BEFATTNINGBESKRIVNINGAR

Transkript

1 BEFATTNINGBESKRIVNINGAR Södertörns Förenade Ekonomer (SÖFRE) 2014

2 Innehållsförteckning 1. FÖRENINGENS REVISOR STYRELSEN ORDFÖRANDE VICE ORDFÖRANDE SKATTMÄSTARE SEKRETERARE SOCIALA UTSKOTTET Ordförande Vice ordförande evenemang Vice ordförande sport UTBILDNINGSUTSKOTTET Ordförande Vice ordförande NÄRINGSLIVSUTSKOTTET Ordförande Vice ordförande MARKNADSFÖRINGSUTSKOTTET Ordförande Vice ordförande VALBEREDNINGEN KVARTERMÄSTARE

3 1. FÖRENINGENS REVISOR Som revisor för Södertörns Förenade Ekonomer är man ansvarig för att granska föreningens ekonomi samt verksamhet. Revisorn ingår även i föreningens stadgetolkningskommitté, tillsammans med föreningens ordförande samt representant för Södertörns Högskolas studentkår, SöderS, där tolkning av stadgan ska göras vid tvist om denne. Att vara föreningens revisor innefattar bland annat dessa uppgifter: Att granska föreningens verksamhet så att den ligger i linje med framtagna styrdokument för denne. Att granska föreningens ekonomi så att den sköts på ett tillfredställande sätt. Att fastställa föreningens resultat- och balansräkning. Att ingå i föreningens stadgetolkningskommitté. Att sammanställa en revisionsberättelse till föreningsstämman. Att ge rekommendationer till föreningsstämman i frågan om stadgeändring. Att vara till stöd för föreningen. 2

4 2. STYRELSEN Styrelsen är föreningens verkställande organ som väljs av och ansvarar inför föreningsstämman. Styrelsen leder föreningens verksamhet och bär ansvaret för att föreningens ekonomi sköts på ett tillfredställande sätt. Styrelsen ansvarar bland annat för dessa uppgifter: Att upprätta budget för kommande verksamhetsår. Att upprätta verksamhetsplan för kommande verksamhetsår. Att se till att alla aktiviteter som görs och beslut som tas följer budget och gällande verksamhetsplan. Att ha det övergripande ansvaret att utveckla organisationen. Att arbeta i linje med föreningens stadgar. Att dagligen vara goda ambassadörer för föreningen mot medlemmar, icke medlemmar och övriga intressenter. Att engagera aktiva medlemmar för att kunna utveckla verksamheten. Att engagera medlemmar att söka poster i nästkommande styrelse. Att löpande dokumentera föreningens arbete för att göra en god överlämning till nästkommande styrelse. Att utvärdera tidigare överlämning samt utefter den skapa dokument för att underlätta för kommande överlämningar. Att ansvara för att presidiemöten hålls kontinuerligt under verksamhetsåret. Att ansvara för att e-day planeras och genomförs. Att ansvara för att minst en inspark planeras och genomförs. Att ansvara för föreningens lokal, förråd och materiella tillgångar. Att ansvara för att föreningen använder krisplanen, så som krisplanen föreskriver, och reviderar denna vid behov. 3

5 3. ORDFÖRANDE Som ordförande för Södertörns Förenade Ekonomer är man organisationens firmatecknare och har det övergripande ansvaret för all verksamhet inom föreningen. Ordförande är även, tillsammans med skattmästaren, ansvarig för föreningens ekonomi och ska se till att den sköts på ett tillfredställande sätt. Att vara ordförande innefattar bland annat dessa uppgifter: Att ha det övergripande ansvaret för föreningen. Att koordinera föreningens verksamhet. Att arbeta med långsiktiga mål för utveckling av föreningen. Att ansvara för att styrelsemöten hålls kontinuerligt samt vara styrelsemötets mötesledare. Att tillsammans med styrelsen fastställa en verksamhetsplan och en budget. Att tillsammans med vice ordförande och skattmästare teckna firma. Att tillsammans med skattmästare ha kontakt med föreningens revisor. Att representera föreningen vid möten med Institutionen för samhällsvetenskaper. Att godkänna och signera samarbetsavtal. Att ansvara för att planera och genomföra årsstämmor. Att ansvara för att föreningens monterplatser beställs och bemannas under exempelvis, arbetsmarknadsdagar, terminstartsmässor, marknadsföringsplatser mm. Att vara föreningens S.E.R.O.-ansvarig och därmed hålla god kontakt med dess styrelse. Att hålla god kontakt med Södertörns Högskolas studentkår SöderS. Att tillsammans med Marknadsföringsutskottets ordförande vara ansvarig utgivare för innehållet i de kanaler som föreningen förvaltar över. Att ingå i föreningens krisledning. 4

6 4. VICE ORDFÖRANDE Som vice ordförande för Södertörns Förenade Ekonomer svarar man, i första hand, till ordförande och ska fungera som ett komplement till denne i det dagliga arbetet. I det fall då ordförande för föreningen avgår under verksamhetsåret förväntas det att vice ordförande övertar ordförandes plats. Utöver detta ansvarar vice ordförande, tillsammans med resterande styrelse, för den löpande verksamheten och därmed organisationens utveckling. Att vara vice ordförande innefattar bland annat dessa uppgifter: Att tillsammans med ordförande och skattmästare vara firmatecknare. Att ansvara för rekrytering och uppföljning samt för att uppsamlingsmöten (för att informera om föreningens verksamhet och rekrytera aktiva) utförs. Att arbeta tillsammans med föreningens ordförande, i syfte att lägga fram förslag på utveckling av organisationen. Att ansvara för att löpande under året hålla god kontakt med utskottens ansvariga och vara till stöd för dessa. Att tillsammans med ordförande, aktivt arbeta för att hålla en god kontakt med föreningens samarbetspartners och Södertörns Högskolas studentkår, SöderS. Att arbeta för att ständigt vara uppdaterad i frågor gällande föreningen. Att arbeta aktivt för en god sammanhållning inom styrelsen samt hålla uppföljningssamtal med varje utskott vid minst 2 tillfällen per år. Att ingå i föreningens krisledning. 5

7 5. SKATTMÄSTARE Som skattmästare har man tillsammans med ordförande det övergripande ansvaret över all ekonomi och ska se till att den sköts på ett tillfredställande sätt. Skattmästaren är även, tillsammans med ordförande och vice ordförande, föreningens firmatecknare. Att vara skattmästare innefattar bland annat dessa uppgifter: Att ha en övergripande blick över all ekonomi inom föreningen. Att hålla en god kontakt med föreningens revisor. Att tillsammans med ordförande och vice ordförande teckna föreningens firma. Att ansvara för in- och utbetalningar och för att bokföra löpande transaktioner. Att kunna ta ekonomiska beslut, baserat på föreningens budget och riktlinjer. Att leda budgetarbetet och göra uppföljningar kontinuerligt över verksamhetsåret. Att ansvara för föreningens bokslut. Att ansvara för föreningens kontokort. Att ansvara för föreningens kontanthantering och kortläsare. Att ha övergripande ansvar för budget i föreningens större projekt som t.ex. arbetsmarknadsdagen e-day. 6

8 6. SEKRETERARE Sekreterarens huvuduppgift är att ha det övergripande ansvaret för föreningens dokument inom föreningen och förväntas att hålla dessa organiserade, lättillgängliga och arkiverade. Att vara sekreterare innefattar bland annat dessa uppgifter: Att upprätta dagordningar samt protokollföra föreningens styrelsemöten. Att arbeta med och utveckla styrelsens mötesteknik samt vara intresserad av och tillämpa relevant formalia in i styrelsens arbete. Att arbeta för att utveckla, och i de fall det är erfoderligt, upprätta dokument till stöd för föreningens verksamhet. Att arbeta för att vara uppdaterad om samt utveckla föreningens stadgar. Att ansvara för föreningens dokument och arbeta för att dessa ska finnas tillgängliga för intressenter på föreningens Google Drive. Att ansvara för hantering av kontrakt som skrivs av föreningen. Att ansvara för att vara uppdaterad inom dokument för bidragsansökningar och vid behov vara till hjälp vid formulering av dessa. Att ansvara för styrelsens anmälningar samt resebokningar till konferenser. Att ansvara för föreningens lokalbokning. Att ansvara för föreningens medlemsregister, och i samband med detta ansvara för att föreningen följer Personuppgiftslagen (PUL). Att ansvara för föreningens interna dokument (Google Docs, one.com mailadresser). Att ansvara för arkivering av SÖFREs fysiska dokument. 7

9 7. PROJEKTLEDARE SOM VALTS AV STYRELSEN Som projektledare för ett av SÖFREs stora projekt har man det huvudsakliga och övergripande ansvaret för den planering som krävs för att utföra projektet. Projektledaren ska arbeta med att tillsätta samt leda en projektgrupp och tillsammans med denna grupp arbeta för att projektet genomförs. Projekt som idag omfattas av denna befattningsbeskrivning är: e-day Insparken SÖFREs Entreprenörsdag Att vara projektledare innefattar bland annat dessa uppgifter: Att tillsätta en projektgrupp. Att aktivt arbeta för att utveckla och förbättra projektet. Att tillsammans med projektgruppen skapa tydliga mål för projektet och se till att samtliga i gruppen är medvetna om och strävar efter att uppnå dem. Att upprätta budget för projektet. Att ansvara för alla avtal samt fakturor inom projektet. Att ansvara för att projektets verksamhet rapporteras till styrelsen. Att aktivt arbeta med planering av projektet och följa upp alla områden inom projektgruppen. Att hålla i projektgruppsmöten kontinuerligt under verksamhetsåret. Att samarbeta med Näringslivsutskottet i frågor gällande företagskontakter. Att ansvara för att projektgruppen går igenom och använder sig av krisplanen. Att dagligen vara goda ambassadörer för föreningen mot medlemmar, icke medlemmar och övriga intressenter. 8

10 8. SOCIALA UTSKOTTET Sociala utskottet ska arbeta för att öka mervärdet för föreningens medlemmar i form av att anordna fester, sittningar, sportaktiviteter samt vara delaktig i diplomeringen och andra sociala evenemang. Utskottet arbetar i projektform med en eller fler projektledare samt en projektgrupp per projekt. Utskottet leds av utskottets ordförande samt en vice ordförande med inriktning på evenemang och en vice ordförande med inriktning på sport. 8.1 Ordförande Som ordförande för Sociala utskottet har man det övergripande ansvaret för att organisera och utveckla utskottet. Ordförande ansvarar även för att utskottet följer de riktlinjer som styrelsen satt upp i verksamhetsplanen för verksamhetsåret. Att vara ordförande för Sociala utskottet innefattar bland annat dessa uppgifter: Att ha det övergripande administrativa ansvaret över utskottet och dess aktiviteter. Att föra utskottets talan vid styrelsemöten. Att ha ansvaret tillsammans med skattmästaren att utskottets budget hålls. Att arbeta kontinuerligt under verksamhetsåret med att planera aktiviteter tillsammans med vice ordföranden och aktiva inom utskottet. Att ansvara för att löpande under verksamhetsåret planera in utskottsmöten. Att arbeta för att hjälpa de andra utskotten när de kommer till dennes expertområde, dvs. det sociala. Att ansvara för att utskottets verksamhet rapporteras till styrelsemöten. Att tillsammans med Utbildningsutskottet vara delaktig i planeringen och genomförandet av en diplomering. Att sammankalla till utskottsmöten. 9

11 8.2 Vice ordförande evenemang Som vice ordförande med ansvar för evenemang har man det övergripande ansvaret att planera och genomföra sociala evenemang för studenterna på Södertörns högskola. Att vara vice ordförande med ansvar för evenemang innefattar bland annat dessa uppgifter: Att ansvara för att, tillsammans med aktiva inom Sociala utskottet, planera sociala evenemang så som till exempel sittningar, fester, mingel mm. Att ansvara för att utvärderingar görs för de aktiviteter som denne ansvarar för. Att arbeta för att göra det enkelt för aktiva att starta och driva projekt inom dennes expertområde, dvs. evenemang. Att föra protokoll under utskottsmötena samt att ansvara för att boka in enskilda eventmöten. Att hålla en kontinuerlig dialog och rapportera till ordförande i Sociala utskottet om kommande aktiviteter. Såväl budget som utförande av aktiviteter. Att vara ett stöd för och uppmuntra projektledare under projektarbetets gång. Att inneha delat dokumentansvar samt ansvara för att protokoll förs under utskottets regelbundna möten. Protokollen ska finnas tillgängliga för övriga i styrelsen. Att tillsammans med vice ordförande med ansvar för sport ha ett delat ansvar för utskottets aktiva. 10

12 8.3 Vice ordförande sport Som vice ordförande med ansvar för sport har man det övergripande ansvaret att planera och genomföra sportaktiviteter för studenterna på Södertörns högskola. Att vara vice ordförande med ansvar för sport innefattar bland annat dessa uppgifter: Att ansvara för att, tillsammans med aktiva inom sociala utskottet, planera sportaktiviteter. Att ansvara för att utvärderingar görs för de aktiviteter denne ansvarar för. Att arbeta för att göra det enkelt för aktiva att starta och driva projekt inom dennes expertområde, dvs. sportaktiviteter. Att föra protokoll under utskottsmötena samt att ansvara för att boka in enskilda sportmöten. Att hålla en kontinuerlig dialog och rapportera till ordförande i Sociala utskottet om kommande aktiviteter. Såväl budget som utförande av aktiviteter. Att vara ett stöd för och uppmuntra projektledare under projektarbetets gång. Att tillsammans med vice ordförande med ansvar för event ha ett delat ansvar för utskottets aktiva. 11

13 9. UTBILDNINGSUTSKOTTET Utbildningsutskottet ska arbeta för att öka mervärdet för föreningens medlemmar i form av workshops och annan studiehjälp. Utskottet har även huvudansvaret för att bevaka och vara uppdaterad inom ekonomiutbildningar på Södertörns högskola. Utöver detta ska utskottet ansvara för SM i ekonomi. 9.1 Ordförande Som ordförande för Utbildningsutskottet har man det övergripande ansvaret för att organisera och utveckla utskottet. Ordförande ansvarar även för att utskottet följer de riktlinjer som styrelsen satt upp i verksamhetsplanen för verksamhetsåret. Att vara ordförande för Utbildningsutskottet innefattar bland annat dessa uppgifter: Att ansvara för delegationen av arbetet inför SM i ekonomi. Att ansvara för att planera och utlysa utskottsmöten. Att ha huvudansvaret för att workshops genomförs under verksamhetsåret inom relevanta ekonomikurser. Att ha huvudansvaret för att intern utbildning genomförs i föreningen. Att tillsammans med näringslivsutskottet, arbeta för att extern utbildning genomförs i föreningen. Att arbeta med långsiktiga mål för ekonomiutbildningen på Södertörns högskola. Att aktivt arbeta för en god kontakt med Institutionen för Samhällsvetenskaper. Att ansvara för att utskottets verksamhet rapporteras till styrelsemöten. Att vara en god ambassadör för ekonomiutbildningen på Södertörns högskola mot ekonomistudenter och andra intressenter i Sverige. Att tillsammans med Sociala utskottet delta i planeringen och genomförandet av en diplomering. Att sammankalla till utskottsmöten. 12

14 9.2 Vice ordförande Som vice ordförande för utbildningsutskottet ska man, tillsammans med ordförande för utskottet, arbeta för utbildningsbevakning av Södertörns ekonomikurser. Som vice ordförande har man även ansvar för utskottets aktiva. Att vara vice ordförande för Utbildningsutskottet innefattar bland annat dessa uppgifter: Att stödja ordförande i ansvaret för att workshops genomförs under verksamhetsåret inom relevanta ekonomikurser. Att arbeta med att ta tillvara på synpunkter om ekonomiutbildningen och använda dem i diskursen kring utbildningen i stort. Att inneha dokumentansvar samt ansvara för att protokoll förs under utskottets regelbunda möten. Protokollen ska finnas tillgängliga för övriga i styrelsen. Att vara en god ambassadör för ekonomiutbildningen på Södertörns högskola mot ekonomistudenter och andra intressenter i Sverige. Att ansvara för att utvärderingar färdigställs. Att sträva efter att vara studentrepresentant i Institutionsnämnden för Samhällsvetenskaper. Att ansvara för utskottets aktiva. 13

15 10. NÄRINGSLIVSUTSKOTTET Näringslivsutskottets främsta uppgift är att föra näringslivet närmare studenterna. Arbetet bygger på att knyta nya kontakter samt utveckla och uppfylla de samarbetsavtal som redan finns. Arbetet ska också inkludera att förse föreningen med likvida medel, genom att t.ex. knyta avtal med sponsorer Ordförande Som ordförande för näringslivsutskottet bär man det övergripande ansvaret för föreningens samarbetsavtal samt att utveckla utskottet. På ordförande faller även ansvaret över att delegera arbetet kring de företag som föreningen har kontakt med. Att vara ordförande för Näringslivsutskottet innefattar bland annat dessa uppgifter: Att kontinuerligt arbeta för att utveckla och förnya föreningens samarbetsavtal. Att delegera arbetet kring de företagskontakter föreningen innehar. Att vara uppdaterad i de samarbetsavtal som sedan tidigare existerar med företag och se till att dessa avtal uppfylls. Att arbeta för att ständigt knyta nya kontakter med näringslivet. Att hålla en nära relation med sponsoransvariga i projektgrupper. Att ansvara för att rapportering inkommer från e-day samt SÖFREs Entreprenörsdag till styrelsen. Att ansvara för att utskottets verksamhet rapporteras till styrelsemöten. Att sammankalla till utskottsmöten. 14

16 10.2 Vice ordförande Som vice ordförande för Näringslivsutskottet har man tillsammans med ordförande för utskottet ansvaret för de samarbetsavtal som knyts mellan föreningen och näringslivet. Att vara vice ordförande för Näringslivsutskottet innefattar bland annat dessa uppgifter: Att ansvara för de samarbeten som ordförande för utskottet delegerat. Att arbeta aktivt för att engagera aktiva medlemmar i utskottet. Att inneha dokumentansvar samt ansvara för att protokoll förs under utskottets regelbundna möten. Protokollen ska finnas tillgängliga för övriga i styrelsen. Att arbeta för att utveckla näringslivsaktiviteter. Att ansvara för utskottets aktiva. 15

17 11. MARKNADSFÖRINGSUTSKOTTET Marknadsföringsutskottets främsta uppgift är att marknadsföra föreningen internt samt externt mot studenter, näringsliv och andra intressenter. Arbetet bygger på att kartlägga och exploatera de informationskanaler som når ut till föreningens målgrupper Ordförande Som ordförande för Marknadsföringsutskottet bär man det övergripande ansvaret för föreningens marknadsföring och kommunikation gentemot medlemmar och ekonomistudenter. Man står också, tillsammans med föreningens ordförande, som ansvarig utgivare för innehållet i de kanaler som föreningen förvaltar över. Att vara ordförande för Marknadsföringsutskottet innefattar bland annat dessa uppgifter: Att utlysa samt leda utskottsmöten kontinuerligt över verksamhetsåret. Att tillsammans med vice ordförande för Marknadsföringsutskottet ansvara för föreningens informationskanaler. Ha det övergripande ansvaret för föreningens hemsida och att den sköts på ett tillfredställande sätt. Arbeta för att utveckla utskottet och föreningen i strategiska marknadsföringsfrågor. Ansvara för att utskottets verksamhet rapporteras till styrelsemöten. Att tillsammans med föreningens ordförande vara ansvarig utgivare för innehållet i de kanaler som föreningen förvaltar över. Att ingå i föreningens krisledning 16

18 11.2 Vice ordförande Som vice ordförande för Marknadsföringsutskottet är man tillsammans med ordförande för utskottet ansvarig för att föreningen marknadsförs tillräckligt och på ett korrekt sätt. Som vice ordförande har man även ansvar för att marknadsföra föreningen på externa kanaler som inte föreningen äger. Att vara vice ordförande för Marknadsföringsutskottet innefattar bland annat dessa uppgifter: Att tillsammans med ordförande för Marknadsföringsutskottet ansvara för föreningens informationskanaler. Att ha det övergripande ansvaret för utskottets aktiva. Att inneha dokumentansvar samt ansvara för att protokoll förs under utskottets regelbundna möten. Protokollen ska finnas tillgängliga för övriga i styrelsen. Att ansvara för att utveckla föreningens marknadsföringsaktiviteter. 17

19 12. VALBEREDNINGEN SÖFREs valberedning har som uppgift att rekrytera medlemmar till föreningens olika förtroendeuppdrag. Valberedningens främsta uppgift är att utvärdera och rekommendera kandidater till SÖFREs styrelse inför den extrainsatta årstämman, samt att göra en bedömning av styrelsens storlek och sammansättning för att sedan utifrån det, rekomendera antal ledamöter till föreningens stämma. Valberedningens arbete sker frikopplat från föreningens övriga organisation, men i samförstånd med styrelsen och föreningens revisor. Med det menas att valberedningen inte är underställd styrelsen utan har ett eget mandat. Att ingå i valberedningen är att inneha ett utav det största förtroendeuppdragen i föreningen. Att vara valberedning omfattar bland annat dessa uppgifter: Att söka kandidater till styrelseposter. Att utvärdera kandidater till styrelseposter. Att rekommendera kandidater till styrelseposter på stämman. Att rekommendera antal ledamöter i styrelsen inför stämman. Att söka projektledare till projektet Skiweek. Att utvärdera kandidater till projektledarroller. Att rekommendera kandidater till projektledarroller för styrelsen. Att söka kandidater till faddergeneraler för projektet Insparken. 18

20 13. KVARTERMÄSTARE En kvartermästare har till uppgift att ha kontroll över föreningens materiel. Posten innebär att ha kunskap om och dokumentation av föreningens materiel, för att effektivisera användandet av redan befintligt materiel och således minska föreningens materiella kostnader. Kvartermästaren är hela föreningens resurs för att underlätta det logistiska arbetet inför aktiviteter och projekt. Kvartermästaren tillsätts av styrelsen. Att vara kvartermästare innefattar bland annat dessa uppgifter: Att föra dokumentation över föreningens befintliga materiel. Att göra informationen tillgänglig för styrelsen om vilket materiel som finns. Att lösa eventuella materiella behov (uppgift delegeras från skattmästaren). Att vara ett stöd för utskotten vid aktiviteter och projekt. 19