Protokoll. Underskrifter. Bilageförteckning

Transkript

1 Protokoll Datum: 15 april 2014 Tid: 18:00 Plats: Telefonkonferens Protokoll nr: 6 Närvarande med rösträtt: Agnes Back, Niklas Kühnemann, Zorba Hållsten, Klara Blomqvist, Linn Broman Ordförande: Agnes Back Sekreterare: Linn Broman Underskrifter Sekreterare: Linn Broman Ordförande: Agnes Back Justeringsperson: Niklas Kühnemann Bilageförteckning 1. P-Riks framtid 1

2 Formalia 1. Mötets öppnande Agnes öppnade mötet klockan 18: Val av ordförande för mötet Agnes väljs till ordförande. 3. Val av sekreterare för mötet Linn väljs till sekreterare. 4. Val av justeringsperson för mötet Niklas väljs till justeringsperson. 5. Genomgång av dagordning Att godkänna dagordningen med tillägget DropBox under punkt Godkännande föregående protokoll Att godkänna föregående protokoll. Rapportering 7. Ordförande Agnes har ägnat tid åt att fundera på hur P-Riks framtid kan se ut samt ringt runt till tidigare engagerade i P-Riks för att lyssna på vad de har haft för åsikter om det. Hon har även haft fortsatt kontakt med Linnéuniversitetet i Kalmar som är intresserade av att bli en del av P-Riks. 8. Vice Ordförande Niklas har representerat P-Riks på Dynamicus Personalvetardag i Uppsala tillsammans med näringslivsansvarig Amanda. Han har också arbetat med utvecklingsdagarna (tidigare utbildningsdagarna) som i princip är färdigplanerade samt sett till att P-Riks nya flyers har tryckts upp och hämtats. 9. Kommunikationsansvarig Linn har tillsammans med Zorba representerat P-Riks vid PiL:s arbetsmarknadsdag i Lund och skött uppdatering av sociala medier. Hon har även skickat ut påminnelse om att söka verksamhetsbidraget till medlemsföreningarna samt renskrivit tidigare styrelsemötesprotokoll. 10. Utbildningsansvarig 2

3 Klara har tillsammans med Niklas träffat P-Riks valberedning i Stockholm och har efter sin första månad som i styrelsen fått en bättre överblick av P-Riks och vad hon vill göra i sin post. Hon har också varit i kontakt med tidigare utbildningsansvarig, Ellen, om visioner och ambitioner för posten. 11. Ekonomiansvarig Zorba har arbetat med bokföring och utbetalningar samt med medlemsregistret, till vilket han har fortsatt med den lathund som ska skickas ut till medlemsföreningarna. Han har också tillsammans med Linn representerat P-Riks vid PiL:s arbetsmarknadsdag. Ärenden 12. Dropbox I och med att styrelsens tidigare projektansvarige Alexander gick ur P-Riks Dropbox-mapp raderades ett stort antal filer från den. Zorba har de senaste dagarna arbetat för att återställa mappen och varje styrelsemedlem får i uppdrag att gå in och titta så att allt ser ut som det ska under sina egna dokument. Alla styrelsemedlemmar har i nuläget inte tillgång till Dropbox och vi kommer att överväga möjligheten att köpa till mer utrymme. 13. P-Riks framtid Föredragare: Agnes Back P-Riks har funnits länge men de senaste åren har resurserna mest gått till att bi beviljade organisationsbidraget. Nu har vi stora ekonomiska resurser men inte lika många riktlinjer. Detta i kombination med det stora ansvar som organisationsbidraget innebär gör styrelsens arbete mer komplicerat än tidigare och leder till många frågor m P-Riks som organisation. Vad är P-Riks syfte? Hur ska organisationen vara uppbyggd? Är det rimligt att en styrelse på sju personer ska verka både operativt och sedan omsätta allt i praktiken? Vi behöver reda ut dessa frågor vilket är ett långsiktigt arbete som vi antagligen inte kommer bli klara med under vårt verksamhetsår, men någonstans måste projektet börja. Ett förslag är att anställa en arvoderad styrelsemedlem under sommaren 2014 som kan jobba heltid med dessa frågor. Att alla styrelsemedlemmar till nästa styrelsemöte ska ha funderat kring detta för att då kunna fortsätta diskutera det. 14. Utvecklingsdagarna Föredragare: Niklas Kühnemann 3

4 Niklas meddelade att vårens utvecklingsdagar i stort sett är färdigplanerade. De kommer att bestå av något färre föreläsningar jämfört med förra året för att på så vis skapa mer utrymme för det informella lärandet och mötandet. Temat kommer att vara Hur syns man? med fokus på hur man syns både internt och externt. 15. Alexanders avhopp uppdelning av arbetsuppgifter Föredragare: Agnes Back Till följd av vår projektansvarige Alexanders avhopp från styrelsen delades hans ansvarsområden mellan resterande styrelsemedlemmar. Zorba har ansvar för medlemsregistret, Niklas för utvecklingsdagarna samt projektansvarigmailen. Klara tar över ansvaret som kontaktperson för PUB i Östersund. Diskussion 16. Verksamhetsbidraget godkännande av ansökningar Föredragare: Agnes Back Styrelsen har vid godkännande av ansökningar till verksamhetsbidraget vårterminen 2014 utgått från de riktlinjer som vi bifogat i samband med att information till medlemsföreningarna gick ut. Att Godkänna Corpus Callosums ansökan ur verksamhetsbidraget på en summa av kr. Att Godkänna PA Gefles ansökan ur verksamhetsbidraget på en summa av kr. Att Godkänna PAX ansökan ur verksamhetsbidraget på en summa av kr. Att Godkänna PiL:s ansökan ur verksamhetsbidraget på en summa av kr. Att Godkänna PUB:s ansökan ur verksamhetsbidraget på en summa av kr. Att Godkänna Örebro (PEVE):s ansökan ur verksamhetsbidraget på en summa av kr. Att Godkänna PLUM:s ansökan ur verksamhetsbidraget på en summa av kr. Att Godkänna PULS ansökan ur verksamhetsbidraget på en summa av kr. Att Godkänna Pegasus ansökan ur verksamhetsbidraget på en summa av kr. Avslutande av möte 17. Nästa möte 4

5 Nästa möte är den 24 april klockan 18: Avslutade av möte Mötet avslutas av Agnes klockan 21:13 5

6 Bilaga 1 Syftet med denna bilaga är att lägga en grund en diskussion P-Riks framtid De senaste två åren har P-Riks fått en helt annan ekonomi än vad man haft tidigare. Under åren dessförinnan har mycket av fokuset legat på att säkra ekonomin genom att söka organisationsbidraget från Ungdomsstyrelsen. Nu har P-Riks fått över kr två år i rad vilket i säg är en stor bedrift. Dock kan det vara svårt att se meningen med att ha så mycket pengar när det inte finns en tillräckligt grundad idé för hur de ska förvaltas. P-Riks är inte längre någon ny organisation men ändå får vi som arbetar med den ständigt en känsla av att göra allt från början. De som en gång i tiden startade allt detta och hade en tanke med vad det skulle vara finns inte längre kvar i organisationen. Grundpelarna som allt vilar på är inte tillräckligt starka för att bära oss som det är idag. Om P-Riks ska kunna drivs på ideellbasis så måste det finns mycket tydligare riktlinjer, ramar och bestämmelser för hur arbete ska planeras och utföras. Ännu viktigare än det är att gå tillbaka till början för att klart och tydligt definiera organisationens och styrelsen syfte. Om P-Riks ska överleva i framtiden krävs framförallt att det finns studenter som ser ett värde i att sitta i styrelsen. Studenter som känner och förstår vilken enorm erfarenhet och upplevelse det är att vara med och driva organisationens frågor. För att säkerställa detta krävs en större insats. Vi måste fundera över hur arbete är organiserat, vilka frågor vi ska driva och varför. Vi behöver dessutom göra en inventering av våra personalresurser, det vill säga oss själva. Ska styrelsen verkligen både utföra det strategiska och det operativa arbetet? Är det realistiskt att ge ideellt engagerade studenter ansvar för att förvalta en miljon? Det här är stora frågor men jag är helt övertygad om att det är ett arbete som måste göra någon gång i fall vi vill överleva. Vi kommer förmodligen inte kunna lösa alla problem och svårigheter under vår tid i styrelsen men vi skulle kunna göra en insats. Ett förslag är att någon eller några av oss jobbar med detta under sommaren och då också blir arvoderade. Den/de skulle då ägna sig åt att reda ut en del av dessa frågor. Här är en lista med förslag över vad som skulle behöva göras: - Studera och kontakta andra likande organisationer - Utreda om P-Riks bör ha någon arvoderad i styrelsen eller i form av en ombudsman - Intervjua alla tidigare ordföranden och andra som finns runt P-Riks för att försöka ringa in syftet med P-Riks. - Ultratydliga arbetsbeskrivningar, inte bara för varje post i styrelsen utan för organisationen i sin helhet - Skapa tydliga mallar för alla events och projekt - Skapa ett bibliotek och samla all historia om P-Riks - Undersöka möjligheterna att ha ett kontor eller liknande 6

7 7