålls av Membit. Alla kårer vid GU använder samma system och har ett ramavtal tillsammans med GU och membit. Medlemsregistret är direkt kopplat till GU:s servicecenter så att kårloggan skrivs till på medlemmars GU-kort som bevis för medlemskap och inbetald medlemsavgift för respektive kår. Studenter kan också själva generara en inbetalningsavi som vid betalning registrerar deras medlemskap. Den inbetalda medlemsavgiften till membit sätts sedan in på ett av Konstkårens bankonton. I det gemensamma ramavtalet står GU för den allra största delen av kostnaderna. Membit fakturerar Konstkåren löpande under året och Konstkåren kan sedan fakturera GU för sina kostnader. Det är presidiets uppgift att ha kontakt med membit och meddela aktuella medlemsavgifter och typer av medlemskap som Fullmäktige beslutar om, samt administrera utskick av inbetalningsavier till studenter vid Konstnärliga fakulteten. För närvarande har Konstkåren ett avtal med Göta studentkår som sköter viss del av denna administration, och då består presidiets uppgift att ha kontakt med Götas kansli som sköter detta. Medlemsregister Det är presidiets uppgift att hämta hem aktuellt medlemsregister i membit för att vara uppdaterade på medlemsantalet, anslutningsgraden och vilka som har betalat och inte. Presidiet kan också lämna vidare aktuella listor till sektionerna vid behov. Presidiet rekommenderas att också hantera kontant betalning, framför allt i samband med terminsstart, som komplement till inbetalningsavierna. Presidiet behöver då också föra in de kontanta betalningarna i membit-systemet samt förvara och hantera pengarna som har betalats in. Ekonomi Den eller de av presidialerna som står som firmatecknare ansvarar för Konstkårens ekonomi. Det innebär att se till att fakturor betalas, utbetalningar sker och skatt betalas in till skatteverket. Eventuellt kan en person arvoderas för ett uppdrag att hantera ekonomin, så att inte presidialerna t.ex. behöver betala ut lön till sig själva. Då måste presidiet och den ekonomiska hanteringspersonen ha en god kontakt och ett gott samarbete så att ekonomiska transaktioner sköts och bokförs korrekt och i tid. Banktjänster Konstkåren använder banktjänster för att kunna administrera in- och utbetalningar. Det är presidiets uppgift att ha kontakt med banken och se till att de får tillgång till Konstkårens bankkonton, eventuella bankkort, samt anmäla eventuella förändringar av firmatecknare för Konstkåren.

6 Sida 6 av 7 Bokföring Presidiet har också ansvar för, och den eventuella ekonomiska hanteringspersonen har som uppgift att sköta, den löpande bokföringen för Konstkåren, att sammanställa ett bokslut inklusive balans- och resultaträkning avslutat verksamhetsår, samt att deklarera till skatteverket efter avslutat kalenderår. Avtal Konstkårens styrelse beslutar om ingående, ändringar och uppsägning av avtal i Konstkårens namn, och det är presidiets uppgift att förhandla om och administrera dessa avtal. Lokaler Konskåren har sedan 2010 kontorslokaler i Studenternas hus på Götabergsgatan. Det är presidiets ansvar att hantera nycklar och kortaccess till lokalerna. Det finns en vaktmästare på Studenternas hus som administrerar detta. Presidiet ansvarar också för att hålla ordning på kontoret, i Konstkårens pappersarkiv och i de gemensamma utrymmen som finns som delas med Göta, GUS och Spionen. Kommunikation Presidiet har ett övergripande ansvar över att information flödas igenom Konstkåren på bästa sätt. För att nå ut med information till Konstkårens medlemmar och studenter finns följande informationskanaler till hands Konstkårens hemsida Konstkårens facebook-sida Konstkårens sida i Spionen Mejlutskick till studenter Affischer på institutionerna Trycksaker t.ex. informationsfoldrar Nyhetsbrev/Blogg till studenterna Presidiet förväntas vidare ha regelbunden kontakt med sektionerna och med studenter på institutionerna för att vara insatt i studenternas situation. Slutligen ska presidiet också vara tillgänglig via mejl, telefon, brev och i person för Konstkårens medlemmar och studenter, universitetetet och kårgemensamma organ samt för externa parter.

7 Sida 7 av 7 Webbsida och E-post Presidiet ansvarar för Konstkårens webbsida, att den är uppdaterad med aktuell information och uppgifter. Även relevanta och aktuella blanketter och dokument bör finnas tillgängliga för studenterna, bl.a. Konstkårens samtliga styrdokument. Vidare är det presidiets uppgift att hantera Konstkårens mejladresser som tillhandahålls från GU (*@konstkaren.gu.se) genom Google-tjänster, och därigenom också det digitala förvaringsarkiv (Google Drive) som presidiet använda för att enkelt och smidigt arbeta med och ha tillgång till aktuella dokument tillsammans. Samarbeten Presidiet kan också arbeta med att hantera olika typer av samarbeten med externa parter, t.ex. studenterbjudanden till fakultetens eller Konstkårens studenter.