RIKTLINJER FÖR STUDENTFÖRENINGAR

Transkript

1 UMEÅ STUDENTKÅR Box Umeå Tel: Riktlinjer RIKTLINJER FÖR STUDENTFÖRENINGAR Studentliv är så mycket mer än studier. På Campus finns det mycket att ta del av såsom nationer, studentkårer, föreningar, spex, körer, idrott och fester. Vid Umeå universitet finns det flera studentföreningar och i likhet med många andra högskolors och universitets föreningar är graden av seriositet och utbudet varierande. Att bilda förening De flesta föreningar startas genom att ett antal människor med ett gemensamt intresse går samman under organiserade former. Dessa intressen kan exempelvis vara idrott, politik, religion, kultur med mera. I en förening får medlemmarna möjlighet att utveckla det gemensamma intresset i en gemenskap. En ideell förening anses vara bildad då medlemmarna antagit stadgar och valt en styrelse. Föreningen bör ha minst tre medlemmar. Föreningens styrelse Styrelsen, som är föreningens ledning, väljs av medlemmarna på årsmötet. Styrelsen ansvarar gemensamt för föreningens verksamhet inför medlemmarna. Den har också det juridiska ansvaret för föreningen gentemot omvärlden, dvs. i förhållande till samhället. Styrelsens uppgifter är till exempel att förbereda ärenden till årsmöten, sköta det löpande arbetet med ansvaret för de anställda (om det finns några sådana), ansvara för bokföringen. Styrelsen arbetar efter de föreskrifter som finns i stadgarna 1 eller som beslutas på årsmöte. Studentföreningar vid Umeå universitet För att anses vara en studentförening skall föreningen i huvudsak bedriva verksamhet för studenter. Även föreningar med tydlig anknytning till universitetet, eller en förening som väljer att samarbeta med andra studentföreningar och som i sin verksamhet riktar sig till studenter, kan räknas som studentförening. En studentförening bör också vara öppen för alla så att inga förhindras att gå med i föreningen samt att man inom föreningen tillämpar demokratiska metoder. Lokaler, föreningsstöd och föreningskalendariet Som studentförening har man möjlighet att låna lokaler gratis på universitetet samt att man kan söka det föreningsstöd som utbetalas av Umeå universitet i samarbetet med studentkårerna vid Umeå universitet. Föreningsstödet är ett verksamhetsstöd som administreras av Umeå studentkår 2 i samarbete med Umeå naturvetaroch teknologkår och Medicinska studentkåren vid Umeå universitet. Vidare kan studentföreningar annonsera i Vertex på föreningskalendariet 3 utan kostnad då detta finansieras av Umeå studentkår. Organisationsnummer för ideell förening Ideella föreningar har möjlighet att söka ett organisationsnummer hos skatteverket om de så önskar. En ideell förening är dock inte tvungen att ha ett organisationsnummer om de ej bedriver näringsverksamhet i någon form som är skattepliktig. Om en studentförening önskar ta in medlemsavgifter måste föreningen inte ha ett organisationsnummer, men om föreningen vill ha ett plus/bankgirokonto och ansöker om detta i någon bank kräver banken nästan alltid att föreningen har ett organisationsnummer. En fördel med att ha ett plus/bankgirokonto som inte är knutet till en privatperson är i händelse av om denna person skulle avlida. Då kan dödsboet hävda att föreningens tillgångar tillhör dödsboet och inte föreningen, dvs. föreningen är inte skyddad. 1 Varje förening måste ha skrivna riktlinjer för sitt arbete, vilka kallas för stadgar. Stadgarna är grunden i en ideell förening, där föreningens ändamål, regler, syfte med mera beskrivs. 2 Se Umeå studentkårs hemsida för direktiv och ansökningsformulär, 3 Föreningskalendariet utgör en sida i Vertex och utrymmet är därför begränsat. Sidan 1 av 6

2 Aktivitetsstöd Vidare gäller att om föreningen önskar söka diverse stöd hos kommunen eller landstinget, som t.ex. aktivitetsstöd, kräver dessa att föreningen har ett organisationsnummer. Skulle föreningen få bidrag av exempelvis kommunen måste föreningen också lämna en inkomstdeklaration till skatteverket, dock inte sagt att föreningen med nödvändighet är skattepliktig. Som förening bör man även tänka på att det kan vara fördelaktigt att det är flera personer som tecknar förening tillsammans. BEFATTNINGAR INOM STYRELSEN Följande befattningar bör finnas med i en styrelse: - Ordförande - Vice ordförande - Kassör - Sekreterare - Ledamöter Ordförande Ordförande har huvudansvaret inom styrelsen och ska noga leda föreningens verksamhet samt: - Ha ständig kontakt och insikt i kassörers och sekreterarens arbete - Se till att övriga ledamöter får tillräckliga upplysningar så att de kan sköta sina uppdrag. - Se till att stadgarna följs - Sammankalla styrelsen till regelbundna sammanträden - Delegera ansvarsuppgifter inom styrelsen, för att skapa Vice ordförande Vice ordförande inträder när ordinarie ordförande är frånvarande vid styrelsesammanträden. Om ordinarie ordförande tvingas sluta inträder vice ordförande till nästa årsmöte. Då väljs en ny ordförande och vice ordförande. Kassör Föreningens kassör är den inom föreningen som har: - Ansvar för medlemsförteckning, medlemsavgiften och inventarieförteckning - Ansvar för bidragsansökningar - Ansvar för in- och utbetalningar - Att Sköta föreningens bokföring - Att deklarera - Att föra bokslut varje år - Ansvar för föreningens försäkringsfrågor - Att lämna budgetunderlag till styrelsen - Att delta i styrelsearbetet - Att informera om föreningens ekonomi i form av resultatrapporter m.m. Sidan 2 av 6

3 Sekreterare Föreningens sekreterare är den inom föreningen som har ansvar för att: - Förbereda sammanträden och årsmöte - Föra protokoll över styrelsesammanträden - Förvara skrivelser - Styrelsens beslut genomförs - Underteckna skrivelser och andra handlingar tillsammans med ordförande och förvara kopior av dessa - Göra förslag till verksamhetsberättelse Ledamöter Det ställs normalt inga specifika krav på styrelseledamöter och suppleanter men de bör uppfylla följande krav: - Uppfylla stadgarnas krav för att ha rösträtt på årsmöte - Bör vara medlemmar i föreningen - Om föreningen driver näringsverksamhet får inte någon ledamot ha näringsförbud eller vara försatt i konkurs. VAD BÖR INGÅ I EN FÖRENINGS STADGAR? Det är viktigt att stadgarna är skrivna så att alla i föreningen förstår innebörden av dem. I stadgarna bör följande ingå: - Föreningens namn (firma) - I vilken kommun föreningen är skriven (styrelsens säte) - Föreningens ändamål - Regler för hur verksamheten ska bedrivas - Regler för medlemskap, utträde och uteslutning - Medlemsavgifter, utträde och uteslutning - Verksamhetsår (räkenskapsår) - Beslutande organ (ordinarie och extra årsmöte) och regler för dessa - Regler för kallelse till årsmöten och föreningsmöten - Regler för rösträtt - Styrelsens sammansättning, antal ledamöter och suppleanter - Hur meddelanden ska lämnas till medlemmarna - Ändring av stadgarna - Upplösning av föreningen - Vem som företräder föreningen (hur firma tecknas) - Regler för ändring av stadgarna Det kan vara lämpligt att lägga vissa regler utanför stadgarna som exempelvis: - Hur bokföringen ska läggas upp - Rutiner för inköp - Hur föreningens pengar bör placeras - Hur medlemmarna ska uppföra sig Sidan 3 av 6

4 EXEMPEL PÅ STADGAR FÖR EN IDEELL FÖRENING Det är viktigt att notera att detta endast är ett exempel på hur en förenings stadgar kan se ut. Då varje förening är individuell måste stadgarna vara utformade för just den föreningen. Dock kan poängteras att uppgifterna enligt paragraferna 1, 4, 12 och 17 alltid måste ingå. Om en studentförening önskar vara en del av kommunens föreningsregister bör en ansökan om registrering till kommunen ske. Då bör även ett protokoll från konstituerande möte skickas med som visar att föreningen har antagit stadgarna. STADGAR FÖR FÖRENINGEN XX 1. Föreningens firma 4 Föreningens firma är XX. 2. Föreningens ändamål Föreningen har till ändamål att Föreningen ska uppfylla sitt ändamål genom att 3. Föreningens säte 5 Föreningen har sitt säte i XX i XX-kommun, XX-län. 4. Medlemskap Medlem i föreningen är den som Medlemsavgifter Medlem ska betala den medlemsavgift som årligen fastställs av årsmötet Styrelsen Styrelsen består av ordförande, X övriga ledamöter jämte X suppleanter. Styrelsen utser inom sig vice ordförande, sekreterare, kassör och de övriga funktionerna föreningen anser sig behöva. Vid förfall inträder suppleant. Avgår ledamot före mandattidens utgång inträder suppleant i dennes ställe för tiden t o m nästa årsmöte. 7. Styrelsens uppgifter Styrelsen företräder föreningen, bevakar dess intressen och handhar dess angelägenheter. Styrelsen beslutar å föreningens vägnar såvida inte annat föreskrivs i dessa stadgar. Styrelsen ska verkställa av årsmötet fattade beslut, handha föreningens ekonomiska angelägenheter och föra räkenskaper, samt avge årsredovisning till årsstämman för det senaste räkenskapsåret. Styrelsen sammanträder när ordföranden finner det erforderligt eller om minst tre styrelseledamöter begär detta. Styrelsen är beslutsför då minst X personer är närvarande. Styrelsebeslut fattas med relativ eller absolut majoritet 8. Vid lika röstetal gäller den mening ordföranden biträder, dock sker avgörandet vid val genom lottning. Föreningens firma tecknas av föreningens ordförande och/eller ledamot som därtill utses Räkenskaper Räkenskapsår skall vara kalenderår 10. Styrelsens årsredovisning ska överlämnas till föreningens revisorer senast den X/X. 9. Revisorer 4 Föreningens namn 5 Ort där styrelsen finns 6 Vill verka för föreningens målsättning och förbinder sig att följa föreningens stadgar osv. 7 Det är inte alltid en förening väljer att ta in medlemsavgifter 8 Föreningen kan själv välja vilken, dvs. om man vill fatta beslut med relativ eller absolut majoritet. 9 Exempelvis kassör, sekreterare (i förening, alternativt var för sig). Man kan även skriva att "styrelsen utser inom sig firmatecknare. 10 Ideell förening som är bokföringsskyldig enligt bokföringslagen får ha annat räkenskapsår, i annat fall bör räkenskapsår vara kalenderår pga. att beskattningsår ska vara kalenderår för juridisk person som inte är bokföringsskyldig. Sidan 4 av 6

5 Styrelsens förvaltning ska årligen granskas av två på årsmötet utsedda revisorer. Revisorerna ska senast den X/X avge sin revisionsberättelse. 10. Årsmöte Ordinarie årsmöte, vilket är föreningens högsta beslutande organ, hålls årligen före den X/X på tid och plats som styrelsen bestämmer. Skriftlig kallelse ska avsändas till alla medlemmar senast X dagar/månad före ordinarie årsmöte och senast X dagar före extra årsmöte. Vid ordinarie årsmöte ska följande ärenden behandlas: 1) Val av ordförande och sekreterare för mötet. 2) Fastställande av röstlängd för mötet. 3) Val av protokolljusterare och rösträknare. 4) Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt. 5) Fastställande av dagordning. 6) a)styrelsens verksamhetsberättelse för det senaste verksamhetsåret. b)styrelsens förvaltningsberättelse (balans- och resultaträkning) för det senaste verksamhets/räkenskapsåret. 7) Revisionsberättelsen för verksamhets-/räkenskapsåret. 8) Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser. 9) Fastställande av medlemsavgifter. 10) Fastställande av ev. verksamhetsplan och behandling av budget för det kommande verksamhets- /räkenskapsåret. 11) Val av ordförande i föreningen för en tid av X år. 12) Val av övriga styrelseledamöter samt suppleanter för en tid av X år 13) Val av revisorer samt suppleanter. 14) Behandling av styrelsens förslag och i rätt tid inkomna motioner. 15) Övriga frågor. Beslut i frågor av större ekonomisk betydelse för föreningen eller dess medlemmar får inte fattas om detta inte funnits med i kallelsen till mötet. 11. Extra årsmöte Extra årsmöte hålls när styrelsen eller revisorerna finner att det är nödvändigt eller när minst 1/10 av föreningens medlemmar kräver detta genom en skriftlig begäran till styrelsen. Av begäran ska framgå det eller de ärenden som medlemmarna vill att mötet ska behandla. På extra årsmöte får endast de ärenden som angivits i kallelse behandlas. 12. Rösträtt Vid årsmöte har varje medlem en röst. Rösträtten är personlig (och kan/kan inte utövas genom ombud). 13. Beslut, omröstning och beslutsmässighet Beslut fattas med bifallsrop (acklamation) eller om så begärs, efter omröstning (votering). Omröstning sker öppet, utom vid val där sluten omröstning ska äga rum om någon begär detta. Beslut fattas, såvida dessa stadgar ej föreskriver annat, med relativ eller absolut majoritet. Vid lika röstetal gäller den mening som ordföranden biträder, vid val sker dock avgörandet genom lottning. Ledamot av styrelsen får inte delta i beslut om ansvarsfrihet för förvaltningsåtgärd för vilken denne är ansvarig, inte heller vid val av revisor. 14. Regler för ändring av stadgarna För ändring av dessa stadgar krävs beslut av årsmöte med minst 2/3 av antalet avgivna röster. Förslag till ändring av stadgarna får ges såväl av medlem som av styrelsen. Sidan 5 av 6

6 15. Utträde Medlem som önskar utträda ur föreningen ska skriftligen anmäla detta till styrelsen och anses därmed omedelbart ha lämnat föreningen. 16. Uteslutning Medlem får inte uteslutas ur föreningen av annan anledning än att den har försummat att betala beslutade avgifter, motarbetat föreningens verksamhet eller ändamål, eller uppenbarligen skadat föreningens intressen. Fråga om uteslutning får inte avgöras förrän medlem fått del av de omständigheter som föranlett att medlemskapet ifrågasätts. Beslut om uteslutning får inte fattas förrän medlemmen fått tillfälle att yttra sig inom viss av föreningsstyrelsen angiven tid, minst X dagar. I beslutet ska skälen för uteslutning redovisas. Beslutet ska tillställas den berörde inom X dagar efter beslutet. 17. Upplösning av föreningen För upplösning av föreningen krävs beslut av årsmöte med minst 2/3 av antalet avgivna röster. Om föreningen upplöses ska föreningens tillgångar överlämnas till Verksamhet med liknande syfte/välgörande ändamål etc. Kopia av det årsmötesprotokoll som innehåller beslut om föreningens upplösning ska därefter sändas till skattekontoret för avregistrering av föreningen Sidan 6 av 6